I. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása 1. Az adatkezelés megnevezése:
2. Az adatkezelő szerv neve és elérhetősége:
3. A közös adatkezelő és az adatkezelő szervezeti egység megnevezése 4. Az adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége:
5. Az adatkezelés célja:
6. Az adatkezelés jogalapja:
7. Az érintett személyek köre:
8. A személyes adatok kategóriái:
9. A címzettek kategóriái:
10. Harmadik országba történő adattovábbítás/harmadik ország vagy nemzetközi szervezet megnevezése:
11. Az adatkategóriák törlési határideje:
12. Adatok forrása:
13. Adatok törlésére előirányzott határidő 14. Az adatkezelés biztonságára vonatkozó technikai és szervezési intézkedések általános leírása
15. Adatkezelési tájékoztató van-e?
(Ha hozzájárulás a jogalap, feltétlenül szükséges készíteni.)
16. Van-e adatfeldolgozási megállapodás az adatfeldolgozóval?
Gyakorlati útmutató:
1. Az adatkezelés megnevezése: A nyilvántartásban történő keresés lehetővé tétele céljából röviden kell megnevezni.
A nyilvántartásnak az adatkezelést létrehozó törvény által meghatározott elnevezését kell megjelölni, amennyiben azonban rendelkezik egy általánosan használt fantázianévvel, akkor ezt az elnevezést is fel kell tüntetni. Az azonos adattartalommal rendelkező adatkezeléseket egységes elnevezéssel kell szerepeltetni.
2. Az adatkezelő nevét, címét, székhelyét, telefonszámát, e-mail-címét kell beírni.
3. Csak akkor kell kitölteni, ha van közös adatkezelő, illetve ha van az adatkezelőnek képviselője.
4. Az adatvédelmi tisztviselőre vonatkozó adatokat kell feltüntetni.
5. Az adatkezelés céljának rövid megfogalmazása.
6. GDPR rendelet 6. cikk (1) bekezdésében foglalt jogalapok valamelyike.
Pontosan meg kell jelölni a fentieken kívül azt is, hogy milyen jogszabály (jogszabályhelyet is kérjük feltüntetni!) által meghatározott feladat teljesítése érdekében van erre szükség (ha van ilyen). Ilyen esetben a feladatmeghatározást tartalmazó ágazati jogszabály megfelelő hivatkozási alapnak tekinthető.
7. Az érintettek kategóriái lehetnek: azon csoportok, amelyek tagjainak személyes adataival az ITM adatkezelést végez.
Pl. az adatkezeléssel érintett személyek/nagykorú állampolgárok/gyermekek, egyéni vállalkozók, gépjármű üzemben tartói stb.
8. Például: személyes adat, különleges adat, bűnügyi személyes adat.
9. Címzettek: akikkel a személyes adatot közölték vagy közölni fogják, ideértve a harmadik országbeli címzetteket vagy nemzetközi szervezeteket.
10. Harmadik ország: minden olyan ország, ami nem EU és EGT tag.
11. Ha jogszabály másképp nem rendelkezik, az adatokat az adatkezelés céljának elérésével, illetve az érintett kérésére törölni kell.
12. A kezelt adatok forrásának megjelölése (pl. érintett, más adatkezelőtől adatátvétellel).
Más adatkezelőtől történő adatátvétel esetén az adatokat továbbító adatkezelő adatvédelmi nyilvántartási számát is meg kell jelölni.
13. Lásd GDPR rendelet 32. cikk (1) bekezdése.
II. Adatfeldolgozói tevékenységek nyilvántartása 1. Az adatkezelés megnevezése:
2. Az adatfeldolgozó(k) megnevezése és elérhetősége(i):
3. Az adatkezelési tevékenységek kategóriái:
4. Adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége:
5. Harmadik országba történő adattovábbítás/harmadik ország vagy nemzetközi szervezet megnevezése:
6. Az adatbiztonsággal összefüggő szervezeti és technikai intézkedések általános leírása:
7. Elsődleges adattárolási hely:
(ideértve az adatbiztonsági kockázatokat, javaslatokat is, ha vannak)
