A szabálytalanságok észlelése A szabálytalanságot észlelheti, megállapíthatja:

– a Kincstár nem vezetõi munkakörrel rendelkezõ foglalkoztatottja a belsõ kontrollrendszeren belül;

– a Kincstár vezetõi munkakörrel rendelkezõ foglalkoztatottja a belsõ kontrollrendszeren belül;

– belsõ ellenõrzést végzõk;

– általános monitoringtevékenységet végzõk;

– külsõ ellenõrzést végzõk;

– a Kincstáron kívüli szervezet, személy.

VI.1. A szabálytalanság észlelése a Kincstár nem vezetõi munkakörrel rendelkezõ foglalkoztatottja által a belsõ kontrollrendszeren belül

A nem vezetõi munkakörrel rendelkezõ foglalkoztatott általi feltárásnak minõsül, amikor az érintett szervezeti egységnél a rendelkezésre álló dokumentáció átvizsgálása során észleli a szabálytalanságot, például az egyes iratok közötti ellentmondást, vagy bizonyos alapvetõ, kötelezõ mellékletek csatolásának hiányát.

A szabálytalanságot észlelõ (jelen pont esetében a nem vezetõi munkakörrel rendelkezõ foglalkoztatott) a szolgálati út betartásával, a szabálytalansággal érintett szervezeti egység vezetõjét, annak érintettsége esetén felettes vezetõjét haladéktalanul tájékoztatja. Amennyiben a szabálytalanság bûncselekmény elkövetésének gyanúját alapozza meg, a szabálytalanságot észlelõ (jelen pont esetében a nem vezetõi munkakörrel rendelkezõ foglalkoztatott) köteles a szabálytalansággal érintett szervezeti egység vezetõje, annak érintettsége esetén felettes vezetõje figyelmét felhívni a büntetõeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban: Be.) 171. § (2) bekezdésében foglalt kötelezettségre.

A büntetõ feljelentést az érintett szervezeti egység vezetõje, annak érintettsége esetén a felettes vezetõje köteles megtenni.

Bûncselekmény miatt bárki tehet feljelentést. A feljelentés kötelezõ, ha annak elmulasztása bûncselekmény.

A szervezeti egység vezetõje, illetve annak felettese a szabálytalanság vizsgálata során a III. fejezet szerinti szabálytalanság típusainak definíciói alapján és a 2. számú függelékben rögzített szabálytalanságleírások és értékhatárok figyelembevételével haladéktalanul dönt a szabálytalanság minõsítésérõl. Ezt követõen a feladat-, hatáskör- és felelõsségi rendnek megfelelõen a lehetõ legrövidebb idõn belül gondoskodik a megfelelõ intézkedés meghozataláról, indokolt esetben a szükséges eljárás megindításáról.

A jelentõs és/vagy ismétlõdõ jelentéktelen szabálytalanságokat, továbbá a kiemelt szabálytalanságokat jelentenie kell a Szabálytalanságfelelõsnek a III. fejezet szerinti, valamint a IX. fejezetben elõírt módon, formában és idõben.

VI.2. A szabálytalanság észlelése a Kincstár vezetõi munkakörrel rendelkezõ foglalkoztatottja által a belsõ kontrollrendszeren belül

Minden szervezeti egység vezetõje felelõs:

– az irányítása alatt álló szakterületen észlelt szabálytalanságok megelõzéséért, feltárásáért, nyomon követéséért, dokumentálásáért.

– a köztisztviselõk jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvénnyel (a továbbiakban: Ktv.) és az Mt.-vel összhangban a felelõsségre vonással és a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések lehetõ legrövidebb idõn belüli kezdeményezéséért és megvalósításuk ellenõrzéséért.

A vezetõi munkakörrel rendelkezõ foglalkoztatott eljárására a VI.1. fejezetben foglaltak is irányadók.

VI.3. A szabálytalanság észlelése a belsõ ellenõrzést végzõkön keresztül

Amennyiben a belsõ ellenõr az ellenõrzési tevékenység során szabálytalanságot észlel, a költségvetési szervek belsõ ellenõrzésérõl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ber.) rendelkezéseinek megfelelõen köteles eljárni.

