Mi nisz te ri uta sí tások
V. fejezet Az ellenõrzési rendszer
15. Az IH belsõ pénzügyi ellenõrzési rendszere Az IH belsõ pénzügyi ellenõrzési rendszere magában foglalja a folyamatba épített, elõzetes és utólagos vezetõi ellenõrzést (a továbbiakban: FEUVE), valamint a funkcio-nálisan független belsõ ellenõrzést.
A pénzügyi irányítási és ellenõrzési rendszernek bizto-sítania kell, hogy:
a)az IH valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevé-kenysége és célja összhangban legyen a szabályszerûség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel;
b)a költségvetési eszközökkel és forrásokkal való gaz-dálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, ren-deltetésellenes felhasználásra;
c)megfelelõ, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre az IH gazdálkodásával kapcsolatosan;
d)a folyamatba épített, elõzetes és utólagos vezetõi el-lenõrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek;
e)a rendelkezésre álló eszközök és források a szabály-szerûség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás el-veivel összhangban kerüljenek felhasználásra.
A pénzügyi irányítási és ellenõrzési feladatok maguk-ban foglalják:
a)a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését;
b)az elõzetes és utólagos pénzügyi ellenõrzést, a pénz-ügyi döntések jóváhagyását, illetve ellenjegyzését;
c)a gazdasági események elszámolását (könyvvezetés, beszámolás).
15.1. A FEUVE rendszer
15.1.1. A folyamatba épített, elõzetes és utólagos veze-tõi ellenõrzés az IH-n belül a gazdasági fõigazgató-helyet-tes által folytatott elsõ szintû pénzügyi irányítási és ellen-õrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, mûködtetéséért és fejlesztéséért a fõigazgató felelõs a pénzügyminiszter által közzétett irányelvek figyelembevételével.
15.1.2. A fõigazgató köteles olyan szabályzatokat kiad-ni, folyamatokat kialakítani és mûködtetni az IH-n belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabály-szerû, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.
15.1.3. A FEUVE rendszerének fõ pillérei:
a)az ellenõrzési nyomvonal vagy tevékenység modell (Audit trail),
b) a koc ká zat ke ze lés,
c) a sza bály ta lan sá gok kal kap cso la tos el já rás rend ki ala -kí tá sá nak kötelezettsége.
15.1.4. Az el len õr zé si nyom vo nal az IH ter ve zé si, pénz -ügyi le bo nyo lí tá si és el len õr zé si fo lya ma ta i nak szö ve ges vagy táb lá zat ba fog lalt vagy fo lya mat áb rák kal szem lél te tett le írá sa. E te vé keny ség mo dell (Au dit tra il) ki ala kí tá sá nak, ak tu a li zá lá sá nak cél ja a te vé keny sé gek nyo monkö -vet he tõ sé gé nek biz to sí tá sa, valamint a koc ká zat azo no sí tás kereteinek meghatározása:
a) a mun ka fo lya ma tá ba épí tett el len õr zés a mun ka meg -osz tás rend jé hez kap cso ló dó an át fog ja és nyo mon kö ve ti a tel jes mun ka me ne tet, vég re haj tá sá hoz az SzMSzben fog -lal tak, a szer ve ze ti egy sé gek ügy rend jei, az egyéb bel sõ sza bá lyo zá sok, va la mint a munkaköri leírások elõírásai szolgálnak alapul;
15.1.5. A koc ká zat ke ze lé si el já rás rend cél ja, hogy azo -no sít sa, ele mez ze és do ku men tál ja az IH fo lya ma ta i ban és szer ve ze ti egy sé ge i nél lé te zõ koc ká za to kat, meg ha tá roz za a koc ká zat ke ze lés fo lya ma ta it, va la mint az azok mû köd te té sé hez kap cso ló dó fel ada to kat és fe le lõs sé ge ket, és ez ál -tal lét re hoz za az át lát ha tó, ellenõrizhetõ, nyomon követhetõ kockázatkezelési folyamatot:
