Értelmező rendelkezések

1. § (1) Az Emberi Erőforrások Minisztériuma (a továbbiakban: minisztérium) egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazása során

1. aláíró: az  a  természetes személy (elektronikus aláírás esetén az  aláírás-létrehozó eszközt birtokló személy), aki a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult;

2. alszámos iktatás: az  ügyirathoz tartozó iratoknak a  főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása;

3. átadás-átvételi jegyzék: az  iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum, az  átadás-átvételi jegyzőkönyv melléklete;

4. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az  irat és az  iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;

5. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;

6. átadókönyv: más szervezeti egység, illetve ügyintéző részére történő iratátadás dokumentálására szolgáló iratkezelési segédlet;

7. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ;

8. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az  elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;

9. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át;

10. előzményezés: az  a  művelet, amelynek során megállapításra kerül, hogy az  új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni;

11. feladatkör: azoknak a  feladatoknak az  összessége, amelyet a  szerv vagy személy végez az  ügyintézési munkafolyamat során;

12. felelős: az  a  személy (vagy nevében az  erre felhatalmazott), akinek joga és egyben feladata az  ügyirat, irat vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani;

13. hivatali kapu: a  hatóságok számára a  benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a  minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz;

14. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a minisztérium hivatali egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik;

15. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;

16. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;

17. időbélyegző: az  elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;

18. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az  iratok iktatása történik;

19. irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy  egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

20. iratfolyóméter: az  a  mennyiségű papíralapú iratanyag, amely lapjával egymásra helyezve egy méter magasságú, vagy élével egymás mellé helyezve egy méter hosszúságú;

21. iratkezelési szoftver: az  iratkezelési alapfolyamatot támogató olyan informatikai alkalmazás, amely alapfunkcióját tekintve az  e  rendeletben foglalt iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének végrehajtását támogatja, függetlenül attól, hogy ezek mellett egyéb funkciókat is ellát;

22. irattári tételszámmal való ellátás: az  ügyiratnak az  irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

23. irattározás: az  iratkezelés része, az  a  tevékenység, amelynek során a  szerv a  működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

24. kézbesítőkönyv: a  minisztériumon kívüli szervezetek részére történő iratátadás dokumentálására szolgáló iratkezelési segédlet;

25. kezdőirat: a tárgyévben az adott ügyben keletkező első irat;

26. kezelési feljegyzések: az  ügyirat vagy az  egyes irat kezelésével kapcsolatos, titkársági ügyintézőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;

27. kezelőiroda: a  minisztériumba érkezett küldemények fogadását, feldolgozását, a  szervezeti egységek papíralapú küldeményinek továbbítását, valamint a papíralapú küldemények külső szervezet részére történő továbbítását végző szervezeti elem;

28. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott, megfelelő külalakban elkészített és hitelesített irat;

29. kiadmányozás: a  már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;

30. küldemény: papíralapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat – kivéve a  reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a  hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el;

31. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;

32. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő;

33. minősített elektronikus aláírás: olyan – fokozott biztonságú – elektronikus aláírás, amelyet az  aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki;

34. mintavétel: a  levéltár által kezdeményezett eljárás olyan selejtezendő iratok levéltári átvétele érdekében, amelyeknél az irattári tétel egészének levéltárba adása nem indokolt, de egyes ügyiratok maradandó értékű iratként történő kiemelése és levéltárba adása a levéltári érdek érvényesítése céljából szükséges;

35. nyílt irat: a  minisztérium elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerén, meghatározott formában továbbított nem minősített irat;

36. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet);

37. selejtezés: a  lejárt megőrzési határidejű iratoknak, vagy a  szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratoknak a kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;

38. ügyfélkapu: a  központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésére álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az  azonosítást végző igénylő megkapja a  személy azonosságát alátámasztó információt;

39. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az  eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

40. ügyiratdarab: az  ügyiratnak az  a  része, amely az  ügy intézésének valamely fázisában keletkezett iratokat tartalmazza;

41. ügyvitel: a  szerv folyamatos működésének alapja, az  ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata és összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;

42. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat;

43. vonalkód: nyomdai vagy elektronikus úton előállított számsor (matrica), amely arra szolgál, hogy a  dokumentumkezelő rendszer az  adott iratot a  szkennelést követően a  megfelelő érkeztető vagy iktatószámhoz csatolja;

44. zárt iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető elektronikus iratkezelési adatbázis.

(2) Az (1) bekezdésben nem szereplő fogalmak értelmezése során

a) a köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) az információs önrendelkezési jogról és az  információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.),

c) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, d) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény,

e) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 335/2005. Korm. rendelet),

f) a 2007–2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet, g) az egyes, az  elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.)

Korm. rendelet,

h) az egységes működési kézikönyvről szóló 547/2013. (XII. 30.) Korm. rendelet,

i) a 2014–2020 programozási időszakban az  egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet,

j) a 2021–2027 programozási időszakban az  egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet,

k) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eür.), l) a központi közigazgatási szervek által irattározott iratanyagok elhelyezéséről szóló 1121/2017. (III. 17.)

Korm. határozat,

m) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet,

n) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,

o) az Emberi Erőforrások Minisztériuma bélyegzőhasználati rendjéről, illetve a  páncél- és lemezszekrények nyilvántartásáról szóló 40/2017. (VIII. 31.) EMMI utasítás (a továbbiakban: Bélyegző Szabályzat),

p) az Emberi Erőforrások Minisztériumának elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzatáról szóló 18/2018. (VIII. 23.) EMMI utasítás

rendelkezései az irányadóak.