A SAJÁT HATÁSKÖRBEN LEFOLYTATOTT KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS

9. A saját hatáskörben lefolytatott közbeszerzési eljárás előkészítése és engedélyezése

9. § (1) Közbeszerzési eljárás kezdeményezésére a  beszerző keretgazdák jogosultak. A  beszerző keretgazda köteles a közbeszerzési eljárást – a beszerzés tárgyára és becsült értékére tekintettel – a szükséges szakértelmet biztosító munkatársak bevonásával megfelelő alapossággal előkészíteni. Az  ajánlattevők részére készülő és rendelkezésre bocsátott közbeszerzési dokumentumoknak biztosítaniuk kell, hogy az  eljárásban a  gazdasági szereplők képesek legyenek műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdasági szempontból reális ajánlatot adni.

Az előkészítésnek része a felelősségi rend összeállítása, mely tartalmazza

a) a beszerzés tárgyát – minden esetben hivatkozva a közbeszerzési tervsorra –, mennyiségét, b) műszaki leírását,

c) az értékelési szempontokat,

d) az alkalmassági feltételekre tett javaslatot, e) a bírálóbizottság, és

f) szükség esetén a  szakmai bizottság tagjainak megnevezésére és felelősségi körükre vonatkozó javaslatot, továbbá

g) az EKR rendszer alkalmazására vonatkozó jogosultságok gyakorlásának rendjét.

(2) A gazdasági főigazgató a  beszerző keretgazda előterjesztése alapján dönt az  eljárás megindításáról.

Az  előterjesztésnek részei a  beszerző keretgazda által benyújtott dokumentumokon túl a  hatályos jogszabályok szerinti dokumentumok, különösen, de nem kizárólagosan az  eljárást megindító felhívás (ajánlati/ajánlattételi/

részvételi) és dokumentáció, a bírálóbizottság és a szakmai bizottság tagjainak összeférhetetlenségi nyilatkozatai, az  adott beszerzés fedezetének igazolására, valamint a  becsült érték Kbt. 28.  § (2)  bekezdése szerinti meghatározásának módszerére vonatkozó nyilatkozat, az  annak alátámasztásául szolgáló dokumentumokkal együtt, amelyek elkészítéséért a beszerző keretgazda és az általa kijelölt, közbeszerzési szakértelemmel rendelkező személy – közbeszerzési referens vagy külső szakértő – (a továbbiakban: lebonyolító munkatárs) felelős.

(3) Összhangban a  Kbt. 27.  § (3)–(5)  bekezdésében foglaltakkal, a  Hivatal a  közbeszerzési eljárásban szükséges szakértelem (szakmai, jogi, pénzügyi, közbeszerzési) biztosítása céljából legalább háromfős bírálóbizottságot hoz létre. Ha jogszabály valamely beszerzés vonatkozásában más személy vagy szakértelem bevonását írja elő, a Hivatal

a  beszerzés előkészítése és az  eljárás lefolytatása során köteles gondoskodni a  jogszabályban meghatározott szakértelemmel rendelkező közreműködő részvételéről.

(4) Ha a  beszerzés tárgya szerinti szakmai ismeretek képviselete céljából szükséges, legalább háromfős szakmai bizottság kerülhet kijelölésre. A  szakmai bizottságban kizárólag a  beszerzés tárgya szerinti szakmai ismeretekkel rendelkező tagok vesznek részt, amely bizottság vezetője képviseli a  tagokat és a  beszerzés tárgya szerinti szakértelmet a bírálóbizottságban, ő egyben a bírálóbizottság tagja is.

(5) Ha jogszabály kötelezően előírja, akkor a  közbeszerzési eljárás Kbt. szerinti megindítása előtt a  közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről rendelkező külön jogszabályban meghatározottak szerint szükséges eljárni.

(6) A közbeszerzési eljárás gazdasági főigazgató és amennyiben szükséges, ellenőrző szerv általi engedélyeztetésének megindítását – eltérő előzetes döntés hiányában – a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja készíti elő, az adott beszerzés ajánlati/részvételi felhívását és közbeszerzési dokumentumait a beszerző keretgazda, illetve szükség esetén a  bírálóbizottság más szakértelmet képviselő tagjai által meghatározott további követelményeknek megfelelően. Eltérő döntés hiányában a  Hivatal minden közbeszerzési eljárásban készít közbeszerzési dokumentumokat, a beszerzés tárgyától függetlenül.

(7) Az előkészített, és a bírálóbizottság, valamint amennyiben kijelölésre került, akkor a szakmai bizottság tagjai által jóváhagyott ajánlati/részvételi felhívást és közbeszerzési dokumentumokat, továbbá a felelősségi rendet a beszerző keretgazda felterjeszti jóváhagyásra a  gazdasági főigazgatónak. A  jóváhagyó döntést követően a  bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja, vagy a  konkrét eljárásban, annak lebonyolításának támogatására kijelölt személy az akkor hatályos jogszabályoknak megfelelően esetleges ellenőrző szervi jóváhagyásra továbbítja.

