AZ EGYETEMI GÉPJÁRMŰVEKHASZNÁLATÁNAK RENDJE

(1)

R E K T O R I U T A S Í T Á S

AZ EGYETEMI GÉPJÁRMŰVEK HASZNÁLATÁNAK RENDJE

Miskolc, 2004

(2)

R E K T O R I U T A S Í T Á S

AZ EGYETEMI GÉPJÁRMŰVEK HASZNÁLATÁNAK RENDJE

Készült 35 példányban

…. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány

(3)

MISKOLCI EGYETEM Az egyetemi gépjárművek Oldalszám:

(4)

használatának rendje Változat száma: A/1

Tartalomjegyzék

Fejezet-

szám F e j e z e t c í m Old.

szám

Vált.

szám

Bevezetés dátuma

I.

II.

III.

IV.

V.

VI.

VII.

VIII.

Az utasítás célja A utasítás hatálya

A gépjármű használattal kapcsolatos általános szabályok

A gépjárművek igénylésének, használatának a rendje

1. Gépjárművek igénylése

2. A gépjárművek igénybevételének engedélyezése

3. Az igények elbírálása, rang- sorolása, annak visszaigazolása 4. Az igények teljesítése, a szállítási feladat végrehajtása 5. A szállítási feladatok tervezése, a fuvarok szervezése

6. Az egyetemi gépjárművek tárolása

Üzemanyag ellátás, elszámolás A gépjármű igénybevételek

elszámolása, bizonylati-nyilvántar- tási kötelezettségek

Egyéb rendelkezések Záró rendelkezés

1 1 2 5 5 6 7 8 9 9 10 12

14 16

A/1 2004. 06. 01.

(5)

MISKOLCI EGYETEM Az egyetemi gépjárművek Oldalszám: 1

(6)

A Miskolci Egyetem Rektora az egyetemi gépjárművek használatának rendjét az alábbiak szerint szabályozza.

I.

Az utasítás célja

Egy-egy gazdálkodó szervezet által ellátott feladatok jellegéből adódóan a gépjárművek üzemeltetése különböző formában, különböző szervezeti keretek között történhet. Az eltérő üzemeltetési, szervezési feladatok mellett minden esetben biztosítani kell a vonatkozó jogszabályok betartását, azok alkalmazását, valamint a korrekt üzemanyag felhasználás és az annak alapjául szolgáló teljesítmények dokumentálását, bizonylatolását.

Jelen szabályozás célja: a vonatkozó jogszabályok és a kapcsolódó belső szabályzatok előírásaival összhangban - az egyetem feladatait, valamint sajátosságait figyelembe véve - az egyetem kezelésében lévő gépjárművek üzemeltetésének, használatának szabályozása.

A vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok jegyzéket az utasítás 1. sz. melléklete tartalmazza.

II.

Az utasítás hatálya

A utasítás hatálya kiterjed a Miskolci Egyetem használatában (kezelésében) lévő gépjárművekre, azok vezetőire, a gépjárműveket igénybevevő szervezeti egységekre, valamint az üzemeltetésben résztvevő, azt irányító és ellenőrző személyekre.

A részjogkörű szervezeti egységekre vonatkozó eltérések külön fejezetben kerülnek ismertetésre.

Oldalszám: 2

(7)

MISKOLCI EGYETEM Az egyetemi gépjárművek

III.

A gépjárműhasználattal kapcsolatos általános szabályok

1. A Miskolci Egyetem feladatainak ellátása érdekében a következő rendeltetésű gépjárművek üzemelnek:

a) személyszállító gépjárművek

 személygépkocsik,

 mikrobuszok,

 autóbusz.

b) tehergépjárművek

 anyagszállításra, beszerzésre,

 teherszállításra.

A gépjárművek taxi rendszerben (vezetővel) működnek.

Indokolt, egyetemi érdeket szolgáló esetben lehetőség van a gépjárművek vezető nélküli igénybevételére is. Ebben az esetben a gépjármű vezetőjére az egyetemi gépjárművezetőkre vonatkozó rendelkezések az irányadók.

Az egyetemi gépjárművek vezető nélküli használatát a rektor, illetve a gazdasági-műszaki főigazgató engedélyezheti.

Az egyetem gépjármű állományát a 2. sz. melléklet ismerteti.

2. Az egyetem használatában lévő gépjárművek üzemeltetése, valamint az üzemben tartással kapcsolatos jogszabályi előírások és belső szabályzati utasítások betartása, ill. betartatása az Ellátási Osztály keretén belül működő Szállítási Csoport feladata.

A Szállítási Csoport tevékenységének irányítása és ellenőrzése az Ellátási osztályvezető feladata.

3. Az egyetem gépjárművei minden esetben csak menetlevéllel közlekedhetnek. A gépjárművek, illetve gépjárművezetők menetokmánnyal (menetlevéllel) való ellátásáról a Szállítási Csoport vezetője köteles gondoskodni.

4. A gépjárművek használatához kötelezően alkalmazandó - szabvány nyomtatvány - menetokmányok:

a.) személygépkocsi: D. Gépjármű 36. (Személygépkocsi menetlevél) b.) autóbusz, mikrobusz: D. Gépjármű 41. r.sz. (Autóbusz menetlevél)

Oldalszám: 3

(8)

c.) tehergépjármű: D. Gépjármű 21/új r.sz. (Tehergépkocsi menetlevél)

A szabvány menetokmányokat a csatolt 3. sz. melléklet tartalmazza.

5. A menetleveleket naponta kell kiállítani, melyen a gépjármű vezetője feljegyzi:

 a megtett utat, (honnan-hová)

 a km óra állását,

 a szállított személyek számát, (személyszállítás esetén)

 a szállított áru tömegét és megnevezését (áru, ill. teherszállítás esetén)

 a gépjárművezető nevét,

 az indulás és érkezés időpontját, valamint

 a szállítási feladattal kapcsolatos egyéb / szükségszerű megjegyzéseket.

A gépjármű vezetője köteles gondoskodni egyúttal - a tachográf menetíró készülékkel ellátott gépjárműveknél - a menetlevél mellett a tachográf lapok szabályos kezeléséről/kitöltéséről is.

A menetlevélen (fuvarlevélen) feljegyzett adatokat a gépjárművezető aláírásával igazolja.

6. A menetlevélen javítást csak áthúzással, a helyes adat feltüntetésével, valamint a javítást végző aláírásával lehet végrehajtani.

7. A menetlevél szigorú számadású okmány, azt az eseményeknek megfelelően kell vezetni. A felhasznált vagy rontott okmányokat sorszám szerint, hiánytalanul, a bizonylatokra vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni.

A menetlevelek vezetését, azok adatait a szállítási csoportvezető köteles rendszeresen ellenőrizni, és gondoskodni azok megőrzéséről.

A menetleveleket az ellátási osztályvezető legalább negyedévenként szúrópróbaszerűen ellenőrzi, melynek megtörténtét a menetlevélen feljegyzi.

8. A gépjárművek üzem-, forgalom-biztonsági-, és környezetvédelmi követelményeknek megfelelő műszaki állapotáról - ideértve a munkavédelmi, tűzvédelmi előírások szerinti tartozékokat is - a Szállítási Csoport vezetője köteles gondoskodni.

Oldalszám: 4

(9)

9. Indulás előtt a gépjárművek biztonsági berendezéseinek műszaki állapotáról és működéséről a gépjármű vezetőjének minden esetben meg kell győződnie.

Ellenőrizni kell továbbá az okmányok, valamint a gépjármű tartozékainak meglétét és a KRESZ előírásainak megfelelését.

10. A gépjármű vezetőjének a gépjármű használata közben figyelemmel kell kísérnie a gépjármű biztonsági berendezéseinek működőképességét, valamint a gépjármű rendeltetésszerű, zavartalan működését.

Az üzem közbeni műszaki hibára utaló jelenség észlelése esetén a jármű állagának megóvása, valamint a közlekedés biztonsága érdekében - ha a gépjárművezető a hibát megszüntetni nem tudja - a gépjárművet (ha arra lehetőség van) be kell vontatni a gépjármű telephelyére, vagy a legközelebbi javító bázisra, illetve a hiba megszüntetése érdekében segítséget kell kérni az autómentő szolgálattól.

Személyi sérülésű baleset okozása esetén a KRESZ előírásai szerint kell eljárni.

(elsősorban a rendőrséget és a mentőket kell értesíteni.)

A gépjármű használatával kapcsolatos mindenféle rendkívüli eseményt (a helyszínen el nem hárítható műszaki meghibásodás, káresemény, személyi sérülést okozó baleset, stb.) a gépjármű vezetője köteles telefonon jelezni a Szállítási Csoport vezetőjének, akivel egyeztetik a további teendőket.

