Az információs szakember feladatai a mérnökök kommunikálásában. Módszerek a K+F és a termelés kapcsolatának erősítésére megtekintése

A Z I N F O R M Á C I Ó S S Z A K E M B E R F E L A D A T A I A M É R N Ö K Ö K K O M M U N I K Á L Á S Á B A N * Módszerek a K+F és a termelés kapcsolatának erősítésére

Hoványi Gábor

MTA Ipargaídasági Kutató Csoportja

Egy gazdaság nemzetközi versenyképességének szá­

mos feltétele van. Napjaink felgyorsuló tudományos és műszaki fejlődésében azonban mind nagyobb szerepet kap, hogy az átfogó termelési folyamaton belül e!ég szorosan kapcsolódik-e egymáshoz a K*F tartalma és eredményeinek megvalósítása a termelésben. Ha ugyanis csak késve vagy torzítva jelennek meg a K*F eredmé­

nyek, a versenytársak közben jelentős fejlesztési vagy piaci előnyhöz juthatnak. Ez irányítja rá egyre inkább a versenyképességgel és a műszaki fejlesztéssel foglalkozó figyelmét a K+F és a termelés kapcsolatára, a kutató-fej­

lesztő és a termelésirányító mérnökök információs fela­

datainak és kommunikálásának kérdéseire.

A K*F vagy a termelés területén dolgozó mérnök korábban igen jól meg tudta oldani feladatait az egyetemen szerzett szaktudása segítségével. Később - a műszaki tudományok és a technika fejlődésének fel­

gyorsulása miatt - már folyamatosan meg kellett újíta­

nia szakismereteit, hogy eleget tehessen az egyre újabb követelményeknek. Napjainkban pedig az ismeretek megújításának, a valóban korszerű ismeretek megszerzé­

sének technikája bonyolult folyamattá vált, s a műszaki megoldások eredményessége - a gazdasági változások felgyorsulása és növekvő interdependenciája miatt - mindjobban függ Összetett gazdasági (piaci) jelenségektől ís. Ez a két új sajátosság új követelményt állít fel a mérnökök szemléletével és ismeretstruktúrájával szem­

ben:

már nemcsak alapvető műszaki képzettséggel és ennek folyamatosan megújított ismereteivel kell rendelkez­

niük, hanem el kell sajátítaniok információtechnikai ,Jogásokat" és értelmezniük kell a műszaki fejlesztés gyorsan változó gazdasági (piaci) feltételeinek és lehetőségeinek jelzéseit, sőt előrejelzéseit is.

* A mérnökszervezetek Nemzetközi Szövetségének fWFEO) és ai Egyiptomi MémÖkszövetséRriek 1984 novemberében, Kairóban, „A K*F és a termelés kapcsolatinak erősítése információs szolgáltatásokkal" címmel megrendezett szemi­

náriumán elhangzott előadás alapján.

A műszaki fejlesztés új feltételei azonban nemcsak a mérnökök, hanem az információs szakemberek számára is új feladatokat jelentenek. Ezek felvázolásához figye­

lembe kell venni, hogy a K-F eredményei két csatornán jutnak el a termelőfolyamatig.

1. Ha dokumentálják az eredményeket (kutatási je­

lentésekben, szabadalmakban, folyóiratcikkekben stb.), ezeket általában a szakirodalmi tájékoztatás tárja fel és továbbítja a termelés szférájához. (A tapasztalatok sze­

rint azonban az így megismert K+F eredmények alkalma­

zása egy második információs folyamatot is igényelhet:

az adaptálás megkönnyítésére a kutatók és a felhasz­

nálók közvetlen párbeszédére is sor kerülhet.)

2. Ha nem történik meg a K*F eredmények doku­

mentálása, az átadásuk-átvételük közvetlenül informá­

ciós kapcsolattal jön létre: A K*F feladat kitűzése, megoldása és megvalósítása a termelésben a kutatóknak és fejlesztőknek, valamint a termelés irányítóinak „szót értő párbeszédével", kommunikációval" jön létre.

