Keladataink é célkitűzéseink megvalósítása érdekében legfől b te-endőnk a levéltári munkával együttjáró belső é s külső s z e r v e z é s i tenni-valók e l l á t á s a volt Meg kellett határozni a levéltár gyűjtőkörét Ez az eddig ismertetettek alapján könnyen megoldható feladatnak látszott, de nem volt problémamentes. Sőt ha utalok az Akadémia által a különböző egyetemeken, a különféle "munkaközösségekben" végzett kutatói munka irányítására, akkor e z z e l egy máig sem megoldott gyűjtőköri problémát vetek fel. Ezek é s a z ezekhez hasonló kutatási egységek ugyanis az Akadémiától kutatási feladataik teljesítéséhez, anyagi é s személyi tá-mogatást is kapnak, de iratkezelésük nem, vagy nem egyértelműen külö-nül el a z egyetem iratkezelésétől. Gazdasági elszámolásaikat önállóan, de a z egyetem megfelelő gazdálkodási szerveinek segítségéve] é s ő s z
-szefogásával végzik. Ezeknél a szervezeti egységeknél tehát bizonyos mértékű, a kutatási t e v é k e n y s é g e t kisérő, igazgatási önállósági jegyek ismerhetők fel. Mégis, különkülön megvizsgálandónak tartjuk ezen k u tatási e g y s é g e k n e k helyzetét, s elegendő é s megfelelő ismeretek után k e -rülhet c s a k s o r a r r a , hogy a gyűjtőköri probléma megoldására akadémiai é s más, a levéltári munkában illetékes s z e r v e k n e k - például a Levéltári Igazgatóságnak - javaslatot dolgozzunk ki.
A tájékoztatóban ismertetett gyűjtőkör m e g h a t á r o z á s a után k e r ü l h e -tett s o r arra, hogy felmérjük a z intézmények állományában lévő iratanyag mennyiségét. Ennek ismerete elengedhetetlen volt ahhoz, hogy s z á -mításokat v é g e z h e s s ü n k a levéltár személyi állományával é s raktárigérryével, illetve f é r ő h e l y s z ü k s é g l e t é v e l kapcsolatban. Korábban, a L e v é l tári anyag tagolódásának ismertetésénél kitértünk már e felmérés e r e d -ményére.
További teendőnk még mindig bizonyos előfeltételek megteremtése, nevezetesen annak biztosítása volt, hogy levéltárunk é s az intézetek között közvetlen kapcsolat jöjjön létre. Ezt a z Akadémia főtitkárának é s a z intézeti igazgatóknak segítségével sikerült i s megvalósítani. A z iratanyagfelméréssel kapcsolatos főtitkári körlevélre ugyanis a z intézeti i -gazgatók, illetve: egyesületeknél, társaságoknál, kutatócsoportoknál a z illetékes vezetők közölték a n n a k a munkatársuknak a nevét é s b e o s z t á -sát, akit iratkezelési é s s e l e j t e z é s i felelősnek, a z a z "levéltári megbízott-nak" jelöltek ki. Kialakult tehát egy kapcsolat-hálózat, amely a munka megindításánál é s folyamatos v é g z é sénél mintegy s z ü k s é g s z e r ű , s különös j e -lentőségre pedig a z intézetek levéltári a n y a g á n a k begyűjtésénél t e s z szert. A levéltár é s a z intézetek közötti közvetlen kapcsolat l é t r e h o -zásával el kívántunk érni - a z együttműködésen kivül - azt is, h o g y adminisztratív ügyekkel minél k i s e b b mértékben terheljük meg a z intézmé-nyek felelős, tudós vezetőit. E s z e r v e z é s előnyét intézetlátogatásaink é s folyamatos levéltári munkánk s o r á n már eddig is tapasztaltuk. Nagy. s e -gítséget jelentett a hálózatban dolgozó munkatársak tevékenysége, pél-dául, a z intézetek fényképanyagának begyűjtésénél.
A külső s z e r v e z é s i feladatok v é g z é s é v e l párhuzamosan, további teendőként ki kellett alakitani levéltárunk b e l s ő rendjét, s meg kellett h a
-tározni ennek szervezeti helyzetét a z Akadémiai Könyvtáron belül.
