A szabálytalanságok kezelésének folyamata 1. Szabálytalanság feltárása

2.4.1.1. A folyamat célja

A folyamat célja az alátámasztott, gyors és hatékony korrekciós és szankcionáló intézkedések meghozatala.

2.4.1.2. Folyamatleírás

A folyamatot azI. mellékletben leírtak szerint kell elvé-gezni.

2.4.1.3. Szabálytalanság gyanújának bejelentése c. do-kumentum

(1) A dokumentum elkészítésének célja, a szabálytalan-ság gyanújának hivatalos bejelentése.

(2) A dokumentumnak belsõ feljegyzés formájában kell elkészülnie az alábbi tartalommal:

a)A feltételezett szabálytalanság ismertetése, b)A feltételezett elkövetõ megnevezése,

c) A feltételezett szabálytalanság által okozott, illetve okozható kár becsült értéke,

d)A bejelentõ adatai.

A dokumentumhoz csatolni kell a rendelkezésre álló, a gyanút alátámasztó dokumentációkat.

2.4.1.4. Javaslat szabálytalanság kivizsgálására c. do-kumentum

(1) A dokumentum elkészítésének célja, hogy a döntés elõkészítése a szabálytalanság kivizsgálása tárgyában.

(2) A dokumentumnak belsõ feljegyzés formájában kell elkészülnie minimálisan az alábbi tartalommal:

a)javaslat az ügy kivizsgálásának menetére, b)javaslat a vizsgálatban részt vevõk körére,

c)javaslat a szükséges azonnali intézkedések meghoza-talára.

(3) A dokumentumhoz mellékelni kell az eredeti beje-lentést és az ahhoz csatolt dokumentációkat.

(4) A dokumentum elkészítése a2.3.3. pontszerinti Sza-bálytalansági felelõsfeladata.

(5) A dokumentumot a2.3.1. pontszerinti Fõigazgató-nakkell eljuttatni.

2.4.1.5. Szabálytalansági eljárások nyilvántartása (1) A nyilvántartás vezetésének célja a szabálytalansá-gok kezelésének nyilvántartása és nyomonkövetése.

(2) A nyilvántartásban az alábbi adatokat kell szerepel-tetni:

a)a bejelentett szabálytalanságok adatai(bejelentés dá-tuma, bejelentõ adatai, vélelmezett kár összege),

b)a szabálytalansági eljárás státusza(eljárás megindít-va, vizsgálat elrendelve,vizsgálat alatt, vizsgálati jelentés elfogadva, intézkedések kezdeményezve, intézkedések vég-rehajtva, eljárás lezárva, irattárba helyezve, megõrzési idõ lejárta miatt megsemmisítve).

(3) A dokumentum elkészítése a2.3.3. pontszerinti Sza-bálytalansági felelõsfeladata.

(4) A dokumentumot a2.3.1. pontszerinti Fõigazgató-nakkell eljuttatni.

2.4.1.6. Megbízólevél

(1) A megbízólevél dokumentálja a szabálytalansági vizsgálatot lefolytatók felhatalmazását a vizsgálat lefoly-tatására.

(2) Amegbízólevél kiállításának alapja a2.4.1.4. pont szerinti Javaslat szabálytalanság kivizsgálására c. doku-mentum. Amegbízóleveletennek hiányában is ki lehet állí-tani.

(3) Amegbízóleveleta2.3.1. pontszerintiFõigazgató azellenõrzési eljárásrend szerinti formában és tartalom-mal kell, hogy elkészítse.

2.4.1.7. Utasítás azonnali intézkedés elrendelésérõl (1) A dokumentum elkészítésének célja, hogy a fellépett rendellenességek azonnali kijavítása, illetve kiküszöbölé-se, valamint a következményként valószínûsíthetõen fel-lépõ súlyosabb tévedések, problémák, szabálytalanságok, visszaélések elkerülése érdekében hozott intézkedések do-kumentálásra, kommunikálásra és minél elõbb teljeskö-rûen végrehajtásra kerüljenek.

(2) A dokumentum elkészítése a2.3.1. pontszerinti Fõ-igazgatófeladata.

2.4.1.8. Szabálytalanság kivizsgálásáról készült jelen-tés és mellékletei

(1) A jelentés elkészítésének célja a szabálytalanság részleteinek és dokumentumainak ismeretében a megálla-pítások, a megállapításokhoz tartozó kockázatok bekövet-kezése esetén fellépõ további következmények, és a kor-rekciós intézkedésekre tett javaslatok írásba foglalása, va-lamint a felelõs(ök) megnevezése, és javaslattétel a szük-séges szankciók meghozatalára.

(2) A jelentést minimum az alábbi szerkezetben kell el-készíteni:

– Bevezetés

– A vizsgálat háttere

– Bejelentett szabálytalanság ismertetése

– Vizsgálatra vonatkozó felhatalmazás megjelölése – Vizsgálat kezdete és vége

– Vizsgálatot végzõk megnevezése

– A vizsgált idõszakban hivatalban lévõ vezetõk meg-nevezése

– A vizsgálat célja, feladatai – A vizsgálat hatóköre – Megközelítés – Vezetõi összefoglaló – Következtetések

– A vizsgálat eredményeinek összefoglalása

– Összefoglaló javaslat korrekciós intézkedések meg-hozatalára

– Összefoglaló javaslat szankcionáló intézkedések meghozatalára

– A jelentés szerkezete

– Részletes vizsgálati megállapítások és javaslatok – Mellékletek

(3) A (2) bekezdésszerinti struktúrában elkészített je-lentésben mindenképpen ki kell térni az alábbiakra:

a)az elkövetés helye, ideje;

b)a szabálytalanságot elkövetõ(k) neve (ha ismert), be-osztása;

c)a megsértett szabály megjelölése;

d)a szabálytalanság rövid leírása, körülményei;

e)a keletkezett kár összegének becsült összege;

f)a következmények felszámolására tett intézkedések;

g)javaslatok a hasonló esetek elkerülésére;

h)javaslat a követendõ eljárásra.

(4) Az elkövetéssel kapcsolatos enyhítõ vagy súlyosbí-tó, illetõleg más lényegesnek ítélt körülmények.

(5) Ajelentéstavizsgálatelvégzésével megbízott fele-lõsnek kell elkészítenie, melyet a2.3.1. pont szerinti Fõ-igazgatónakkell jóváhagyásra bemutatnia.

2.4.1.9. Jogi eljárások kezdeményezése c. dokumentum (1) Adokumentumelkészítésének célja a szükséges jogi eljárás(ok) megindításának kérése a2.3.4. pont szerinti Jo-gi segítségnyújtó szolgálat igazgatójától.

(2) Ha a vizsgálat olyan cselekményt, hiányosságot vagy mulasztást állapít meg, amelynek alapján várhatóan büntetõ-, szabálysértési, kártérítési, illetõleg fegyelmi el-járást kell lefolytatni, a cselekmény, hiányosság, illetve mulasztás miatt felelõs személy nevét és beosztását (mun-kakörét) is meg kell jelölni.

(3) A dokumentum kiállításának alapja a2.4.1.8. pont szerintiSzabálytalanság kivizsgálásáról készült jelentés és mellékletei.

(4) A dokumentumnak belsõ feljegyzés formájában kell elkészülnie hivatkozással a2.4.1.8. pontszerinti Szabály-talanság kivizsgálásáról készült jelentés és mellékletei megfelelõ pontjára.

(5) A dokumentumhoz csatolni kell a2.4.1.8. pont sze-rinti Szabálytalanság kivizsgálásáról készült jelentés és mellékleteic. dokumentumot.

(6) A dokumentumot a 2.3.3. pont szerinti Szabályta-lansági felelõsnek kell elkészítenie, melyet a2.3.1. pont szerintiFõigazgatónakkell jóváhagyásra bemutatnia.

2.4.1.10. Eljárás megszûntetése c. dokumentum (1) Adokumentumelkészítésének célja a szabálytalan-sági eljárás lezárásának dokumentálása.

(2) A dokumentum kiállításának alapja a2.4.1.8. pont szerintiSzabálytalanság kivizsgálásáról készült jelentés és mellékletei.

(3) A dokumentumnak belsõ feljegyzés formájában kell elkészülnie hivatkozással a2.4.1.8. pontszerinti Szabály-talanság kivizsgálásáról készült jelentés és mellékletei megfelelõ pontjára.

(4) A dokumentumhoz csatolni kell a2.4.1.8. pont sze-rinti Szabálytalanság kivizsgálásáról készült jelentés és mellékleteic. dokumentumot.

(5) A dokumentumot a 2.3.3. pont szerinti Szabályta-lansági felelõsnek kell elkészítenie, melyet a2.3.1. pont szerintiFõigazgatónakkell jóváhagyásra bemutatnia.