A belsõ ellenõrzés által feltárt szabálytalanság esetében külön vizsgálni kell az alábbiakat:

– miért nem tárta fel a belsõ kontrollrendszer, azon belül kiemelten a folyamatba épített, elõzetes, utólagos és vezetõi ellenõrzés, valamint a monitoringtevékenység a szabálytalanságot, vagy az arra lehetõséget adó hiányosságokat (pl. a rendszer mûködésképtelensége vagy nem hatékony mûködtetése miatt);

– amennyiben a belsõ kontrollrendszer feltárta a szabálytalanságot, vagy az arra lehetõséget adó hiányosságokat, az érintett szervezeti egység vezetõje miért nem tette meg a további esetek elkerüléséhez, a szabálytalanság hatásának csökkentéséhez szükséges intézkedéseket;

– ha a szabálytalansággal érintett szervezeti egység vezetõje megtette a szükséges intézkedéseket, miért nem sikerült elérni a kívánt hatást;

– volt-e korábban a szabálytalanságot érintõ témában belsõ vagy külsõ vizsgálat, amelynek lehetõsége lett volna feltárni az adott szabálytalanságot;

– milyen konkrét elõírásokkal alapozták meg a hatályos jogszabályok, belsõ szabályozó eszközök, kincstári közlemények a bekövetkezett szabálytalanság elkerülhetõségét.

Az ellenõrzési jelentésnek tartalmaznia kell a belsõ ellenõr által feltárt szabálytalanságokat. A belsõ ellenõr megállapításait az ellenõrzött szervezeti egységek észrevételeinek figyelembevételével véglegesíti.

Amennyiben a szabálytalanság bûncselekmény elkövetésének gyanúját alapozza meg, a belsõ ellenõr köteles az elnök figyelmét felhívni a Be. 171. § (2) bekezdésében foglalt kötelezettségre.

Kiemelt jelentõségû szabálytalanság esetében a belsõ ellenõrzési vezetõ tájékoztatja az elnököt a belsõ ellenõrzési vizsgálat során feltárt gyanús esetrõl, illetve szabálytalanságról a szükséges intézkedések azonnali megtétele érdekében. A kiemelt jelentõségû szabálytalanság nyilvántartásba vétele érdekében a belsõ ellenõrzési vezetõ a Szabálytalanság-fõfelelõst is tájékoztatja, aki az érintett Szabálytalanságfelelõst értesíti.

VI.4. Általános monitoringtevékenységet végzõk

A VI.1. fejezetben leírtakat kell alkalmazni az általános monitoringtevékenységet végzõk által a monitoringtevékenység során feltárt valamennyi szabálytalanság esetében is. A monitoring során feltárt eseteknél a dokumentálás alapbizonylatának a monitoring munkalapjának másolati példányát kell tekinteni. A szabálytalanságfelelõsök felé az érintett szervezeti egység vezetõjének kell jelentést tennie.

VI.5. A szabálytalanság észlelése a külsõ ellenõrzést végzõkön keresztül

Külsõ ellenõrzõ szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenõrzési jelentés, illetve annak kivonata, vagy jegyzõkönyv tartalmazza. A fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, vagy büntetõjogi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenõrzést végzõ szervezet a mûködését szabályozó

törvény, illetve kormányrendelet, valamint közösségi jogszabályok alapján jár el [pl. ÁSZ, KEHI, fejezetet irányító szerv belsõ ellenõrzési egysége az Áht. 121/A. § (3) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az Európai Unió ellenõrzést gyakorló szervei stb.]. A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a Kincstár érintett szervezeti egységének vezetõje intézkedési tervet készít a vizsgálatot végzõ szerv felkérése szerint.

Ezekrõl és a III. fejezetben meghatározott jelentéstételi kötelezettség alá esõ szabálytalanságtípusokat feltáró külsõ ellenõrzésekrõl az ellenõrzéssel érintett szervezeti egység vezetõjének a végleges ellenõrzési jelentés, illetve annak kivonata vagy jegyzõkönyv és az ez alapján összeállított intézkedési terv egy másolati példányát azok elfogadását követõ 5 munkanapon belül meg kell küldenie az Ellenõrzési Fõosztály részére. A belsõ kontrollrendszer mûködésével vagy rendszerellenõrzéssel összefüggõ szabálytalanság esetén az ellenõrzéssel érintett szervezeti egység vezetõjének ki kell kérni az ellenõrzési fõosztály vezetõjének állásfoglalását, miszerint célszerûnek tartja-e az Ellenõrzési Fõosztály egy képviselõjének az egyeztetõ és záró megbeszéléseken való részvételét.

Az Ellenõrzési Fõosztály, a hozzá megküldött jelen eljárásrend jelentéstételi kötelezettsége alá esõ szabálytalanságot tartalmazó végleges ellenõrzési jelentés, illetve annak kivonata, vagy jegyzõkönyv tartalmáról a negyedéves szabálytalansági jelentések elkészítése elõtt értesíti a Szabálytalanság-fõfelelõst, aki az érintett Szabálytalanságfelelõst tájékoztatja.

A további eljárásra a VI.1. fejezetben foglaltak az irányadók.