A z Akadémiai Levéltárnak önálló, a Könyvtár többi s z e r v e z e t i egységétől elkülönítetten végzett ügyintézése, iratkezelése van.
A belső s z e r v e z é s i tevékenység egyik fontos munkája az A k a d é -miai Levéltár fond- é s állagjegyzékének a z e l k é s z í t é s e volt. Erre a k k o r kerülhetett s o r , amikor kialakult a gyűjtőkör, s ismertté vált az i n t é z m é -nyek irattári anyagának minimális s z e r k e z e t i tagolása, illetve a mennyi-s é g e . A fond é mennyi-s állagjegyzéket 1 9 6 4 - b e n kémennyi-szítettük el. Ez a munka megelőzte a levéltári anyag begyűjtését. A jegyzék elkészítésének g y a korlati h a s z n a hamar mutatkozott számunkra. Ez lényegileg a l e v é l t á r -már ismertetett - belső rendjének, tagolódásának kialakulásához volt jól használható segédlet, s miután tartalmazza a z MTA é s felügyelete a l á tartozó valamennyi intézményt, a levéltári s z e r v e z ő munka iránytűjévé i s vált.
Pondnak tekintettünk pontosabban tekintünk minden levéltári a nyagot, amely egy regisztratúrába sorolható. E vonatkozásban r e g i s z t r a -túrán értjük azt a levéltári anyagot, amely valamely természetes v a g y jogi személy működésével kapcsolatban keletkezett é s r e n d e l t e t é s s z e r ű -en a szervnél maradt.
Problémát jelentett a fondok é s állagok s z á m o z á s a , s e z z e l a levéltári törzsszámok kialakítása. Eldöntendő volt ugyanis, hogy a z e g y e s fondok é s állagok számozásánál (jelzettel való ellátásánál) a z e g y e s , nagyobb s z e r k e z e t i kereteket képviselő fondok után hagyjunke ki k é -sőbb alakuló intézmények r é s z é r e ü r e s számokat, s h a igen, - mennyit;
vagy a z 1964. december hó 31i állapotot rögzitve, folyamatosan s z á mozzuke be a fondokat. Tekintettel a r r a , hogy a tudományos élet i r á -nyításában, a tudománypolitikai célok kitűzésében, s ezzel k a p c s o l a t b a n a tudományszervezés vonatkozásában e l ő r e n e m l á t h a t ó v á l — t o z á s o k l e h e t s é g e s e k , ilyen változásokkal, a z élő s z e r v e z e t működése s o r á n bekövetkező változásoknak mintegy analógiájaként, a fejlődés s o r á n számolnunk kellett, e z é r t a fondok. é s állagok s z á m o z á -sánál a z egy adok időpontban való rögzítést választottuk módszerként.
Az MTA 1965. évi 125. közgyűlése a társadalomtudományok é s m ű s z a -ki tudományok további fejlődésének előmozdítására a korábbi II. é s VL
osztály kettéosztásával, ú j osztályokat ( j e l e n l e g ö s s z e s e n tiz van) l é t e -sített. Követve a s z e r v e z é s i változásokat, - de fenntartva a folyamatos számozás alapelvét - , a fond- é s állagjegyzéket 1966. évben
átdolgoztuk. Azt tűztük ki célul, hogy igen f o n t o s levéltári anyagunknak, a t u d o -mányos osztályok iratanyagának a j e l z e t e első l á t á s r a tükrözze a z MTA alapszabályaiban is h a s z n á l t számszerű felsorolást. így például a z A k a -démia I. osztályéinak - tudniillik a N y e l v - é s Irodalomtudományok Osz-tályának - a z iratai, mint állagiratok, j e l s z e r ü meghatározásként a z l - e s fondon, a Magyar Tudományos Akadémia fondján belül a 0 1 - e s , a IV., vagyis a z Agrártudományok Osztályának iratai pedig a 0 4 e s s z á m c s o -portot kapták. (Törzsszámuk: l / 01, illetve l / 0 4 . ) Kiegészitik a fondnyil-vántartási jegyzéket, a levéltárakban s z o k á s o s fondkartonok.