A műszakiaknak ez a kommunikálása indokolja, hogy az információs szakemberek a jövőben ne csak a klasszikus dokumentáló, tájékoztató tevékenységre ké­

szüljenek fel:

a jövőben mint információs rendszerszerrezőknek módszertanilag is segíteniük kellene a kutatók-fejlesz­

tők és a termelésirányítók közvetlen párbeszédét, kommunikálását a K*F és a termelő folyamai kapcso­

latának erősítésére.

Az információs szakembereknek erről az új szerepköré­

ről, s ennek kapcsán a K*F és a termelésirányító mérnökök kommunikálásának „módszertani" sajátossá­

gairól szeretnék összefogalni néhány gondolatot a követ­

kezőkben.

A K*F és a termelés eredményes kapcsolatát három kommunikációs zavarforrás fenyegetheti:

** Kommunikáción - ebben az összefüggésben - a szikemberek olyan információcseréjét értem, amelyik párbeszed szerű, fo­

lyamatos és a megértést segítő közös (szakmai) nvelven folyik.

Hoványi G . : Az információs mkember faladatai • mérnökök kommunikálásában

a) A K*F információszolgáltatása hiányos, pontatlan vagy lassú, ami fékezi a kutatási és fejlesztési eredmé­

nyek megvalósítását a termelésben. (Ez a zavarforrás kapcsolódik leginkább a dokumentáció klasszikus feladatához.)

b) A K*F mérnökei nem ismerik elég mélyen a termelés lehetőségeit, korlátait. S ezt nemcsak a K*F elszigete­

lődése vagy elzárkózása okozhatja - amire számos példa mutat mind a vállalati, mind a termelővállalat­

tól különálló intézetek, kutatóhelyek esetében. Sok­

szor a termelés sem ad megfelelő képet saját lehetősé­

geiről, korlátairól.

c) A K+F tevékenység nem olyan célra irányul, amelyet a termelés tervezett (vagy várható eredménye gazdasá­

gilag igazol. Például nem olyan terméket fejleszt, nem olyan technológiát dolgoz ki, amely eladható a piacon, illetve amelyik javítja egy termék piacképessé­

gét. Ebben az esetben a zavar először nem a K>F és a termelés kapcsolatában jelenik meg, hanem az értéke­

sítésben. De ezt követően rögtön megrontja a K*F és a termelés viszonyát is, hiszen joggal vetik fel a termelés irányítói: miért ezt kellett kutatni, miért ezt a terméket vagy technológiát kellett fejleszteni, s miért ennek a megvalósítására kellett átállítaniok a termelést? Ebből a zavarforrásból levonható tehát az a következtetés, hogy

a K*F és a termelés zavarforrásait az innovációs lánc egészének szempontjából is meg kel! vizsgálni.

A felsorolt három zavarforrás jellegéből kitűnik, hogy azokban nemcsak az információhiány, s ennek következ­

tében a hiányos ismeret játszik nagy szerepet, hanem a kommunikáció hiányos „üzenete" vagy fogyatékos „vé­

teli készsége" is. (Különösen nyilvánvaló ez az a) és a b) zavarforrás esetében.) A párbeszéd kiteljesítéséhez tehát ezeket az okokat kell felszámolni - amihez a következő modellek adhatnak segítséget.

Az „A" modell (7. ábra) azt írja elő, hogy a K*F szervezet folyamatosan miről, milyen tartalmú informá­

ciót, mikor és milyen formában továbbítson a termelés­

irányításnak. Ha ez a tájékoztatás jól működik, akkor felkészíti a termelésirányítást arra a kommunikálásra, amelyre egy-egy K*F eredmény zavartalan átadásához-át- vételéhez szükség van.

A „ B " modell (2. ábra) szerkezetében tükörképe az előzőnek: ebben a termelésirányítás tájékoztatja a K*F szervezetet. Ám az előző model! struktúráját egy „infor­

mációs hurok" is kiegészíti: ennek segítségével mérhetők össze a K*F tervei (szándékai) és a termelésirányítás lehetőségei és korlátai. Az összevetés célja, hogy ne engedje Öncélúvá válni a K*F tevékenységet. Ez adott esetben ösztönzést vagy tiltást jelent, ami a K*F és a termelés tevékenységét magasabb szintről irányító vezető feladatkörébe tartozik. Az ösztönzés és a tiltás tehát azt is jelzi, hogy ez az információs hurok valójában már egy

magasabb szintű vezető információs részrendszerébe illeszkedik.

Távlati 1 ervek Folyó k u u i i i o k |

- Tímák . Témák

" Uremifrvfk

. KoiTwgko-IJiok - Váiriatö

L Síárntiflu^e[[

lee fonológiát

. Vélflsrthnrú témák

üt*tnt«fif-

koinbinaciúk Kültagkor lálük és igények

rnfo"Tiflr;<Qar!fli fű'maja

nlQ'rnaciQadii*

időpontja

Term eléiiri rly¹' 3i

1. ábra Az információs rendszer „A" jelű modelljének vázlata

A „C" modell {3. ábra) olyan információs részrend­

szer, amelynek feladata, hogy idejében és pontosan közvetítse a K*F számára a műszaki, gazdasági (piaci) és társadalmi környezet legfontosabb sajátosságait.

Kétségtelen, hogy ez a három modell nem helyettesíti a kommunikálás feladatait információs részrendszerek kiépítésével és működtetésével - ám ezek létrehozása nagyban elősegítheti a kommunikálást. Vagyis

a bemutatott modellek kialakításával és működtetésé­

vel az információs szakember megkönnyítheti a mér­

nökök, nevezetesen a kutatók és fejlesztők, valamint a termelésirányítók zavartalan párbeszédét.

A mérnökök kommunikálását azonban nemcsak in­

formációs részrendszerekkel mozdíthatja elő az informá­

ciós szakember. Segítenie kell a mérnököket abban is, hogy megismerjék a rendszerek egységeit, szerkezetét és működését, hiszen csak így láthatják, hogy mire képes a rendszer, mit várhatnak tőle és melyek a hatékony működés feltételei. És a legfontosabb feltétel - különö­

sen az „A" és a „ B " modell esetében - a kommunikáló mérnök, akinek pontos „üzenetét" a megfelelő formá­

ban és időpontban kell útnak indítani. Ez részben mfonnádóteclinikai kérdés, részben ismét ösztönzési (motivációs) probléma, amelynek megoldása vezetési feladat.

Ezért feltétlenül szükséges, hogy a K+F és a termelés kapcsolatát erősítő információs rendszerek kommuni­

kálásra való felhasználásában partner legyen a vállalat gazdasági vezetője és az információs szakember.

TMT 32. évf. 1985/4.

• Fmberi tényezők

" Müszüki feltételek

Technológiai jellemzők

K'F szerveiét

Ösztönzés 1 iliás : L _ —

Inform idűp

ciuadás :nt|á

•

Intorm tor

cióadás nája - Időszükséglet " Időszükséglet

- Költségek • Költségek

- Emberi " Emberi

tt'nyezök tényezők

Műszaki - Műszaki

fellélelek fellélelek

A ludinológid U] technológiára

módosításának való átváltál

lehetősége lehetősége

Termelésirányítás

2. ábra Az információs rendszer „ B " jelű modelljének vázlata

Sajnos, ezt a partnerkapcsolatot sokszor eleve lehetet­

lenné teszi az a hierarchiai szakadék, amelyik elválasztja a gazdasági vezetőt az információs szakembertől. S ennek gyökere nem egyszer az információ hagyományos leértékelése: annak fel nem ismerése, hogy a szervezett információs és kommunikációs folyamatok jelentősége mind alapvetőbb napjainkban az eredményes gazdálko­

dás, a versenyképesség-növelés szempontjából.

Az információs részrendszerek egységeinek, szerkeze­

tének és működésének a megismertetése azonban még a hagyományos információtechnika, s nem a kevésbé ismert kommunikálás-technikai kérdések megválaszolását igényli. A K+F és a termelés területén dolgozó mérnökök kommunikálásának fontosabb szakaszait a 4. ábra mu­

tatja be. Következő kérdésünk tehát az, hogy hol épülhet be ebbe a folyamatba az információs szakember, melyik szakasz megvalósítását könnyítheti meg? ügy tűnik, a kommunikálás folyamatát ..módszertanilag"

segítő tevékenységének súlypontjai a következők lehet­

nek:

• a kommunikálás témáinak teljes körű felvázolása,

• a kommunikáláshoz szükséges belső és külső informá­

ciós források kibővítése és rendszerezése,

• a kommunikálás formáinak és csatornáinak gazdagítá­

sa az információs rendszerekben alkalmazott formák és csatornák adaptálásával.

• a kommunikálásban megvalósuló visszacsatolás meg­

szervezésének segítése az információs rendszerek ta­

pasztalatai alapján.

IrílormáeiOS rémaknrok:

InlormíciO- 'orrawk

X

FeidorgoH* íródja Feldolgozás módja Feldolgozás módja

31

l n i O'niáciÓS csatorna

Informac cwlo ma

Inlofi-nacioí CUE Dirid

"Hi-izaki rejlődéi

• Szoliddá Irn.ik

• Kutatási eleniések

L Szakfolyó praiok

egyik lűíráw*.

Vprspny] S'H kínálat

- KialliTdsnk.

váürok

- Hrr-delfwk

' Gyá'in%Jriy

FogyaHrúi U f n y p k

Egyíb f o r g o k

w u e z e i jelzései

• A kereskedflrni [lannp'Pk lelfrn"

leitew*

- Egyéb források

3. ábra Az információs rendszer ,,C" jelű modelljének vázlata

Hovdnyi G . : Az információs szakambar feladatai a mérnökök kommunikálásában

rrl

információs témakörei, lémái

A kommunikációs partner információs témakörei, témái

A kommunikálás folydmüt j r u k üzenete

Az információk felurasa

Belső for rá sok

Kulsó tojások A kommunikálás partnerének

problémaérzékenysége es laijsmódja A kommunikálás üzene­

tének módosít ása

A kommunikálás

TQrmj|j A kommunikálás

•L

időpontja Az úíunel Továbbítása Az üzeneT vétele a kommunikálás vevőjének részéről

Visszacsjiüijs

Válasz a kommunikálás lolyamatáiun

4. ábra A kommunikálás folyamatának főbb fázisai

Mindezek az előkészítő-segítő tennivalók azonban még jobbára az információtechnika ismert feladatain, tennivalóin alapulnak. De van a 4. ábra kommunikációs folyamatinak egy olyan mozzanata is, amelyik a kom­

munikálás sikerének kulcskérdése: a kommunikációs partner problémaérzékenységének és szakmai látásmód­

jának a feltárása és megítélése. S talán ebben adhatja az információs szakember - aki többnyire maga is mér­

nök - a legnagyobb segítséget a K*F és a termelésirányí­

tás területén egymással kommunikáló mérnököknek, hiszen saját információs rendszerének jónéhány szolgál­

tatását is mindinkább a szakmai empátiára kell építenie:

a nem pusztán gépies információfeltárás, -keresés és -továbbítás alapja szintén a problémaérzékenység és a felhasználó szakmai látásmódjának a megismerése és elsajátítása. Az információs szakembernek ez a beleérző képessége napjainkban többnyire még csak ösztönös, mert csupán a tapasztalataira épül. Ha a jövőben módszertanilag is segíteni kívánja a mérnökök kommuni­

kálását - például azzal, hogy kétirányú empátiával maga

is beépül a kommunikálás folyamatába - tudatosítania kell a folyamat szabályait és feltételeit, beleértve a szakmai empátiát is. S ehhez az szükséges, hogy mind­

inkább a kommunikálás átfogó folyamatában, párbeszé­

det gerjesztő feladatként értelmezze saját információs tevékenységét. Ügy tűnik,

napjainkban a számítógépes információs rendszerek mellett a kommunikációs folyamatok alkotják azt a másik nagy területet, amelynek integrálásával az információs szakembernek meg kell újítania hagyomá­

nyos ismereteit és tevékenységét.

Igy nőhetnek bele a korszerű információs rendszerek a kommunikációs folyamatokba, így segíthetik az infor­

mációs szakemberek újabb ismereteikkel és tapasztala­

taikkal módszertanilag is a K*F területén és a termelés­

ben dolgozó mérnökök gondolkodásának és tevékenysé­

gének az összehangolását — s ezzel a K*F eredmények gyorsabb, zavartalanabb átáramlását a termelésbe, ami a jövedelmező értékesítésnek s így a vállalati versenyképes­

ségnek mind egyértelműbb záloga.

T M T 3 2 . 6vf. 198514.

HOVÁNYI Gábor: Az információs szakember feladatai a mérnökök kommunikálásában.

Módszerek a K+F és a termelés kapcsolatának erősítésére

A műszaki fejlesztés új feltételei mind a mérnökök, mind az információs szakemberek számára új feladatokat jelentenek, különösen a kutatási-fejlesztési (K*F) felada­

tok kitűzése, megoldása és megvalósítása terén. Ebben kulcsszerepe van a kommunikációnak. A szerző írásában a K*F és a termelés kapcsolatát erősítő információs rendszerek és a kommunikálás különböző modelljeit mutatja be módszertani segítségül a hatékonyabb terme­

lés megvalósítása érdekében.

* * *

HOVÁNYI, G.: Tasks of information speciatists concerning the commuhication of engineers.

Metbods to strengthen the connections between R*D and producthn

New conditions of technical development mean new tasks for engineers as well as for information specialists

— especially in the field of setting, solving and realizing R+D tasks. Here communication has a key-role. The author demonstrates various models of information systems and communication for strengthening the con­

nections between R*D and production as methodologicai help for the sake of realizing more effective production.

* * *

X O B A H H , T,: POJJB i i H ( p o p M a i j n o H H b i x p a ö o T H H - KOB B K O M M y H R K a U H H HHJKGHepOB. M e T O f l b l y x p e n -

•TCHHH CBH3H í m e a u i y r r p o H 3 B o a c T B O M H H a y m o - n c -

H o H h i e y c n o B H H T e x H i m e c K o r o p a 3 B H m s i CTOBHT H o n b i e atutaitt K&K n e p e, i H H a c e p e H a M H , TEK H n é ­ p e i H H f p o p M a i m O H H M M H pa6OTHHKIÍIH. 3TO, B n e p - BVTO o n c p c j b , o 6 o 3 H a i a e T orrpeAe^eime H a y m o - - H C c ^ e a o B a T C i b C K H x 3 a a a H n 8 H HX p e a j u ö a i t R H .

KjnoieByK) p o ^ b H r p a c T s a e c t . K O H M y H H K a m r a .

ABTOP c r a T b H n p i i B o j i w T p a a m ^ H H e noaeim HB>

tjlOpMaHHOHHblX CHCTCM H K O M M y H H K a U H H , y j t - p e n n n i o m H X CBsrsb M e a c i t y npOH3BOACTBOM H n a y i - HhiM i i c c i M o s a H H e M , c nejTbro o i c a s a R i i f l MCTOM-

• r e c K O Ü n o M o m j i JVW n o B b m i e H H H 3 c b ( b e K T i n i o c T H n p O H 3 B O f l C T B a .

HOVÁNYI, G.:Aufgaben des Informations-

fachmannes in der Kommunikation der Ingenieure.

Methoden zur Stárkung der Verbindung zwischen F+E und der Produktion

Die neuen Voraussetzungen der technischen Ent- wicklung bedeuten sowohl für die Ingenieure als auch für die InformationsfachJeute neue Aufgaben, besonders auf dem Gebiete der Zielsetzung, Losung und Ver- wirklichung der Forschungs-Entwicklungs- (F*E) - auf­

gaben. Hier hat die Kommunikation eine Schlüssel- stellung. Der Autor beschreibt die verschiedenen Modellé der die Verbindung zwischen F+E und Produktion starkenden Informationssysteme und Kommunikation, um durch methodische Hilfe eine wirksamere Produk­

tion verwirklichen zu können.

T R A I N I N G O F I N D U S T R I A L INFORMATION O F F I C E R S

címmel megjelent oz ipari szakinformátorok képzése tárgyiban 1983. szeptember 29-én Budapesten tartott F I D szeminárium előadásainak anyaga angol nyelven. A kiadvány korlátozott példányszámban.

2 0 0 , - Ft-os írón kapható az OMIKK Szerkesztési Főosztályán-.

Budapest VIII., Múzeum u. 17.