Jelen eljárásrendben alkalmazott fogalmak:
IV. A szabálytalanság megelõzése
A szabálytalanságkezelés legfontosabb célja a megelõzés. A megelõzés elsõsorban a Kincstár által ellátott feladatok szabályozottságán, továbbá a megfelelõ kockázatfeltáráson és kockázatkezelésen alapul.
A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsõdlegesen a Kincstár elnökének a felelõssége.
Szabálytalanság észlelése esetén – a továbbfolytatás megakadályozása, a további szabálytalanság megelõzése céljából – fontos a gyors és hatékony intézkedés megtétele.
A megelõzés által csökkenthetõ a szabálytalanságok bekövetkezésének valószínûsége. A szabálytalanságok megelõzésének számos eszköze van. A Kincstár feladatellátása szempontjából az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (a továbbiakban: Áht.) és az Ámr. vonatkozó rendelkezései alapján a szabálytalanságok megelõzésének legjelentõsebb eszközei:
– Belsõ kontrollrendszer – és annak a Kincstár mint költségvetési szerv minden szintjén érvényesülõ elemei (példa ezek megvalósítására szolgáló eszközökre):
= kontrollkörnyezet (belsõ szabályozó eszközök, ellenõrzési nyomvonal, munkaköri leírás),
= kockázatkezelési rendszer,
= kontrolltevékenységek (FEUVE érvényesítése a pénzügyi, gazdálkodási feladatokon kívül valamennyi szakmai feladatellátásban),
= információs és kommunikációs rendszer (szabályozás; hiányosságok, szabálytalanság, korrupció jelentése;
szakmai értekezletek),
= monitoringrendszer (általános monitoringtevékenység).
– A Kincstár függetlenített belsõ ellenõrzési tevékenysége (szabályszerûségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítmény-ellenõrzések, informatikai rendszerellenõrzés).
– Külsõ ellenõrzés.
IV.1. Kontrollkörnyezet
a) Belsõ szabályozó eszközök:Az egyes szakterületek tevékenységeit, illetve a pénzügyi lebonyolítási feladatokat megfelelõ részletezettséggel szabályozni, a belsõ szabályozó eszközöket folyamatosan aktualizálni és az abban foglaltak megtartását
valamennyi szervezeti egység vezetõjének a belsõ kontrollrendszer keretében folyamatosan, az ellenõrzési fõosztálynak az éves ellenõrzési munkaterve, illetve az elnök által elrendelt soron kívüli belsõ ellenõrzési vizsgálata keretében, valamint a területi szervek általános monitoringrendszert mûködtetõ irodáinak szúrópróbaszerûen vizsgálni, értékelni, tesztelni kell, annak érdekében, hogy a foglalkoztatottak számonkérhetõsége a szabályozottságnak megfelelõen biztosítható legyen.
A belsõ szabályozó eszközöknek naprakésznek, a jogszabályokhoz, közjogi szervezetszabályozó eszközökhöz, más jogi eszközhöz, illetve a belsõ szervezeti elvárásokhoz igazodónak kell lenniük. Tartalmukban segítséget kell nyújtaniuk a kincstári feladatok ellátásához, a célkitûzések eléréséhez, megvalósításához.
b) Ellenõrzési nyomvonal:
A folyamatok meghatározása és dokumentálása céljából a Kincstár fõ folyamataira vonatkozóan az Ámr. 156. § (2) bekezdésében elõírt ellenõrzési nyomvonalakat a belsõ szabályozás eljárási és koordinációs rendjérõl szóló elnöki utasításnak megfelelõen írásos formában is rögzíteni szükséges.
Az ellenõrzési nyomvonalat táblázatos formában a szervezeti egység vezetõjének kell elkészítenie. Tartalmaznia kell a szervezeti egység fõ- és alfolyamatait és az azokhoz tartozó kapcsolati, illetve kontrollrendszert.
c) Munkaköri leírások:
A szabálytalanságkezeléssel kapcsolatos felelõsségi kört minden foglalkoztatott munkaköri leírásának tartalmaznia kell a hatályos közszolgálati szabályzat munkaköri leírás mintájának megfelelõ módon.