a) a koc ká za tok ke ze lé sét az IH gaz dál ko dá si te vé keny -sé gé re épü lõ (má sod la gos) koc ká zat ke ze lé si szer ve zet vég zi a koc ká zat ke ze lé si ve ze tõ szer ve ze ti és a koc ká zat -ke ze lé si felelõs szakmai irányítása alatt;
b) a koc ká zat ke ze lé si ve ze tõ fel ada ta it az IH fõ igaz ga -tó ja látja el;
c) a koc ká zat ke ze lé si fe le lõs fel ada ta it az IH gaz da sá gi fõ igaz ga tó-he lyet te se látja el;
d) a koc ká zat ke ze lé si szer ve zet tag jai a koc ká zat gaz dák és a kont roll gaz dák, akik a koc ká za tok és kont rol lok azo -no sí tá sát és értékelését végzik;
e) a FEUVE rend szer koc ká zat ér té ke lõ mát ri xá ban meg je lölt koc ká zat gaz da fe le lõs a hoz zá ren delt te vé keny sé gek kel kap cso la tos koc ká za tok azo no sí tá sá ért, el sõd le -ges értékeléséért és idõbeni jelzéséért;
f) a koc ká zat kont roll-ér té ke lõ mát rix ban meg je lölt kont roll gaz da fe le lõs a hoz zá ren delt te vé keny sé gek kel kap cso la tos kont rol lok mû köd te té sé ért és el sõd le ges ér té ke lé sé ért, va la mint a kont rollhi á nyos sá gok idõbeni jel -zésé ért;
g) a koc ká zat ke ze lés sel kap cso la tos rész le tes fel ada to -kat, fe le lõs sé ge ket, va la mint a koc ká zat ke ze lés rend jét a Koc ká zat ke ze lé si po li ti ka ál tal meg ha tá ro zott irány el vek -hez il lesz ked ve a Kockázatkezelési eljárásrend tar tal -mazza.
15.1.6. A sza bály ta lan sá gok ke ze lé sé nek cél ja a jog sza -bá lyok ban, il let ve az IH bel sõ sza -bály za ta i ban le fek te tett el vek és elõ írá sok sé rü lé sé nek, meg sze gé sé nek meg elõ zé -se, meg aka dá lyo zá sa, il let ve azok sé rü lé -se, meg sér té se ese tén a hi bák, hi á nyos sá gok, té ve dé sek – mér té kük nek meg fe le lõ – kor ri gá lá sa, felelõsség megállapítása, intézkedések foganatosítása:
a) a sza bály ta lan sá gok meg elõ zé se ér de ké ben biz to sí ta ni kell a kül sõ és bel sõ sza bá lyok meg is me ré sé nek le he tõ -sé gét, va la mint olyan el já rá si ren det kell ki ala kí ta ni, amely so rán a vég re haj tás ra kö te le zet tek iga zol ha tó an tu do mást sze rez nek a kül sõ és bel sõ szabályok tartalmáról, illetve az elvárt magatartásról;
b) a sza bály ta lan sá gok ke ze lé sét a fõ igaz ga tó fel ügye le -te alá tar to zó és ál ta la írás ban ki je lölt sza bály ta lan sá gi felelõs végzi;
15.1.7. A hi va ta li szer ve ze ti egy sé gek ve ze tõi irá nyí tá si, sza bá lyo zá si te vé keny sé gük so rán ér vé nye sí tik a fo lya -mat ba épí tett, elõ ze tes és utó la gos ve ze tõi el len õr zé si rendszer követelményeit:
a) az IH gaz dál ko dá si rend jé re vo nat ko zó sza bály za ta i -ban, az ön ál ló szer ve ze ti egy sé gek ügy rend jük ben és az igaz ság ügyi al kal ma zot tak mun ka kö ri le írá sá ban ren del -kez nek az egyes gaz dál ko dá si te rü le tek, il le tõ leg az ön ál ló szer ve ze ti egy sé gek fo lya mat ba épí tett, elõ ze tes és utó la -gos ve ze tõi el len õr zé sé rõl;
b) min den ve ze tõ nek ha tás- és fel adat kör ében ön ál ló an kell gon dos kod nia az elõ ze tes és utó la gos el len õr zés meg -szer ve zé sé rõl és mû köd te té sé rõl;
c) a szer ve ze ti egy sé gek ve ze tõi koc ká zat ke ze lé si te vé -keny sé gük kel köz re mû köd nek a fel adat kö rü ket érin tõ stra té gi ai fel ada tok ki dol go zá sá ban és vég re haj tá sá ban, ez zel egy ide jû leg az IH el len õr zé si ter vé nek ki ala kí tá sá -ban.
