3.2.4 A konverzió lépései
3.2.4.3 A konverzió előkészítése
A MARC21 átállást előkészítő munkákat a 2015. június 10-i osztályvezetői értekezletre benyújtott és jóváhagyott előterjesztés (MARC21 átállás előkészí-tése és az MTA KIK különböző osztályain végzett feldolgozás egységesíelőkészí-tése) indította el.
Megterveztük az átállás menetrendjét, meghatároztuk az elvégzendő feladato-kat határidők és felelősök hozzárendelésével. Létrehoztunk egy 5 fős MARC21 bizottságot, melyben a könyvtár feldolgozást végző gyűjteményeinek munka-társai és a katalógus karbantartását ellátó szakinformatikusok dolgoznak. A bi-zottsági munka emlékeztetői jól mutatják, hogy a munkatársak nem látták át, mekkora valójában a rájuk váró feladat, a napi munka mellett nehezen tudtak olyan mértékben részt venni az előkészítésben, mint ami kívánatos lett volna.
A MARC21 átállás teendőinek első tervezete (2015. július 2-i bizottsági ülés)
2. ábra Konfigurációs táblák
1. HUNMARC – MARC21 mezőmegfeleltetési tábla elkészítése: mezők, indikátorok, almezők összevetése
2. MTA01 rekordok elemzése szükséges ahhoz, hogy meghatározzuk, milyen javításokat kell elvégezni a konverzióval egy időben, illetve melyeket lehet még a konverzió előtt. A legfontosabbak a következők:
a. 852 mező, almezők átalakítása
b. részcímes leírások ellenőrzése és a javítási módszer kialakítása (ko-rábban példányrekordot készítettek hozzá, ami fiktív példányrekord, ugyanis a folyóirat füzet a példányrekordja; a kapcsolati mező – az LKR – nem a folyóiratcímre, hanem fiktív sorozati rekordra mutat;
nincs BAS=RC kód a rekordban)
c. sorozati, alsorozati rekord készítése, használata
d. többkötetes leírások ellenőrzése és a javítás módjának meghatározása (a 20-nál több kötetet tartalmazó leírásokat szét kell szedni, ezenkívül megnézni, milyen automatikus javítások végezhetők el, átgondolni, mi-lyen előnyökkel és hátrányokkal jár a többkötetes leírási szabály átala-kítása: kötetenként önálló rekord)
e. 260 mező f. 300 mező
g. 020 mező ($a almező nem ismételhető) h. 100, 600, 700 mezők
i. 008 mező - hogy lehet javítani, a mező kitöltése nem volt következetes j. 245 mező (indikátorok, $h almező)
k. 650 mező ($z almezőben a földrajzi nevek)
3. MTA01 adatbázisban lévő különgyűjteményi rekordok kezelése
d. Kézirattár – KEZ rekordokhoz példányrekordok készítése: megha-tározni a 852 mező alapján a példányrekord készítés paramétereit (MTA01 rekordoknál már most pótolni, DIS01 rekordoknál csak do-kumentálni és az összeosztáskor elkészíteni)
e. Kézirattár – a szabványos használattól eltérő mezők meghatározása f. Keleti Gyűjtemény – a szabványos használattól eltérő mezők
megha-tározása
4. DIS01 rekordok elemzése: milyen javításokat kell elvégezni a könyvtári feldolgozás egységesítése érdekében
e. BAS kódok: DIS, SOR, MSS, RAL, KKT, INC, GILET, LGYLET – milyen az általános mező használattól eltérő egyedi megoldások van-nak ezekben a rekordokban, a rekordokvan-nak milyen külső kapcsolataik vannak
5. Megvizsgálni a DIS01 és az MTA01 összevonását – Ex-LH-val is konzul-tálni (DIS01-ben nincsenek példányok, de vannak csatolt objektumok és a repozitóriumban elhelyezett digitalizált dokumentum hivatkozik a DIS01 rekordszámra)
6. MTA10 rekordok elemzése: milyen javításokat kell elvégezni az AUT-ban (címek, sorozatok, szerzők, testületek és utalóik átnézése)
g. címek/sorozatok használatának szükségességét megvizsgálni (okozott már problémát az AUT-ban elhelyezett egységes cím, amikor egy má-sik azonos című dokumentum címét automatikusan lecserélte az egy-séges címre a rendszer)
h. a különböző besorolási elemeket (heading) letölteni, elemezni
i. megállapítani milyen módosítások kellenek az egységesítés érdekében Az elvégzett, elkezdett ellenőrzések és az eldöntendő kérdések (2015. július 30-i bizottsági ülés):
1. 9XX mezők használatának feltérképezése, ellenőrzése a Gyűjteményszer-vezési Osztály munkatársainak bevonásával
2. Rekordformátumok ellenőrzése
BK 512528 bib, CR, MP, MU 0 bib, CF 3 bib, VM 4 bib, MX 1 bib, SE 48040 bib, XX 82 bib
Elkészíteni (Gyűjteményszervezési Osztály): az LDR 06 pozíció és az FMT megfeleltetést, azután ennek alapján ellenőrizni a bib rekordokban (Szakinformatikai Osztály)
3. Sorozati rekordok
BAS=66 375 bib (korábban alsorozatok)
BAS=77 28258 bib DE BAS=77 & FMT=SE 27702 bib
!!! minden sorozati rekord SE formátumú kell legyen BAS=66 & 77 2 bib (000257005, 000257106)
Ellenőrzés (Gyűjteményszervezési Osztály):
a. A kód egységesen csak 77 legyen, vagy szükséges a 66 is?
