A megbízó szervezetekkel készített interjúk értékelése

A szervezetek körében elvégzett interjúk során a szekunder kutatásokban megállapított információkat szerettem volna alátámasztani. Az interjúalanyok kiválasztásánál csak azt a feltételt szabtam meg, hogy már volt Magyarországon megrendezett konferenciája a szervezetnek. A mintába így kisebb (32 tag) és nagyobb (20.000 tag) létszámmal rendelkező szervezetek is bekerültek.

Az interjúk kérdései a szervezetek (mint kereslet) konferenciáinak jellemzőire vonatkoztak. Kitértem a konferenciák legfontosabb jellemzőire, mint a gyakoriság, időpont, időtartam, résztvevők száma. Ezek az adatok az ICCA, a UIA és az MKI statisztikáiban is szerepelnek. Ez alapján a hivatalos szekunder adatforrások információit szerettem volna igazolni.

A szervezetek által megrendezett konferenciák gyakorisága hasonló az ICCA statisztikához. Az interjúk során kiderült, hogy évente egyszer, vagy többször egy évben rendeznek konferenciát a megkérdezett szervezetek.

A konferenciák időpontja eltérő, azonban a megkérdezett szervezetek egyike sem részesíti előnyben a téli hónapokat. (november, december, január). Szívesen választják a tavaszi, nyári és leginkább az őszi időszakot az ülések megtartására. Ez az információ teljesen fedi a hivatalos statisztikai adatokat, amelyekből kiderül, hogy a konferenciákat leggyakrabban szeptemberben, júniusban, októberben és májusban rendezik meg a nemzetközi szervezetek.

Az egyes konferenciákon résztvevők számát tekintve általánosságban az mondható el, hogy a tagok számánál minimum kétszer többen jönnek el a konferenciákra, hiszen a nemzetközi konferenciák legtöbbje nyitott, és nem csak a szervezet tagjai vehetnek részt rajta. Mivel többféle méretű szervezet megkérdezésére került sor a primer kutatás során, ezért a válaszok is nagyon eltérőek voltak. Az 50 fős konferenciáktól kezdve egészen a több mint 5000 fős konferenciáig, többféle típusú rendezvény került megszervezésre. A szekunder adatokat alátámasztja, hogy az 50-149 fős konferenciák vannak többségben a megrendelői igények között is. A vizsgálat során felmértem azt is, hogy függ-e a

konferencia létszáma a szervezet nagyságától. A regressziós eredmények azt mutatják, hogy a két változó között, a vizsgált mintában nincs lineáris kapcsolat, azaz a szervezet létszáma nem befolyásolja a megrendezésre kerülő nemzetközi konferencia nagyságát.

A konferencia időtartamára vonatkozóan a megkérdezett szervezetek körében megállapítható, hogy legalább 2 napos konferenciák kerülnek megrendezésre. Az ICCA statisztikája 3, 8 nap átlagos időtartamot állapított meg, míg Magyarországon ez az érték az MKI felmérése szerint 3,3 nap. Az interjúk többsége szintén ez az adatot támasztotta alá. A megkérdezettek 66 %-a általában 2-3 napos konferenciát szokott tartani, míg a maradék 34

%-uk ennél hosszabbat, akár 6 vagy több napos konferenciát szervez.

Az adott konferencia desztináció és a PCO-k szempontjából is fontos lehet, hogy általában ki dönt a konferencia megrendezésének helyszínéről. A szervezeti interjúk alapján megállapítható, hogy a legtöbb szövetség esetében a döntést a tagok, vagy a taggyűlés hozza. Ritkább esetben a szövetség elnöke egyedül dönt. A magyarországi helyszín kiválasztása általában a magyar tagok ajánlására történt. Ez alapján mindenképpen javasolható a Konferencia Nagyköveti Program további folytatása és erősítése, amely a nemzetközi szakmai szervezetek magyar tagjait kéri fel, hogy kapcsolataik révén népszerűsítsék a programot és álljanak a kezdeményezés mellé, hogy közös erővel minél több nemzetközi konferencia kerüljön megrendezésre Magyarországon. A programon részt vehet minden olyan magyar szervezet, amely valamely nemzetközi szervezet tagszervezete, és esélyt lát a nemzetközi konferencia Magyarországra hozatalára.

A konferencia részvételi díjak nagyon különbözőek, függenek a konferencia nagyságától, helyszínétől, időtartamától és az igénybevett szolgáltatások mértékétől. A megkérdezett szervezetek nyilatkozata alapján a regisztrációs díjak általában 1500 Euróig terjednek. A szervezetek törekednek arra, hogy minél alacsonyabb regisztrációs díjat tudjanak meghatározni. Az ICCA 2009-es statisztikája átlagosan 590 USD-ben jelölte meg a nemzetközi konferenciák regisztrációs díját, amely megközelítőleg 430 Eurót jelent. Ez a szekunder adat nagyjából egyezik a primer kutatás adataival.

A konferenciahelyszín rendezvényszervezői és szolgáltatói szempontjából lényeges, hogy milyen szolgáltatásokat vesznek igénybe a konferencia résztvevői, illetve a megbízók

megbízók helyi szervezőktől (PCO, DMC) teljeskörű szervezést kérnek. Ha kisebb a konferencia, akkor csak egy-egy szolgáltatást – szállást, étkezést - vesznek igénybe, szervezés nélkül.

