I. Utasítások
30/2011. (III. 18.) HM utasítás a béketámogató mûveletekben résztvevõ állomány részletes kategóriába
sorolásáról szóló 84/2008. (HK 16.) HM utasítás módosításáról 3853
31/2011. (III. 18.) HM utasítás a Magyar Honvédség légiforgalom-szervezésének korszerûsítési
programjával kapcsolatos feladatokról szóló 85/2008. (HK 17.) HM utasítás módosításáról 3854 32/2011. (III. 18.) HM utasítás a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény Szabálytalanságok
kezelésének eljárásrendje kiadásáról 3855
38/2011. (III. 18.) KIM utasítás egyes miniszteri hatáskörök gyakorlásáról 3862 5/2011. (III. 18.) KüM utasítás a Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról 3863 6/2011. (III. 18.) KüM utasítás a mobil telekommunikációs és informatikai eszközök használatáról 3966 10/2011. (III. 18.) NGM utasítás a nemzetgazdasági miniszter rendelkezése alatt álló központi
költségvetési elõirányzatok és finanszírozási kiadások kezelésének eljárási rendjérõl szóló 7/2011. (II. 8.)
NGM utasítás módosításáról 3975
17/2011. (III. 18.) NFM utasítás a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium irányítása alá tartozó költségvetési szervek részére a Magyar Köztársaság 2011. évi költségvetésérõl szóló 2010. évi CLXIX. törvény által
elõírt befizetési kötelezettségekrõl 3976
II. Személyügyi hírek
A Miniszterelnökség személyügyi hírei 3977
A Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium személyügyi hírei 3977
Álláspályázatok
Nagykereki Község Önkormányzatának Képviselõ-testülete pályázatot hirdet jegyzõi álláshely
betöltésére 3980
Ráckeve Város Önkormányzatának Képviselõ-testülete pályázatot hirdet Ráckeve Város
Önkormányzatánál jegyzõi munkakör betöltésére 3981
III. Alapító okiratok
A Nemzeti Erõforrás Minisztérium irányítása alá tartozó költségvetési szervek alapító okiratai
Az Országos Epidemiológiai Központ Alapító Okirata egységes szerkezetben 3982 Az Országos Egészségfejlesztési Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 3984 Az Országos Élelmezés- és Táplálkozástudományi Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 3985 Az Országos Szakfelügyeleti Módszertani Központ Alapító Okirata egységes szerkezetben 3987 Az Országos Kémiai Biztonsági Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 3989 Az Országos „Frédéric Joliot-Curie” Sugárbiológiai és Sugáregészségügyi Kutató Intézet Alapító
Okirata egységes szerkezetben 3991
Tar ta lom je gyzék
HIVATALOS ÉRTESÍTÕ 22. szám
A M A G Y A R K Ö Z L Ö N Y M E L L É K L E T E 2011. március 18., péntek
Az Országos Környezetegészségügyi Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 3993 Az Országos Alapellátási Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 3995 Az Országos Gyermekegészségügyi Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 3997 Az Egészségügyi Engedélyezési és Közigazgatási Hivatal Alapító Okirata egységes szerkezetben 3999 Az Országos Gyógyszerészeti Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4001 Az Egészségügyi Stratégiai Kutatóintézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4003 Az Egészségügyi Készletgazdálkodási Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4005 Az Országos Sportegészségügyi Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4007 Az Országos Orvosi Rehabilitációs Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4009 Az Országos Reumatológiai és Fizioterápiás Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4010 Az Országos Idegtudományi Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4012 Az Országos Onkológiai Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4014
A Mátrai Gyógyintézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4016
Az Állami Szívkórház Balatonfüred Alapító Okirata egységes szerkezetben 4018 A Soproni Rehabilitációs Gyógyintézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4019 A Gottsegen György Országos Kardiológiai Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4021
A Parádfürdõi Állami Kórház Alapító Okirata egységes szerkezetben 4023
Az Országos Korányi Tbc és Pulmonológiai Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4025 Az Egészségügyi Minõségfejlesztési és Kórháztechnikai Intézet Alapító Okirata
egységes szerkezetben 4026
Az Országos Mentõszolgálat Alapító Okirata egységes szerkezetben 4028
Az Országos Vérellátó Szolgálat Alapító Okirata egységes szerkezetben 4030 Az Országos Igazságügyi Orvostani Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4032 A Fog- és Szájbetegségek Országos Intézete Alapító Okirata egységes szerkezetben 4033 Az Egészségügyi Szakképzõ és Továbbképzõ Intézet Alapító Okirata egységes szerkezetben 4034 A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium irányítása alá tartozó költségvetési szerv alapító okirata
A Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség alapító okirata (a módosításokkal egységes
szerkezetben) 4037
A Vidékfejlesztési Minisztérium irányítása alá tartozó költségvetési szervek alapító okiratai
Az Országos Mezõgazdasági Könyvtár és Dokumentációs Központ alapító okirata 4039
A Magyar Mezõgazdasági Múzeum alapító okirata 4041
Az Állami Ménesgazdaság Szilvásvárad alapító okirata 4043
V. Közlemények
A Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság közzétételei Határozat-tervezetek
A Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság elnökének HF-1944-1/2011. számú határozat-tervezete
(2. számú piac) 4046
A Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság elnökének HF-1948-1/2011. számú határozat-tervezete
(3. számú piac) 4095
A Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság elnökének HF-1595-2/2011. számú határozat-tervezete
(7. számú piac) 4147
Közlemények
Tájékoztatás a piacfelügyeleti eljárásokban a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság által hozott
és a hatóság honlapján 2011. január hónapban közzétett érdemi határozatokról 4268 Tájékoztatás elektronikus hírközlési szolgáltatások nyilvántartásba történõ
bejegyzésének a tényérõl 4272
Tájékoztatás elektronikus hírközlési szolgáltatások nyilvántartásból való törlésének a tényérõl 4274
A Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság Médiatanácsának közleménye 4275
A Köz igaz ga tá si és Elekt ro ni kus Köz szol gál ta tá sok Köz pon ti Hi va ta lá nak közleménye
elveszett törzskönyvekrõl 4276
I. Utasítások
A honvédelmi miniszter 30/2011. (III. 18.) HM utasítása
a béketámogató mûveletekben résztvevõ állomány részletes kategóriába sorolásáról szóló 84/2008. (HK 16.) HM utasítás módosításáról
A honvédelemrõl és a Magyar Honvédségrõl szóló 2004. évi CV. törvény 97. § (1) bekezdésének n) pontjában kapott felhatalmazás alapján – figyelemmel a Magyar Honvédség hivatásos és szerzõdéses állományú katonáinak jogállásáról szóló 2001. évi XCV. törvény 52. § (4) bekezdésére és 125/A. §-ára, valamint a Magyar Honvédség külföldi szolgálatot teljesítõ és külföldi tanulmányokat folytató személyi állománya devizaellátmányáról és egyes ellátmányon kívüli pénzbeli járandóságairól szóló 26/2007. (VI. 20.) HM rendelet 37. §-ában foglaltakra – a béketámogató mûveletekben résztvevõ állomány részletes kategóriába sorolásáról szóló 84/2008. (HK 16.) HM utasítást a következõk szerint módosítom.