(8) A szükséges jóváhagyásokat követően a  Kbt. szerinti közbeszerzési eljárás megindításra, majd lefolytatásra kerül, a  mindenkor hatályos jogszabályok rendelkezései és jelen szabályzatban rögzítettek alapján. Az  eljárás során a  bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja gondoskodik a  közbeszerzési eljárás során szükséges feladatok elvégzéséről, megfelelő dokumentáltságáról, segíti – ha kijelölésre került a szakmai bizottság – a bírálóbizottság más tagjainak munkáját a bírálat során.

(9) A bírálóbizottság a  beérkezett ajánlatokról az  ajánlati felhívásban meghatározott szempontrendszer szerint szakvéleményt készít, amely különösen az alábbiakat tartalmazza:

a) az ajánlattevő érvényes ajánlatot adott-e,

b) külön kitérve rá, hogy az  ajánlattevő megfelel-e az  ajánlat teljesítéséhez szükséges, előírt alkalmassági feltételeknek,

c) külön kitérve arra is, hogy az ajánlat (részvételi jelentkezés) egyéb módon, tartalmi és formai szempontból megfelel-e a kiírásban foglaltaknak,

d) a bírálati szempont (részszempontok) alapján értékelésre kerülő adatokat.

(10) A bírálóbizottság szakvéleményében megállapítja, hogy – az  ajánlati felhívásban megfogalmazott értékelési szempontokat figyelembe véve – melyik ajánlat a  legkedvezőbb, és ennek megfelelő javaslatot készít elő a  gazdasági főigazgató számára. Részvételi jelentkezés esetén vizsgálja, hogy a  részvételi jelentkezés tartalmi és formai szempontból megfelel-e a kiírásban foglaltaknak.

(11) Az eljárást lezáró döntést a  bírálóbizottság szakvéleménye alapján, a  bírálóbizottság felterjesztését követően a  gazdasági főigazgató, akadályoztatása esetén a  Hivatal elnöke hozza meg. Ezt követően kerülhet sor az  eljárás eredményének kihirdetésére.

(12) Ha a  hatályos külön jogszabály előzetes engedélyeztetést határoz meg, a  (11)  bekezdés szerinti döntést ettől függően feltételesen hozza meg az  ott megnevezett vezető. Ilyen esetben a  bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja felterjeszti jóváhagyásra a  hatályos jogszabályoknak megfelelően a  hivatali feltételes döntést. Ha jogszabály azt írja elő, csak az  előzetes jóváhagyást követően kerülhet sor az  eljárás eredményének kihirdetésére.

10. Szerződéskötés a saját hatáskörű közbeszerzési eljárások esetében

10. § A  Hivatal csak az  eljárás nyertesével, vagy visszalépése esetén, ha azt az  összegzésben megjelölte az  eljárás eredményének kihirdetésekor, a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített ajánlattevővel kötheti meg a  szerződést, írásban, a  Kbt. 131.  §-ában meghatározott szerződéskötési moratóriumi szabályokra figyelemmel.

A  jogszabályi előírások betartása mellett, a  Hivatal mindenkori belső utasításaiban foglaltak szerint kerül sor a szerződés ellenjegyzésére, illetve a kötelezettségvállalásra jogosult általi aláírásra.

11. A közbeszerzési szerződés módosítása

11. § (1) Közbeszerzési szerződés kizárólag a  Kbt. 141.  §-ában felsorolt feltételek fennállása esetén módosítható, melynek vizsgálata a  beszerző keretgazda feladata. A  felsorolt eseteken kívül a  szerződés nem módosítható, a  beszerzési igény csak új közbeszerzési eljárás eredményeként elégíthető ki. Amennyiben a  szerződés módosítására közbeszerzési eljárás jogtalan mellőzésével kerül sor, a  módosítás a  Kbt. 137.  §  (1)  bekezdés  a)  pontja alapján semmis.

(2) A közbeszerzési szerződés módosítását a beszerző keretgazda által kijelölt lebonyolító munkatárs készíti elő, azzal, hogy a módosítás előzményeiről, körülményeiről, szükségességének indokairól a módosítást kezdeményező köteles a módosításhoz szükséges információkat megadni a lebonyolító munkatárs részére.

(3) A közbeszerzési szerződés módosítása tekintetében fennálló, a  272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet szerinti, illetve a  mindenkor hatályos esetleges további ellenőrzést, a  lebonyolító munkatárs kezdeményezi az  ellenőrző szervezetnél.