Fontosnak tartottam megismerni azt is, hogy a helyszín kiválasztásánál milyen szempontok játszanak szerepet a szervezeteknél. Az interjúban ennél a kérdésnél azt kértem, hogy 1-5-ig értékeljék a felsorolt tényezőket aszerint, hogy mennyire tartják fontosnak a helyszín kiválasztásánál. Az eredmények a 21. táblázatban láthatóak.

21. táblázat Helyszín kiválasztásának ismérvei

Descriptive Statistics konferencia desztinációknak figyelniük kell az ország és város többféle közlekedési eszközzel történő megközelíthetőségére.

A válaszadók kiemelkedően fontosnak tartották az adott ország politikai stabilitását. Ez összefügg azzal a fontos elvárással is, hogy biztonságos legyen a helyszín. A konferenciaturizmusban is meghatározó eleme a kínálatnak a biztonság, amely nemcsak a megbízó szervezetek, hanem a résztvevők döntési folyamatában is fontos szerepet játszik.

A szervezetek fontosnak tartják, hogy a konferencia helyszínén, egy helyen biztosítható legyen a legtöbb szolgáltatás. Nagyon pozitívan értékelik, ha az ülés helyszínén tudják biztosítani a szervezők az étkezés mellett a szállást is.

A helyszín kiválasztásánál érdemes kiemelni még a költségtényezők jelentőségét is. A tényező 3,83-as átlaga azt mutatja, hogy a megbízó szervezetek fontosnak tartják a költségeket. Az utóbbi évtizedben, egészen 2005-ig a konferenciák költsége folyamatosan nőtt, azonban az utóbbi években jellemző volt, hogy a konferenciák időtartama csökkent és a részvételi költségek is alacsonyabbak lettek. Az ICCA statisztikáját alapul véve azt láthatjuk, hogy a többéves visszaesést követően a konferenciapiacon ismét növekedést figyelhetünk meg, és a 2009-es évben találkozhatunk az utóbbi 10 év legmagasabb átlagos regisztrációs díjával és a legmagasabb átlagos résztvevői költésével.

A megbízó szervezetek szívesen dolgoznak együtt professzionális szervezőkkel. A segítségükkel az összes szolgáltatást együtt vehetik igénybe. Mivel legtöbbször a megrendelő csak abban biztos, hogy olcsót akar, de nem tudja pontosan mit, a professzionális szervezők nagy segítséget jelenthetnek számára. A szervezők körében azonban a PCO-k és DMC-k mellett újabb szereplők is megjelentek. A Core PCO-k, azaz a nemzetközi kongresszusszervező cégek jelenléte a piacon a helyi konferenciaszervező cégek feladatait csökkentik. A Core PCO bárhová, bárkinek szervez konferenciát, általában a helyismeretük gyenge, számukra nem elsődleges a város vagy az ország érdekeinek a képviselete. A klasszikus PCO tevékenység ma már nem létezik, elsősorban a Core PCO-k térnyerése miatt, valamint az Association Management Company-k (AMC) terjedése következtében. Az AMC-k nem szólnak bele a szakmai munkába, de a marketing és a pénzügyek minden területét felügyelik. (FARAGÓ, 2005)

A konferencia helyszínének kiválasztásakor előnyt jelent a megbízóknál, ha a pályázó város, ország, pozitív hírnévvel, imázzsal rendelkezik. Ez a feladat központi jellegű, azaz nem az egyes szolgáltatóknak, hanem az országos, városi marketingszervezeteknek közösen kell kialakítaniuk a pozitív képet a desztinációról.

A 3,5 érték alatti ismérveket kevésbé fontos választási tényezőnek tekinthetjük. Ez a primer adat jól mutatja, hogy a szervezetek, mint megbízók és a konferencia résztvevői nagyjából ugyanazokat a tényezőket tartják fontosnak egy helyszín kiválasztásánál, illetve

Az interjúkban kitértem a magyarországi rendezvénypiac vonzó tényezőire is. Mivel minden, az interjúban szereplő szervezet már tartott hazánkban konferenciát, a kérdések a magyarországi helyszín kiválasztásának döntésére irányultak, azaz, hogy miért döntöttek Budapest mellett a konferencia szervezésekor.

A szervezetek képviselői a következő előnyöket emelték ki:

- Megfelelő ár-érték arány - Kitűnő szolgáltatások

- Többféle szálláshely típus, megfelelő áron - Kulturális adottságok

- Attraktív desztináció

- Megfelelő tudományos háttér

Az előnyök mellett az interjúkban csak egy hátrány hangzott el: Nincs nagy kapacitású konferenciaközpont (5000 fő feletti), ezért csak kisebb konferenciát tudnak az országba hozni.

Ezek az erősségek és gyengeségek megegyeznek a Magyar Turizmus Zrt. által elkészített SWOT analízisben megállapítottakkal (12. táblázat). Ez azt jelenti, hogy a felállított helyzetelemzésünk pontos, az erősségeinkre építhetünk, míg a gyengeségeket minél előbb szükséges kijavítani.

A primer kutatás tehát alátámasztja a szekunder forrásokból származó statisztikákat, ezáltal ezek az adatok segítségemre lehetnek a hipotézisek értékelésében.