4. § (1) A szabálytalanságokat a munkavállaló és a munkáltató egyaránt észlelheti, de a feltárás származhat a belsõ, illetve a külsõ ellenõrzésbõl, valamint egyéb külsõ személyektõl, szervezetektõl is.
(2) A szabálytalanság gyanúja, illetve a szabálytalanság intézményen belüli észlelése esetén az értesítés/tájékoztatás/
jelentés része az azt alátámasztó dokumentum, ha az rendelkezésre áll.
(3) Önellenõrzéssel észlelt szabálytalanság, illetve a belsõ kontroll rendszeren belül kiszûrt, külön vezetõi intézkedést nem igénylõ, azonnali javítással megszüntethetõ szabálytalanság esetén a javítást haladéktalanul el kell végezni. Ezeket az eseteket a felettes vezetõnek jelenteni szükséges, ugyanakkor a szabálytalanságok nyilvántartásában szerepeltetni nem kell. A szervezeti egység vezetõje az ilyen jellegû szabálytalanságokról a szervezeti egység munkaértekezletén ad tájékoztatást a szabálytalanság eredõjérõl, kezelésérõl, illetve lehetõséget biztosít arra, hogy a hasonló munkakörben dolgozók megosszák egymás között az ezzel kapcsolatos tapasztalataikat.
(4) A szabálytalanságokat észlelheti:
a) az intézmény valamely beosztott munkatársa:
Amennyiben a szabálytalanságot a szervezeti egység valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a felettes vezetõjét. Amennyiben a felettes vezetõ az adott ügyben vélhetõen érintett, a munkatársnak a vezetõ felettesét/az elnököt, annak vélhetõ érintettsége esetén az irányító szervet kell értesítenie.
b) a szervezeti egység vezetõje:
Amennyiben a szabálytalanságot a szervezeti egység vezetõje észleli, vagy számára jelzik, úgy az SZMSZ-ben meghatározott feladat- és hatásköri, illetve a felelõsségi rendnek megfelelõen köteles intézkedni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, illetve hatáskör hiányában köteles az ügyet jelenteni a felettese/az elnök vagy – annak vélhetõ érintettsége esetén – az irányító szerv részére.
c) az OMMF elnöke:
Az elnök által közvetlenül észlelt, illetve a számára jelzett szabálytalanságoknál a feladat-, hatáskör és felelõsségi rendnek megfelelõen kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. Indokolt esetben gondoskodni kell a szükséges eljárások (kártérítési, fegyelmi, szabálysértési, büntetõeljárás) megindítása kezdeményezésérõl.
d) a belsõ ellenõrzés:
Amennyiben a Belsõ Ellenõr ellenõrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a költségvetési szervek belsõ ellenõrzésérõl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (Ber.) rendelkezéseinek megfelelõen, illetve a mindenkor érvényes Belsõ Ellenõrzési Kézikönyvben foglaltak szerint köteles eljárni.
A szabálytalanság belsõ kontroll rendszer által történõ feltárásakor külön kell vizsgálni az alábbiakat:
– amennyiben a belsõ kontroll rendszer tárta fel a szabálytalanságot, vagy a feltárást lehetõvé tevõ tényezõket, akkor vizsgálni kell, hogy az érintett szervezeti egység vezetõje miért nem tette meg a megelõzéshez, illetve a káros következmények csökkentéséhez szükséges intézkedéseket/ha a szükséges intézkedéseket megtette a vezetõ, miért nem érte el a kívánt hatást,
– amennyiben nem a belsõ kontroll rendszer tárta fel a szabálytalanságot, vagy a feltárást lehetõvé tevõ tényezõket, akkor vizsgálni kell azt, hogy ez miért történt, és hogy volt-e korábban olyan vizsgálat, amelynek fel kellett volna tárnia a szabálytalanságot.
e) külsõ ellenõrzési szervezet:
A külsõ ellenõrzési szerv (pl. irányító szerv, Állami Számvevõszék, Kormányzati Ellenõrzési Hivatal, Nemzeti Adó-és Vámhivatal stb.) szabálytalanságra vonatkozó megállapításait, azok megszüntetAdó-ésére vonatkozó javaslatait az ellenõrzést végzõ szervezet vezetõje által lezárt ellenõrzési jelentés tartalmazza.