8. Ha adatfeldolgozók vagyunk, van-e adatfeldolgozási megállapodás az adatkezelővel?
működési szabályzatáról
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, figyelemmel a vendégoktatói ösztöndíjprogram részletes szabályairól, valamint egyes külügyi tárgyú kormányrendeletek módosításáról szóló 333/2017. (XI. 9.) Korm. rendelet 3. § e) pont ea) alpontjára és f) pont fb) alpontjára, a következő utasítást adom ki:
I. Általános rendelkezések 1. Az utasítás célja és hatálya
1. § (1) Az utasítás a vendégoktatói ösztöndíjprogram részletes szabályairól, valamint egyes külügyi tárgyú kormányrendeletek módosításáról szóló 333/2017. (XI. 9.) Korm. rendelettel (a továbbiakban: Korm. rendelet) és a külképviseletekről és a tartós külszolgálatról szóló 2016. évi LXXIII. törvénnyel (a továbbiakban: Külszoltv.) összhangban rögzíti a vendégoktatói ösztöndíjas jogviszony részletes szabályait.
(2) Az utasítás hatálya kiterjed a kormányközi vagy külföldi államok oktatásért felelős minisztériumával kötött, illetve intézményközi megállapodások alapján a külpolitikáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) által, pályázati eljárás alapján kiválasztott és vendégoktatói ösztöndíjban részesülő külföldi felsőoktatási intézményekben, valamint külföldi magyar intézetben vendégoktatói feladatot ellátó vendégoktató és ingázó-vendégoktatókra, a vendégoktatói hálózat működtetésében részt vevő, a külpolitikáért felelős miniszter által vezetett minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) által közszolgálati jogviszonyban foglalkoztatott kormánytisztviselőkre és vendégoktatói feladatok ellátására meghirdetett pályázatokat elbíráló bizottság (a továbbiakban: Bizottság) elnökére és tagjaira.
2. Értelmező rendelkezések
2. § Az utasítás alkalmazásában:1. támogatási megállapodás: a minisztérium, valamint a fogadóintézmény között határozott időre létrejött, a magyar nyelv és kultúra terjesztésére irányuló, a fogadóintézmény támogatására megkötött megállapodás;
2. vendégoktatói ösztöndíjas jogviszony: a Korm. rendelet szerinti, a magyar nyelv és kultúra oktatásának, megismertetésének és terjesztésének, valamint a külföldi hungarológiai kutatási és oktatási tevékenység ellátásának céljából létrejött jogviszony.
3. Általános követelmények
3. § Az utasítás hatálya alá tartozó személyek feladataikat a kormányközi vagy külföldi államok oktatásért felelős minisztériumával kötött, illetve intézményközi megállapodások alapján, az 1. § (1) bekezdésében meghatározott jogszabályok és a minisztérium belső szabályzatai figyelembevételével kötelesek ellátni.
4. § Az utasításban nem szabályozott kérdésekre a Korm. rendeletet és a minisztérium belső szabályzatait kell megfelelően alkalmazni.
II. A vendégoktatói ösztöndíjprogram fő szakaszai
5. § (1) A minisztérium biztosítja a vendégoktatói ösztöndíjprogram átláthatóságát, egységességét és objektív értékelhetőségét.
(2) Az ösztöndíjprogram a következő fő szakaszokból áll:
a) a pályázati eljárás lefolytatása, b) az ösztöndíjasok kiválasztása,
c) a miniszter döntése az ösztöndíj odaítéléséről, d) a szerződés megkötése,
e) az ösztöndíjasok tevékenységének ellátása, f) a szakmai beszámoló elkészítése,
g) teljesítményértékelés, ellenőrzés.
III. A pályázati és kiválasztási eljárás
6. § Az ingázó és a tartósan külföldi állomáshelyen tartózkodó vendégoktató ösztöndíjára vonatkozó eljárási szabályokat, feltételeket és határidőket az 1. melléklet szerinti pályázati felhívás tartalmazza.
IV. A Bizottság működésének részletes szabályai 4. A Bizottsági tagság feltételei és követelményei
7. § (1) A Korm. rendelet 5. § (1)–(2) bekezdésében foglaltakon túl a Bizottság három külső szakértő tagjára a magyar nyelv és kultúra hazai és külföldi oktatásában és terjesztésében elismert, magyar állampolgárságú, tudományos fokozattal rendelkező, legalább 2 éves oktatói vagy kutatói múlttal rendelkező oktatók és kutatók közül a kulturális diplomáciáért felelős helyettes államtitkár tesz javaslatot a miniszter részére.
(2) A Bizottság külső szakértő tagjai kinevezésük ideje alatt díjazásra jogosultak, amelynek mértéke bizottsági ülésenként a központi költségvetési törvényben meghatározott mindenkori közszolgálati illetményalap 100%-a.
5. A Bizottság működésének részletes szabályai
8. § (1) A Bizottság a Korm. rendelet 5. § (5) bekezdésében foglaltakon túl gondoskodik üléseinek jegyzőkönyvben történő rögzítéséről.
(2) A Bizottság határozatképes, ha legalább négy tagja jelen van, és a jelen lévő tagok több mint fele belső tag.
(3) A Bizottságban a belső tagot helyettesítő személy jogai és kötelezettségei a belső tagéval azonosak.
(4) A Bizottság határozatait egyszerű többséggel hozza. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.
(5) A Bizottság működésének további részletes szabályait a Bizottság ügyrendje tartalmazza.
V. Az ösztöndíjprogram szakmai irányítása
9. § (1) A vendégoktatói ösztöndíjprogram szakmai irányításáért a minisztérium vendégoktatói hálózat működtetését végző főosztálya (a továbbiakban: Főosztály) felel.
(2) A Főosztály az ösztöndíjprogram szakmai irányítása keretében:
a) meghatározza a külföldi vendégoktatói hálózat működésének és működtetésének irányelveit, és részt vesz azok megvalósításában;
b) a minisztérium illetékes szervezeti egységeivel koordinációs feladatot lát el a vendégoktatói hálózat működtetése vonatkozásában;
c) évente szakmai konferenciát és továbbképzést szervez a vendégoktatók részére;
d) a vendégoktatók által elvégzett feladatokat áttekinti, értékeli, havi teljesítésigazolást állít ki, és éves teljesítményértékelést végez.
10. § Az ösztöndíjas köteles
a) a Korm. rendelet 7. § (7) bekezdése alapján a fogadóintézménnyel – ide nem értve a külföldi magyar intézetet – foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni, és azt a vendégoktatói ösztöndíjas jogviszony időtartama alatt fenntartani;
b) az ösztöndíjszerződésében megjelölt külképviseletet felkeresni, és tevékenysége megkezdéséről tájékoztatást adni a külképviseletnek.
11. § A tartósan külföldi állomáshelyen tartózkodó vendégoktató köteles a tartós külszolgálat ellátására kihelyezett kormánytisztviselő és kormányzati ügykezelő házastársa jogcímén fennálló deviza-illetménypótlék jogosultságának megállapításához szükséges nyilatkozat megtételéről szóló 11/2017. (VIII. 25.) KKM rendeletben, a központi bérszámfejtés alapbizonylatául szolgáló nyilatkozat, továbbá az ösztöndíjszerződésben meghatározott dokumentumok benyújtására.
12. § (1) Az ingázó vendégoktató köteles az adott állomáshelyen vagy a székhelytől eltérő működési helye esetében a működési helyét képező település szerinti külképviselettel együttműködni, azzal rendszeres kapcsolatot tartani.
(2) Az ingázó vendégoktatók utazási költségtérítésének elszámolását az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló 7/2015. (III. 26.) KKM utasításnak megfelelően, a minisztérium nevére szóló számla alapján a Főosztály készíti elő és adja át a kifizetést teljesítő önálló szervezeti egység részére.
13. § A vendégoktató a „Vendégoktatók a Magyar Kultúráért” (a továbbiakban: VMK) programra benyújtott pályázata keretében köteles előzetesen tájékoztatni a vendégoktatói állomáshelyhez rendelt külképviseletet az általa tervezett kulturális programokról, és adott esetben a külképviselettel együttműködni annak szervezésében és lebonyolításában.