A munkaköri leírás elkészítése és kiadása a Közszolgálati Szabályzat szerint az arra feljogosított munkáltatói jogkört gyakorló vezetõ feladata. A munkaköri leírásban a szabálytalanság-fõfelelõs, a szabálytalanságfelelõsök és helyetteseik esetében meg kell jeleníteni a jelen eljárásrend V. fejezete szerinti feladatköröket.
IV.2. Kockázatkezelési rendszer
A Kincstár kockázatkezelési rendszerének általános elveit a vonatkozó elnöki utasítás szerinti Kockázatkezelési Szabályzat tartalmazza.
A kockázatok meghatározása és felmérése során figyelembe kell venni a szabálytalanság-fõfelelõs és szabálytalanságfelelõsök tapasztalatait. A kockázatok elemzését a kockázatkezelési bizottság koordinálja kincstári szinten. A Kincstár tevékenységeivel kapcsolatos kockázatok felmérése, illetve összegyûjtése a tevékenységekkel mindennapi szinten foglalkozó beosztottak és vezetõk feladata.
A kockázatok elemzése során, a kockázati tényezõk hatásának és bekövetkezésük valószínûségének figyelembevételével, meg kell határozni azokat a kockázati tényezõket, amelyek a Kincstár kockázati tûréshatárai (szervezeti egység, illetve Kincstár szinten vagy egyes folyamatokra vonatkozóan) alatt, illetve felett helyezkednek el.
A Kincstár egyes kockázati tûréshatárai felett elhelyezkedõ kockázatok kezelésének prioritást kell élvezniük a kockázatok kezelése során. Az adott kockázatra adott válaszreakció mértékének és költségeinek arányosnak kell lennie a kockázat által jelentett negatív következmények mértékével és költségvetési hatásával. Az egyes kockázati tényezõk csökkentése érdekében hozott intézkedések megvalósítását nyomon kell követnie az érintett szervezeti egység vezetõjének.
A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálatakor, illetve a teljes kockázatkezelési rendszer mûködtetése során figyelembe kell venni a jelen eljárásrend alapján feltárt szabálytalanságokat, különös figyelmet fordítva a kiemelt jelentõségû szabálytalanságokra, valamint a csalás és korrupciógyanús esetekre.
IV.3. Kontrolltevékenységek
Folyamatba épített, elõzetes, utólagos és vezetõi ellenõrzési tevékenység
A Kincstár belsõ kontrollrendszere keretében, a kontrolltevékenység részeként a FEUVE létrehozásáért, mûködtetéséért és fejlesztéséért a Kincstár elnöke felelõs az államháztartásért felelõs miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével.
Az elnök köteles olyan belsõ szabályozó eszközöket kiadni, folyamatokat kialakítani és mûködtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerû, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.
A FEUVE mint a kontrolltevékenység része, a Kincstárban nem csak a feladatkörileg elkülönített: pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését; az elõzetes és utólagos pénzügyi ellenõrzést, a pénzügyi döntések szabályszerûségi és szabályozottsági szempontból történõ jóváhagyását, illetve ellenjegyzését; a gazdasági események elszámolásának kontrollját jelenti, hanem azt a Kincstár valamennyi szakmai, lebonyolítási feladatellátásában érvényesíteni szükséges a szabálytalanságok elõfordulásának megelõzése, illetve minimalizálása céljából.
A FEUVE mûködtetése a Kincstár valamennyi foglalkoztatottja részére folyamatos feladatot jelent.