A büntetõ-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó szabálytalanság gyanúja esetén az ellenõrzõ szervezet a mûködését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el.
A külsõ ellenõrzés tárgya, hatóköre, illetve a szabálytalanságra vonatkozó megállapításainak jellege függvényében az irányító szerv, illetve az elnök által jóváhagyott intézkedési terv alapján kerül sor a külsõ ellenõrzést végzõ szervezet által felvetett szabálytalanságok megszüntetésére.
Az elnök (illetve vélhetõ érintettsége esetén az irányító szerv vezetõje) gondoskodik a megfelelõ intézkedések meghozataláról, illetve a szükséges eljárások megindításáról.
A szervezeti egység vezetõjének feladata a külsõ ellenõrzés megállapításaira intézkedéseket hozni, szükség esetén az elnök által tett intézkedéseket végrehajtani/végrehajtatni. Az elnök javaslatára szükség szerint a belsõ ellenõrzés az éves terve alapján nyomonkövetést végez.
f) egyéb külsõ személy, szervezet:
Amennyiben egyéb külsõ személy (ügyfél, társszervezet stb.) jelzi a szabálytalanságot, a jelzést kapó és hatáskörrel rendelkezõ illetékes vezetõnek a bejelentést érdemben kell megvizsgálnia. Ezekben az esetekben a vizsgálatot végzõ köteles írásban értesíteni a bejelentõt (amennyiben személye ismert) a vizsgálat eredményérõl, a megtett intézkedésekrõl. Egyebekben az eljárás megegyezik az intézmény beosztott munkatársa által észlelt szabálytalansághoz kapcsolódó eljárás menetével.
A szabálytalansági vizsgálat lefolytatása, a szükséges intézkedések, eljárások meghatározása
5. § (1) A szabálytalanságot az észlelõ/jelzést kapó és hatáskörrel rendelkezõ vezetõ érdemben köteles kivizsgálni. Enneksorán megerõsíti vagy elutasítja a szabálytalanság tényét, felméri annak következményeit, meghatározza a vélhetõ
felelõsök körét, és intézkedik a következmények megszüntetésére. A szabálytalansági vizsgálatot az eset súlyától függõen azonnal, de legkésõbb 2 munkanapon belül el kell kezdeni, a vizsgálat maximális idõtartama – a szabálytalanság észlelésétõl/jelzésvételtõl számított – 8 munkanap.
(2) A vizsgálat eredménye lehet:
a) annak megállapítása, hogy nem történt szabálytalanság (például hibás észlelés). Ebben az esetben a szabálytalansági eljárást a hatáskörrel rendelkezõ vezetõ intézkedés nélkül megszünteti, amirõl feljegyzést készít, és a nyilvántartásában rögzíti;
b) szabálytalanság megtörténtét megállapító és intézkedést elrendelõ döntés;
c) további vizsgálat elrendelése, ha a szabálytalanság megállapítását követõen a felelõsség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelõzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.
(3) Amennyiben az észlelt szabálytalanság a vezetõ szerint a) szándékos cselekmény következménye, vagy
b) gondatlan cselekmény következménye, amivel az intézménynek jelentõs közvetlen kárt okoz (ide nem értve az adóigazgatásról, a társadalombiztosításról, a nyugellátásról, illetve a Magyar Államkincstárról szóló jogszabályok alapján végrehajtott önellenõrzéseket, valamint a fizetési késedelem miatti pótlékokat, kötbéreket, rendelkezésre állási jutalékot), vagy a gondatlanság következményei utólag nem korrigálhatók,
úgy a vezetõ a (4) bekezdés szerinti adattartalommal a tudomására jutást követõ 8 napon belül írásban köteles azt jelenteni felettesének/az elnöknek vagy – annak vélhetõ érintettsége esetén – a felügyeleti szervnek.