VII. Az ösztöndíjas jogviszony
14. § Az ösztöndíjszerződés a vendégoktatói ösztöndíjas jogviszony tartalmát, a felek jogait és kötelezettségeit, az ösztöndíjas részére folyósított ösztöndíjjal és költségtérítéssel kapcsolatos szabályokat, valamint a vendégoktatói ösztöndíjas jogviszony egyéb feltételeit szabályozza. Az ösztöndíjszerződés-mintákat a 2–3. melléklet tartalmazza.
VIII. Az ösztöndíjas feladatai, azok szerződésszerű ellátásának feltételei 6. Az ösztöndíjas kötelességei
15. § (1) Az ösztöndíjas köteles
a) részt venni a fogadóintézmény tudományos munkájában, egyéb feladatainak ellátásában (különösen a diákokkal való kapcsolattartás, diákműhelyek, tanszéki konferenciák, ünnepségek szervezése, közreműködés Magyarországra irányuló pályázatok elkészítésében, nyelvvizsgáztatás, illetve felvételiztetés stb.);
b) közreműködni a fogadóintézmény magyarországi kapcsolatrendszerének kiépítésében, illetve bővítésében;
c) naprakész információkat nyújtani Magyarország tudományos, kulturális, művészeti és társadalmi viszonyairól;
d) az ösztöndíjszerződése lejárta előtt – szükség esetén – a helyére érkező vendégoktatót megfelelően felkészíteni;
e) amennyiben a fogadóintézményben működik ilyen, az általa kezelt könyvtár nyilvántartásának átadására a helyére érkező vendégoktató részére;
f) a minisztérium által meghatározott képzéseken és továbbképzéseken részt venni;
g) a fogadóintézménnyel kötött jogviszony megszűnését haladéktalanul a minisztériumnak bejelenteni.
(2) A Korm. rendelet 7. § (8) bekezdése szerinti mentesítést a kulturális diplomáciáért felelős helyettes államtitkár javaslatára a külpolitikáért felelős miniszter adhat abban az esetben, ha a fogadóintézmény általi foglalkoztatási jogviszony létrehozásáról kormányközi vagy külföldi államok oktatásért felelős minisztériumával kötött, illetve intézményközi megállapodás külön nem rendelkezik.
(3) A (2) bekezdésben foglaltakon túl az ösztöndíjas az ösztöndíj elnyeréséről szóló értesítést követő 30 napon belül elektronikus úton, írásban nyilatkozik, hogy a fogadóintézmény szerződést kíván-e vele létesíteni.
7. Szakmai beszámoló elkészítése
16. § (1) Az ösztöndíjas ösztöndíjszerződésének időtartama alatt köteles a Főosztály részére
a) havi szakmai beszámolót készíteni tárgyhó 20. napjáig, az adott időszakban elvégzett tevékenységéről a 4. melléklet szerinti minta alkalmazásával,
b) szakmai beszámolót készíteni július 15. napjáig, az adott tanévben elvégzett tevékenységéről az 5. melléklet szerinti minta alkalmazásával.
(2) Az (1) bekezdés a) pontja szerinti szakmai beszámoló tartalmazza a tárgyhónapban a) megtartott órák számát, az oktatáson részt vevők létszámát,
b) megrendezett rendezvények számát, ezek célját, megvalósítását, a résztvevők számát, valamint minden más lényeges adatot.
8. A teljesítésigazolás
17. § (1) A Főosztály az ösztöndíjas 16. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott szakmai beszámolója alapján a tárgyhó 25. napjáig készíti el a havi teljesítésigazolást, amely alapján az ösztöndíjas ösztöndíjra jogosult.
(2) Az ösztöndíjpótlék és költségtérítés-kiegészítés igazolása kizárólag a 11. §-ban foglaltak szerint történik.
18. § (1) Az ingázó vendégoktató részére a fogadóintézmény havonta igazolást állít ki, amely tartalmazza a ténylegesen felmerülő tárgyhavi ki- és visszautazások számát.
(2) Az ingázó vendégoktató a fogadóintézmény által igazolt, ténylegesen felmerülő utazási költség megtérítésére jogosult a lakóhelye és a fogadóintézmény közötti távolságra, a 12. § (2) bekezdésében foglaltak szerint.
IX. Támogatás keretében finanszírozott vendégoktatói program
19. § (1) A minisztérium támogatási megállapodás keretében finanszírozza a 6. mellékletben felsorolt fogadóintézményben történő magyar nyelv és hungarológia oktatását, valamint hungarológiai szakkönyvtár működtetését.