2.4.1.11. Intézkedési terv

(1) Azintézkedési tervelkészítésének célja konkrét fel-adatok, határidõk és a feladatok végrehajtásáért felelõs személyek meghatározása a kockázatok csökkentése érde-kében.

(2) Azintézkedési tervet a2.4.1.8. pontszerinti Szabály-talanság kivizsgálásáról készült jelentés ésmellékleteiben szereplõ megállapítások által érintett területek vezetõivel kell egyeztetni, és az egyeztetést követõen velük közösen

kell véglegesíteni, kivéve, ha érintettek a feltárt szabályta-lanságban.

(3) Azintézkedési tervet azellenõrzési eljárásrend sze-rinti formában és tartalommal kell elkészíteni.

(4) A dokumentumot a 2.3.3. pont szerinti Szabályta-lansági felelõsnek kell elkészítenie, melyet a2.3.1. pont szerintiFõigazgatónakkell jóváhagyásra bemutatnia.

2.4.2. Korrekciós intézkedések végrehajtása 2.4.2.1. A folyamat célja

A folyamat célja az elkövetett szabálytalanság hatásai-nak csökkentése, kiváltó okaihatásai-nak megszüntetése, a jogi el-járások kezdeményezése.

2.4.2.2. Folyamatleírás

A folyamatot azI. mellékletben leírtak szerint kell elvé-gezni.

2.4.2.3. Büntetõ feljelentés c. dokumentum

(1) A dokumentum elkészítésének célja büntetõeljárás hivatalos kezdeményezése.

(2) A dokumentumot a2.3.4. pontszerintiJogi segítség-nyújtó szolgálat igazgatójánakkell elkészítenie és benyúj-tania a hatóságokhoz a2.3.1. pontszerintiFõigazgató jó-váhagyását követõen.

2.4.2.4. Szabálysértési feljelentés c. dokumentum (1) Adokumentum elkészítésének célja szabálysértési eljárás hivatalos kezdeményezése.

(2) A dokumentumot a2.3.4. pontszerintiJogi segítség-nyújtó szolgálat igazgatójánakkell elkészítenie és benyúj-tania a hatóságokhoz a2.3.1. pontszerintiFõigazgató jó-váhagyását követõen.

2.4.2.5. Polgárjogi kereset c. dokumentum

(1) Adokumentumelkészítésének célja polgári peres el-járás hivatalos kezdeményezése.

(2) A dokumentumot a2.3.4. pontszerintiJogi segítség-nyújtó szolgálat igazgatójánakkell elkészítenie és benyúj-tania az illetékes bírósághoz a2.3.1. pontszerinti Fõigaz-gatójóváhagyását követõen.

2.4.2.6. Behajtási eljárás kereset c. dokumentum (1) Adokumentumelkészítésének célja behajtási eljárás hivatalos kezdeményezése.

(2) A dokumentumot a2.3.4. pontszerintiJogi segítség-nyújtó szolgálat igazgatójánakkell elkészítenie és benyúj-tania az illetékes bírósághoz a2.3.1. pontszerinti Fõigaz-gatójóváhagyását követõen.

2.4.2.7. Munkajogi kereset c. dokumentum

(1) Adokumentumelkészítésének célja munkajogi eljá-rás hivatalos kezdeményezése.

(2) A dokumentumot a2.3.4. pontszerintiJogi segítség-nyújtó szolgálat igazgatójánakkell elkészítenie és benyúj-tania az illetékes bírósághoz a2.3.1. pontszerinti Fõigaz-gatójóváhagyását követõen.

2.4.2.8. Fegyelmi eljárás indítása c. dokumentum (1) Adokumentumelkészítésének célja fegyelmi eljárás hivatalos elindítása.

(2) Adokumentumot a2.3.4. pontszerintiJogi segítség-nyújtó szolgálat igazgatójánakkell elkészítenie és benyúj-tania a2.3.1. pontszerintiFõigazgatóhez további intézke-désre az eljárás lefolytatásával kapcsolatban.

2.4.2.9. Feljegyzés az intézkedés végrehajtásáról c. do-kumentum

(1) A dokumentum elkészítésének célja az intézkedési tervben meghatározott feladatok végrehajtásának doku-mentálása.

(2) A dokumentumot az Intézkedési tervben megha-tározott felelõsöknek kell elkészíteni és benyújtani a 2.3.3. pontszerintiSzabálytalansági felelõsrészére.

