32. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futár-szolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve természetes személy személyes benyújtása útján kerül a közigazgatási hivatalba.
33. A közigazgatási hivatalhoz érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendõk, a küldemény érkezésé-nek módja szerint:
– a Magyar Posta Zrt. útján érkezõ küldemények átvé-tele a postai szolgáltatások ellátásáról és minõségi követel-ményeirõl szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik;
– külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkezõ küldemények átvételére meghatalmazott sze-mélyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumen-tálja;
– személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult;
– munkaidõn túl érkezett küldemények átvételére – ál-landó porta-, illetve ügyeleti szolgálat esetén – a(z) porta-, illetve ügyeleti szolgálatot teljesítõnek a küldemények át-vételére megbízást kell adni (amennyiben az irat hivatali idõn túl érkezik, az átvevõ köteles azt az átvételt követõ el-sõ munkanap kezdetén a címzettnek, vagy a postabontá-sért felelõs személynek, szervezeti egységnek átadó-könyvben dokumentáltan átadni);
– elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üze-meltetni;
– ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a mûködtetõ rendszer automatikusan kezeli;
– automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus
visszaigazolás egyben az iktatásról, valamint a fizetési kö-telezettségrõl szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.
34. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban:
átvevõ):
a)a címzett, vagy az általa megbízott személy;
b)a vezetõ, vagy az általa megbízott személy;
c)a szervezeti egység ügykezelõje;
d)személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkezõ kül-demények esetén az átvételre meghatalmazott személy;
e)hivatali munkaidõn túl az ügyeleti szolgálatot telje-sítõ személy;
f)félfogadási idõben magánszemélyektõl és más külsõ szervektõl kézbesítõ útján érkezõ levelek esetében az ügy-félszolgálati iroda munkatársa;
g) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a közigazgatási hivatal elektronikus postafiókja, vagy annak kezelésével megbízott személy.
35. A küldeményt átvevõ személy köteles ellenõrizni:
a)a címzés alapján a küldemény átvételére való jogo-sultságot;
b)a kézbesítõ okmányon és a küldeményen lévõ iktató-szám, vagy más azonosítási jel megegyezõségét;
c)az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.
36. Az átvevõ a kézbesítõ okmányon olvasható aláírásá-val és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elis-meri. Az „azonnal” és „sürgõs” jelzésû küldemények átvé-teli idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértive-vényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot sze-mélyesen vagy képviselõ útján nyújtja be, kérésére az át-vételt – átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazo-lással – igazolni kell.
37. Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony le-mez, CD ROM, stb.) átvenni vagy elküldeni csak papírala-pú kísérõlappal lehet. Az adathordozót és a kísérõlapot mint iratot és mellékletét kell kezelni. A kísérõlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adat-hordozón lévõ irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, ren-delkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó para-métereit. A gépi adathordozóra maradandó módon, arra al-kalmas eszközzel az iktató-, vagy nyilvántartási számot rögzíteni kell. Átvételkor ellenõrizni kell a kísérõlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Egy gépi adat-hordozón csak egy ügyhöz tartozó iratokat (iratdarabokat) lehet átvenni.
38. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell ta-gadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha
a) a közigazgatási hivatal informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jo-gosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy
24. szám B E L Ü G Y I K Ö Z L Ö N Y 2733
b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogo-sulatlan akadályozására irányul,
c) aza)pontban meghatározott informatikai rendszer-ben lévõ adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáfér-hetetlenné tételére vagy törlésére irányul.
39. A közigazgatási hivatal az elektronikus irat feldol-gozása elmaradásának tényérõl és annak okáról értesíti a küldõt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegû biztonsági kockáza-tot tartalmazó beadvány az adott küldõtõl.
40. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésõbb a következõ munkanap kezdetén az il-letékes iktatóegységnek iktatásra átadni.
41. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenõrizni a küldemény tartalmának meglétét. (A hiányzó iratokról vagy mellékletekrõl a küldõ szervet, személyt – jegyzõ-könyv felvételével – értesíteni kell.)
42. A gyors elintézést igénylõ („azonnal”, „sürgõs” jel-zésû) küldeményt az átvevõ köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve át-adni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.
43. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak.
Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idõ után se-lejtezni kell.
44. Az átvevõ az érkezõ küldeményeket kézbesítõ-könyvvel, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A posta-átvevõ a küldeményeket naponként többször, a távirato-kat, elsõbbségi küldeményeket, „azonnal”, „sürgõs”
vagy más hasonló jelzésû küldeményeket soron kívül to-vábbítja.
A küldemények felbontása
45. A közigazgatási hivatalhoz érkezett küldeményeket az e feladattal megbízott ügykezelõ (a postabontó) bontja fel és érkezteti.
46. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani
– a minõsített iratokat,
– az „SK felbontásra” jelzésû küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása ese-tén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bont-hatja fel),
– azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, valamint
– amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magán-jellegûek.
47. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából so-ron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez.
48. A küldemény felbontásakor ellenõrizni kell a feltün-tetett tartalom (pl.: melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülõ irathiányt a kül-dõ szervvel – soron kívül – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.
(A mellékletek, mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügy-intézõnek kell kezdeményezni.)
49. A küldemények téves felbontásakor a borítékot új-ból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, vagy ha kiderül, hogy minõsített irat van benne, a felbontás té-nyérõl három példányban jegyzõkönyvet kell felvenni, melynek egy példányát a küldeménnyel együtt a címzett-nek, egy példányát a feladónak kell továbbítani, egy pél-dány pedig a felbontást végzõ szervezeti egységnél marad.
A minõsített iratokat nyilvántartásba vétel céljából – soron kívül – a titkos ügykezeléssel megbízott személyhez kell eljuttatni. A felbontó a tévesen felbontott küldemény to-vábbításakor a kézbesítõkönyvben, az alkalmazott elekt-ronikus iratkezelõ rendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.
50. A faxon érkezett irat esetében – ha az nem idõtálló faxpapíron érkezett – gondoskodni kell az információkat tartósan õrzõ másolat készítésérõl. (A faxon érkezett ira-tokhoz hasonlóan kell kezelni az e-mail-en érkezett irato-kat.) A másolat hitelesítését – záradékkal – az eredeti irat õrzésére kijelölt iktatóhely ügykezelõje végzi. Egyebek-ben a faxon és e-mailen érkezett irat kezelésére az általá-nos rendelkezések az irányadóak.
51. Ha a küldemény pénzt vagy értéket tartalmaz, azt az iraton fel kell tüntetni és elismervény ellenében a pénzke-zeléssel megbízott dolgozónak, vagy szervezeti egységnek át kell adni, az elismervényt az irathoz kell csatolni.
52. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha
– az ügyirat benyújtásának idõpontjához jogkövetkez-mény fûzõdik,
– a beküldõ nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
– a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett, – bûncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, – az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jel-zéssel ellátott.
53. Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, úgy a kül-dõt az érkezéstõl számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségérõl, és a
közigazga-2734 B E L Ü G Y I K Ö Z L Ö N Y 24. szám
tási hivatal által használt elektronikus úton történõ fogadás szabályairól.
Ilyen esetben az érkezés idõpontjának a közigazgatási hivatal által is értelmezhetõ küldemény megérkezését kell tekinteni.
54. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektro-nikus aláírás ellenõrzésének keretében, a hitelesítés-szol-gáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek te-kinteni, az iktatást ennek megfelelõen módosítani kell.
55. Amennyiben az irat benyújtásának idõpontjához jogkövetkezmény fûzõdik, vagy fûzõdhet, gondoskodni kell arról, hogy annak idõpontja harmadik fél által megál-lapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás idõ-pontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosít-ható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektroni-kus rendszerben automatielektroni-kusan naplózott érkezési idõpont a meghatározó.
A küldemények érkeztetése
56. Minden küldeményt (papíralapút/elektronikust) ér-keztetõ nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkez-tetni kell.
57. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – központi adatbázisban történik. Az ér-keztetési sorszám évente eggyel kezdõdõen folyamatos.
