Előkészítés kérdései

3.6.1. A politikai akarat

Ahhoz, hogy a reform eredményes és tartós legyen, sok egyéb követelménynek is teljesülnie kell. Első, és egyben talán a legfontosabb kérdés, hogy a reformokat megfelelően legitim politikai erőnek kell kezdeményeznie. Hosszú megvalósulású folyamatról van szó, amelynek eredménye sok évet (kormányzati ciklust) követően mérhető. Természetesen előfeltétel, hogy legyen kollektív akarat a megvalósításra. Ebbe beletartoznak a központi szervek, valamint a politikai és intézményi „kulcsemberek” is.

Véleményem szerint ez jelenti a legnehezebben kezelhető tényezőt, viszont egyben ez a legfontosabb is. Minél nagyobb az országban a politikai feszültség és a legitimitás hiánya, annál könnyebben fullad a reformfolyamat „radikális pótcselekvésbe”. Egy idő után a visszarendeződés is megindulhat, sokszor a politikai szavazatháború keretében, tekintettel arra, hogy az adminisztrációban dolgozók fontos szavazóbázist jelentenek.

Ezzel szemben a reformok odázása nem jelent szavazatvesztést, hiszen a szakmai kérdés nem kap publicitást, és a széles társadalmi réteg körében maga az elszámoltatási probléma sem ismert ebben az aspektusában.

A nem demokratikus elven szerveződött államokban kevésbé jelentős ez a probléma, illetve, ahol a politikai berendezkedés stabil, ott csökken a politikusok rövid távú érdekeltsége, és hajlandóak belemenni a változtatásba.

3.6.2. Erőforrások

A reform többletköltséggel is jár. A számviteli rendszer átállítása az informatikai rendszer átalakítását is maga után vonja. Ezen túlmenően szervezési és egyéb anyagi többletköltséget is eredményez. Az intézményi dolgozók átképzése további jelentős terhet róhat a költségvetési szervek működésére.

Ezeken az anyagi és személyi erőforrásokon kívül szükség van további ismeretekre is, amelyek fontos előfeltételei a reformdöntések hatékony meghozatalának. Megfelelő személyekre van szükség, akik az átalakítást le tudják bonyolítani az intézményeknél.

Ezen emberek projekt- és változásmenedzseri ismeretekkel egyaránt rendelkezniük kell.

Olyan szakemberekre van szükség, akik ismerik a számviteli szabályokat, és azok rendszerbeli követelményeit.

Az egész folyamatot fel kell tudni bontani részfolyamatokra, és ezen részfolyamatok egymásra épülését, párhuzamosítását át kell tudni tekinteni. Ehhez megfelelő számítástechnikai támogatásra és folyamatos dokumentálásra van szükség. Meg kell tervezni az egyes folyamatok erőforrásigényét, gondoskodni kell ezek rendelkezésre állásáról.

A reform hosszú távon pozitív jelenértékű befektetéssel jár. Ennek megfelelően az anyagi erőforrások problematikáját uniós forrásokkal, illetve világbanki kölcsönt lehetne igénybe venni hozzá. A számviteli mérés módszertanának egységesítése nem öncélú. A fejlődő országokban ugyan támogatják a változtatásokat, ezeknek a középpontjában azonban legtöbbször a gazdasági berendezkedés áll.

Alapelv, hogy az erőforrások mindig szűkösek, így ezeknek a felhasználásában törekedni kell a maximális erőforrás-hatékonyságra. A reform folyamatában a plusz köröket ki kell hagyni, a célmeghatározásban kellőképpen konzekvensnek, az egymásra épülő folyamatok megtervezésében megfelelően alaposnak és gondosnak kell lenni.

Figyelembe kell venni a relatíve szűkös erőforrások rendelkezésre állását, a meglévő erőforrás mennyisége érzékenyen befolyásolja a reform sebességét.

3.6.3. Irányítás

Olyan szakértő-csoportok kell kialakítani, akik átlátják a projekt egyes lépéseit. Fontos, hogy a szakértőgárda összetételét is meg kell tervezni, és ragaszkodni kell a megfelelő kompetenciával rendelkező csoporttagok összegyűjtéséhez. Sajnos gyakran a csoport munkája is átpolitizált, ami gyors bukás előjele lehet.

