Értelmező rendelkezések A Szabályzat alkalmazása során

1.1. Adatgazda: minisztériumi munkatárs, aki a meghatározott adatokon adatkezelést végez vagy végeztet;

1.2. Alszámos iktatás: az  ügyirathoz tartozó iratoknak a  főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása;

1.3. Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;

1.4. Átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;

1.5. Átadás-átvételi jegyzőkönyv: az  irat és az  iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;

1.6. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;

1.7. Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;

1.8. Elektronikus archiválás: az  elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek, valamint adatállományaik és az  elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztosító megőrzése az  elektronikus adathordozón, amely biztosítja a  törlés, a  megsemmisítés, a  véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet;

1.9. Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az  elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;

1.10. Elektronikus érkeztető nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az  iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az  érkeztetési információk rögzítését, megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;

1.11. Elektronikus iktatókönyv: elektronikus iratkezelés esetén az  iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;

1.12. Elektronikus tértivevény: elektronikus okirat, amely alapján a  hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át;

1.13. Elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a  közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek;

1.14. Elektronikusan történő aláírás: legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikai hozzákapcsolása az elektronikus adathoz;

1.15. Előadói ív: az  üggyel, a  szignálással, a  kiadmányozással, az  ügyintézéssel és az  iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, nyomtatása esetén A3-as méretű, az  ügyirat vagy az  iratfordulat elválaszthatatlan részét képező, azok fizikális együtt kezelését biztosító papíralapú iratkezelési segédeszköz, amelyet a  Poszeidon (EKEIDR) Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer (a továbbiakban: Poszeidon) generál a felhasználó által rögzített adatok alapján;

1.16. Előzményezés: az  a  művelet, amelynek során megállapításra kerül, hogy az  új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni vagy kezdőiratként új főszámra kell-e iktatni;

1.17. Érkeztetés: az érkezett küldemény érkeztető azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele, valamint azok rögzítése a küldeményborítón annak nyomtatása esetén;

1.18. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a  kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása, a  küldemény küldési mód szerinti összeállítása;

1.19. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a minisztérium, a minisztérium szervezeti egysége vagy a minisztérium munkatársa végez az ügyintézési munkafolyamat során;

1.20. Hivatali kapu: az elektronikus úton benyújtott dokumentum átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőségellenőrzéssel, amelyen keresztül a  minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz;

1.21. Hivatkozási szám (idegen szám): a beérkezett irat azonosítója (beküldő szerv iktatószáma), amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;

1.22. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;

1.23. Időbélyegző: az  elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;

1.24. Iktatás: az  irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az  érkeztetést vagy a  keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton, illetve nyomtatása esetén az előadói íven vagy küldeményborítón;

1.25. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a minisztérium látja el az iktatandó iratot;

1.26. Irat: a  minisztérium működése vagy a  minisztérium munkatársának tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, bármely jelrendszerrel és adathordozón rögzített, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes;

1.27. Iratfolyóméter: az  a  mennyiségű papíralapú iratanyag, amely lapjával egymásra helyezve egy méter magasságú vagy élével egymás mellé helyezve egy méter hosszúságú;

1.28. Iratkezelés: az  iratokkal kapcsolatos bármely műveletet vagy azok összességét együttesen magába foglaló tevékenység, különösen az  azok készítését, hitelesítését, továbbítását, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, hiteles másolatkészítését, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, megsemmisítését, illetve levéltárba adását érintő feladatok;

1.29. Iratkezelési szabályzat: a  minisztérium írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatának figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit az  irattári terv, a  minisztérium digitalizálás alá nem vonható iratainak listája, valamint az  iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye képezi;

1.30. Iratkezelési szoftver: az  iratkezelés folyamatát támogató, jogszabályban meghatározott módon tanúsított informatikai alkalmazás, amely alapfunkcióját tekintve a  minisztérium iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendeletben foglalt iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének végrehajtását támogatja, és emellett egyéb funkciókat is elláthat;

1.31. Iratkölcsönzés: a  papíralapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az  irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása;

1.32. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tároló hely;

1.33. Irattározás: az  iratkezelés részeként az  a  tevékenység, amelynek során a  minisztérium a  működésekor keletkező, hozzá érkező, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

1.34. Irattárba helyezés: az  irattári tételszámmal ellátott ügyirat vagy irat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre;

1.35. Irattári anyag: rendeltetésszerűen a  szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;

1.36. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az  irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a minisztérium feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel és meghatározza a selejtezhető – irattári tételekbe tartozó – iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;

1.37. Irattári tétel: az  iratképző minisztérium vagy minisztériumi munkatárs ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;

1.38. Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az  irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító;

1.39. Irattári tételszámmal való ellátás: az  ügyiratnak az  irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

1.40. Kézbesítés: a  küldeménynek a  kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;

1.41. Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata;

1.42. Kezelési feljegyzések: az  ügyirat vagy az  egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügyiratkezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;

1.43. Kiadmány: a  kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a  minisztérium hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat;

1.44. Kiadmányozás: a  már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;

1.45. Kiadmányozó: a  minisztérium vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;

1.46. Központi irattár: a  minisztérium irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a  maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a  nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az  erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is;

1.47. Küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;

1.48. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;

1.49. Küldeményborító: a  bejövő küldemény iratkezeléssel kapcsolatos információit hordozó, nyomtatása esetén A4-es méretű, a  küldemény elválaszthatatlan részét képező papíralapú iratkezelési segédeszköz, amelyet a Poszeidon generál a felhasználó által rögzített adatok alapján;

1.50. Láttamozás: az  elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet;

1.51. Levéltár: a  maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

1.52. Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;

1.53. Levéltári anyag: az  irattári anyagnak, továbbá a  természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

1.54. Maradandó értékű irat: a  gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a  történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a  közfeladatok folyamatos ellátásához és az  állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;

1.55. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;

1.56. Másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;

1.57. Megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő;

1.58. Megsemmisítés: a  selejtezési vagy hiteles másolatkészítési eljárást követően megsemmisíthető irat vagy iratpéldány végleges megsemmisítése, a  benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az  irat tartalma nem rekonstruálható;

1.59. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható;

1.60. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;

1.61. Mintavétel: a  levéltár által kezdeményezett eljárás olyan selejtezendő iratok levéltári átvétele érdekében, amelyeknél az irattári tétel egészének levéltárba adása nem indokolt, de egyes ügyiratok maradandó értékű iratként történő kiemelése és levéltárba adása a levéltári érdek érvényesítése céljából szükséges;

1.62. Naplózás: az  iratkezelési szoftverben és az  általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása;

1.63. Rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis;

1.64. Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz;

1.65. Selejtezés: az iratok meghatározott szabályok szerint történő selejtezési eljárás keretében történő kiemelése az irattári anyagból, megsemmisítésre történő előkészítése és ennek dokumentálása;

1.66. Szakmai alkalmazásgazda: a  NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: központi szolgáltató) azon munkatársa, aki a  felügyelete alá helyezett alkalmazással kapcsolatos változásokat nyomon követi, a minisztérium folyamatait támogató fejlesztéseket koordinálja, támogatja, valamint az azokkal kapcsolatos feladatokat ütemezi;

1.67. Szakrendszer: valamely közfeladat tekintetében az  ügyintézést megvalósító vagy támogató informatikai alkalmazás, amely iratnyilvántartási feladatokat is ellát;

1.68. Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az  összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetőek;

1.69. Szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely;

1.70. Szignálás: az  ügyben eljárni illetékes szervezeti egység, illetve ügyintéző személy kijelölése, az  elintézési határidő és a feladat meghatározása;

1.71. Ügyfélkapu: a  szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a  felhasználó közli a  rendszerrel az  azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt;

1.72. Ügyintézés: minisztérium vagy a minisztérium munkatársának működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli, illetve írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

1.73. Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;

1.74. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;

1.75. Ügyiratkezelő: iratkezelési feladatokat végző személy;

1.76. Ügykör: a  minisztérium vagy a  minisztérium munkatársának feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;

1.77. Ügyvitel: a minisztérium folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az  ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;

1.78. Ügyviteli értékű irat: természetes vagy jogi személyek részére a  feladataik folyamatos ellátásához, jogszabályból adódó kötelezettség teljesítéséhez, az  állampolgári jogok érvényesítéséhez, jogok biztosításához, létfontosságú személyes érdek vagy jogos érdek érvényesítéséhez szükséges adatot tartalmazó irat;

1.79. Vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2. Jelen szabályzatban nem rendezett kérdésekben

a) a köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény,

c) az információs önrendelkezési jogról és az  információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.),

d) a postai szolgáltatásokról szóló 2012. évi CLIX. törvény,

e) az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény, f) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, g) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény (a továbbiakban: Ákr.),

h) a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény,

i) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm.

rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet],

j) a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm.

rendelet [a továbbiakban: 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet],

k) egyes, az  elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm.

rendelet,

l) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eür.), m) a 2021–2027 programozási időszakban az  egyes európai uniós alapokból származó támogatások

felhasználásának rendjéről szóló 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet,

n) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,

o) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet, valamint

p) az Innovációs és Technológiai Minisztérium Másolatkészítési Szabályzatáról szóló 8/2020. (II. 21.) ITM utasítás (a továbbiakban: Másolatkészítési Szabályzat)

rendelkezései az irányadóak.

In document HIVATALOS ÉRTESÍTŐ 62. szám (Pldal 65-69)