12. Közzététel, kommunikáció és nyilvánosság a saját hatáskörű közbeszerzési eljárásoknál

12. § (1) A beszerző keretgazda által kijelölt munkatárs a közbeszerzési eljárás során a következő dokumentumokat köteles hirdetmény útján közzétenni:

a) a Kbt. 37.  § (1)  bekezdés a)–g)  pontjában felsorolt előzetes tájékoztatásokat, vagy eljárást megindító felhívásokat,

b) a Kbt. 37. § (1) bekezdés h)–i) pontja szerinti eredményről szóló tájékoztatót, valamint c) a Kbt. 37. § (1) bekezdés j) pontja szerinti szerződés módosításáról szóló tájékoztatót.

(2) A Hivatal köteles a  közbeszerzési dokumentumokat a  gazdasági szereplők számára – a  regisztrálási adatok megkérésének kivételével – elektronikus úton, közvetlenül, korlátlanul és teljeskörűen, térítésmentesen hozzáférhetővé tenni.

(3) A közbeszerzési és koncessziós beszerzési eljárást a közbeszerzésekért felelős miniszter által üzemeltetett egységes, Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (a továbbiakban: EKR) igénybevételével kell lebonyolítani. Az  elektronikus kommunikáció – ha a  Kbt. vagy a  Kbt. felhatalmazása alapján alkotott jogszabály eltérően nem rendelkezik – az EKR-ben történik.

(4) Az EKR hivatali kulcsfelhasználója a  gazdasági főigazgató, aki jogosult az  (5)–(6)  bekezdésben írt szervezeti és eljárás  szintű szerepkörök meghatározására. Az  egyes eljárások során – az  azokat lebonyolító munkatársnak – a  felelősségi rendben rögzítenie kell az  adott eljáráshoz tartozó, kiosztott jogosultságokat és azok birtokosait, továbbá itt kell kijelölni azt a  személyt, aki a  konkrét eljárás teljesüléshez kapcsolódó adminisztratív feladatokat az EKR-be feltölti.

(5) Szervezeti szintű jogosultságok az EKR rendszerben:

a) hivatali kulcsfelhasználó (adatmódosítás, felhasználói szerepkörök beállítása), b) szervezeti tag (eljárás lebonyolító, előkészítő, koordináló),

c) közbeszerzési terv karbantartó (terv szerkesztője és publikálója, a kulcsfelhasználó jogosultsága), d) eljárás jogosultság karbantartó (a kulcsfelhasználó jogosultsága),

e) közbeszerzési eljárást létrehozó (kulcsfelhasználó/lebonyolító munkatárs/külső szakértő).

(6) Eljárás szintű jogosultságok az EKR rendszerben:

a) közbeszerzési eljárást irányító (eljárási cselekmények indítása – kivétel: felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó ellenjegyzés, eljárásra jogosultság kiosztása –, kulcsfelhasználó jogosultsága),

b) közbeszerzési eljárást szerkesztő (eljárási cselekmények indítása – kivétel: eljárás szakaszát közvetlenül módosító eljárási cselekmény, felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó ellenjegyzés, eljárásra jogosultság kiosztása –, lebonyolító munkatárs/külső szakértő jogosultsága),

c) közbeszerzési eljárás betekintő (olvasási jogosultság, különösen a  bíráló- és a  szakmai bizottsági tagok jogosultsága),

d) felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó ellenjegyző.

(7) Az EKR-ben az alábbi dokumentumokat kell közzétenni:

a) az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos dokumentumokat,

b) a részvételi jelentkezések és az ajánlatok elbírálásáról szóló összegzést, c) a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárással kapcsolatos összes dokumentumot,

d) a 115. § (1) bekezdése szerinti beszerzési eljárással kapcsolatos dokumentumokat, valamint e) az EKR-en kívül lefolytatott eljárások teljes iratanyagát.

(8) Az EKR-ben és a Közbeszerzési Hatóság által működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárban (a továbbiakban:

CoRe) egyaránt közzé kell tenni az alábbi dokumentumokat:

a) a  közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződéseket a  szerződéskötést, valamint a szerződésmódosításokat a szerződés módosítását követően haladéktalanul;

b) a szerződés teljesítésére vonatkozó következő adatokat:

ba) hivatkozást a  közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre (hirdetmény nélkül induló eljárások esetében felhívásra),

bb) a szerződő felek megnevezését,

bc) azt, hogy a teljesítés szerződésszerű volt-e,

bd) a szerződés teljesítésének az ajánlatkérő által elismert időpontját, valamint be) az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét

a szerződés mindegyik fél – támogatásból megvalósuló közbeszerzés esetén szállítói kifizetés során a kifizetésre köteles szervezet – által történt teljesítését követő harminc napon belül.