Az észlelt, de nem javított hibát a menetlevélen fel kell tüntetni az ,,üzemben tartó neve és címe" alatti üres részen. Ugyanitt rögzíteni kell a hiba elhárításának megtörténtét is.

11. A kilométer számláló meghibásodása esetén a meghibásodás helyét (település, országúti távolságot jelző km tábla) a menetlevélre fel kell jegyezni.

12. A gépjárművek üzemeltetése, használata során bekövetkezett anyagi kárral járó eseményekről jegyzőkönyvet kell készíteni, melyben rögzíteni kell, hogy a keletkezett anyagi kárért felelős-e a gépjármű vezetője, vagy sem. (Pl: nem az előírásoknak megfelelő műszaki javítás, helytelen vezetéstechnikai műszaki hiba, stb.) A jegyzőkönyv elkészítéséért a Szállítási Csoport vezetője a felelős.

A jegyzőkönyv alapján - indokolt esetben - az egyetem gazdasági-műszaki főigazgatója a Közalkalmazottak Fegyelmi és Kártérítési Szabályzatában foglaltak szerint jár el.

(10)

MISKOLCI EGYETEM Az egyetemi gépjárművek használatának rendje

Oldalszám: 5 Változat száma: A/1

IV.

A gépjárművek igénylésének, használatának a rendje

1. Gépjárművek igénylése.

Az egyetem használatában lévő gépjárműveket a közigazgatási határon kívüli, un. helyközi közlekedésre az erre a célra rendszeresített ,,Gépjármű igénylés"-i lapokon, nevezetesen:

 Igénybejelentés személyszállító gépjármű helyközi használatára, (4. sz. melléklet) valamint

 Tehergépjármű igénylés (5. sz. melléklet)

kitöltésével lehet igényelni.

Az igénylő lapokon minden esetben fel kell tüntetni a költségviselő szervezeti egység megnevezését, valamint a terhelendő témaszámot.

Szállítási igény adott esetben levélben / faxon is bejelenthető, az igénylési nyomtatványoknak megfelelő adattartalommal.

A helyközi közlekedésre vonatkozó gépjármű igénylést a tervezett utazást megelőzően legalább 2 nappal kell eljuttatni a szállítási csoportvezető részére.

Helyi közlekedésre - indokolt esetben - a gépjárműveket szóban is lehet igényelni.

Nem kell külön-külön igénylést leadni:

 a mindennapos feladatot jelentő fuvarfeladatokra, (bankba menetel, posta rendezése, stb.)

 a rendszeres kollégiumi patyolat-szállításokra,

 a műszaki tanszékek rendszeres nitrogén szállításaira, valamint

 a Központi raktárból a szervezeti egységekhez történő anyagkiszállításokra.

A menetleveleket ezekben az esetekben is vezetni kell, s gondoskodni kell a megjelölt témaszámokra történő kiterhelésekről.

(11)

2. A gépjárművek igénybevételének engedélyezése.

Az egyetemi gépjárművek hivatali célú igénybevételét:

 kari szervezeti egységeknél: - a dékán

- a dékánhelyettesek - a dékáni hivatal vezetője - az intézeti igazgató - a tanszékvezető

- pályázati források esetén az utal- ványozási joggal rendelkező témavezető

 nem kari szervezetbe tartozó szervezeti egységeknél:

- a rektor

- a rektorhelyettesek

- a gazdasági-műszaki főigazgató - a főtitkár

- a humánpolitikai igazgató

- a vállalkozási és befektetési igazgató - az intézetek, önálló gazdasági egységek vezetője

jogosult engedélyezni.

Külföldi utazásoknál - különös tekintettel a kiküldetések engedélyezésére, valamint a felmerülő költségek elszámolására - a Hivatalos Külföldi Utazások és Vendégfogadások Szabályzata előírásai a mérvadók.

A külföldi utazások adminisztrációját a nemzetközi ügyekért felelős rektorhelyettes felügyeletével a Tudományszervezési és Nemzetközi Osztály végzi. (Ezen túlmenően a Szállítási Csoport is elvégzi az utasításban számára előírt feladatokat)

Központi költségvetési keret terhére - összegyetemi érdeket szolgáló utazás esetén - minden szervezeti egység tekintetében az engedélyezés a rektor, a főtitkár, a gazdasági-műszaki főigazgató, a humánpolitikai igazgató és a vállalkozási és befektetési igazgató hatásköre.

(12)

Az egyetemi gépjárművek magáncélú igénybevételét - az egyetem saját közalkalmazottai és hallgatói részére - a Rektor, illetve átruházott hatáskörben a főtitkár, valamint a gazdasági-műszaki főigazgató engedélyezheti. Ilyen

esetekben az engedélyező határozza meg a fizetendő térítés összegét, vagy a fizetendő térítés meghatározásának módját.

A gépjármű igénylési lapokat már az engedélyező aláírásával (bélyegzőjével) ellátva kell eljuttatni a Szállítási Csoport vezetője részére.

Az egyetemi gépjárművekkel közúti szolgáltatás végzése (járművel díj ellenében végzett személyszállítás, vagy árufuvarozás) más gazdálkodó szervezet, vagy magánszemély részére - a jelenlegi hatósági jogosítványok alapján - nem engedélyezhető.

3. Az igények elbírálása, rangsorolása, azok visszaigazolása.

A helyközi hivatalos utazásokat lehetőleg közforgalmú, menetrend szerint közlekedő vasúti, vagy autóbusz járatokkal kell lebonyolítani.

Helyközi utazáshoz gépkocsi alapvetően akkor vehető igénybe, ha az gazdaságosabb a tömegközlekedési eszközöknél (pld. egy kocsiban több személy utazik), vagy az elvégzendő feladat jellege azt indokolttá teszi. A benyújtott gépkocsi igények elbírálásánál a gazdaságossági szempontokat figyelembe kell venni.

A Szállítási Csoport az igények teljesítését megtagadhatja:

 valamilyen ok miatt teljesíthetetlen igények esetén, vagy ha

 az igénylő nem adja meg - felszólítás ellenére sem - a költségviselő szervezeti egység megnevezését, valamint a terhelendő témaszámot.

A Szállítási Csoport vezetője a teljesíthetetlen igényeket köteles jelezni az Ellátási Osztály vezetője, kirívó esetekben az egyetem gazdasági-műszaki főigazgatója felé.

Az igénybejelentés elbírálásáról - annak megtörténtét követően - azonnal tájékoztatni kell (szóban/telefoni visszajelzéssel/faxon) az igénylőt.

Az igények torlódása esetén (azaz, ha esetenként több igény jelentkezik, mint a rendelkezésre álló gépjármű) a magasabb rendű egyetemi érdeket képviselő igény rendelkezik elsőbbséggel. Ilyen esetekben a prioritás-i sorrendet a gazdasági-műszaki főigazgató, szükség esetén a rektor határozza meg. A ki nem

(13)

elégíthető igényekről azonnal visszajelzést kell adni az érintett szervezeti egységek felé.

4. Az igények teljesítése, a szállítási feladat végrehajtása.

A Szállítási Csoport vezetője és az igényelt gépjármű vezetője a feladat végrehajtása előtt gondoskodni köteles:

 a gépjármű és vezetője szükséges okmányainak meglétéről,

 az igényelt gépjármű kifogástalan műszaki állapotáról.

Az indulást megelőzően - amennyiben szükséges - tisztázni/egyeztetni kell az esetleges részletkérdéseket is, a feladat egyértelműsítése érdekében.

Az utazás során a gépjárművek:

 szabályszerű használatáért az igénybevevő, illetve az igénybevevők közül a magasabb intézményi beosztású utas a felelős. Utasításainak a gépjármű vezetője - a vonatkozó szabályok figyelembevételével - köteles eleget tenni,

 műszaki állapotáért, valamint a biztonságos utazás feltételeinek biztosításáért a gépjármű vezetője a felelős.

Az utazás kezdetét megelőzően, valamint annak befejeztekor az igénybevevő ellenőrzi a gépjármű km. óra állását, s ezt követően igazolja a menetlevélen a feladat teljesítését.

Amennyiben - az egyébként engedélyezett és egyeztetett - szállítási feladat valamilyen oknál fogva az utazást közvetlenül megelőzően meghiúsulna, (vis- major esetek, a gépjármű váratlan üzemzavara, a gépjárművezető hirtelen betegsége, rosszulléte, stb.) úgy a gépjármű vezetője haladéktalanul köteles erről értesíteni:

 a gépjármű igénylőjét/a szállítandó utasokat, valamint

 a Szállítási Csoport vezetőjét.

Ilyen esetekben - amennyiben arra lehetőség van - gondoskodni kell csere gépjármű biztosításáról, vagy ennek hiányában (ha az utazás nem halasztható) külső gépjármű, pl. taxi igénybevételéről.

(14)

5. A szállítási feladatok tervezése, a fuvarok szervezése.

Az egyetem szervezeti egységei részéről felmerülő szállítási igények egy része előre tervezhető, más része csak feltételesen.

Előre tervezhetők különösen:

 a belföldi és külföldi tanulmányutak, melyek szemeszterenként és karonként külön egyeztetésre kerülnek, s előre meghatározott menetrend szerint féléves szinten konkrét időpontokkal megjelölve ismertek,

 a tényleges igénybevételt megelőzően legalább egy héttel korábban leadott szállítási igények,

 a kollégiumi Patyolat-szállítások,

 a műszaki tanszékek nitrogén szállítási igényei,

 a mindennapos szállítási igények, (bank, posta) valamint

 a Központi raktárból a szervezeti egységek felé történő anyag kiszállítások.

Az igények kielégítése során csak feltételesen tervezhetők:

 a tényleges igénybevételt megelőzően csak egy-két nappal leadott igények, s

 az esetleges ,,promt" igények.

A szállítási feladatok (fuvarok) szervezése során lehetőleg a jogos igények teljeskörű kielégítésére kell törekedni, az előre tervezett szállítási igények folyamatos aktualizálásával. Gondoskodni kell egyúttal a szállítási útvonal - leggazdaságosabb - megtervezéséről.

A tervezés szempontjából lényeges, hogy a már leadott és jóváhagyott szállítási igényeket az utazás meghiúsulása esetén a szervezeti egységek haladéktalanul mondják le, mivel ez esetben más jogos (de torlódás miatt esetleg elutasított!) utazási igények és kielégíthetők.

A Szállítási Csoport vezetője gondoskodjon arról, hogy az egyetem területén - lehetőleg - mindig álljon rendelkezésre egy olyan gépjármű, ami jelentősebb üzemzavarok, vagy természeti csapás esetén azonnal mobilizálható.

6. Az egyetemi gépjárművek tárolása.

Az egyetem kezelésében lévő gépjárműveket az egyetem területén elkülönített/körbekerített ,,garázs" telephelyen kell üzemen kívül tárolni.

Gondoskodni kell arról, hogy a gépjárművek - főleg téli időszakokban - a zárt

(15)

építményű garázsokban kerüljenek elhelyezésre. Fentiekért a műhelyvezető (garázsmester) és a gépjárművezetők együttesen felelősek.

Kivételes esetben - amennyiben a gépjármű vezetője írásban nyilatkozik arról, hogy a gépjárművet biztonságos helyen tudja tárolni, vagy annak éjszakai őrzéséről tud gondoskodni - írásban engedélyezhető a gépjármű telephelyen kívüli tárolása, melyet:

 a Szállítási Csoport vezetője,

 az Ellátási Osztály vezetője,

 a gazdasági-műszaki főigazgató

 és a Rektor

engedélyezhet.

A gépjárművek telephelyen kívüli tárolása nem okozhat többlet kiadást.

A telephelyen belül a gépjárművek vezetői és a műhelyvezető (garázsmester) együttesen kötelesek gondoskodni:

 a gépjárművek tisztántartásáról, (külső-belső mosás, takarítás)

 a rendszeres üzemviteli karbantartási feladatok ellátásáról, valamint

 a kisebb volumenű - gépjárművek biztonságos üzemelését nem érintő - javítási feladatok elvégzéséről.

V.

Üzemanyag ellátás, elszámolás.

1. Az egyetem használatában lévő gépjárművekbe üzemanyagot:

a) belföldön

 csak a központosított közbeszerzési eljárásban nyertes MOL Magyar Olaj- és Gázipari Rt. kútjainál, üzemanyag kártyával lehet vásárolni.

b) külföldön

 elsődlegesen a MOL, vagy Shell Kutaknál üzemanyag kártyával kell vásárolni, illetve

 kivételes esetben-, ha a gépjármű vezetője a rendelkezésére álló MOL, vagy Shell kártyával nem tud tankolni - más benzinkútnál is vásárolhat készpénzért üzemanyagot, de az elszámoláshoz csatolni kell a Miskolci Egyetem nevére és címére kiállított számlát.

(16)

A gépjármű üzemeltetésével kapcsolatban felmerülő üzemanyag költségeket kizárólag csak számla alapján lehet elszámolni.

Az üzemanyag-kártyák beszerzéséről, nyilvántartásáról és kiadásáról a Szállítási Csoport vezetője köteles gondoskodni.