58. Az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztetõ bélyegzõnek az iratra (borítékra) való rányomá-sával, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik. A küldeménynek a fogadó félhez történõ beérke-zése idõpontjában nyilvántartásban/érkeztetési naplóban kell rögzíteni minimálisan a küldemény érkeztetési sorszá-mát, küldõjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Az érkez-tetés dátumát és az érkeztetõ azonosítót a küldemény elvá-laszthatatlan részeként fel kell tüntetni. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztetõ azonosító szám képzése a külön jogsza-bályban foglaltak szerint történik.
59. Az elektronikus úton érkezett küldemények érkezte-tése:
– Az elektronikus postafiókra érkezett intelligens ûr-lap, sablon file segítségével történõ offline beadvány ér-keztetését az érkeztetést ellátó átvevõ ügykezelõ végzi az átvétel igazolásával.
– Az elektronikus postafiókra érkezõ
= elektronikus file (word vagy más formátumú do-kumentum),
= online kitöltésû beadvány,
= ügyfélkapun keresztül – a törvényben szabályo-zott biztonsági elõírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény
érkeztetését az ügyviteli rendszer automatikusan végzi a visszaigazolással egyidejûleg.
Az iratok csatolása, szerelése (elõzményezés) 60. Az irat szignálása elõtt az ügykezelõnek meg kell ál-lapítani, hogy az iratnak van-e elõzményirata. Az elõz-ményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az érkezett irathoz kell kapcsolni.
61. Amennyiben az elõzményezés során megtalált irat-ról kiderül, hogy nem az új irat elõirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt irato-kat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csato-lást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben/adat-bázisban és az elõadói íven jelölni kell a megfelelõ rovat-ban, vagy a kezelési feljegyzésekben.
62. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok végle-gesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyv-ben/adatbázisban és az elõadói íven jelölni kell. Az elõz-ményiratnál a jelölés az iktatókönyv/adatbázis megfelelõ rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az elõzményiratok szerelését az újabb iraton az iktatóbélyegzõ lenyomata alatt „Elõzmény szerelve” szö-veggel és az elõirat iktatószámának rögzítésével kell jelez-ni. Azokban az esetekben, amikor az elõzményiratok nem szerelhetõk, azok hollétét és iktatószámát az elõadói íven fel kell tüntetni. Ha az elõzményirat irattárban vagy határ-idõ-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelõ, ha pedig az elõzményirat az ügyintézõnél van, az ügyintézõ köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. A szerelést (elõirat/utó-irat) az elõadói íven fel kell tüntetni.
Az ügyintézõ kijelölése (szignálás)
63. Az ügykezelõ az érkezett iratot az ügyintézõ sze-mély vagy szerv kijelölése érdekében köteles a vezetõnek vagy az általa felhatalmazott személynek egy ügyhöz tar-tozó iratonként bemutatni. A vezetõ – a minõsített iratok kivételével – engedélyezheti az irat bemutatás elõtti ikta-tását.
A közigazgatási hivatal vezetõje az Utasításban, a helyi sajátosságok figyelembe vételével határozza meg a kér-déskörben alkalmazandó – e pontban nem részletezett – szabályokat.
64. A szignálásra elõkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az elõzményre utaló hivatkozási száma alap-ján, elõszignálási jegyzék segítségével automatikus szig-nálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézõhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az
24. szám B E L Ü G Y I K Ö Z L Ö N Y 2735
ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni.
Az elõszignálási jegyzéket évente felül kell vizsgálni.
65. A szignálásra jogosultsággal rendelkezõ vezetõ az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.
66. Az irat szignálására jogosult kijelöli, hogy:
– mely szervezeti egység, vagy ügyintézõ az illetékes az ügyben,
– ki legyen az ügyintézõ, ha az illetékes személy távol van,
– közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön uta-sításait (határidõ, sürgõsségi fok stb.), melyeket a szigná-lás idejének megjelölésével feljegyez az elõadói ívre (elõ-adói ív hiánya esetén az iratra) és aláírja.
67. Az iratkezelés során a vezetõi/ügyintézõi utasításo-kat tartalmazó öntapadós jegyzettömb-lap elhelyezése a küldeményre és az elõadói ívre nem megengedett.
68. Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – hivatali egység vagy ügyintézõ a felelõs.
IV. FEJEZET
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA