A munkakörelemzés

A munkakörelemzés a munkakörök tanulmányozásából, a rájuk vonatkozó adatok gyűjtéséből és a munkakörök leírásához és a munkavállalóval szemben támasztott követelmények meghatározásához szükséges véleményalkotásból álló, rendszerezett folyamat.⁶⁹ A munkakörelemzés a különböző munkakörök tartalmának feltárása úgy, hogy ezzel a szisztematikus vizsgálattal megállapítha-tóak és értékelhetőek legyenek a munkakört betöltőre ható terhelések, a vele szemben támasztott követelmények. A munkakörelemzés célja olyan

67 Dabasi Halász, Zsuzsanna: A munkakör tervezése, elemzése és értékelése. In: Matiscsákné Lizák Marianna: Emberi erőforrás gazdálkodás, 4. fejezet, Budapest, Complex Kiadó, 2012.

68 G^YÖKÉR, Irén - F^INNA, Henrietta - K^RAJCSÁK,Zoltán: Emberi erőforrás menedzsment. MSC oktatási segédanyag mesterképzés hallgatói számára. Budapest, BME MVT, 2009.

69 GYÖKÉR, Irén - FINNA, Henrietta - KRAJCSÁK,Zoltán: Emberi erőforrás menedzsment. MSC oktatási segédanyag mesterképzés hallgatói számára. Budapest, BME MVT, 2009.

ciók gyűjtése, feldolgozása és értékelése, amelyek leginkább megfelelnek és támpontot nyújtanak a humán menedzsment döntéseinek.

A munkakörelemzés az emberierőforrás-gazdálkodás fontos eleme, hiszen az általa szolgáltatott, biztosított információk képezik a további emberie-rőforrás-gazdálkodási tevékenységek alapját, melynek az alábbi felhasználási területei vannak:

 eredményeképpen elkészíthető a munkaköri leírás, illetve kiegészíté-seképpen a munkakör részletesebb jellemzése, a sajátos munkaköri követelményprofil felrajzolása.

 az emberierőforrás-tervezés, amelyhez információt kapunk arra vo-natkozóan, hogy milyen átfedések vannak, mely feladatok feleslege-sek, illetve hiányoznak a szervezetből, és összességében milyen hu-mánerőforrásokkal mely munkakörökben hány munkaposzttal működik a szervezet.

 az emberierőforrás-beszerzésnél a toborzási, kiválasztási kritériumok felállításához szükség van a munkaköri kötelezettségek alapján a mun-kakört betöltővel szembeni követelmények meghatározására. A köve-telmények ismeretében felvázolhatjuk az ideális jelölt tulajdonságait.

 a teljesítmény értékelésénél az értékeléshez szükséges szempontokat a munkakör sajátosságai alapján kell meghatározni.

 a munkaköri követelmények felsorolása alapul szolgál a személyzetfej-lesztési programok konkrét tartalmának megtervezéséhez. A munka-kör-gazdagítási program végső soron arra ösztönzi a dolgozót, hogy munkája iránti felelőssége, elkötelezettsége révén érjen el nagyobb termelékenységet és jobb minőséget.

 a munkakörváltás (rotáció) és a munkakör-gazdagítás változatosabbá teszi a munkát, újabb és újabb kihívást jelent a dolgozók számára, job-ban mozgósítja képességeiket, ösztönzi szakmai ismereteik gyarapítá-sát.

 a javadalmazási politika (bérezés, ösztönzés) kidolgozásánál is ismer-nünk kell a munkakörök sajátosságait. Elengedhetetlen, ha munkakör-értékelésen alapuló bérezést vezetünk be.

A munkakörelemzés folyamata az alábbi tényezőktől függ:

 a szervezet nagysága

 a szervezet típusa

 a szervezet tulajdonformája

 az ágazat jellege

 a szervezeti felépítés

A munkakörelemzés folyamata

A munkakörelemzés folyamatának lépéseit az alábbi ábra mutatja. Három jól elkülöníthető tevékenységből, szakaszból áll a folyamat.