1. § (1) A béketámogató mûveletekben résztvevõ állomány részletes kategóriába sorolásáról szóló 84/2008. (HK 16.) HM utasítás (a továbbiakban: Ut.) 2. § (2) bekezdés f) pontja helyébe a következõ rendelkezés lép:
[A Rendelet 2. számú mellékletének II. számú táblázata szerinti biztonsági körülmények szempontjából:]
„f) a 6. kategóriába tartozik
fa) az MH Tartományi Újjáépítési Csoport (MH PRT);
fb) az Afganisztánban egyéni beosztást betöltõ állomány;
fc) az MH KAIA törzstiszti csoport (Kabul);
fd) az MH Nemzeti Támogató Elem (Afganisztán).”
(2) Az Ut. 2. § (2) bekezdése a következõ g) ponttal egészül ki:
[A Rendelet 2. számú mellékletének II. számú táblázata szerinti biztonsági körülmények szempontjából:]
„g) a 8. kategóriába tartozik
ga) az MH Különleges Mûveleti Csoport (Afganisztán);
gb) az MH OMLT (Afganisztán);
gc) az MH Légi Kiképzéstámogató Csoport (Air Mentor Team);
gd) az MH Mi-17 Légi Kiképzés-támogató Csoport (Mi-17 Air Mentor Team).”
2. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követõ napon lép hatályba, rendelkezéseit azonban 2011. január 1-jétõl kell alkalmazni.
(2) Ez az utasítás 2011. március 31-én a hatályát veszti.
(3) Hatályát veszti az Ut. 2. § (2) bekezdés e) pont eb)–ed) és ef) alpontja.
Dr. Hende Csaba s. k.,
honvédelmi miniszter
A honvédelmi miniszter 31/2011. (III. 18.) HM utasítása
a Magyar Honvédség légiforgalom-szervezésének korszerûsítési programjával kapcsolatos feladatokról szóló 85/2008. (HK 17.) HM utasítás módosításáról
A honvédelemrõl és a Magyar Honvédségrõl szóló 2004. évi CV. törvény 52. § (1) bekezdés f) pontja alapján a Magyar Honvédség légiforgalom-szervezésének korszerûsítési programjával kapcsolatos feladatokról szóló 85/2008. (HK 17.) HM utasítást (a továbbiakban: Utasítás) az alábbiak szerint módosítom:
1. § Az Utasítás 1. §-a helyébe az alábbi rendelkezés lép:
„1. § Az utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelmi miniszter alárendeltségébe, közvetlen és fenntartói irányítása alá tartozó szervezetekre, a HM Honvéd Vezérkar fõnöke közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) illetékes katonai szervezeteire terjed ki.”
2. § Az Utasítás 2. §-a az alábbi c) ponttal egészül ki:
[Az utasítás alkalmazásában:]
„c) katonai léginavigációs szolgálatok (MANS – Military Air Navigation Services): katonai légiforgalom-szervezési, kommunikációs, navigációs, légiforgalmi légtérfelügyeleti, valamint légiforgalmi tájékoztatási tevékenységet végzõ szervezetek gyûjtõfogalma.”
3. § Az Utasítás 3. § (2) bekezdés a)–d) pontja helyébe az alábbi rendelkezés lép:
[A Program fõ feladatai:]
„a) a MANS 2006 program keretén belül megkezdett, de még le nem zárt feladatok végrehajtása;
b) a MANS rendszerek korszerûsítése;
c) az MH közép- és hosszú távú ATM stratégiájának kidolgozása;
d) a katonai ATM területet érintõ hadmûveleti és mûszaki követelmények kidolgozása;”
4. § (1) Az Utasítás 4. § (2) bekezdés b) pontja helyébe az alábbi rendelkezés lép:
[Az Irányító Szakcsoport]
„b) vezetõhelyettese: a Honvéd Vezérkar (a továbbiakban: HVK) Haderõtervezési Csoportfõnökség haderõtervezési osztályvezetõ;”
(2) Az Utasítás 4. § (2) bekezdés d) pontja helyébe az alábbi rendelkezés lép:
[Az Irányító Szakcsoport]
„d) tagjai:
da) a HM Tervezési és Koordinációs Fõosztály, db) a HM Védelmi Tervezési Fõosztály, dc) a HM Gazdasági Tervezési Fõosztály, dd) a HM Kontrolling és Szabályozási Fõosztály, de) a HVK Személyzeti Csoportfõnökség, df) a HVK Hadmûveleti Csoportfõnökség, dg) a HVK Haderõtervezési Csoportfõnökség, dh) a HVK Kiképzési Csoportfõnökség, di) a HVK Logisztikai Csoportfõnökség, dj) a HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal, dk) a HM Fegyverzeti és Hadbiztosi Hivatal, dl) az MH Mûveleti és Doktrinális Központ, dm) az MH Geoinformációs Szolgálat, dn) a Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem,
do) az MH Kinizsi Pál Tiszthelyettes Szakképzõ Iskola,
dp) az MH Összhaderõnemi Parancsnokság és érintett alárendeltjei
állományából kijelölt személyek, illetve akadályoztatásuk esetén állásfoglalásra, illetve nyilatkozattételre jogosult képviselõik.”
5. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követõ napon lép hatályba.
(2) Ez az utasítás a közzétételét követõ második napon hatályát veszti.
Dr. Hende Csaba s. k.,
honvédelmi miniszter
A honvédelmi miniszter 32/2011. (III. 18.) HM utasítása
a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje kiadásáról
A honvédelemrõl és a Magyar Honvédségrõl szóló 2004. évi CV. törvény 98. § (1) bekezdése alapján a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény belsõ kontrollrendszerének részét képezõ Szabálytalanságok kezelése eljárásrendjének kiadásáról az alábbi utasítást adom ki:
1. § Az utasítás hatálya kiterjed a Honvédelmi Minisztériumra, a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe, közvetlen és fenntartói irányítása, valamint felügyelete alá tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség feladatellátásban érintett katonai szervezeteire.
2. § A Honvédelmi Minisztérium mint intézmény belsõ kontrollrendszerének részét képezõ Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét a jelen utasítás mellékleteként kiadom.
3. § Az utasítás hatálya alá tartozó honvédelmi szervezetek vezetõi az utasítás hatálybalépését követõ 60 napon belül tekintsék át az eljárásrend 1. számú függelékében felsorolt szabályozókat, és a felelõsségi körükbe tartozó szabályozók esetében intézkedjenek a szabályozó felülvizsgálatára, szükség szerinti módosítására.
4. § Ez az utasítás az aláírása napján lép hatályba.
Budapest, 2011. február 28.
