69. A közigazgatási hivatalhoz érkezõ, illetve ott kelet-kezõ iratokat – a meghatározottak kivételével – ha jogsza-bály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántarta-ni. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megálla-pítható legyen:
– az irat beérkezésének, keletkezésének pontos ideje, – az intézkedésre jogosult ügyintézõ neve,
– az irat tárgya,
– az elintézés módja, ideje, – a kezelési feljegyzések, – az irat holléte.
70. Az iktatás számítógépen, elektronikus iktatóprog-ramban alszámokra tagolódó sorszámos (fõszám) iktatás-sal történik. Egy sorszámhoz korlátlan számú alszám tar-tozhat. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben kelet-kezett iratokat egy fõszámon kell nyilvántartani. Az ügy-irathoz tartozó iratokat az iktatási fõszám alatt folyamato-san kiadott alszámokon kell nyilvántartani.
71. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:
– bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat;
– pénzügyi bizonylatokat, számlákat;
– munkaügyi nyilvántartásokat;
– bérszámfejtési iratokat;
– anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;
– meghívókat;
– könyveket, tananyagokat, tájékoztatókat;
– üdvözlõ lapokat;
– elõfizetési felhívásokat, reklám anyagokat, árajánla-tokat, árjegyzékeket;
– visszaérkezett tértivevényeket, elektronikus vissza-igazolásokat;
– közlönyöket, sajtótermékeket.
72. Az iratról készített másolatot nem szabad iktatni, azonban az iktatókönyvben jelezni kell a példányszámot és a címzetteket. A másolati példányokon fel kell tüntetni, hogy „másolat”.
73. Az iktatással megbízottnak az iratokat a beérkezés napján, de legkésõbb az azt követõ munkanapon be kell iktatni.
74. Ha az irat munkaidõn kívüli idõben érkezik, azt a következõ munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi idõpontot minden esetben jelezni kell.
75. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a rövid határ-idõs iratokat, táviratokat, elsõbbségi küldeményeket, a hi-vatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgõs” jelzésû iratokat.
76. Az irat az iktatást követõen iktatószámot kap, ame-lyet a melléklet(ek)re – „melléklet a ……… számú irat-hoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni.
77. Az iratok iktatását és mutatózását az alkalmazott elektronikus iratkezelési/iktatási rendszer együttesen biz-tosítja. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás/adatbázis egy-úttal mutató is.
78. Az ügyirat tárgyát – illetõleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – az iktatókönyv „tárgy” ro-vatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó elsõ irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell be-írni, kivéve, ha az – az irat tartalmát nem érintõen – lénye-gesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhetõ maradjon.
79. Az ügy tárgya, illetõleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetõségét (név- és tárgymutatózás). A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzõi alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombi-nációja szerinti keresés, valamint a találatok szûkítésének lehetõségét.
80. Az iktatás minden év január 1-jén kezdõdik, és a naptári év végéig emelkedõ számmal folytatódik. Év vé-gén az iktatókönyvet/iktatókönyveket és a segédleteket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet/iktatóköny-veket (segédleteket) kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zá-rás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. A felvitt iktatási adatbázist
2736 B E L Ü G Y I K Ö Z L Ö N Y 24. szám
– a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetõvé kell tenni.
81. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett elõzményiratot kell szerelni, az iktatókönyv „Utóirat” ro-vatában fel kell tüntetni azt az iktatószámot, amelyhez az iratot szerelték, illetve az új iratnál az „Elõzményirat” ro-vatban a hozzászerelt irat iktatószámát (pl. „elõirat: 14 – 135/2005.”).
82. Téves iktatás esetén az utólagos módosítás tényét, a jogosultsággal rendelkezõ ügyintézõ/ügykezelõ azonosí-tójával és a javítás idejének megjelölésével az alkalmazott program naplózza. A naplóban rögzítésre kerülnek az ere-deti és a módosított adatok.
83. Az iktatásra kerülõ iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktató bélyegzõ lenyomatát el kell helyezni és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegzõ használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegzõ elhelyezésére, iktatási adatok rögzí-tésére nem használható.
84. Az iktatóbélyegzõ lenyomata tartalmazza:
– a szerv nevét, székhelyét;
– az iktatás évének, hónapjának, napjának;
– az irat iktatószámának (fõszám-alszámának);
– az ügyintézõ nevének és
– az irat lapszámának, valamint mellékletei számának a feltüntetésére szolgáló rovatokat.