VI.6. A szabálytalanság észlelése a Kincstáron kívüli szervezet, személy által

A Kincstár által esetlegesen elkövetett szabálytalanságokra vonatkozó jelzés a következõ módokon juthat a Kincstár tudomására:

– a vezetõi munkakörrel rendelkezõ foglalkoztatottakhoz címzett írásbeli bejelentés útján:

Ebben az esetben az írásbeli bejelentés másolati példányát haladéktalanul, de legkésõbb 2 munkanapon belül továbbítani szükséges a Szabálytalanságfelelõs és az érintett szervezeti egység vezetõje, a szervezeti egység vezetõjének érintettsége esetén a szervezeti egység vezetõjének felettese, a felettes érintettsége esetén pedig annak felettese részére.

– a nem vezetõi munkakörrel rendelkezõ foglalkoztatottakhoz érkezõ írásbeli bejelentés útján:

Ebben az esetben az írásbeli bejelentés eredeti példányát haladéktalanul továbbítani szükséges az érintett nem vezetõi munkakörrel rendelkezõ foglalkoztatott szervezeti egységének vezetõje számára, a szervezeti egység vezetõjének érintettsége esetén a szervezeti egység vezetõjének felettese, a felettes érintettsége esetén pedig annak felettese egyidejû tájékoztatása mellett a Szabálytalanságfelelõs részére.

– a foglalkoztatottaknak tett szóbeli bejelentés alapján:

Ebben az esetben a bejelentõ figyelmét fel kell hívni arra, hogy a bejelentését foglalja írásba.

Ha a bejelentõ nem foglalja írásba a szabálytalansággal kapcsolatos észrevételeit, úgy a megismert állításokat – lehetõleg a bejelentõ megjelölésével – annak a személynek kell jegyzõkönyv vagy feljegyzés formájában írásba foglalnia, aki a szóbeli bejelentésrõl tudomást szerez.

A feljegyzést haladéktalanul továbbítani szükséges az érintett foglalkoztatott szervezeti egységének vezetõje számára, a szervezeti egység vezetõjének érintettsége esetén a szervezeti egység vezetõjének felettese, a felettes érintettsége esetén pedig annak felettese egyidejû tájékoztatása mellett a Szabálytalanságfelelõs részére.

Az írásban érkezõ bejelentésnek kell tekinteni a levélben, faxon illetve az e-mail-en érkezett megkeresést is.

Az írásban érkezõ bejelentés lehet:

– névvel ellátott;

– névtelen.

Névvel ellátott az a levél, amelyet aláírtak és címmel, elérhetõséggel elláttak.

Névvel ellátottnak minõsül az a fax, e-mail, amelyen a bejelentõ feltüntette a nevét és elérhetõségét. Névvel ellátottnak tekintendõ az ügyintézés szempontjából az az e-mail-en érkezett bejelentés is, amelyen nem tüntettek fel nevet, viszont az e-mail címbõl feltételezhetõen azonosítható a bejelentõ személye.

Amennyiben a bejelentésben foglalt tárgykörben a Kincstár hatáskör vagy illetékesség hiányában nem jogosult eljárni, úgy a bejelentést és az ügyben keletkezett iratokat – a bejelentõ egyidejû értesítése mellett – haladéktalanul, de legkésõbb a bejelentés megérkezésétõl számított 8 napon belül átteszi a hatáskörrel és illetékességgel rendelkezõ szervhez.

A névvel ellátott bejelentések esetében mindig kötelezõ az ügyben valamilyen intézkedés meghozatala és arról a bejelentõ 30 napon belül történõ írásbeli tájékoztatása. A döntésrõl történõ tájékoztatás során kiemelt figyelemmel kell eljárni arra vonatkozóan, hogy a bejelentõ részére történõ tájékoztatás ne sértsen minõsített adatot, személyiségi jogot, vagy az adatvédelemre vonatkozó egyéb jogszabályt, valamint közjogi szervezetszabályozó eszköz, más jogi eszköz, illetve belsõ szabályozó eszköz rendelkezésébe ne ütközzön.

Az adott szervezeti egység részére érkezett, névvel ellátott írásbeli bejelentések esetén az adott szervezeti egység vezetõje köteles a bejelentés módjával megegyezõ módon, 8 napon belül értesíteni a bejelentõt az eljárás megindításáról. A visszaigazolások során a bejelentés megküldésének módjától eltérni csak akkor lehet, ha a bejelentõ kéri, és a válaszadáshoz a szükséges címadatok rendelkezésre állnak.

Névtelen bejelentés esetében a szervezeti egység vezetõje dönt a további intézkedés megtételének szükségességérõl.

A szabálytalansággal érintett szervezeti egység vezetõjének feladata a bejelentés vizsgálata, melynek során mérlegelnie kell a rendelkezésre álló információk alapján a szabálytalanság gyanújának megalapozottságát, továbbá a szükséges intézkedések azonnali foganatosítását.

A további eljárásra a VI.1. fejezetben foglaltak az irányadók.