Az átvett üzemanyag-kártyákért a gépjárművet vezető személy teljes anyagi felelősséggel tartozik.

2. Az egyetemi gépjárművek üzemanyag - fogyasztási normáit a módosított 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet 2.§. (1) bekezdés a., pontjában foglaltak alapján kell megállapítani (korrekciós tényezőkkel módosított alapnorma).

A megállapított normáknál magasabb üzemanyag-fogyasztást (túlfogyasztást) csak abban az esetben lehet - a gépjárművezető anyagi felelősségének vizsgálata nélkül - elszámolni, ha műszaki szakértő bevizsgálása bizonyítja, hogy műszaki hiba okozta a túllépést.

3. Külföldi utazást megelőzően az egyetem gépjárművezetői a várható kiadások (üzemanyagvásárlás, autópálya-, és parkolási díjak, stb.) ismeretében elszámolási előleget vehetnek fel az érintett országok pénznemében. Az ezzel kapcsolatos feladatokat a Tudományszervezési és Nemzetközi Osztály koordinálja. Újabb előleg kifizetésének feltétele a korábban felvett előleg elszámolása. Év végén minden előleggel el kell számolni. Az előleggel történő elszámolás szabályait a Pénzkezelési Szabályzat tartalmazza.

4. A Szállítási Csoport vezetőjének havonta meg kell állapítani a norma szerinti és a ténylegesen felmerülő üzemanyag költségek különbözetét.

Üzemanyag megtakarításnak minősül az az összeg, amely nem több mint a gépjármű által futott - menetlevéllel igazolt - kilométer alapján:

 a korrekciós tényezőkkel módosított alapnorma és az APEH által közzétett üzemanyagár figyelembevételével kiszámított összegnek

 a munkáltató által számlák alapján elszámolt üzemanyag mennyiség és az APEH által közzétett üzemanyagár figyelembevételével meghatározott összeget

meghaladó része.

Az üzemanyag megtakarítás összegét a gépjármű vezetőjének ki kell fizetni.

Ha a gépjármű vezetője a fogyasztási norma alapján számított üzemanyag mennyiséget meghaladóan használt fel üzemanyagot, úgy az előzőek szerint

(17)

számított túllépés összegét /túlfogyasztás (l) x APEH üzemanyag egységár (Ft/l)/ meg kell térítenie az egyetem pénztárába való befizetéssel. (Kivétel:

műszaki szakértői bevizsgáláson alapuló műszaki hiba)

Az üzemanyag megtakarítás (túllépés) megállapításához tartozóan még:

 üzemanyag vásárláskor - függetlenül attól, hogy a vásárlás kártyával történik - a gépjármű vezetője által is aláírt vásárlási blokkot kell kérni, s azt a menetlevélhez kell csatolni,

 az üzemanyag elszámolást minden esetben a gépjármű teli tankkal megtöltött állapotában és az ahhoz tartozó kilométeróra állás feltüntetésével kell elvégezni,

 a Szállítási Csoport vezetője köteles ellenőrizni a MOL és a Shell által megküldött és a gépjárművek vezetői által a menetlevelekhez becsatolt számlák (blokkok) egyezőségét.

5. Az üzemanyag megtakarítás (ill. túllépés) meghatározása és elszámolása - a havi eredmények göngyölésével - negyedévente történik, így a gépjárművezetők negyedévenként vehetik fel az egyetem pénztárából az elszámolt megtakarítást, vagy fizetik be a pénztárba a túllépés összegét.

A negyedéves összegzést a szállítási csoportvezető készíti el, - gépjármű vezetőként meghatározva - melynek alapján a megtakarítás (túllépés) ki (-be) - fizetése a gazdasági-műszaki főigazgató engedélye alapján megtörténik.

6. A gépjárművezetők utazással kapcsolatban felmerülő egyéb költségeiknek (szállásdíj, parkolási díj, stb.) rendezése érdekében a Szállítási Csoport vezetője esetenként 100.000.- Ft készpénz előleg felvételére jogosult utólagos elszámolási kötelezettséggel, a Pénzügyi Szabályzat vonatkozó előírásainak megfelelően.

VI.

A gépjármű igénybevételek elszámolása, bizonylati-nyilvántartási kötelezettségek.

1. Az egyetem használatában lévő gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos nyilvántartások vezetése az erre a célra kifejlesztett számítógépes

(18)

programcsomag, nevezetesen a ,,Menetlevél és költség nyilvántartás"

megnevezésű szoftver alkalmazásával történik.