A FEUVE rend szer rel kap cso la tos sza bály za to kat az igaz ság ügyi és ren dé sze ti mi nisz ter nor ma tív uta sí tás ban adja ki.
15.2. A bel sõ el len õr zés
15.2.1. Az IH bel sõ el len õr zé si szer ve ze te a Bel sõ El -len õr zé si Ön ál ló Osz tály.
15.2.2. A Bel sõ El len õr zé si Ön ál ló Osz tály te vé keny sé -ge ki ter jed az IH, mint ön ál ló an gaz dál ko dó költ ség ve té si szerv ál tal ke zelt elõ irány za tok ra.
15.2.3. A Bel sõ El len õr zé si Ön ál ló Osz tály te vé keny sé -ge so rán:
a) vizs gál ja és ér té ke li a pénz ügyi irá nyí tá si és el len õr -zé si rend sze rek mû kö dé sét,
b) meg ál la pí tá so kat és ja vas la to kat tesz, elem zé se ket és ér té ke lé se ket ké szít a gaz dál ko dás ered mé nyes sé gé nek nö ve lé se, a hi á nyos sá gok ki kü szö bö lé se, va la mint a FEUVE rend szer ja ví tá sa és to vább fej lesz té se ér de ké ben, c) fo lya ma to san vizs gál ja és ér té ke li a FEUVE rend szer ki épí té sét és mû kö dé sét,
d) fi gye lem mel kí sé ri az el len õr zé sek alap ján meg tett in téz ke dé se ket.
15.2.4. A bel sõ el len õr zé si szer ve zet fel ada ta it és kö te le zett sé ge it az SzMSz 8. pont ja rész le te zi. A bel sõ el len õr -zés funk ci o ná lis füg get len sé gét a fõ igaz ga tó biz to sít ja.
16. A szakmai és a funkcionális mûködés ellenõrzése
16.1. Az IH szakterületi ellenõrzését külön terv alapján feladatkörükben a központi szolgálatok, a funkcionális mûködés ellenõrzését a funkcionális szervezeti egységek végzik.
16.2. A szakmai ellenõrzések módozatai:
a)komplex ellenõrzés
b)átfogó szakmai felügyeleti vizsgálat c)témavizsgálat
d)célvizsgálat e)utóvizsgálat
16.3. A szakmai ellenõrzések lefolytatására vizsgálati terv készül, amely tartalmazza a 16.2. pont szerinti vizsgá-latok ütemezését. A vizsgálati tervet ad hoc vizsgávizsgá-latok módosíthatják.
17. Külsõ ellenõrzés
17.1. Az IH ellenõrzésére jogosult külsõ szervezet kép-viselõje megbízólevelét a fõigazgató veszi át.
17.2. A vizsgált szervezeti egység minden munkatársa köteles az ellenõrzést végzõ szervezet, illetõleg a képvise-letében eljáró személy részére a szükséges tájékoztatást megadni, jogosultság esetén a dokumentációs anyagokba történõ betekintést engedélyezni és az ellenõrzés végzéséhez a megfelelõ feltételeket biztosítani.
17.3. A vizsgált szervezeti egység vezetõje a külsõ el-lenõrzés megkezdésérõl, céljáról, valamint a megállapítá-sokról, javaslatokról tájékoztatja az IH fõigazgatóját, vala-mint a belsõ ellenõrzési vezetõt.
17.4. A külsõ ellenõrzés lezárását követõen a vizsgált szervezeti egység vezetõje köteles érdemi intézkedéseket foganatosítani a feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében.