17. ábra: A munkakörelemzés folyamata⁷⁰

Az előkészület feladatai:

 A munkakörelemzés céljainak meghatározása

– Ez lehet egy stratégiai cél elérésének megalapozása vagy egy ép-pen felmerülő probléma megoldása, sőt több cél együttes kitűzése.

 Az elemzésre kijelölt munkakörök meghatározása (költség- és idővon-zat), az elemzendő munkakörök kiválasztása:

– reprezentatív,

– kritikus pontok figyelembevételével, – gyakoriságot tükrözően történhet.

 Az elemzést végző team összeállítása.

 Az érintettek tájékoztatása. Tudatosítanunk kell az elemzés célját, módszereit, a várható eseményeket és azt, hogy kik fogják végezni az elemzést.

Az információgyűjtés szakasza

A konkrét munkakörről az információgyűjtés különböző módszerekkel tör-ténhet, minél széles eszközkészletet használunk, annál megbízhatóbb informá-ciókhoz juthatunk. Az alkalmazható módszerek és technikák széles skálájából most csak a legismertebbeket mutatjuk be.

 A dokumentumelemzés, amely egy szekunder információforrás, hiszen már meglévő dokumentumokat vizsgál, pl. munkaköri leírás, eljárási rend, teljesítményadatok, törvények, igazgatói utasítás, különleges események jegyzőkönyve, etalon munkakör, ezek mennyisége és fajtá-ja jelzés értékű.

70 Forrás: Saját szerkesztés.

Előkészület Információgyűjtés Az információk elemzése

 Megfigyeléses módszer: munkanap-fényképezés (feljegyzésre kerül az összes adott munkaposztot érintő történés), ennek eszközös változata – videokamera.

 Megkérdezéses technikák: kérdőív, interjú (célszerű több, rövidebb tevékenységelemzési kérdőívet kitölteni, például külön a tevékenység outputjáról, inputjáról, a feladatvégzés okairól, esetleg a munkavégzés javítására vonatkozó javaslatokról)

Az információk elemzése

A munkakörelemzést egy írásos dokumentum zárja, mely tartalmaz egy le-író részt, melyet munkatükörnek nevezünk, illetve egy elemző részt, amely a munkakörre jellemző terheléseket és követelményeket tartalmazza.

A munkatükör a munkavégzés eredményének összefoglaló leírása, amely meghatározza:

 A munka eredményének jellegzetességét: tárgy, szolgáltatás, végter-mék, félkész termék stb.

 A feladatellátás jellemzőit, az eljárási rendet, a munkavégzéshez szük-séges eszközöket, információkat, a munkavégzés időbeli sajátosságait.

 A munkakör szervezeti struktúrába történő beilleszkedését, úgymint a munkafeladatok elosztását, a munkafolyamatok szervezettségét, az irányítási, ellenőrzési viszonyokat, a munkakörhöz tartozó hatáskört, jogkört, felelősségi kört.

 Az ösztönzés, bérezés, javadalmazás módját.

 A munkatársi kapcsolatok lehetőségét, az ismeret- és készségfejlesztés jellemzőit.⁷¹

Az elemző rész a terheléseket lebontja fizikai, pszichikai, szellemi szintre, illetve meghatározza a munkakört betöltővel szemben támasztott egészségügyi, ismereti, tapasztalati, képességbeli követelményeket. Ebben a részben van arra mód, hogy a munkakörelemző team javaslatokat tegyen munkakör bővítésére, gazdagítására, esetleg a rotációra.

A munkakörelemzés ezen részében kerül meghatározásra a kompetencia-profil, azon kompetenciák összessége, amelyek egy adott munka hatékony el-végzéséhez szükségesek. (Ezt a 9. leckében még részletesebben kifejtjük.)

71 FEKETE, Iván – FRUTTUS, László – NEMESKÉRI, Gyula – PINTÉR, Zsolt – ZSOLDOS, Mariann: A személyzeti osztály. Budapest, KJK, 1997.