Fontos levéltári feladatnak tartjuk a z MTA é s felügyelete alá t a r -tozó intézmények irattárainak e l l e n ő r z é s é v e l egyidejűleg a z intézmények iratkezelési munkájának megismerését, tanulmányozását, s esetenként - a munka megfelelő v é g z é s e érdekében - a s z ü k s é g e s szakmai s e g i t s é g biztosítását. E munkát már megalakulásunk évében elkezdtük s a gyűjtőkö-rűnkbe tartozó más intézményeknél "felmérő" jellegű ellenőrzéseket - mun-katervi célkitűzéseinknek megfelelően - folyamatosan végeztünk, illetve a z újonnan alapitott intézményeknél végzünk jelenleg is.
Igen örvendetesnek tartjuk, hogy a z intézmények vezetői r é s z é r ő l ebben a munkánkban is támogatást élveztünk, s nemkülönben ö r v e n d e t e s a z a tény i s , hogy az iratkezelés p o n t o s é s jó v é g z é s é v e l a z intézeti igazgatók egyetértenek, s nem tartják a z ezirányú munkát felesleges b ü -rokratizmusnak.
A z i r a t k e z e l é s ellenőrzésére e l s ő s o r b a n az akadémiai kutatóinté-zeteknél helyeztünk nagy súlyt, de felmértük a z MTA felügyelete alá, tehát gyűjtőkörünkbe tartozó többi s z e r v helyzetét is. E tevékenységün-ket, intézménytipusonkénti bontásban, a túloldali táblázat szemlélteti.
A levéltári munka egyik l é n y e g e s r é s z e a z iratanyagok s e l e j t e -z é s é v e l kapcsolatos e l j á r á s lebonyolítása. Kidolgo-ztuk a -z akadémiai kutatóintézetek iratanyagának s e l e j t e z é s i eljárásával kapcsolatos s z a b á -lyokat. E s z a b á l y z a t alapján egy kutatóintézetben - kísérletképpen é s t a p a s z t a l a t s z e r z é s céljából végre i s hajtottak selejtezést. A s e l e j t e z é -si bizottság, tapasztalataink szerint, jól látta el feladatát A nem-törté-neti értékű é s a z ügyvitel ellátásához már nem s z ü k s é g e s iratanyagot levéltári ellenőrzés után, engedélyünkkel kiselejtezték. A t ö r t é n e t i é r i é k ü é s a j o g b i z t o s i t ó iratokat a z intézetektől raktári férőhely hiánya miatt, eddig c s a k igen korlátozott mértékben tudtuk átvenni. A levéltári anyag begyűjtésével é s e z t megelőzően, a selejtezési e l j á r á s
s z é l e s e b b körben való lefolytatásával, c s a k s z ű k ö s raktári helyzetünk kedvező megoldása után tudunk majd érdemben fogj átkozni. ( A " k i s e l e j -t e z é s -t " , ille-tve ennek levél-tári e l l e n ő r z é s é -t folyama-toséul v é g e z z ü k , hi-s z e n e z nem befolyáhi-solja raktári kapacitáhi-sunkat.)
Már eddig is törekedtünk a r r a , hogy levéltári állományunk legfon-tosabb részeit, e l s ő s o r b a n biztonsági okokból, m i k r o f i l m e z t e s s ü k . Állományunkból a z MTA közgyűléseinek é s elnökségi, illetve elnökségi - t a n á c s i üléseinek iratanyagáról készítettünk mikrof 1 lm-másolatokat.
"Darabszintü" rendezési munkát ugyancsak a z Akadémia központi testületi szerveinek iratanyagánál végeztünk. Ezeket a z iratokat k ö t e t e k -be rendeztük, s gondoskodtunk -beköttetésükről is.
Levéltári m ű k ö d é s ü n k ö s s z e g z é s e k é n t azt lehet mondani, hogy a z imént felsorolt s z e r v e z e t i előkészítő munkákkal f e l k é -szültünk mind a levéltárigazgatási, mind pedig a z anyag feldolgozásával kapcsolatos rutinmunkák, illetve tudományos teendők ellátására. A g y a -korlatban jelentkező problémákat a z MTA m iködésének é s a hatályos levéltári előirások ismeretében úgy kívánjuk megoldani, hogy a levéltár alapításával kapcsolatos célkitűzéseket teljesíteni tudjuk.