Dr. Hende Csaba s. k.,
honvédelmi miniszter
Melléklet a 32/2011. (III. 18.) HM utasításhoz
SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJE
(„Honvédelmi Minisztérium igazgatása” belsõ kontrollrendszer)
Az államháztartás mûködési rendjérõl szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 156. § (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelõen a „Honvédelmi Minisztérium mint intézmény” (a továbbiakban: Honvédelmi Minisztérium) mûködése során elõforduló szabálytalanságok kezelésére a jelen szabályzatban meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni.
I.
Az eljárásrend kialakításával kapcsolatos általános felelõsségi szintek:
A 87/2010. (X. 6.) HM utasítással kiadott Honvédelmi Minisztérium Szervezeti és Mûködési Szabályzatában (a továbbiakban: HM SZMSZ) foglaltak alapján a Honvédelmi Minisztérium szabálytalansági felelõsi feladatait a HM Kontrolling és Szabályozási Fõosztály (a továbbiakban: HM KSZF) fõosztályvezetõje látja el.
A Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét a HM KSZF dolgozza ki.
Az eljárásrend tartalmazza a Honvédelmi Minisztérium mûködési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes mûveletekben elõforduló, valamely normától, belsõ rendelkezéstõl, felettesi utasítástól, elöljárói parancstól való eltérés esetén a vezetõk, illetve a beosztott állomány által alkalmazandó eljárási rendet és szabályokat az alábbiak szerint:
II.
1. A szabálytalanság fogalma
Jelen szabályzat alkalmazásában a szabálytalanság: az államháztartás mûködési rendjében a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes mûveletekben elõforduló, valamely normától (jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz), valamint felettesi utasítástól, vagy elöljárói parancstól való eltérés. Így ide tartoznak mindazon tevékenységek, mulasztások, hiányosságok, amelyek büntetõ-, szabálysértési, fegyelmi vagy kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekménynek minõsülnek.
2. A szabálytalanságok alapesetei
– Szándékosan okozott szabálytalanság: félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés.
– Nem szándékosan okozott szabálytalanság: figyelmetlenségbõl, hanyagságból, pontatlan nyilvántartásból stb.
származó szabálytalanság.
3. A szabálytalanságok kialakulásának megelõzését szolgálja
– a szervezet gazdálkodásának jogszabályoknak megfelelõ megvalósítása;
– a szabályozottság és a szabályok betartásának folyamatos figyelemmel kísérése;
– a szabálytalanságok esetén születõ intézkedések hatékonysága.
4. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja – a szabálytalanságok kialakulásának megakadályozása (megelõzés);
– a jogszerû állapot helyreállítása (a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása);
– a tapasztalatok feldolgozása és beépítése a belsõ kontrollrendszerbe és a belsõ szabályozókba;
– a felelõsség megállapítása, a szankcionálás.
4.1. A szabálytalanságok megelõzése érdekében
A Honvédelmi Minisztérium személyi állománya – saját munkakörét és személyét illetõen – köteles megismerni és betartani a gazdálkodással összefüggõ jogszabályokat, közjogi szervezet szabályozó eszközöket.
A gazdálkodást érintõ jogszabályok, a fejezetszintû, valamint a helyi belsõ rendelkezések kiadásakor; illetve jelentõsebb módosításuk esetén az egységes értelmezést és alkalmazást elõsegítõ feldolgozásuk érdekében – témakörétõl függõen – a szervezeti egység szintû továbbképzéseken (értekezleteken), illetve a HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal érintett szervezeti egységeinek vezetõi részérõl saját hatáskörben szervezett továbbképzések keretében kell végrehajtani.
5. A szabálytalanságok észlelése és kezelése a belsõ kontroll rendszerében:
5.1. A szabálytalanságok észlelése
A szabálytalanságok észlelése a belsõ kontrollrendszerben történhet:
– a Honvédelmi Minisztérium beosztott személyi állománya;
– a Honvédelmi Minisztérium egyes szervezeti egységeinek vezetõi;
– a Honvédelmi Minisztérium vezetõi;
– a HM Belsõ Ellenõrzési Hivatal (a továbbiakban: HM BEH) által végzett államháztartási belsõ ellenõrzés, illetve – a Kormányzati Ellenõrzési Hivatal (KEHI) részérõl végzett kormányzati ellenõrzés, valamint az Állami Számvevõszék (ÁSZ) részérõl végzett külsõ ellenõrzés által.
5.2. A szabálytalanságok kezelése a belsõ kontroll rendszerében
5.2.1. A Honvédelmi Minisztérium beosztott személyi állománya részérõl észlelt szabálytalanság kezelése
Amennyiben a szabálytalanságot a személyi állomány beosztott tagja követte el, s azt maga észleli (önellenõrzés), köteles a jogszerû állapot elérése érdekében eljárni. Amennyiben a szabálytalanság megszüntetése már a hatáskörét meghaladja, köteles haladéktalanul értesíteni – a szolgálati út betartásával – az intézkedésre jogosult vezetõt.
Amennyiben a személyi állomány beosztott tagja által elkövetett szabálytalanságot a szervezeti egységen belüli más beosztott észleli, köteles a tényre az elkövetõ figyelmét felhívni, és ha a figyelemfelhívás eredménytelen volt, a szervezeti egység vezetõjét értesíteni.
Amennyiben az állományilletékes szervezeti egység vezetõje az adott ügyben érintetté válik, a beosztott személyi állomány tagja a munkaköri leírásban (katona esetében, továbbá a Magyar Honvédség Szolgálati Szabályzatában), illetve a HM SZMSZ-ben rögzített szabályok szerint köteles eljárni.
Amennyiben az értesített szervezeti egység vezetõje megalapozottnak találja a szabálytalanságot, a feladat- és hatásköri, illetve felelõsségi rendnek megfelelõen intézkedik a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, illetve hatáskör hiányában az ügyet köteles jelenteni a közvetlen felettes, elöljáró HM vezetõ részére, aki gondoskodik a megfelelõ intézkedések megtételérõl, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.
5.2.2. A Honvédelmi Minisztérium szervezeti egységeinek vezetõi részérõl észlelt szabálytalanság kezelése
Amennyiben a szabálytalanságot egy szervezeti egység vezetõje észleli, a feladat- és hatásköri, illetve felelõsségi rendnek megfelelõen köteles intézkedni a szabálytalanság megszüntetésére, a jogszerû állapot helyreállítására, illetve hatáskör hiányában köteles az ügyet jelenteni a közvetlen felettes, elöljáró HM vezetõ részére.
Amennyiben az értesített HM vezetõ megalapozottnak találja a szabálytalanságot, a feladat- és hatásköri, illetve felelõsségi rendnek megfelelõen intézkedik a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, illetve hatáskör hiányában az ügyet köteles jelenteni a felettes, elöljáró HM vezetõ részére, aki gondoskodik a megfelelõ intézkedések megtételérõl, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.
Amennyiben a közvetlen felettes, elöljáró HM vezetõ az ügyben annak ellenére sem intézkedik, hogy a szabálytalanság elkövetésében érintett, az õ felettesét, elöljáróját, illetve a szabálytalanság megszüntetésére közvetlenül jogosult más szerv, szervezeti egység vezetõjét, a szolgálati út betartásával kell egyidejûleg értesíteni.
5.2.3. A Honvédelmi Minisztérium vezetõi által észlelt szabálytalanság kezelése
A Honvédelmi Minisztérium vezetõi az általuk közvetlenül észlelt szabálytalanság megalapozottsága esetén az ügyben érintett vezetõ felé a hatáskörükbe tartozó esetben intézkedést hoznak, illetve a jogszabályban rögzített esetekben gondoskodnak a szükséges eljárás (büntetõ-, szabálysértési, fegyelmi, kár-) megindításáról.
5.3. A belsõ ellenõr, illetve a belsõ ellenõrzési vezetõ részérõl észlelt szabálytalanság kezelése
A Honvédelmi Minisztériumban az államháztartási belsõ ellenõrzési feladatokat – a költségvetési szervek belsõ ellenõrzésérõl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ber.) 4. § (1)–(3) és (5) bekezdése, valamint a HM Belsõ Ellenõrzési Hivatal költségvetési szerv alapításáról szóló 24/2010. (XII. 3.) HM határozatban elõírtakra figyelemmel – a fejezetszintû központi ellenõrzési szervezet, a HM BEH látja el.
A HM BEH a Honvédelmi Minisztérium államháztartási belsõ ellenõrzése során észlelt szabálytalanság esetén – a Ber., illetve a HM fejezet államháztartási belsõ ellenõrzési rendjének szabályairól, és a HM fejezet egységes államháztartási belsõ ellenõrzési kézikönyvének kiadásáról szóló 81/2007. (HK 15.) HM utasítás (a továbbiakban: Utasítás) elõírásaival összhangban köteles eljárni.
A HM BEH által a Honvédelmi Minisztérium államháztartási belsõ ellenõrzése során észlelt szabálytalanság gyanúja esetén az Áht. 121/A. § (9) bekezdése, illetve a Ber. 12. § f) pontjában foglaltakra tekintettel a HM BEH igazgató köteles az illetékes HM vezetõt haladéktalanul tájékoztatni, és a megfelelõ eljárások megindítására javaslatot tenni.
A Honvédelmi Minisztérium szervezeti egysége vezetõjének, illetve a Honvédelmi Minisztériumnak közvetlenül alárendelt honvédelmi szerv vezetõjének érintettsége esetén a honvédelmi miniszter a Ber. 2. § g) pontja értelmében
köteles gondoskodni a megfelelõ intézkedések meghozataláról, illetve az eljárások megindításáról, ez azonban az államháztartási belsõ ellenõrzés lezárását nem befolyásolhatja.
A HM BEH által végrehajtott államháztartási belsõ ellenõrzés lezárására a Ber. 28. §-ában, illetve az Utasítás 11. § (11)–(15) bekezdéseiben foglaltak szerint a HM által jóváhagyott ellenõrzési jelentés megküldésével kerül sor.
Az ellenõrzési jelentés vezetõi összefoglalójában szereplõ ellenõri javaslatok képezik az alapját a feltárt szabálytalanságok megszüntetését célzó „Intézkedési terv” elkészítésének, amelyet a HM elrendelésnek megfelelõen az ellenõrzési jelentésben megjelölt vezetõ(k) köteles(ek) elkészíteni az egyes feladatok végrehajtásáért felelõs vezetõ, a kidolgozó és együttmûködõ szervek, valamint a végrehajtás határidejének megjelölésével. Az „Intézkedési terv”
kidolgozásának, véleményeztetésének és jóváhagyásra történõ felterjesztésének eljárásrendjét a Ber. 17. § (1) bekezdés d) pontja, a 29–30. §-ai, valamint az Utasítás 11. § (17) bekezdése rögzíti.
Az érintett szervezet, szervezeti egység vezetõje a honvédelmi miniszter hatáskörében jóváhagyásra kerülõ
„Intézkedési terv”-ben elrendelt feladatokat köteles teljesíteni, illetve végrehajtatni annak érdekében, hogy az államháztartási belsõ ellenõrzés megállapításai alapján feltárt szabálytalanság megszüntetésre kerüljön.
5.4. A külsõ ellenõrzõ szerv (ÁSZ, KEHI) részérõl észlelt szabálytalanság kezelése
A büntetõ-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenõrzõ szerv a mûködését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el.
A külsõ ellenõrzõ szervek megállapításait, a szabálytalanságok megszüntetésére vonatkozó javaslatait az érintett külsõ ellenõrzõ szerv vezetõje által lezárt ellenõrzési jelentés tartalmazza.
A külsõ ellenõrzés tárgya, hatóköre, illetve a szabálytalanságra vonatkozó megállapításai jellegének függvényében, a fejezet szintjén, a honvédelmi miniszter által jóváhagyott „Intézkedési terv” alapján kerül sor a külsõ ellenõrzés által felvetett szabálytalanságok megszüntetésére.
A külsõ ellenõrzõ szervezetek fejezetet érintõ – általában több HM szerv feladat- és hatáskörére kiterjedõ – ellenõrzéseinek koordinációja – a szervezési, a véleményezési, valamint az intézkedési tervek kidolgozása, véleményeztetése, jóváhagyatása, továbbá az ellenõrzések során tett javaslatok hasznosulásának nyomon követését biztosító miniszteri tájékoztatások összeállítása tekintetében – az Utasítás 8. § i) és j) pontjai értelmében miniszteri feladatszabás alapján a HM BEH feladatkörében történik. A HM BEH részére a HM szervek vezetõi a szakterületüket érintõen a szükséges együttmûködést kötelesek biztosítani.
6. A szükséges intézkedések, eljárások meghatározása
A szabálytalanság okainak feltárására, a szabályos mûködés helyreállítására kiadott belsõ rendelkezések, illetve az érintett szervezeti egység vezetõje által közvetlenül megszabott utasítások a szabálytalan mûködés megszüntetésére irányulnak.
Amennyiben az okok feltárása szélesebb körû vizsgálatot igényel, az illetékes HM vezetõ vizsgálót vagy vizsgáló bizottságot jelöl ki.
Az okok feltárása után a szabályos mûködés helyreállítását a gazdálkodó szervezet vezetõje a belsõ szabályok (mûködést szabályozó okmányok) szükséges módosításával egyidejûleg rendeli el.
A szabálytalan mûködés megszüntetésére az illetékes szervezeti egység vezetõje közvetlenül utasítja az érintett beosztású személy(eke)t.
Amennyiben vélelmezhetõ, hogy a szabálytalanságot fegyelmi vétség, károkozás, szabálysértés vagy bûncselekmény okozta, a szükséges eljárás megindítására munkáltató jogkörrel rendelkezõ vezetõ közvetlenül intézkedik.
7. A tett intézkedések, eljárások nyomon követése
Az érintett vezetõ nyomon követi az általa elrendelt vizsgálatokat, a döntései alapján tett intézkedések végrehajtását, a megindított eljárások helyzetét, a kijelölt vizsgáló, illetõleg vizsgáló bizottság mûködését, továbbá figyelemmel kíséri az általa elrendelt intézkedések, illetve a vizsgálatok során tett javaslatok érvényesülését.
Az illetékes HM vezetõ a tapasztalatokat összegezve, más hasonló szabálytalanságok megelõzésének érdekében:
– intézkedik az érintett szervezeti egység vezetõje felé a vezetési tevékenység elõsegítésére,
– kezdeményezi a HM BEH felé az államháztartási belsõ ellenõrzés megfelelõ irányú kiterjesztését, valamint – szükség szerint elrendeli az érintett személyi állomány oktatását az adott témában.
8. A feltárt szabálytalanságok, a tett intézkedések nyilvántartása, elemzése
A szabálytalansági felelõs HM KSZF feladatkörébe tartozik a feltárt szabálytalanságok és a kapcsolódó intézkedések koordinálása érdekében a feltárt szabálytalanságokról a naprakész, pontos (a jelen szabályzat 3. számú függelékében megtalálható) nyilvántartás vezetésének megszervezése, biztosítása.
A szabálytalanságokkal kapcsolatosan köteles biztosítani minden írásos dokumentum – különösen a feltárást rögzítõ, az intézkedések végrehajtását, illetõleg az eljárások lefolytatását bizonyító iratok – nyilvántartását és megõrzését, a vezetõ részére a nyomon követést célzó összegzõ jelentések elkészítését.
A személyes érintettséget feltételezõ eljárási iratokat a vonatkozó szabályok szerint a HM Humánpolitikai Fõosztálynál kell nyilvántartani és megõrizni.
9. A szabálytalanságok megelõzése érdekében végzett értékelés
A HM közigazgatási államtitkára a Honvédelmi Minisztérium vezetõjeként a szabálytalanságok megakadályozása érdekében legalább évente egy alkalommal értékeli az egyes fõfolyamatok és azok részfolyamatainak mûködését a folyamatgazdák beszámoltatása alapján.
A HM közigazgatási államtitkára a belsõ kontrollrendszer mûködésének értékelésekor figyelembe veszi az államháztartási belsõ ellenõrzést végzõ HM BEH, valamint a külsõ ellenõrzõ szervek (ÁSZ, KEHI) megállapításait is.
Az értékelés során áttekintésre kerül:
– a feladatellátásnál mennyire tudatos a belsõ kontroll tevékenység;
– a belsõ kontrollrendszer fejlesztése, javítása megfelelõ ütemben történik-e, kellõ eredményességgel történik-e a feltárt szabálytalanságok kezelése;
– az ellenõrzési tapasztalatok nem utalnak-e olyan területekre, ahol a belsõ kontrollrendszer nem került kialakításra;
– a belsõ kontrollrendszerhez kapcsolódóan megfelelõek-e a kialakított ellenõrzési nyomvonalak;
– a belsõ kontrollrendszer szabályzatának betartására kellõ figyelmet fordítanak-e.
10. A belsõ kontrollrendszerrel (szabálytalanságok kezelése) kapcsolatos jelentések, beszámolók
A Honvédelmi Minisztérium államháztartási belsõ ellenõrzési vezetõje az éves államháztartási belsõ ellenõrzési jelentésben köteles számot adni a Ber. 31. § (3) bekezdés
– ad) alpontja alapján az ellenõrzések során büntetõ-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számáról, továbbá
– ae) alpontja alapján a belsõ kontrollrendszer szabályszerûségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatairól.
– ba) alpontja értelmében az intézkedési tervek megvalósításáról a Ber. 12. § n) pontjában meghatározott nyilvántartási rendszer alapján, figyelembe véve a Ber. 29/A. § (4)–(5) bekezdéseiben foglaltakat.
A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje keretében feltárt hibák a „HM Igazgatása”-ra vonatkozó összesített nyilvántartását és a tevékenység eredményével, tapasztalataival kapcsolatos összesített értékelõ jelentést a HM KSZF készíti el az érintett HM szervek a tárgyévet követõ év január 31-ig történõ adatszolgáltatásai alapján. Az összesített nyilvántartást és beszámolójelentést a HM közigazgatási államtitkára hagyja jóvá.
1. számú függelék a Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéhez
A Honvédelmi Minisztérium mint intézmény mûködését meghatározó hatályos szabályozók
Fsz. Tárgy
1. A Honvédelmi Minisztérium Szervezeti és Mûködési Szabályzata (kiadva a 87/2010. (X. 6.) HM utasítás mellékleteként)
2. A Honvédelmi Minisztérium mint intézmény gazdálkodásának általános szabályairól szóló 33/2007. (HK 8.) HM utasítás
3. A Honvédelmi Minisztérium mint intézmény (köz)beszerzési szabályzatának kiadásáról szóló 50/2009. (HK 13.) KF intézkedés
Fsz. Tárgy
4. A Honvédelmi Minisztérium mint intézmény Kockázatkezelési Szabályzata kiadásáról szóló 48/2007. (HK 11.) HM utasítás
5. A honvédségi szolgálati személygépkocsi lakás és munkahely közötti utazásra történõ használatának szabályozásáról szóló 112/2010. (XII. 29.) HM utasítás
6. A Honvédelmi Minisztérium és a miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó egyes szervezetek éves és havi munkaterveinek elkészítésével összefüggõ feladatokról szóló 30/2009. (IV. 29.) HM utasítás 7. A honvédelmi tárca információbiztonság-politikájáról szóló 94/2009. (XI. 27.) HM utasítás
8. A hivatásos és szerzõdéses katonai szolgálatra, valamint a katonai oktatási intézményi tanulmányokra való egészségi, pszichikai és fizikai alkalmasság elbírálásáról, továbbá az egészségügyi szabadság,
a szolgálatmentesség és a csökkentett napi szolgálati idõ engedélyezésének szabályairól szóló 7/2006. (III. 21.) HM rendelet
9. A Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség Titokvédelmi és Ügyviteli Szabályzata kiadásáról szóló 11/1996. (HK 7.) HM utasítás
10. A bélyegzõellátásról és a bélyegzõk használatáról szóló 56/2008. (HK 12.) HM utasítás
11. A honvédelmi minisztériumi objektumok védelmével, mûködésével és az ezzel összefüggõ irányítási tevékenységgel kapcsolatos feladatokról szóló 6/2010. (I. 15.) HM utasítás
12. A szolgálati rádiótelefon-ellátás és -használat szabályairól szóló HM utasítás 13. A Magyar Honvédség Központi Ügyelet mûködésének szabályozásáról szóló
116/2007. (HK 20.) HM HVKF intézkedés
14. Az MH Támogató Dandár szervezeti környezetvédelmi szabályzata (9/268. MH TD intézkedés) 15. A Honvédelmi Minisztérium I. objektum tûzvédelmi szabályzata (9/377. MH TD intézkedés) 16. A Honvédelmi Minisztérium I. objektum Munkavédelmi Szabályzat (9/378. MH TD intézkedés) 17. A HM I. objektum mûködési rendjérõl szóló 228/2001. (HK 3.-2002.) HVK–HDMCSF intézkedés 18. A Honvédelmi Minisztérium I. objektum parkolási rendjérõl szóló 14/2010. (HK 18.) HM I. objektum
parancsnoki intézkedés
2. számú függelék a Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéhez
A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét megalapozó jogszabályok jegyzéke Jogszabályi háttér
(a hivatásos és a szerzõdéses katona, valamint a közalkalmazotti állományt illetõen) 1. az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény;
2. az államháztartás mûködési rendjérõl szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet;
3. az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000.
