92. A Hivatalban az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.
93. Iktatás céljára évente megnyitott iktatókönyveket kell használni.
94. A Hivatalban az iktatás vegyes rendszerben, a szervezeti egységek tagozódásának megfelelő osztott iktatással történik.
95. Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:
a) az iktatószámot, b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót, d) az expediálás módját,
e) a küldő adatait (név, cím), f) a címzett adatait (név, cím), g) a hivatkozási számot (idegen szám),
h) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus), i) az ügyintézésért felelős szervezeti egységet,
j) az ügyintéző megnevezését,
k) az irat tárgyát,
l) az elő- és utóiratok iktatószámát,
m) az intézés határidejét, módját és az elintézés időpontját, n) az irattári tételszámot,
o) az irattárba helyezést.
96. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. Az azonos ügyre vonatkozó iratok iktatása a főszám alszámaira történik. Az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos sorrendben kell végezni. A sorszám (főszám) évente eggyel kezdődően folyamatos. Egy sorszámon csak egy ügyet szabad iktatni. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.
97. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Ha az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám (főszám) alatt kell nyilvántartásba venni.
98. Iktatás előtt ellenőrizni kell, hogy van-e az ügynek kezdő-, előzmény- (alap-) irata. Ha van, akkor annak az iktatószámához alszámra, ha nincs, akkor a soron következő sorszámra kell iktatni.
99. Nem kell iktatni az együttműködés keretében a résztevékenységekben elvégzett munka egyéb lépéseinek és a munka részeredményeinek és a lényeges kommunikációk dokumentálásához nem szükséges, az iratjegyzékben fel nem sorolt egyéb iratokat (munkapéldányokat, feljegyzéseket stb.), valamint a Szabályzat IV. 93–94. pontjában felsoroltakat.
100. Az iktatásra kerülő – beérkező – papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható.
101. Az érkeztető, iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:
a) az iktatás évének, hónapjának, napjának, b) érkeztető számának,
c) az irat iktatószámának, d) az irattári tételszámnak, e) a szervezeti egység nevének, f) az ügyintéző nevének, g) az irat mellékletei számának feltüntetésére szolgáló rovatokat.
102. A papíralapú irat iktatószámát a mellékletre – „Melléklet a … számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni.
103. Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell beiktatni.
Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, „sürgős” jelzésű iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, legkésőbb az azt követő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.
104. Az ügyirat tárgyát az iktatókönyv „ügyirat tárgya” rovatába be kell írni. Az ügyirathoz tartozó egyes iratok tárgyát az adott irat tartalma határozza meg, s ezt kell rögzíteni az iktatórendszerben az irat tárgya rovatba, beleértve az ügyirat első, kezdő iratát is.
105. Az iratkezelési szoftver biztosítja az iktatás során rögzített adatok különböző szempontok szerinti keresését. Az irathoz tárgyszavakat, kulcsszavakat (mutatókat) lehet rendelni.
106. Az előadói ív:
a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére, b) az ügyintézői és ügykezelői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére, c) az iratok fizikai egységének biztosítására
szolgál.
107. Az előadói ívet a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni.
Az iktatószám
108. Az irat iktatószáma tartalmazza a szervezeti egység iktatókönyv kódja/főszám-alszám/évszám/ – egy adategyüttesként kezelendő – adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. A főszám és alszám folyamatos sorszám, melyet az elektronikus iktatórendszer automatikusan képez. A fentiek szerint képzett azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó Iratkezelési Főosztály vezetője adja ki és tartja nyilván. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni.
A szervezeti változásokat követően az Iratkezelési Főosztály vezetője az iktatókönyvekről készített listát megküldi a Magyar Nemzeti Levéltár részére.
109. Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja az elektronikus iktatórendszer.
Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja az elektronikus iktatórendszer.
110. Az iktatás minden év elején, a megnyitott iktatókönyvbe 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.
111. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni.
112. Papíralapú iktatókönyv zárása esetén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a közfeladatot ellátó szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával kell hitelesíteni. Ezt követően a lezárt iktatókönyvben nem lehet iktatást végezni.
113. Elektronikus iktatókönyv alkalmazása esetén az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározottak szerint archivált változatát.
114. A Szabályzat IV. 113. pontja szerint lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat – a következő bekezdésben foglaltak kivételével – időbélyegzővel kell ellátni és archiválni, a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni. Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példánya az archiválást követő második évet követően megsemmisíthető.
115. A Szabályzat IV. 114. pontjában foglaltakat nem kell alkalmazni, ha a közfeladatot ellátó szerv a lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és elektronikus dokumentumokat olyan elektronikus dokumentumok kezelésére alkalmazott rendszerben kezeli, amely az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározott feltételeknek megfelelően biztosítja azok megváltoztathatatlanságát és megőrzését.
116. Az elektronikus iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után a vonatkozó előírások szerint le kell zárni. A zárás részeként el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv hiteles másolatát.
Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben új főszámra ne lehessen több iratot iktatni.