Egyéb ismeretekre is szükség lehet, így például rendelkezni kell a kialakítandó pénzügyi irányítási rendszer működtetéséhez szükséges tapasztalattal, stb.

A sikeres lebonyolítás feltétele a megfelelő irányítás. Az egész folyamatot szakértelemmel kell lebonyolítani, amihez fontos, hogy megfelelően dokumentálni kell a már elvégzett, és még elvégzendő feladatokat. Ehhez kiindulásképpen egy megfelelően kifejtett végrehajtási ütemtervet kell készíteni. A tervnek lehetőség szerint foglalkozni kell a felelősség telepítésével, a szerepek és kulcsszereplők kiválasztásával.

Foglalkozni kell a mérföldkövekkel és a megvalósítás ellenőrzésével (monitoring).

Meg kell határozni azt is, hogy az egyes kulcsdöntések (tesztelés, bevezetés) meghozatalára ki jogosult, külön foglalkozni kell eközben az egyes szerepkörök megfelelő leválasztásával.

Meg kell szervezni a koordinációs és információs csatornát a bevont intézmények között. (Rendszeres szakmai konzultációk.) Világosan meg kell jelölni, és el kell különíteni a rendelkezésre álló erőforrásokat.

A koordinációs problémákra annál inkább oda kell figyelni, minél összetettebb az intézményi struktúra, és minél több konszolidációs szint van beépítve a rendszerbe. Ez az előállítandó információval szembeni fokozott elvárásainkat mutatja, egyben komoly kockázati faktort képez. Itt ismét hangsúlyozandó a helyes célmegjelölés, már a szervezés legelején tudnunk kell, milyen információt várunk a rendszertől.

3.6.4. Rendszerfejlesztés

A teljesítményszemlélet kialakításával jelentősen átalakulhat az egész informatikai és technológiai struktúra. A számviteli rendszer maga után vonja a tervezést, költségvetés-készítést, bérelszámolást, stb.

Folyamatosan gondoskodni kell a szükséges informatikai kapacitás biztosításáról.

Figyelembe kell venni, hogy a meglévő rendszerekkel szemben milyen elvárások vannak.

Ezeket az igényeket az új rendszernek is ki kell tudnia szolgálni. Azonban azt is tekintetbe kell venni, hogy milyen új igények jelentkeznek a reform eredményeképpen. Arra a rendszer kialakításakor ügyelni kell, hogy a szervezési kérdésekre inkább nagyobb hangsúlyt kell fektetni, semhogy később a nem megfelelő integráltság nehézkességet, többletterhet eredményezzen. Érdemes minél több információt centralizáltan kezelni, ezzel szélesebb körben válik képessé a rendszer információt biztosítani. (Erre láthatunk jó példát Argentína esetében, ld. később.) A redundancia erőforrás-pazarlást jelent, amit mindenképpen el kell kerülni, csak akkor fogadható el, ha kifejezetten oka van a fenntartásának, pl. ellenőrzési funkciója van. Ebben a fázisban sokszor vetődhet fel a kérdés, hogy a jelenlegi struktúra módosítható, vagy teljesen új rendszert kell kialakítani.

Az információs bázis megfelelő színvonalú megteremtése nagyon érzékeny pontja a reformnak, rossz alapozás esetén a korrekció rengeteg anyagi és személyi erőforrást emészt fel, az információs rendszer instabil működése megrengeti a bizalmat, és az előállított információt esetlegesen nem merik majd a későbbiekben felhasználni. (Az információs technológia gyengesége volt az egyik oka a francia reform kudarcának.) Az informatikai rendszer lehetséges átalakítását részletesen bemutatom a 6.4-es fejezetben.

3.6.5. Politikai mozgástér

A reform végrehajtásakor annál könnyebb a változtatás, minél nagyobb politikai támogatottság van mögötte. Ezért nem mindegy, hogy kormányrendelet vagy törvény ad-e felhatalmazást az új rendszer bevezetésére.

A törvényi rendezés deklarálja a parlament általános akaratát, és sokkal legitimebbé teszi a meghozott intézkedéseket. Ha konszenzusos döntést lehet hozni, az jó előjele lehet a tartós folyamatnak, és csökkenti az esetleges visszarendeződés veszélyét.