(2) A támogatási megállapodás keretében a Bécsi Egyetemen, a Torontói Egyetemen és az Albertai Egyetemen finanszírozott vendégoktatók pályáztatására a 3–6. §, 10. §, 13. §, 16. és 17. §-ait megfelelően alkalmazni kell.
(3) A támogatási megállapodás keretében a Glasgow-i Egyetemen, a Humboldt Egyetemen és a Regensburgi Egyetemen finanszírozott vendégoktatók kiválasztási eljárásában a minisztérium nem vesz részt.
(4) A (2) bekezdésben meghatározott vendégoktatókkal feladatuk ellátására vendégoktatói ösztöndíj- vagy megbízási szerződés köthető.
(5) A (3) bekezdésben meghatározott vendégoktatók részére a minisztérium hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltak alapján, a feladat ellátásáért felelős helyettes államtitkárság mint keretgazda a rendelkezésre álló forrás terhére, az évente egyszer megrendezésre kerülő szakmai konferenciára történő utazásra eseti költségtérítés adható.
(6) A (2) és (3) bekezdésben meghatározott vendégoktatók részére a feladat ellátásáért felelős helyettes államtitkárság mint keretgazda a rendelkezésre álló forrás terhére könyvet, tankönyvet, taneszközöket és oktatási segédanyagot biztosíthat.
20. § (1) A Főosztály az éves teljesítményértékelését legkésőbb tárgyév augusztus 15. napjáig a vendégoktató részére megküldi.
(2) A vendégoktatói teljesítményértékelés szempontrendszerét a 7. melléklet tartalmazza.
(3) Ha a vendégoktató éves teljesítményértékelésében az értékelési szempontok több mint felében nem megfelelő értékelést kap két egymást követő tanévben, vagy az őt fogadó intézmény írásban jelzi, hogy a vendégoktató munkája nem megfelelő, akkor ösztöndíjas jogviszonya azonnali hatályú felmondással megszüntethető.
(4) A vendégoktató éves teljesítményértékelésének felülvizsgálatát kezdeményezheti a kulturális diplomáciáért felelős helyettes államtitkárnál.
XI. Átmeneti és vegyes rendelkezések
21. § (1) A fogadóintézménnyel kötött támogatási megállapodás alapján a fogadóintézményekben a Korm. rendelet hatálybalépése előtt hozott támogatói döntés alapján, a 19. § (2) bekezdésében foglalt személyekkel vendégoktatói feladatok ellátására, a korábbi eljárásban meghatározott időpontig vagy a fogadóintézménnyel kötött hatályos támogatási megállapodás lejáratáig, külön pályáztatási és kiválasztási eljárás nélkül megbízási szerződés köthető.
(2) A fogadóintézményekkel kötött megállapodásokat 2021. december 31-ig felül kell vizsgálni.
XII. Záró rendelkezések 9. Hatálybalépés
22. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
10. Módosító rendelkezések
23. § A külképviseletekről és a tartós külszolgálatról szóló 2016. évi LXXIII. törvényben meghatározott, a külgazdasági és külügyminisztert megillető egyes hatáskörök átruházásáról szóló 30/2017. (VII. 31.) KKM utasítás 2. §-a a következő o) ponttal egészül ki:
(Az 1. §-ban átruházott hatáskörök alapján a közigazgatási államtitkár)
„o) meghatározza a Kormány által a központosított álláshelyállományból a minisztérium részére biztosított, a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény 56. § (4) bekezdése szerinti álláshelykeretbe tartozó álláshelyek besorolását és a besorolásoknak – összhangban a Kormány ezirányú döntésében foglaltakkal – a Külszoltv. 1. melléklete szerinti külszolgálati munkakörökkel való megfeleltetését, illetve a Külszoltv. 58/C. §-ában foglaltakhoz kapcsolódó álláshelyeknél a Külszoltv. 11. § (4) bekezdése szerinti illetményt.”
Szijjártó Péter s. k.,
külgazdasági és külügyminiszter
1. melléklet a 18/2019. (IX. 12.) KKM utasításhoz