VI. fejezet
18. A képviselet rendje, a mûködés alapelvei, a döntés-elõkészítés formái
18.1. A képviselet rendje
18.1.1. Az IH-t az Igazságügyi Minisztérium, az egyéb állami és önkormányzati szervek, a társadalmi szerveze-tek, a gazdálkodó szervek, a nemzetközi és egyéb szerve-zetek elõtt a fõigazgató képviseli. E jogkörét – ha
jogsza-bály eltérõen nem rendelkezik – az IH vezetõ munkatársai-ra átruházhatja.
18.1.2. A megyei hivatalt – mûködési területére kiterje-dõen – az ügykörébe tartozó feladatok végrehajtásával kapcsolatosan az igazgató képviseli.
18.1.3. Az IH bíróságok és hatóságok elõtti jogi képvi-seletét szakmai kérdésekkel összefüggõ jogvitákban a Va-gyoni Kárpótlási és Jogi Osztály, illetve Igazgatási Önálló Osztály látja el az érintett szervezeti egységekkel együtt-mûködve. Az IH mûködésével összefüggõ egyéb vitás jogi kérdésekben (szerzõdések, munkaügy) a jogi képviseletet az Igazgatási Önálló Osztály látja el, kivéve, ha az ügy sa-játosságára tekintettel a fõigazgató a képviselettel kivéte-lesen külsõ jogi képviselõt bíz meg.
18.1.4. Az IH mûködésével és feladatellátásával kap-csolatban a felügyeletet ellátó minisztérium, egyéb szerv, illetve a média részére a fõigazgató – kárpótlási és kárren-dezési ügyekben az általános fõigazgató-helyettes – jogo-sult nyilatkozatot tenni, felvilágosítást adni. E jogkörét a fõigazgató, az általános fõigazgató-helyettes eseti jelleg-gel az IH vezetõ munkatársaira átruházhatja.
18.1.5. A szakmai kapcsolatokat a partnerhatóságokkal, szervezetekkel a szakszolgálatok, fõosztályok önállóan szervezik.
18.2. A mûködés alapelvei
18.2.1. Az IH szervezeti egységei a fõigazgató által jó-váhagyott éves munkaterv, az általuk elkészített és a fõ-igazgató által jóváhagyott ügyrend – a Belsõ Ellenõrzési Önálló Osztály a Belsõ Ellenõrzési Kézikönyv – és az IH szabályzatai szerint végzik tevékenységüket.
18.2.2. Az SzMSz-ben meghatározott szervezeti egysé-gen belüli, nem önálló szervezeti egységként folyamato-san vagy alkalmilag (kiemelt jelentõségû szakmai feladat ellátására, meghatározott feladatok elvégzésére) mûködõ munkacsoport létesítésére, megszüntetésére – a fõigazgató egyetértésével – a szervezeti egység vezetõje jogosult.
Vizsgálat lefolytatására, jóléti intézkedések elõkészíté-sére a fõigazgató állandó vagy eseti bizottságot hozhat lét-re. A bizottság összetételét, feladatait, mûködési szabálya-it a fõigazgató határozza meg. A bizottságok véleménye-zõ, javaslattevõ jogkörrel bírnak, döntési jogkörrel nem rendelkeznek.
A szociális döntések elõkészítése érdekében az IH ál-landó bizottságaként Szociális Bizottság mûködik, amely-nek a szociális döntésekre vonatkozó javaslattételi jogköre van. A Szociális Bizottság mûködésére vonatkozó részle-tes szabályokat a Juttatások Egységes Rendszere szabály-zat tartalmazza.
18.2.3. Az IH valamennyi munkatársa köteles a felada-tok végrehajtásában együttmûködni. A szervezeti
egysé-gek közötti kapcsolatrendszer kialakításáért és mûködésé-ért az adott szervezeti egységek vezetõi felelõsek.
18.2.4. Az irányítási, felügyeleti, ellenõrzési munkával kapcsolatos jelentõsebb elvi és a gyakorlati kérdések meg-tárgyalása, szakmai koncepció kialakítása, döntések elõ-készítése és ismertetése, beszámoltatás, tájékoztatás, koor-dináció, továbbá az értékelés érdekében az IH-ban érte-kezleti rendszer mûködik.
