Az Aleph integrált könyvtári rendszerben számos feldolgozást segítő és ellenőrzést végző funkció, lehetőség áll a katalogizálók rendelkezésére.
A MARC21 szabványra való átállás során ezeket a funkciókat az új szabvány szempontjából felülvizsgáltuk, szükség esetén javítottuk, sok esetben bővítet-tük és pontosítottuk, törekedve a hibás adatbevitel minimalizálására. A munka során elsősorban három területre fókuszáltunk:
– az új feldolgozási munkamenet kialakítására,
– az ellenőrző (check) táblák felülvizsgálatára és módosítására, – a mezősúgók használhatóbbá tételére.
Az új feldolgozási munkamenet kialakítása
A korábbi gyakorlat szerint a katalogizálók rögtön űrlapválasztással kezdték a feldolgozási munkát. E módszerben az a hibalehetőség rejlett, hogy rögtön megkezdődhetett a mű adatainak rögzítése anélkül, hogy a 008 és az LDR mezők kitöltése kiemelt figyelmet kapott volna. Ennek elkerülése érdekében a munkamenetet úgy alakítottuk át, hogy a feldolgozás minden esetben a re-kordformátum és a dokumentum típusának kiválasztásával kezdődjön. A for-mátum kiválasztása után először az LDR-, majd a 008-as mező űrlapja jelenik meg a katalogizáló számára, ösztönözve őt arra, hogy átnézze és pontos érté-kekkel töltse ki azokat. Minden formátumhoz alapértelmezett LDR és 008-as mezőket rendeltünk, amely már tartalmazza az arra a formátumra vonatkozó alapértékeket, ezzel is elősegítve a helyes adatbevitelt.
Az LDR és 008-as mezők kitöltése után a katalogizáló a megfelelő űrlap kivá-lasztásával – amely e két mezőt nem tartalmazza – folytathatja az adott típusra jellemző feldolgozást.31
44. ábra A Kézirat (KZ) formátumhoz tartozó LDR mező űrlapja, előre kitöltött értékekkel
45. ábra A folyóirat (CR) formátumhoz tartozó 008-as mező űrlapja
46. ábra Az űrlap kiválasztása
Ahhoz, hogy a rendszer a típus kiválasztása után automatikusan megtalálja a hozzárendelt LDR és 008-as mezőket, a fájlokat a szerveren az ’xxx01/pc_tab/
catalog’ mappában kell létrehozni ’ldr_formátumkód.hun/eng’, illetve ’008_
formátumkód.hun/eng’ elnevezéssel.
47. ábra Részlet az ’ldr_kz.hun’ fájlból
48. ábra Részlet a ’008_cr.hun’ fájlból
A használni kívánt űrlapokat szintén ebben a ’xxx01/pc_tab/catalog’ mappá-ban kell elkészíteni, hogy a beemelés – általámappá-ban Bővítés űrlapról funkcióval – megtörténhessen az Aleph-kliensben.
A munkamenet-változtatás meghozta a várt eredményt: az LDR, illetve 008-as mezők nagyobb figyelmet kapnak a feldolgozás során és az űrlapok kitöltése sokkal pontosabbá vált.
Az ellenőrző (check) táblák felülvizsgálata és módosítása
Az Aleph-ben az ún. check-táblák vezérlik az adatbevitel helyességét ellenőr-ző mechanizmusokat.
49. ábra Részlet a kéziratokra specializált ’mss.mrc’ fájlból
50. ábra Ellenőrző táblák
A mentési folyamat során ellenőrzésre kerül többek között:
– a mező-, almező-, indikátor-kódok érvényessége (check-doc-line) – a mezőkben használt tartalmak érvényessége (check_doc_line_contents) – a mezők közötti viszonyok érvényessége (check_doc_doc)
– az LDR és 008-as mezők értékének megfelelősége.
Ezek mellett az ellenőrző táblákban határozhatóak meg a kötelező mezők és a meg nem engedett hibák (check_doc_mandatory), illetve a listából beemelhető tartalmak érvényessége (check_doc_tag_text).