85. Az ügyvitel segédeszközeként
– az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,
– az ügyintézõi munka adminisztrálására, ügyintézõi, vezetõi utasítások rögzítésére,
– az iratok fizikai egységének biztosítására elõadói ívet kell használni.
Az elõadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni.
86. Az iktatás során az elõadói íven, továbbá az ügyinté-zés különbözõ fázisaiban fel kell tüntetni:
– az iktatás sorszámát (iktatószám), – az irat tárgyát,
– az elõ- és utóirat iktatószámát,
– az ügyintézõ szervezeti egység és az ügyintézõ azo-nosító adatait,
– az elintézés határidejét, – az elintézés módját, idejét, – az esetleges címzett(ek)et,
– a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidõ, visszaérkezés stb.),
– az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét, – az iratnak és mellékletének számát (ha korábban nem került rögzítésre),
– hatósági, statisztikai adatokat (I. és II. fokú döntések eredményeit).
A közigazgatási hivatal vezetõje az Utasításban, a helyi sajátosságok figyelembe vételével határozza meg a 69-79.
pontokban alkalmazandó – e pontokban nem részletezett – szabályokat.
Az iktatószám
87. Az iktatószám felépítése központi iratkezelési szervezetesetén: fõszám-alszám/év/. Az évszám az aktuá-lis év négy számjegye.Osztott iratkezelési szervezet ese-tén az iktatószám mellett fel kell tüntetni az iktatóhely betû-, vagy számazonosítóját.
88. Ha az ügyintézés szakmai követelménye ezt szüksé-gessé teszi, a szervezeti egységek és / vagy az iktatóhelyek azonosítójaként az iktatószám mellett további betû vagy szám alkalmazható.
89. A szervezeti egység és / vagy iktatóhely azonosító-kat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelõs ve-zetõ adja ki és tartja nyilván. A nyilvántartási jegyzéket évente felül kell vizsgálni.
90. A közigazgatási hivatalok feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetõsége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként egy fõszámon kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minõsülnek, iktatásuk a fõszám alszámaira történik. Az iktatást az év elejétõl az év végéig folyamatos sorrendben kell végezni. A sorszám (=fõszám) évente eggyel kezdõdõen folyamatos. Egy sorszámon csak egy ügyet szabad iktatni.
Az iktatókönyv
91. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített elekt-ronikus iktatókönyvet/adatbázist kell használni.
92. Az iktatókönyv kötelezõen tartalmazza az alábbi adatokat:
– iktatószám, – iktatás idõpontja,
– küldemény érkezésének idõpontja, módja, érkeztetõ száma, küldemény elküldésének idõpontja, módja,
– küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója,
– küldõ megnevezése, azonosító adatai, – címzett megnevezése, azonosító adatai, – érkezett irat iktatószáma (idegen szám), – mellékletek (mellékelt iratok) száma,
– ügyintézõ szervezeti egység és az ügyintézõ megne-vezése,
– irat tárgya,
– tárgyszó (amennyiben az elektronikus iktatórendszer nem rendelkezik töredékszó keresési funkcióval),
24. szám B E L Ü G Y I K Ö Z L Ö N Y 2737
– elõ- és utóiratok iktatószáma, – kezelési feljegyzések,
– ügyintézés határideje és végrehajtásának jogszabály által meghatározott idõpontja,
– irattári tételszám,
– irattárba helyezés idõpontja.
93. Az iktatást – a vonatkozó helyi szabályozás szerint – olyan módon kell elvégezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.
Az iratforgalmat minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelmûen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította, vagy adta át az iratokat.
94. Az elektronikus iktatókönyvet, valamint a név- és tárgymutatót az év utolsó munkanapján, az utolsó irat ikta-tása után – a digitális hitelesítés bevezetéséig – ki kell nyomtatni papíralapra, össze kell fûzni oly módon, hogy a lapok ne legyenek cserélhetõk, majd az iktatásra felhasz-nált utolsó számot követõ aláhúzással kell a zárást elvé-gezni, és azt, a keltezést követõen aláírással, továbbá a hivatali szerv körbélyegzõjének lenyomatával hitelesíteni.
Az iktatási adatbázis éves biztonsági mentésére, illetve más adathordozóra mentésére az utolsó irat iktatását köve-tõen intézkedni kell. A mentések rendjérõl – külön szabá-lyozás hiányában – a közigazgatási hivatal vezetõje a helyi sajátosságok figyelembe vételével utasításban intézkedik.
Az iratok továbbítása ügyintézésre
95. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügyintézõhöz kell továbbítani.
96. Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az irat iktatószámának/más nyilvántartás szerinti sorszámá-nak, az átvétel idõpontjának feljegyzése és az átvevõ alá-írása ellenében, átadókönyvben/elõadói munkanaplóban történik.
97. Elektronikus úton az ügyintézõi jogosultság meg-nyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel idõ-pontját és tényét.
98. Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészí-tésre, véleményezésre, stb., a papír alapú iratok átadás-át-vételét az átadókönyvben aláírással kell igazolni. Elektro-nikus iratkezelési rendszerben a továbbszignálást a megfe-lelõ rovatban kell rögzíteni, az átvétel idõpontját és tényét az ügyintézõi jogosultság megnyitásával a rendszer auto-matikusan rögzíti.
Az iratoknak az ügyintézõk részére történõ továbbításá-ról a közigazgatási hivatal vezetõje a helyi sajátosságok fi-gyelembe vételével utasításban intézkedik.
99. Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – hivatali egység vagy ügyintézõ a fe-lelõs.
Az irat nyilvántartásához használt iratkezelési segédletek 100. Az alkalmazott iratkezelési segédletek:
– érkeztetõ-könyv (minden küldemény regisztrálá-sára);
– átmenõnapló (a vezetõnek bemutatásra kerülõ, de ik-tatást nem igénylõ iratok nyilvántartására);
– elektronikus iktatókönyv (az iktatott iratok nyilván-tartására), mely magába foglalja a mutatókat is;
– átadókönyv (más szerv részére történõ átadás nyil-vántartására), illetve elõadói munkanapló (az ügyintézõk részére történõ át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartására);
– kölcsönzési napló (az irattárból kikért iratok nyilván-tartására).
101. Fõnyilvántartó-könyvben nyilvántartásba kell ven-ni az iratkezelési segédleteket. A fõnyilvántartó-könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a követ-kezõ könyvet sorszám kihagyása nélkül kell folytatni.
Az ügykezelõ a nyilvántartásba vett könyvet, naplót, fü-zetet hitelesíti, lapjait sorszámmal látja el és a borítólap belsõ oldalán feltüntetni: „Ez a könyv... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20...év...hó...nap. Lezárva:
20...év... hó...nap.”, aláírja, a szerv, vagy szervezeti egység körbélyegzõjének lenyomatával ellátja, továbbá a fõnyilvántartási számot rávezeti.
Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés)
102. Külsõ szervhez vagy személyhez küldendõ iratot kiadmányként csak a szervezeti és mûködési szabályzat-ban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkezõ személy írhat alá.
103. Azokban az ügyekben, amelyben a kiadmányterve-zetet a készítõje kiadmányozza, továbbá, ha a kiadmányo-zó erre engedélyt ad, a kiadmány és a kiadmánytervezet egyidejûleg is elkészíthetõ.
104. Ha kettõ vagy több, más-más iktatószámon bejegy-zett ügyet egyszerre intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden elintézett ügy iktatószámát.
105. Nem minõsül kiadmánynak:
– az elektronikus visszaigazolás,
– a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.
106. A kiadmányokat (válaszleveleket és saját kezde-ményezésû iratokat egyaránt) a közigazgatási hivatal hiva-talos levélpapírján kell elkészíteni, amely tartalmazza a szervezet megnevezését, címét és egyéb elérhetõségét.
2738 B E L Ü G Y I K Ö Z L Ö N Y 24. szám
107. A kimenõ iratnak minden esetben tartalmaznia kell:
– a közigazgatási hivatal nevét, azonosító adatait (cím, telefon, fax, e-mail ),
– az ügyintézõ nevét,
– a kiadmányozó nevét, beosztását, aláírását, – az irat tárgyát,
– az irat iktatószámát, – a mellékletek számát, – a címzett nevét, címét,
– az ügyet indító beadvány hivatkozási számát (ameny-nyiben az ismert).
108. Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszám-mal ellátott körbélyegzõt kell használni.
109. Külsõ szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.
110. A papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha:
– azt az illetékes kiadmányozó saját kezûleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, valamint
– a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzõlenyomata sze-repel.
111. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendõ
– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhû aláírás mintája és
– a kiadmányozó szerv bélyegzõlenyomata.
112. A kiadmányozási jogkörrel rendelkezõ személy névaláírását tartalmazó bélyegzõ csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma feltétle-nül indokolja. E bélyegzõ használatát a hivatalvezetõ en-gedélyezi.
113. Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmá-nyozás idõpontját dokumentáló minõsített elektronikus aláírást kell alkalmazni.