(4) A szabálytalanságok írásos jelentésének minimális adattartalma:
a) a szabálytalanság tényszerû leírása, pontos tartalma, körülményei,
b) a megsértett szabály megjelölése; milyen jogszabálytól, normától való eltérésrõl van szó,
c) a szabálytalanság mely területet érint; az elkövetés helye, ideje, elévülési idõn belül észlelték-e a szabálytalanságot, d) a szabálytalanságot elkövetõ(k) és a felelõs(ök) neve (ha ismert),
e) a keletkezett kár becsült összege,
f) a következmények felszámolására tett intézkedések, g) javaslat a követendõ eljárásra,
h) az elkövetéssel kapcsolatos enyhítõ, vagy súlyosító, illetve más lényegesnek ítélt körülmények, i) javaslatok a hasonló esetek elkerülésére.
(5) A jogkövetkezményekrõl való döntés jelentéktelen szabálytalanság [2. § b) pontja szerint] esetén az illetékes szervezeti egység vezetõje – annak vélhetõ érintettsége esetén a felettes – hatásköre, a többi esetben az elnök, illetve a munkáltatói jogkörrel felruházott vezetõ – vélhetõ érintettség esetén a felettes – hatásköre és kötelezettsége.
(6) Amennyiben a szabálytalanság kiemelt jelentõségû súlyos szabálytalanság [2. § c) pontja szerint], a szükséges eljárás megindítása, illetve kezdeményezése az elnök, illetve a munkáltatói jogkörrel felruházott vezetõ hatásköre, aki egyben felelõs a szükséges intézkedések végrehajtásáért.
(7) A vezetõ további vizsgálatokat rendelhet el, ha a szabálytalanság megállapítását követõen a felelõsség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelõzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat kérhet fel. A döntés meghozatalának megkönnyítése érdekében bizottság hozható létre a szervezet folyamatait jól ismerõ vezetõkbõl vagy szakértõkbõl.
Indokolt esetben – a vonatkozó elõírások, munkajogi szabályok betartásával – külsõ szakértõt is felkérhet. A szakértõ írásbeli nyilatkozatot tesz, hogy a bizottság munkájában való részvétele nem ütközik összeférhetetlenségi akadályba.
(8) A vizsgálat eredményétõl függõen a szabálytalanság elkövetésével nem érintett elnök, illetve a munkáltatói jogkörrel felruházott vezetõ jogkörébe tartozó alkalmazható jogkövetkezmények:
a) kártérítési eljárás, b) fegyelmi eljárás,
c) büntetõ/szabálysértési eljárás kezdeményezése.
(9) Szabálytalanság esetén a kárt okozó munkavállaló köteles az okozott kárt megtéríteni az OMMF Kártérítési Szabályzatában foglaltak szerint.
(10) Büntetõ- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek (ügyészség, nyomozóhatóság) – elnöki hatáskörben történõ – értesítését jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelõ eljárásokat megindítsa.
Intézkedések, eljárások nyomon követése
6. § (1) Az OMMF elnöke, illetve az intézkedést elrendelõ vezetõ:a) nyomon követi az elrendelt vizsgálatot, az általa meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét, b) figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását,
c) a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további „szabálytalanság-lehetõségeket” beazonosítja (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása), információt szolgáltat – a potenciális érintett vezetõk részére – a hasonló szabálytalanságok megelõzése érdekében,
d) értékeli a megtett intézkedések hatását és hatékonyságát (a szabálytalanság megszûnte, a szabályok szerinti tevékenység helyreállása).
(2) Az elnök javaslatára a belsõ ellenõrzés az éves terve szerint az intézkedéseket belsõ ellenõrzési program keretében utóellenõrzi.
(3) Amennyiben az intézkedések végrehajtása során megállapításra kerül, hogy a foganatosított intézkedések nem elég hatékonyak és eredményesek, a szabálytalansággal érintett terület vezetõjét, valamint annak felettesét írásban értesíti a Belsõ Ellenõr a további intézkedések meghozatala érdekében.
A szabálytalanság további fennállása esetén újabb intézkedést kell hozni, illetve kiemelt jelentõségû súlyos szabálytalanság esetén helyszíni belsõ ellenõrzést kell kezdeményezni.