IV.4. Információs és kommunikációs rendszer
a) SzabályozásA Kincstáron belüli, illetve a külsõ partnerekkel folytatott horizontális és vertikális kommunikáció alapvetõ szabályainak érvényesítése érdekében hatékony információs és kommunikációs szabályozás a vonatkozó belsõ szabályozó eszközökben jelenik meg.
b) Hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció jelentése
A vezetõi információs rendszer részeként a szabálytalanság-fõfelelõs a szabálytalanságfelelõsök közremûködésével jelen eljárásrend IX. fejezete szerinti jelentéstételi rendszert mûködtet. E rendszer célja, hogy rendelkezésre tudja bocsátani mindazon információkat, illetve az információk alapján összeállított jelentéseket, amelyek az egyes vezetõi döntések meghozatalára hatással lehetnek, illetve elengedhetetlenek. A rendszeres és eseti jelentéseknek a jelen eljárásrend szerint jelentéstételi kötelezettség alá esõ szabálytalansággyanús eseteken, szabálytalanságokon kívül tartalmazniuk kell mindazokat a mindennapi munkavégzés során felmerült hiányosságokat, szabálytalanságot, korrupciót gyanító eseteket, amelyek a kincstári feladatellátás során a jogszerûséget, az etikus magatartást, vagy a jó hírnevét veszélyeztetik és a felróható magatartásból következõen a Kincstár számára pénzügyi veszteséggel járnak.
A felelõs vezetõ köteles gondoskodni a jelentett esetek alapos kivizsgálásáról.
A szabálytalanságot jelzõ/jelentõ személlyel szemben nem alkalmazható semmiféle hátrányos elbánás, jelentéséért felelõsségre nem vonható akkor sem, ha a szabálytalanság alapos gyanúja miatt tett bejelentést követõ vizsgálat során azt állapítják meg, hogy szabálytalanság nem történt.
c) Szakmai értekezletek
Kiemelt jelentõségû szabálytalanság felmerülése esetén, az illetékes vezetõnek a közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységen belül, vezetõi ellenõrzés keretében munkaértekezleteket célszerû tart ani, ahol a felmerült szabálytalanságokról és a követendõ eljárásról tájékoztatni kell a foglalkoztatottakat.
IV.5. Monitoringrendszer
A Kincstár belsõ kontrollrendszerének részeként az elnök általános monitoringrendszert mûködtet a megyei igazgatóságok pénzügyi, informatikai és koordinációs irodái, valamint a Budapesti és Pest Megyei Igazgatóság Koordinációs Irodája közremûködésével a belsõ kontrollrendszer fejlesztése érdekében, továbbá hogy a szervezet tevékenységeinek és céljainak megvalósítása nyomonkövethetõ legyen.
Az általános monitoringtevékenység keretében a vizsgálandó szempontrendszer kialakításával és annak folyamatos aktualizálásával a szabálytalanságok feltárását támogatni kell.
A havi monitoringjelentésekben a vezetõi információs rendszer részeként megjelenõ szabálytalansággyanús esetet amennyiben az a jelen eljárásrend jelentéstételi kötelezettsége alá esik, a szabálytalanságfelelõs tudomására kell hozni, alapdokumentumként mellékelve a monitoring-munkalapokat.
IV.6. A Kincstár függetlenített belsõ ellenõrzési tevékenysége
A Kincstár belsõ ellenõrzési egysége az ellenõrzési fõosztály. Az államháztartási belsõ kontrollok rendszerének részét képezõ függetlenített belsõ ellenõrzési tevékenység egyik alapfeladata a belsõ kontrollrendszer kialakításának, mûködtetésének, mûködtetése hatékonyságának vizsgálata, valamint javaslattétel a kontrollpontok javítására.
IV.7. Külsõ ellenõrzés
A külsõ vizsgálat által feltárt szabálytalansággyanús esetrõl, illetve szabálytalanságról, a belsõ kontrollrendszert érintõ hibák kijavításáról, a szükséges intézkedések azonnali megtételérõl az ellenõrzött szervezeti egység vezetõjének, illetve a kapcsolattartásra (amennyiben adott külsõ ellenõrzés a Kincstár több szervezeti egységét is érinti) kijelölt vezetõnek értesítenie kell a jelen eljárásrend VI.5. pontja szerint az Ellenõrzési Fõosztályt, továbbá a Szabálytalanság-fõfelelõst, illetve kiemelt szabálytalanság esetében egyidejûleg az elnököt.