(XII. 24.) Korm. rendelet;
4. a költségvetési szervek belsõ ellenõrzésérõl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet;
5. a honvédelmi szervezetek mûködésének az államháztartás mûködési rendjétõl eltérõ szabályairól szóló 346/2009. (XII. 30.) Korm. rendelet;
6. a Büntetõ Törvénykönyvrõl szóló 1978. évi IV. törvény;
7. a büntetõeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény;
8. a szabálysértésekrõl szóló 1999. évi LXIX. törvény;
9. a Polgári Törvénykönyvrõl szóló 1959. évi IV. törvény;
10. a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény;
11. a Munka Törvénykönyvérõl szóló 1992. évi XXII. törvény;
12. a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény;
13. a kormánytisztviselõk jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvény;
14. a Magyar Honvédség hivatásos és szerzõdéses állományú katonáinak jogállásáról szóló 2001. évi XCV. törvény;
15. egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekrõl szóló 2007. évi CLII. törvény;
16. a Magyar Honvédség katonai nyomozó hatóságairól és a bûncselekmények parancsnoki nyomozásáról szóló 19/2003. (V. 8.) HM–IM együttes rendelet;
17. a Magyar Honvédség hivatásos és szerzõdéses állományú katonái, valamint az önkéntes jelentkezés alapján tartalékos katonai szolgálatot teljesítõk kártérítési felelõsségének egyes szabályairól szóló 18/2006. (VI. 27.) HM rendelet;
18. a kártérítési felelõsség körében meg nem térülõ kár leírásának és törlésének egyes szabályairól szóló 19/2002.
(IV. 5.) HM rendelet;
19. az Állami Számvevõszékrõl szóló 1989. évi XXXVIII. törvény;
20. a Kormányzati Ellenõrzési Hivatalról szóló 312/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet;
21. az adózás rendjérõl szóló 2003. évi XCII. törvény;
22. az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény
23. az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet.
3. számú függelék a Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéhez
A szerv megnevezése 20…. évi szabálytalanság nyilvántartása
Sorszám: A szabálytalanság típusa*: A keletkezett kár összege:
A szabálytalanság leírása:
Az érintettek megnevezése, beosztása (munkaköre):
A lezárult eljárás eredménye:
A szabálytalanság kezelése érdekében tett intézkedések felsorolása:
A kapcsolódó dokumentáció nyilvántartási szám szerinti felsorolása:
A szabálytalanság kezelése érdekében tett intézkedések megvalósításának ellenõrzése (nyomon követése):
* Büntetõ-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás.
A közigazgatási és igazságügyi miniszter 38/2011. (III. 18.) KIM utasítása egyes miniszteri hatáskörök gyakorlásáról
A központi államigazgatási szervekrõl, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény 70. § (2) bekezdésében meghatározott hatáskörömben eljárva – a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (2) bekezdésére, valamint a szakképzésrõl szóló 1993. évi LXXVI. törvény 5. § (2) bekezdésére figyelemmel – a következõ utasítást adom ki:
1. § Az Országos Képzési Jegyzékrõl és az Országos Képzési Jegyzék módosításának eljárásrendjérõl szóló 133/2010.
(IV. 22.) Korm. rendelet 1. mellékletének 958. pontja szerinti „Hatósági és közigazgatási ügyintézõ” szakképesítés (a továbbiakban: Szakképesítés) tekintetében a szakképzésrõl szóló 1993. évi LXXVI. törvény 5. § (2) bekezdés e) és g) pontja szerinti feladatok ellátására – az általam mûködtetett költségvetési szerv vezetõjeként – a Nemzeti Közigazgatási Intézet fõigazgatóját jelölöm ki.
2. § A Szakképesítés tekintetében a szakképzésrõl szóló 1993. évi LXXVI. törvény 5. § (2) bekezdés a)–d), f), valamint h)–i) pontjaiban meghatározott feladat- és hatásköreim gyakorlása elõsegítésére a Nemzeti Közigazgatási Intézetet jelölöm ki.
3. § Ez az utasítás a közzétételét követõ napon lép hatályba.
Dr. Navracsics Tibor s. k.,
közigazgatási és igazságügyi miniszter
A külügyminiszter 5/2011. (III. 18.) KüM utasítása
a Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérõl szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja, továbbá a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirõl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet figyelembe vételével a Külügyminisztérium iratkezelési rendjére vonatkozóan – a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium és a Magyar Országos Levéltár egyetértésével – az alábbi utasítást adom ki:
1. Az utasítás hatálya kiterjed a Külügyminisztérium központi hivatali szervezeti egységeire, valamint a Magyar Köztársaság diplomáciai, konzuli és nemzetközi szervezetek mellé rendelt állandó képviseleteire.
2. A Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás melléklete tartalmazza.
3. Ez az utasítás a közzétételét követõ napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit 2011. január 2. napjától kell alkalmazni. Az utasítás hatálybalépésével egyidejûleg a 2/2009. (I. 30.) KüM utasítással kiadott KüM Egyedi Iratkezelési Szabályzat hatályát veszíti.
Martonyi János s. k.,
külügyminiszter
Melléklet az 5/2011. (III. 18.) KüM utasításhoz
EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT, IRATTÁRI TERV
és IRATMINTATÁR
a KÜLÜGYMINISZTÉRIUM részére
a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérõl szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) 10. § (1) bekezdés b) pontja alapján
EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
A Külügyminisztérium egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat)
– a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérõl szóló 1995. évi LXVI. törvény,
– a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirõl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és – a Külügyminisztérium Szervezeti és Mûködési Szabályzata rendelkezései figyelembevételével, a Magyar Országos Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelõs miniszter egyetértésével készült.
Értelmezõ rendelkezések
aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,
alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a fõszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedõ sorszámos rendszerben történõ kiadása és nyilvántartása,
archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megõrzése elektronikus adathordozón,
átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,
átadás-átvételi jegyzõkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,
átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,
átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott idõtartamú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás elõtti õrzése történik,
besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetõvé tevõ hierarchikus vagy szótár jellegû, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,
bordereau: a futár által szállított diplomáciai küldemény nemzetközi elõírások szerinti kísérõ okmánya, mely alkalmas a diplomáciai küldemény lezárt csomagjainak szállítás közbeni azonosítására, illetve szükség szerinti többszörös átadásának, átvételének ellenõrizhetõ igazolására,
csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegû összekapcsolása, dokumentum: egyedi egységként kezelhetõ rögzített információ,
elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,
elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhetõ adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,
elektronikus küldemény: a BEDSZ (Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás) útján küldött, ill.
érkezett elektronikus ûrlap(ok) és az azokhoz csatolt egyéb elektronikus dokumentum(ok), és hivatalos iratok. A BEDSZ az ügyfélkapun keresztül csak az általános nyomtatványtervezõvel és általános nyomtatványkitöltõvel készített, vagy annak megfelelõ formátumú és a központi rendszerben elõzetesen regisztrált elektronikus ûrlapokat fogadja, elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak,
elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezõprogram segítségével küldhetõ és fogadható adategyüttes,
elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek,
elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyezõ, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhetõ adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest,
elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlõ módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette, és ez mely idõpontban történt meg. Az elektronikus tértivevény közokirat,
elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minõsülõ elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton, elektronikus levélben érkezett irat átvételérõl és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldõjét,
elektronikusan történõ aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz,
elõadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képezõ, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz, elõzményezés: az a mûvelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévõ ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratot kell-e nyitni,
érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történõ ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,
expediálás: az irat kézbesítésének elõkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és idõpontjának meghatározása,
feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,
felelõs: az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazott) joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következõ fázisát végrehajtani,
fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben a központi irattár állományából selejtezés, valamint az illetékes levéltár részére történõ átadás révén bekövetkezett anyagfogyás legfontosabb adatait tartják nyilván,
fõnöki levél: olyan levél, illetve küldemény, amely a misszióvezetõ és a Központ vezetõi közötti közvetlen kapcsolattartást szolgálja. A szükség szerinti minõsítésérõl a misszióvezetõ dönt, készítésére formai elõírás nincs, futárindító: a futárokat úti, szállítmányozási és egyéb szükséges okmányokkal ellátó személy, a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Fõosztály munkatársa,
gyarapodási napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartására a központi irattár anyaga gyarapodásának legfontosabb adatait rögzíti, hivatali kapu: a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz,
hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,
hivatalos irat: olyan (okirat), elektronikus okirat és egyéb elektronikus adatállomány, amelyet meghatározott eljárásban a bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv, illetve más hatóság (hivatalos szerv) az ügyfél részére elektronikusan, joghatás kiváltására alkalmas módon (BEDSZ igénybevételével) kézbesíttet, továbbá amelyet a hivatalos szervek eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél kézbesíttet a hivatalos szerv részére,
hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldõ a küldeményt nyilvántartja,
hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,
idõbélyegzõ: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt, vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az idõbélyegzõ elhelyezésének idõpontjában változatlan formában létezett,
iktatás: az irat iktatószámmal történõ nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követõen az iktatókönyvben, az iraton és az elõadói íven,
iktatókönyv: olyan nem selejtezhetõ, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik, iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot,
irat: valamely szerv mûködése, vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendõ rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévõ információ vagy ezek kombinációja,
iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetõség szempontjából történõ válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerû és biztonságos megõrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység,
iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és mûködési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az Irattári Terv, valamint az adott szerv iratmintáinak gyûjteménye,
iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból,
irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy elõre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet mûködése szempontjából lényegesnek minõsítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos mûveletek nyomon követését rendelik el, irattár: az irattári anyag szakszerû és biztonságos õrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és mûködtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely,
irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történõ dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követõ idõre,
irattári anyag: rendeltetésszerûen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megõrzést igénylõ, szervesen összetartozó iratok összessége,
Irattári Terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetõség szempontjából történõ válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhetõ irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megõrzésének idõtartamát, továbbá a nem selejtezhetõ iratok levéltárba adásának határidejét,
irattári tétel: az iratképzõ szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelõen kialakított legkisebb – egyéni irattári õrzési idõvel rendelkezõ – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,
irattári tételszám: az iratnak az Irattári Tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetõség szerinti csoportosítását meghatározó kód,
irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az Irattári Tervbe mint elsõdleges besorolási sémába való besorolása, irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a mûködése során keletkezõ és hozzá kerülõ, rendeltetésszerûen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és õrzését végzi,
kapcsolatos szám: ugyanazon iratképzõ valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,
kezdõirat: az ügyben keletkezett elsõ irat, az ügy indító irata,
kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelõnek szóló vezetõi vagy ügyintézõi utasítások,
kézbesítés: a küldeménynek kézbesítõ szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történõ eljuttatása a címzetthez, kézbesítõív: az iratok átadását-átvételét igazoló ív. A kézbesítõívet évenként idõrendi sorrendben kell tárolni és megõrizni,
kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részérõl hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat,
kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetõségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részérõl,
kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetõje részérõl kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,
konszignáció: futárposta összesítõ jegyzék, a küldõ, a címzett és a diplomáciai küldemény tartalmának azonosítására, a küldemény tételes átadására, átvételére alkalmas lista,
közirat: a keletkezés idejétõl és az õrzés helyétõl függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott,
központi elektronikus szolgáltató rendszer (központi rendszer): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese,
központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás elõtti õrzésére szolgáló irattár,
küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el,
küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenõrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,
láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítõ számítástechnikai mûvelet,
levéltár: a maradandó értékû iratok tartós megõrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerû használatának biztosítása céljából létesített intézmény,
levéltárba adás: a lejárt irattári õrzési idejû, maradandó értékû iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,
levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban õrzött maradandó értékû része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékû magánirat,
másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az elsõ példánnyal azonos módon hitelesítettek,
másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhû formában, utólag készült egyszerû (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,
megõrzési határidõ: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt õrzési idõ,
megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetõségét kizáró módon történõ hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzõkönyv felvétele mellett,
mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérõ irattól – elválasztható, melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítõ része, amely elválaszthatatlan attól, mutatózás: a gyorsabb visszakeresés érdekében név- és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése,
naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,
nyílt P-irat: a Külügyminisztériumban vagy a külképviseleten keletkezett, nem minõsített információt hordozó, titokvédelmi szempontból védettséggel nem rendelkezõ adatátviteli csatornán továbbítható P-irat,
nyílt P-távirat: jellemzõen a külképviseleten keletkezõ nem minõsített információt tartalmazó, nem védett adatátviteli csatornán továbbított nyílt P-irat távirati formában elkészített változata,
nyílt távirat: a Központ és a külképviselet között elektronikus úton, meghatározott formában továbbított nem minõsített irat,
önálló iktatás: a Külügyminisztérium központi iktatási rendszerén kívüli önálló iktatási rendszer, papír alapú vagy elektronikus módon vezetett iratnyilvántartás,
õrjegy: az irattárból kiadott iratok nyilvántartására szolgáló formanyomtatvány,
P-irat, azaz politikai irat: a diplomáciai információs politika tartalmi és formai követelményeinek megfelelõ, a diplomáciai információs rendszerben jellemzõen elektronikusan továbbított és tárolt diplomáciai információ, papír alapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,
raktári egység: az irattári anyagnak a kézi és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),
savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz, scriptament: a Külügyminisztérium Iktatási, Ügyirat-nyilvántartási Rendszere. A Külügyminisztérium iratkezelési szabályzatán alapuló elektronikus nyilvántartó rendszer, amely a nem minõsített iratok jellemzõit, illetve magukat az elektronikus formában létezõ iratokat (elektronikus-irat) is tárolja,
selejtezés: a lejárt megõrzési határidejû iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történõ elõkészítése, sorszámos iktatás: az iratok nyilvántartásba vétele érkezési sorrend alapján, évenként újra kezdõdõ sorszámmal, személyes adat: a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggõ fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelmérõl és a közérdekû adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezései az irányadóak,
szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elõ- és utóiratok) végleges jellegû összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell,
szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkezõ szervezet,
szervezeti és mûködési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,
szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkezõ szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely, szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézõ személy kijelölése, az elintézési határidõ és a feladat meghatározása,
ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végzõ igénylõ megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,
ügyintézés: valamely szerv vagy személy mûködésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkezõ ügyek ellátása, az eközben felmerülõ tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,
ügyintézõ: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy elõadója, aki az ügyet döntésre elõkészíti, ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,
ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minõsülnek,
ügykezelõ: iratkezelési feladatokat végzõ személy,
ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,
ügyvitel: a szerv folyamatos mûködésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,
vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
Az értelmezõ rendelkezésekben nem szereplõ fogalmak értelmezése során – az elektronikus közszolgáltatásról szóló törvény,
– a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésérõl és az elektronikus tértivevényrõl szóló törvény, – a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény,
– az elektronikus aláírásról szóló törvény,
– az elektronikus közszolgáltatásról szóló törvény végrehajtását szolgáló kormányrendeletek, valamint
– a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekrõl szóló rendelet
rendelkezései az irányadóak.