A programcsomag funkciói:

 Az egyetemi gépjárművek törzsadatainak nyilvántartása.

 A gépjárművezetők adatainak nyilvántartása.

 A menetlevelek adatainak rögzítése, nyilvántartása.

 A gépjárművek költségnyilvántartása.

 A gépjárművek önköltségének meghatározása.

 A gépjárművek igénybevételére vonatkozó (tételes) terhelési értesítők előállítása. (szervezeti egységenként!)

 Üzemanyag felhasználás- és megtakarítás kimutatása gépjárművenként.

A fenti programcsomag használatával a Szállítási Csoport vezetője köteles gondoskodni:

- a gépjárművek és gépjármű vezetők törzsadatainak folyamatos aktualizálásáról, (műszaki vizsgák, zöldkártyák, vezetői engedélyek, éves kötelező orvosi vizsgálatok, stb.)

- a menetlevelek adatainak folyamatos rögzítéséről, - havonta meghatározza:

 a gépjárművek szervezeti egységenkénti tételes igénybevételét, melyet kiterhelésre megküld a Pénzügyi Osztálynak,

 az üzemanyag felhasználást és megtakarítást (túllépést),

- negyedévenként:

 a gépjárművek önköltségét

 feladást készít az üzemanyag megtakarítások (túllépések) elszámolására, kifizetésére,

- évenként:

 gondoskodik a programcsomag valamennyi funkcióját érintően azok aktualizálásáról, illetve éves szintű adatok feldolgozásáról,

(19)

 javaslatot készít a gazdasági-műszaki főigazgató felé a gépjárművek igénybevételi díjának esetleges módosítására.

2. Az egyetem használatában lévő gépjárművek költségeinek elszámolásához kapcsolódó - más szervezeti egységek által végrehajtandó - feladatok:

2.1. A Pénzügyi Osztály:

- gondoskodik a Szállítási Csoport által feladott gépjármű

igénybevételek folyamatos és teljeskörű kiterheléséről a szervezeti egységek felé,

- nyilvántartást vezet, melynek alapján a gépjármű igénybevételek kiterhelése, ill. ezzel egyidejűleg a Szállítási Csoport javára történő jóváírása egyértelműen és gyorsan beazonosítható (tegye lehetővé a Szállítási Csoport által feladott igénybevételek tételes

visszaellenőrzését).

- biztosítja a gazdasági-elemző munkákhoz szükséges adatszolgáltatást.

2.2. A Tudományszervezési és Nemzetközi Osztály:

- elősegíti az egyetem vezetői által engedélyezett külföldi utazások előkészítését, megfelelő összegű külföldi fizetőeszköz biztosítását a gépkocsivezető részére, illetve

- közreműködik az utazás befejeztét követő adminisztrációs feladatok rendezésében.

2.3. A Számviteli Osztály:

igény szerint biztosítja a gépjárművek tény - költségeinek megállapításához szükséges adatszolgáltatást.

VII.

Egyéb rendelkezések

1. Az egyetem részjogkörű költségvetési egységeire vonatkozó különös szabályok:

E rendelkezés szempontjából érintett egységek:

(20)

a) Alkalmazott Kémiai Kutató Intézet b) Comenius Tanítóképző Főiskolai Kar

A részjogkörű költségvetési egységek kezelésében lévő gépjárművekre vonatkozóan az alábbiak érvényesek:

 a gépjárművek igénybevételét az egységek első számú vezetői engedélyezik,

 az egységek önállóan gondoskodnak:

- a gépjárművek és vezetőik törzsadatainak nyilvántartásáról, - a gépjárművek biztonságáról, üzemképes állapotban tartásáról,

a hatóságilag előírt kötelezettségekről (műszaki vizsga, revíziók, zöld kártya, stb.)

- a gépjárművek és vezetőik menet- és úti okmányokkal való ellátásáról,

- a gépjármű igénybevételek költségeinek a megfelelő témaszámokra történő kiterheléséről,

- az üzemanyag felhasználás - és megtakarítás elszámolásáról, pénzügyi rendezéséről.

 adatszolgáltatási kötelezettséggel tartoznak az Ellátási Osztály Szállítási Csoportja felé - negyedévente és gépjárművenként - az alábbiakról:

- a gépjárművek és vezetőik törzsadata/az azokban bekövetkezett változások,

- a gépjárművek önköltségének meghatározásához szükséges információk megadása,

- az üzemanyag felhasználás- és megtakarítás kimutatása

 együttműködési kötelezettségük van:

- az üzemanyag kártyák igénylése (-leadása) tekintetében a Szállítási Csoporttal,

- külföldi utazások esetén a Tudományszervezési és Nemzetköz Osztállyal,

- a pénzügyi elszámolások vonatkozásában a Pénzügyi Osztállyal.