Az IH értekezleti fórumai:
a)Heti koordinációs vezetõi értekezlet:
vezetõje:a fõigazgató
résztvevõi:az általános fõigazgató-helyettes, a gazdasá-gi fõigazgató-helyettes, a központi szolgálatok igazgatói, a Költségvetési Fõosztály vezetõje, a Beszerzési és Va-gyongazdálkodási Fõosztály vezetõje, a Humánpolitikai Fõosztály vezetõje, az Informatikai Fõosztály vezetõje, a Belsõ Ellenõrzési Önálló Osztály vezetõje, a kontrolling elemzõ, az Igazgatási Önálló Osztály vezetõje, a titkárság-vezetõ, valamint
– az eseti meghívottak;
feladata: a vezetõi döntések megalapozása érdekében az IH egészét, illetve fontosabb területeit érintõ elõterjesz-tések megvitatása, beszámoltatás, tájékoztatás, koordiná-ció, a megyei hivatalok jelentéseinek értékelése, az IH ve-zetõi heti tevékenységének egyeztetése;
idõpontja:szerdai munkanapokon.
b)Megyei igazgatók országos értekezlete:
vezetõje:a fõigazgató résztvevõi:
– a heti koordinációs vezetõi értekezlet résztvevõi, – a megyei igazgatók,
– a meghívottak;
feladata:az IH egészét érintõ elõterjesztések megvitatá-sa, beszámoltatás, értékelés, döntések ismertetése, tájé-koztatás;
idõpontja:az IH éves munkaterve szerint, negyedéven-te legalább egy alkalommal.
c)Szakterületi vezetõi értekezlet:
vezetõje:a központi szolgálat igazgatója résztvevõi:
– az adott központi szolgálat vezetõi, – a meghívottak;
feladata:a szakterületet érintõ elõterjesztések megvita-tása, az IH egyes tevékenységi körébe tartozó feladatok szakmai koordinálása, tájékoztatás;
idõpontja:az IH éves munkaterve szerint, negyedéven-te legalább egy alkalommal.
d)Megyei vezetõi értekezlet:
vezetõje:igazgató
résztvevõi:igazgató-helyettes, osztályvezetõk;
feladata:a megyei hivatal szakmai és igazgatási tevé-kenységének koordinálása, a szakmai feladatok értéke-lése;
idõpontja:a megyei hivatal ügyrendje szerint, legalább kéthetenként.
e)Szervezeti egység munkaértekezlete:
vezetõje:a szervezeti egység vezetõje résztvevõi:a szervezeti egység munkatársai;
feladata: az a)–d) pontban felsorolt értekezleteken meghatározott feladatok, elhangzott tájékoztatások, dön-tések, értékelések ismertetése, a végrehajtás megszervezé-se, a saját hatáskörben hozott döntések, feladatok, utasítá-sok ismertetése;
idõpontja: a szervezeti egység ügyrendje szerint, leg-alább havonta egy alkalommal.
Az értekezletekrõl az értekezletet vezetõ által kijelölt személy három munkanapon belül emlékeztetõt készít. Az értekezletet vezetõ az emlékeztetõt jóváhagyja.
18.3. A munkarend és a munkaidõ-beosztás szabályai
18.3.1. Az IH-ban a munkaidõ munkanapokon hétfõtõl csütörtökig 8.00 órától 16.30 óráig, pénteken 8.00 órától 14.00 óráig tart.
18.3.2. A megyei hivatalok pártfogó felügyelõi felada-tokat ellátó szervezeti egységeiben a munkarendet az igaz-gató – a 40 órás munkahétre figyelemmel – a fõigazigaz-gató jóváhagyásával rugalmas munkaidõ-beosztással határozza meg.
18.3.3. A megyei hivatalok jogi segítségnyújtási, vala-mint áldozatsegítõ feladatokat ellátó szervezeti egységei-nek munkaideje a hétfõ, a kedd és a csütörtöki munkana-pokon 8.00 órától 16.00 óráig, a szerdai munkanapon 8.00 órától 18.00 óráig, pénteken 8.00 órától 14.00 óráig tart.
VII. fejezet