A MARC21 szabvány bevezetése számottevő változást hozott a használt me-zők, almezők és indikátorok vonatkozásában. A HUNMARC szabványhoz képest számos mező/almező/indikátor/érték érvénytelenné vált vagy módosult azok használata. Emellett természetesen az új elemek használatát is be kellett vezetnünk a feldolgozási gyakorlatba. Mindezekből következően az ellenőrző táblák átállítása az új szabványra is elengedhetetlen feladat volt. Az alapvető módosítások a 2016-os átálláskor megtörténtek, de a check-táblák teljes, rész-letekbe menő felülvizsgálatára az utólagos adattisztítás időszakában került sor.
Elsőként a mezők, almezők, indikátorok érvényességét, azok lehetséges ér-tékeit és az előfordulásuk szabályosságát vizsgáltuk meg. A vonatkozó táb-la (check-doc-line) mintegy 2500 soros, ezért annak átnézése és módosítása nagy figyelmet és időráfordítást igényelt.32 Az ellenőrzési műveletek megfelelő működéséhez a táblában rögzíteni kellett az összes, általunk használt érvényes mezőt és almezőt. Meg kellett határozni azt, hogy az adott almező kötelező-e, illetve hányszor ismételhető a mezőn belül. Továbbá, hogy egy mezőhöz tarto-zó indikátorok milyen értékeket vehetnek fel.
A ’check_doc_doc’ táblában összefüggéseket is be tudtunk állítani: melyik mező jelenléte szükséges egy másik mezőhöz, vagy egy mező megléte egy má-sik mező indikátorát meghatározza. Például ha nincs 1xx-es mező, akkor a 245 első indikátora 0; ha nincs 830-as mező, akkor a 490 mező első indikátora 0.
32 A módosítások során 110 elemet töröltünk, 62-t módosítottunk, illetve 392 új elemet vezettünk be.
A kötőjel az indikátorokra vonatkozó sorokat vezeti be. Tételesen fel kell so-rolni az összes olyan értéket, amelyeket az első, illetve a második indikátor fel-vehet. Az egy mezőn belül érvényes összes almezőt fel kell sorolni33 a táblá-ban. A 6. oszlopban azt kell jelölni, hogy az almező kötelező-e vagy sem.34 A 7. oszlopban pedig az ismételhetőségre vonatkozó információt kell megadni.35 A beállításokat formátumonként más módon is megadhatjuk, kialakítva ezzel a differenciált ellenőrzés lehetőségét.
33 Ellenőrzés során a táblában nem rögzített almező érvénytelenként jelenik meg.
51. ábra A ’check_doc_line’ tábla 245-ös mezőre vonatkozó beállításai
52. ábra A 260-as mező BK formátumra vonatkozó beállításai
A ’check_doc_line_contents’ táblában, szintén formátumonként meg lehet ha-tározni, hogy az egyes almezőkbe milyen érvényes értékeket (range), illetve ér-vényes karakterhosszúságokat (length, number-length) lehet beírni. A módo-sításokkal elsősorban a 041-es mező pontosabb kitöltését, a 6-os almező36 és a mezőkben használt számkarakterek (ISSN, példánystátusz) helyes használatát kívántuk elősegíteni.
Az LDR és a 008-as mezők ellenőrzését vezérlő táblákat (’check_doc_field_
ldr’, illetve ’check_doc_field_008’) az új formátumokra (lásd Dokumentumti-pológia fejezett) vonatkozó beállításokkal egészítettük ki. A táblában minden egyes pozícióra definiálni lehet a helyes értékeket.
53. ábra Részlet a ’check_doc_line_contents’ táblából
54. ábra Részlet a ’check_doc_field_ldr’ táblából
Összhangban a ’check_doc_doc’ táblával, módosítottuk a kötelezőségre és a meg nem engedett hibákra vonatkozó ’check_doc_mandatory’ táblát is. Két esetben a szabálynál a formátumot változtattuk37, illetve 2 új kötelező elemet érvényesítettünk.38
37 A 260-as mezőt csak BK formátumon tettük kötelezővé (XX-nél volt), a 041-es mezőt pedig minden formátu-mon (XX) (csak BK-nál volt)
56. ábra Részlet a ’check_doc_mandatory’ táblából 55. ábra RészleT a ’check_doc_field_008’ táblából
A feldolgozóknak szóló hibaüzeneteket a ’check_doc.lng’ nyelvi táblában szer-kesztettük.