b. Nem SE formátumú sorozati rekordok ellenőrzése c. BAS=66 & 77 2 bib (000257005, 000257106)
Ellenőrzés után meghatározandó a javítás módja: egyenkénti vagy au-tomatikus javítás
4. MTA01-ben RBK bázisba tartozó bib rekordok konverziójához a rekor-dok elemzése (Kézirattár, Szakinformatikai Osztály)
e. általános használattól eltérő mezők a régi könyvek leírási szabvány alapján
f. példányrekord készítés 852 mező alapján
Az elemzés eredményeképpen a módosítások elvégzése és példányre-kordok készítése (Szakinformatikai Osztály)
Szabályzatok elkészítése – szükséges az adattisztítás elvégzéséhez (Gyűjte-ményszervezési Osztály)
1. Évkönyvek feldolgozása 2. Lieferung feldolgozása 3. Kolligátum feldolgozása
4. Részcímes kötetek feldolgozása 5. Többkötetes művek feldolgozása 6. Sorozatok, alsorozatok feldolgozása 7. Kézirattár dokumentumainak feldolgozása
Lassan készültek a szabályzatok, az LDR és FMT megfeleltetés leírása, ezért ezeket a javításokat már a konverzió utáni adattisztítás keretében végeztük el.
A 2015. október 9-i bizottsági ülésen ismételten a korábbi megbeszéléseken már meghatározott feladatokról, a szabályzatok készítéséről, a bibliográfiai re-kordok ellenőrzéséről stb. beszéltünk.
A kollégák kétségbe vonták, miért fontos már ebben a fázisban a szabályzatok elkészítése. Szükség volt ezekre, hiszen az adattisztítás szabályait sem tudjuk leírni, ha nem döntünk a feldolgozás mikéntjéről és az adatmező-megfelel-tetési táblát sem tudjuk elkészíteni e nélkül. A szabályzatok megalkotásában fontos szempont volt az is, hogy a feldolgozást végző könyvtári gyűjtemények (törzs- és különgyűjtemények) katalogizálási gyakorlata eltérő volt, ezért mi-nél előbb ki kellett dolgozni a konszenzuson alapuló szabályokat a feldolgozási elvek egységesítésére.
A 2015. november 12-i bizottsági ülésen ismételten a megbeszélendők lis-tájára kerültek olyan feladatok is, melyekről még mindig nem készültek el a konverzióhoz használható munkaanyagok:
1. Szabályzatok
2. Egységes alapelvek szerinti feldolgozás a könyvtár minden részlegében – a listát folytatni kell, alább csak néhány az eldöntendőkből:
a. Közreműködő személyek vezetékneve után vessző (nincs pl. Kézirattár 461492, 461495 rekordokban)
b. Leltári állományba vett dokumentumokhoz példányrekord
c. Példányrekord adatai a dokumentum helyéről informálnak: alkönyvtár, gyűjtemény, elhelyezés (raktári jelzet)
d. Folyóiratról folyóirat bibliográfiai leírás, akkor is, ha szórványszámok vannak (nem kell érkeztetni és nem kell előfizetési rekord, példányre-korddal megoldható a füzet nyilvántartása), a raktári elhelyezés lehet egyedi, nem kell folyóirat raktári jelzetet adni
e. 852 mező tartalma egységesítése (jelenleg más a kézirattári és a Keleti Gyűjtemény régi könyvek esetén)
f. Kiadók nevét rövidíteni vagy nem
g. Authority rekordok készítése (jogosultság), az utalók mélysége (MTA köztestületi tagok, egyéb közreműködők, hazai, külföldi), kapcsolat ha-zai, illetve nemzetközi névterekhez
h. Sorozat, alsorozat kezelése
A konverziót az Ex-LH Kft. (Aleph szupport cég) végezte. Előzetesen már 2015 júliusában jeleztük verzióváltási szándékunkat és az azzal egy időben tervezett MARC21 átállást. A részletes menetrendet a könyvtár informatikai munkatársaival együtt a 2015. november 19-i megbeszélésen dolgoztuk ki.