2.4.3. Eljárás lezárása 2.4.3.1. A folyamat célja

A szabálytalansági eljárás teljes körû végrehajtásának, megszüntethetõségének dokumentálása.

2.4.3.2. Szabálytalanságot megelõzõ intézkedésekre tett ajánlások, javaslatok c. dokumentum

(1) A dokumentum elkészítésének célja a szabálytalan-sági eljárás lefolytatását, rendezését követõen a tapasztala-tok értékelése, dokumentálása, ajánlások megfogalmazása a késõbbi megelõzés, hatékonyabb rendezés érdekében.

(2) A dokumentumot a 2.3.3. pont szerinti Szabályta-lansági felelõsnek kell elkészítenie, és a 2.3.1. pont sze-rinti Fõigazgatóáltali jóváhagyást követõen eljuttatnia a szabálytalanságban érintett területek vezetõihez.

2.4.4. Szabálytalansági dosszié

(1) A szabálytalansági dossziénak legalább a következõ dokumentumokat kell tartalmaznia:

a) Szabálytalanság gyanújának bejelentése c. dokumen-tum (2.4.1.3.)és a hozzá csatolt dokumentumok,

b) Javaslat szabálytalanság kivizsgálására c. dokumen-tum (2.4.1.4.),

c) Megbízólevél (2.4.1.6.),

d) Utasítás azonnali intézkedés elrendelésérõl c. doku-mentum (2.4.1.7.),

e) Szabálytalanság kivizsgálásáról készült jelentés és mellékletei (2.4.1.8.),

f) Jogi eljárások kezdeményezése c. dokumentum (2.4.1.9.),

g) Eljárás megszüntetése c. dokumentum (2.4.1.10.), h) Intézkedési terv (2.4.1.11.),

i) Jelentés a szabálytalanságokról c. dokumentum (2.4.5.3.),

j) Büntetõ feljelentés c. dokumentum (2.4.2.3.), k) Szabálysértési feljelentés c. dokumentum (2.4.2.4.), l) Polgárjogi kereset c. dokumentum (2.4.2.5.), m) Behajtási eljárás kereset c. dokumentum (2.4.2.6.), n) Munkajogi kereset c. dokumentum (2.4.2.7.), o) Fegyelmi eljárás indítása c. dokumentum (2.4.2.8.),

p) Feljegyzés az intézkedés végrehajtásáról c. doku-mentum (2.4.2.9.),

q) Szabálytalanságot megelõzõ intézkedésekre tett ajánlások, javaslatok c. dokumentum (2.4.3.2.).

(2) A szabálytalansági dossziét a 2.3.3. pont szerinti Szabálytalansági felelõsköteles megõrizni, és a szabályta-lanság lezárását követõen gondoskodni arról, hogy az irat-tárba kerüljön, valamint, hogy a2.3.1. pont szerinti Fõ-igazgatóáltal felhatalmazott személyek a dossziéhoz bár-mikor hozzáférhessenek.

(3) Aszabálytalansági dossziétaszabálytalansági eljá-ráslezárását követõ 10 évig kell megõrizni és utána meg kell semmisíteni.

2.4.5. Jelentések 2.4.5.1. A folyamat célja

A folyamat célja a2.3.1. pontszerintiFõigazgató tájé-koztatása az elõfordult szabálytalanságokról, a korrekciós és szankcionáló intézkedésekrõl, valamint azok végrehaj-tásáról és havégrehaj-tásáról.

2.4.5.2. Folyamatleírás

A folyamatot azI. mellékletben leírtak szerint kell elvé-gezni.

2.4.5.3. Jelentés a szabálytalanságokról c. dokumentum (1) A jelentés elkészítésének célja a2.3.1. pontszerinti Fõigazgatótájékoztatása az elõfordult szabálytalanságok-ról, a korrekciós és szankcionáló intézkedésekrõl, vala-mint azok végrehajtásáról és hatásáról.

(2) A jelentéseket a2.3.3. pontszerinti Szabálytalansá-gi felelõsnek kell elkészítenie, és a2.3.1. pontszerinti Fõ-igazgatórészére átadnia.

In document TARTALOMFELHÍVÁS! FelhívjuktiszteltElõfizetõinkfigyelmétazértesítõutolsóoldalánközzétetttájékoztatóraésa2009.évielõfizetésiárainkra AMAGYARKÖZLÖNYMELLÉKLETE (Pldal 92-95)