A rendszerben lehetőségünk van sokszor használt, formalizált szövegek listá-ból történő beemelésére a feldolgozás során.39
39 Ezek leginkább a különböző megjegyzésmezők kitöltésekor bizonyulnak munkát gyorsító eszközöknek. A listák az adott mezőből a ’CTRL+F8’ billentyűkombinációval hívhatók elő.
57. ábra A kliensen megjelenő hibaüzenetek
58. ábra Az üzenetek szerkesztése a ’check_doc.hun’ táblában
A beemelhető szövegekkel összefüggésben néhány mező esetében ellenőr-zést lehet beállítani arra, hogy a gépelési hibák elkerülése érdekében az adott mezőben/almezőben milyen tartalmak szerepelhetnek. Ezt az ellenőrzést a
’check_doc_tag_text’ tábla vezérli. A felülvizsgálat során ennek a táblának a tartalmát is áttekintettük és bővítettük.40
40 Például a 852-ben a 9-es almezőbe emelhető példánystátuszokkal. Automatikus példánygenerálásnál a rendszer a 9-es almező alapján hozza létre a példányrekordban a példánystátuszt. Ha ez nem pontos, akkor érvénytelen példány-státuszok jönnek létre, amely fellelhetőségi, illetve kölcsönzési problémákat okozhat.
59. ábra Az 500-as mezőhöz tartozó beemelhető lista
60. ábra A listák szerkesztésének helye: a ’tag_text.dat’ tábla
A check-táblák felülvizsgálatát nem tartjuk lezártnak. Egyrészt tervezzük, hogy a formátumokkal kapcsolatos eltéréseket pontosabban leképezzük a táb-lákban, másrészt a MARC21 szabvány folyamatos frissülését is követni kíván-juk.
A mezősúgók használata
A Katalogizáló modulban a rendszerbe beépített ellenőrző mechanizmusok mellett a mezőkhöz kialakított, úgynevezett mezősúgók is segítik a katalo-gizálók munkáját. A mezősúgók összefoglalóan tartalmazzák a mezőről, a mezőhöz kapcsolódó almezőkről és indikátorokról szóló legfontosabb infor-mációkat. Emellett sok esetben használatra vonatkozó példákat is megjelení-tenek. A jobb áttekinthetőség érdekében az adatok megjelenítését táblázatos szerkezetben képzeltük el. A korábbi struktúrában az információk áttekintése nehézkes volt, bővebb mezősúgó esetében sokat kellett az ablakban „mozogni”.
Igyekeztünk úgy átalakítani a súgókat, hogy a legfontosabb információk szem-beötlő helyre kerüljenek.41
41 Az LDR és a 008-as mezők esetében a pozícióértékek sokasága miatt nem lehetett táblázatos formátumot kiala-kítani.
61. ábra Részlet a ’check_doc_tag_text’ táblából
A mezősúgók a szerveren html-formátumban készülnek és az ’xxx01/ pc_tab/
catalog/html’ mappában kell őket elhelyezni, ’mezőkód_xx_nyelvkód.html’42 névkonvencióval.
42 A mezősúgókat több nyelven is el lehet készíteni. Mi a magyar nyelvű (hun) változatokat dolgoztuk ki részletesen.
62. ábra A 260-as mező súgója
63. ábra Részlet a ’260_xx_hun.html’ fájlból, ahol jól kivehető a táblázatos szerkezet
A súgók stílusát – kiemelések, színezés – úgynevezett ’css-fájlokkal’ szabályoztuk.43
A helyes megjelenítés érdekében a szövegben előforduló ékezetes betűket html-kódokkal adjuk meg. A html-fájlok módosítása után minden esetben a nyomtatási mintacsomagok újracsomagolására van szükség a változtatások életbe léptetéséhez.
A fent tárgyalt rendszereszközökön túl természetesen további szakinformati-kai támogatás is rendelkezésére áll a könyvtárban folyó feldolgozási munkafo-lyamatoknak, amely elsősorban rekordok meghatározott szempontú legyűjté-sében, hibalisták összeállításában és főképpen – adott esetben igen nagyszámú rekordot érintő – csoportos javítások formájában valósul meg.
43 Az Aleph-ben alapértelmezetten ezek a ’style.css’ fájlok. Jelenleg ezek vannak nálunk használatban: style, style_2, style_3
64. ábra Részlet a ’style.css’ fájlból