114. A közigazgatási hivatalnál keletkezett iratokról az iratot õrzõ szervezeti egység vezetõje, vagy ügyintézõje – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatko-zó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papír alapú és elektronikus másolatot is kiadhat.
115. A kiadmányozáshoz használt bélyegzõkrõl, érvé-nyes aláírás-bélyegzõkrõl és a hivatalos célra felhasznál-ható elektronikus aláírásokról az érvényességi idõ feltün-tetésével nyilvántartást kell vezetni.
116. Az ügyintézõ az általa készített kiadmány-terveze-tet szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezû aláírásával és keltezéssel látja el. „SK” jelzés esetén az ügyintézõ/ügykezelõ „a ki-admány hiteléül” záradékot rávezeti, lebélyegzi és aláírja.
Az iratok továbbítása és expediálás
117. A kiadmányozott iratokat továbbítani kell az érin-tett címzett(ek)hez.
118. Az ügyintézõ köteles az irattovábbításhoz a kiad-mány(oka)t az esetleges mellékleteikkel együtt az iratok továbbításával megbízott ügykezelõ részére elõkészíteni.
119. Az iratokat az ügykezelõ továbbítja, aki köteles:
– az iratot a címzettnek az e Szabályzatban meghatáro-zottak szerint – az „azonnal”, illetve a „sürgõs” jelzéssel ellátottakat soron kívül – továbbítani;
– az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni;
– az irat irattárban maradó példányán az elküldés (ex-pediálás) idõpontját feljegyezni, és aláírni.
120. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:
– „Saját kezû felbontásra!”, – „Más szervnek nem adható át!”, – „Nem másolható!”,
– „Kivonat nem készíthetõ!”, – „Elolvasás után visszaküldendõ!”,
– „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével.),
– „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsõbbségi” kül-demény.
A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekû adatok megismerését.
121. Az ügykezelõnek továbbítás elõtt ellenõrizni kell, hogy az aláírt, illetõleg hitelesített és bélyegzõlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást és, hogy a mellékleteket csatolták-e.
122. Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehe-tõleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra vala-mennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon kül-dött irat esetén a „továbbítási jegyzõkönyv”-et az irathoz kell csatolni.
123. A boríték címoldalán a)fel kell tüntetni:
– a küldõ hivatal megnevezését és címét,
– az irat(ok) iktatószámát, több példány esetén a példá-nyok darabszámát, szükség szerint sorszámukat ……;
– a címzett megnevezését és címét;
b)fel lehet tüntetni: a továbbításra vonatkozó egyéb jel-zéseket (s. k. felbontásra, sürgõs, ajánlva stb.).
124. A kiadmányozott ügyiratokat az ügykezelõnek kell átadni. Az ügykezelõ csak teljes – kiadmányozott, kiadói utasítással, (amennyiben van melléklettel) ellátott – ügy-irat(oka)t vehet át.
125. A küldeményeket lehetõleg még az átvétel napján kell továbbítani.
24. szám B E L Ü G Y I K Ö Z L Ö N Y 2739
126. Téves címzés miatt visszaérkezett küldemény ese-tén egyeztetni kell a rendelkezésre álló adatok alapján a címzés pontosságát, a címzés elírása esetén a javított cím-zéssel meg kell ismételni a küldemény elküldését.
127. Szükség esetén – ha az iratforgalom nagysága in-dokolja – az irattovábbításhoz futárzsákot lehet alkalmaz-ni. A futárzsákok lezárásához lakatot kell használni, ennek kulcsát az ügykezelõk kezelik.
128. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:
– személyes átvétel esetén elegendõ a kézbesítési idõ-pont, és az átvétel aláírással történõ igazolása a kiadmány irattári példányán,
– postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellá-tásáról és minõségi követelményeirõl szóló vonatkozó ha-tályos jogszabályban leírtaknak megfelelõen,
– külön kézbesítõ, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerzõdésben rögzített szabályoknak megfelelõen,
– elektronikus úton történõ kézbesítés esetén a vissza-igazolás biztosításával,
– elektronikus ügyintézés esetén a rendszer automati-kusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezésérõl, a letöltési lehetõségekrõl, és hitelesen naplózza a letöltést,
– hirdetményi úton történõ vagy közhírré tétellel való kézbesítés.
129. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet kül-deni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.
130. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meg-hiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regiszt-rálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát ha-gyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a cím-zettnek.
131. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – ik-tatás nélkül, érkeztetés után – az ügyirathoz kell mellékelni.
132. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinte-ni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézõnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezelésérõl.
V. FEJEZET
AZ IRAT HATÁRIDÕ-NYILVÁNTARTÁSBA,