1. Az új szerver installálása már készen van, az új szerver elnevezéséről és a különböző név-feloldásokról egyeztetni kell az MTA KIK Informatikai Üzemeltetési osztállyal (Ex-LH)
2. Aleph v20-ból v21-be próba áttöltés (adatok és konfiguráció) november 21-i hétvégén (Ex-LH)
3. Konfigurációs táblák MARC21-re módosítását már az új szerveren, v21-ben végezzük (Szakinformatikai Osztály), a teszt időszakban v20-ban nem módosítunk a konfigurációs táblákban (ha mégis, akkor párhuzamosan kell mindkét szerveren)
4. Listát kérünk a használt mezőkről MTA01 és DIS01 (Ex-LH)
5. Konverziós táblát (konverziós utasítás) minél előbb átadjuk Ex-LH-nak (Szakinformatikai Osztály)
6. MTA01 és DIS01 adatbázisok egyesítése v21 alatt, elemezni kell, milyen rekordkapcsolatok vannak DIS01-ben (ADAM objektum, LKR), milyen javításokat lehet elvégezni még a konverzió előtt (Szakinformatikai Osz-tály)
7. MTA11 (köztaurusz), MTA12 (ETO), MTA13 (ETO - tárgyszó) Autho-rity adatbázisok nem módosulnak, ezeket már véglegesen át lehet tölteni, hasonlóan az EKI01 (ékírásos) adatbázist is (Ex-LH)
8. Az ELTE MARC21 táblákat megkapjuk az Aleph v21 szerverre (Ex-LH) 9. Próba áttöltés után az Aleph21 klienset két munkaállomásra az
adatáttöl-tés tesztelése céljából telepítik (Ex-LH)
10. Az adatok és a konfiguráció végleges áttöltésére a tervek szerint 2015 de-cember végén kerül sor, amely a januári évkezdésre elkészül
Könyvtáron belül is szükséges volt egyeztetni, mert az Aleph új verzió új szer-verre került. Az Informatikai Üzemeltetési Osztály készítette elő a szervert és a tervezett határidők betartása érdekében annak októberben már rendelkezés-re kellett állni.
A próba áttöltés után a Szakinformatikai Osztály 2 munkaállomásán tesztel-tük a konverziót és a v21 verzió új funkcióit. A teszt időszak alatt folyamatos volt a kommunikáció a szupport céggel, az észlelt problémákat megbeszéltük, javítottuk a konverziós táblát.
Közben dolgoztunk a konfigurációs táblák MARC21-nek megfelelő módosí-tásán. Kigyűjtöttük azokat a táblákat, melyek bibliográfiai adatmezőket érin-tettek, ezek a katalogizálási űrlapok, az adatmező ellenőrzési és mezők közötti összefüggést meghatározó táblák, index-táblák és megjelenítési táblák voltak.
Elkezdtük az új szerveren a táblák módosítását, mivel azonban még nem ké-szült el a MARC21 szerinti katalogizálási szabályzat, az eldöntendő kérdése-ket nem tudtuk lezárni, ezért a táblákat nem tudtuk véglegesíteni.
Az Ex-LH-val történt egyeztetésnek megfelelően az adatbázist 2015. decem-ber 23-án zártuk le, 2016. január 4-én pedig már dolgozni lehetett a rendszer-ben. Ez idő alatt kellett elvégezni a konverziót és az Aleph új verzióra való átállást (végezni a paramétertáblák: adatmező-, index-, megjelenítési-, ellenőr-zési- stb. táblák átalakításával).
A bibliográfiai rekordokhoz kapcsolódó besorolási elemek (authority reordok), példányadatok és a példányrekordokhoz kapcsolódó szerzeményezési, köl-csönzési adatok konverziója nem okozott problémát, hiszen ezen adatok kon-vertálása az új verziókra való átállási standard eljárások része.
A konverzió és az Aleph új verziójára való átállás után 2016 januárjában több héten keresztül oktatást szerveztünk a feldolgozást végző könyvtárosok szá-mára. A MARC21 katalogizálási szabályzat első verziója elkészült (Kasza Zsófia és Gyuricza Andrea készítették).
Az oktatás a MARC21 szabvány értelmezését, bibliográfiai rekordok készíté-sét jelentette konkrét könyvek alapján. Ez az oktatási időszak nem volt problé-mamentes, ugyanis a könyvtárban korábban nem készült írásos katalogizálási szabályzat, a HUNMARC és ISBD szabványokat sem használta, tartotta be minden feldolgozó. A kollégáknak el kellett fogadni, hogy fontos a szabványos feldolgozás, fontos, hogy kérdezzenek, nézzenek utána egy-egy kérdés megol-dásának az intraneten és közös meghajtón elérhető szabályzatban vagy online mezősúgóban, ha bizonytalanok a leírást illetően. Jelenleg is keletkeznek hibás rekordok, pedig meglehetősen sok ellenőrzést építettünk be a rendszerbe. Sze-rencsére sok munkatárs nagyon pozitívan viszonyul a változásokhoz, átveszi az új gondolkodásmódot, nyitott az új lehetőségekre, ötletelésekre.