Az Iratkezelési Szabályzat hatálya
1. Az Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Külügyminisztériumban, illetve a külképviseleteken keletkezõ, oda érkezõ, illetve onnan kimenõ valamennyi iratra, a minisztérium valamennyi munkavállalójára. A minõsített iratok kezelésérõl külön szabályzat rendelkezik.
2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben
– a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérõl szóló 1995. évi LXVI. törvényben (a továbbiakban: Ltv.) és
– a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirõl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm.
rendeletben foglaltakat kell alkalmazni.
3. A Szabályzat rendelkezéseit a minõsített iratokra és azok kezelési rendjére a minõsített adat védelmérõl szóló törvényben és annak végrehajtására kiadott jogszabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
Az iratkezelés szervezete, felügyelete
4. A miniszter a Szervezeti és Mûködési Szabályzatban (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggõ tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetõt.
5. A minisztérium az iratkezelést a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelõ iratkezelési szervezettel látja el.
6. Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet.
A Külügyminisztérium (a továbbiakban: KüM) szervezeti egységei az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el. A vegyes iratkezelés során a Központban döntõen elektronikus módon, közös adatbázisba, de diszlokált munkahelyeken történik az iktatás, míg a külképviseleteken Scriptament rendszer hiányában manuális iktatási módszert alkalmaznak. Az iratkezelés azonos iktatási, kezelési és irattározási alapelvek alapján mûködik mind a Központban, mind a külképviseleteken, három egymástól elkülönített iratkezelési egységben: a nemzeti iratok, az EU iratok és a NATO iratok iratkezelési rendszerében. A KüM szervezeti egységei az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhetõ, maradandó értékû iratok õrzése és levéltárba adása azonban központilag történik.
A hálózati formában mûködõ számítógépes iratkezelés is a fenti struktúrát követi.
A Biztonsági, Informatikai és Távközlési Fõosztály, az Ellenõrzési Fõosztály, a Gazdálkodási és Pénzügyi Fõosztály, az Információs Fõosztály, a Konzuli Fõosztály, a Protokoll Fõosztály, a Sajtó Fõosztály, valamint a Személyügyi Fõosztály önálló iktatási joggal rendelkezik. A konzuli és vízumügyintézést megvalósító, a Központ, a külképviseletek és az ezen ügyek intézésével foglalkozó magyar szervek együttes ügyintézését biztosító egységes elektronikus iratkezelõ rendszer (KIR, angol rövidítésében CIS) mûködését a Konzuli Fõosztály felügyelete mellett, a Konzuli Kézkönyv és a Vízumrendészeti Kézikönyv elõírásai határozzák meg.
7. Az iratkezelés felügyeletét a külügyminiszter által kijelölt vezetõ – a KüM-ben a Dokumentációs Fõosztály vezetõje,
– a külképviseleteken a külképviselet vezetõje látja el.
8. E feladatkörükben felelõsek:
– az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,
– jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenõrzéséért, – a szabálytalanságok megszüntetéséért,
– szükség szerint a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,
– az iratkezelést végzõ(k), vagy azért felelõs személy(ek) kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért, – iratkezelési segédeszközök biztosításáért (nyilvántartó könyvek, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),
– a vonatkozó jogszabályi elõírásoknak megfelelõ elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és mûködtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért, – az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külsõ és a belsõ név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott mûködéséért,
– az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,
– a selejtezett iratanyag biztonsági elõírások szerinti selejtezéséért,
– az Irattári Tervben meghatározott idõ után, az iratanyag központilag történõ levéltárba adásáért, – egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintõ feladatok végrehajtásáért.
9. Az iratkezelés felügyeletéért felelõs vezetõ az informatikai vezetõvel együttmûködve – a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenõrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelõs személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelõs személyt, valamint azt a szervezeti egységet (vagy munkavállalók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítésérõl és a felügyeletrõl.
10. Az ügyintézõ iratkezeléssel összefüggõ feladatai az alábbiak:
– döntés az elõzményiratok végleges szerelésérõl,
– a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre elõkészítése, – az irattári tételszám meghatározása (a Dokumentációs Fõosztály ügyintézõje), – egyéb ügykezelõi utasítások megadása,
– a rábízott iratok szakszerû kezelése, megfelelõ tárolása, – az iratokkal való elszámolás,
– hatósági statisztikai adatok megadása.
11. Az ügykezelõ feladatai az alábbiak:
– A szervezeti egységeknél készült és más szervtõl, illetve személytõl érkezett küldemény(ek) átvétele (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, elõzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, õrzése, irattározása és önálló iktatási joggal rendelkezõ szervezeti egységek esetében selejtezése, az iratok központi irattárba adása, valamint ezek ellenõrzése;
– az iratnak az ügyintézõ részére történõ dokumentált kiadása és visszavétele;
– a bélyegzõk, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, selejtezése.
Az irattári tételek kialakítása
12. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenõ részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy
– egy irattári tételbe csak azonos értékû, levéltári megõrzést igénylõ vagy meghatározott idõtartam eltelte után selejtezhetõ iratok sorolhatók be,
– a szerv hatékony mûködtetése egy adott funkciót illetõen az ügykörök milyen mélységû áttekintését igényli.