Egyéb kérdésekben jelen szabályozás előírásai a részjogkörű költségvetési egységek használatában lévő gépjárművekre is vonatkoznak.

MISKOLCI EGYETEM Az egyetemi gépjárművek Oldalszám: 16

(21)

2. A Szállítási Csoport vezetője folyamatosan figyelemmel kíséri a gépjárművek műszaki állapotát/állagát, s indokolt esetben - az Ellátási Osztály vezetőjével együttesen - javaslatot tesz a gazdasági-műszaki főigazgatónak:

 az elhasználódott gépjárművek értékesítésére, selejtezésére,

 a gépjárműpark korszerűsítésére, új gépjárművek beszerzésére.

VIII.

Záró rendelkezés

Jelen utasítás 2004. július 01-től lép hatályba.

Miskolc, 2004. június 01.

Dr. Besenyei Lajos a Miskolci Egyetem Rektora

1. sz. melléklet

(22)

Az Utasításhoz kapcsolódó jogszabályok és belső szabályzatok

j e g y z é k e 1. Jogszabályok

1.1. 1/1975. (II.5.) KPM-BM A közúti közlekedés szabályairól együttes rendelet

1.2. 1988. évi I. törvény A közúti közlekedésről, egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 30/1988. (IV.21.) MT rendelettel 1.3. 89/1988. (XII.20.) MT A közúti közlekedési szolgáltatásokról

rendelet és a közúti járművek üzemben tartásáról 1.4. 16/1992. (VII.3.) KHVM A nemzetközi közúti személyszállítás

rendelet végzésének egyes feltételeiről

1.5. 60/1992. (IV.1.) Korm. A közúti gépjárművek, az egyes mező- rendelet gazdasági, erdészeti és halászati erőgépek

üzemanyag- és kenőanyagfogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről 1.6. 49/2001. (XII.22.) KöViM Az autóbusszal végzett belföldi és nemzet-

rendelet közi személyszállítás szakmai feltételeiről és engedélyezési eljárásáról

1.7. 1995. évi CXVII. törvény A személyi jövedelemadóról

1.8. 125/1996. (VII.24.) Korm. A központi költségvetési szervek közpon- rendelet tosított közbeszerzéseinek részletes

szabályairól 2. Belső szabályzatok

2.1. Szervezeti és működési szabályzat 2.2. Kollektív szerződés

2.3. Gazdálkodási szabályzat 2.4. Pénzkezelési szabályzat 2.5. Bizonylati szabályzat 2.6. Iratkezelési szabályzat 2.7. Közbeszerzési szabályzat

2.8. Hivatalos külföldi utazások és vendégfogadások szabályzata.

(23)

2. sz. melléklet A MISKOLCI EGYETEM

gépjármű állománya (2004. május)

Sor- szám

Forgalmi rendszám

Típus Rendeltetés

Üzembe helyezés

éve

Üzem- anyag

Üzemanyag norma (l/100 km)

Szállítható személyek száma/ v. szállítható tömeg, súly

1. HJG-426 AUDI A6 személygépkocsi 2000 E-98 benzin 11,54 4 + 1 fő

2. HJN-974 OPEL ASTRA

CARAVÁN személygépkocsi 2000 E-95 benzin 7,42 4 + 1 fő

3. GTM-775 OPEL ASTRA

CARAVÁN

személygépkocsi 1998 E-95 benzin 7,42 4 + 1 fő

4. CPC-995 RENAULT

ESPICE

személygépkocsi 1992 Gázolaj 8,03 6 + 1 fő

5. ETM-605 HYUNDAI tehergépkocsi 1995 Gázolaj 9,37 1,0 t (5+1 fő)

6. ETM-606 HYUNDAI mikrobusz 1995 Gázolaj 9,37 11 + 1 fő

7. EYH-732 FORD

TRANSIT

mikrobusz 1995 E-95 benzin 12,05 14 + 1 fő

8. IKE-260 IKARUS E15 autóbusz 2003 Gázolaj 24,33 34 + 1 + 1 fő

9. HEE-359 IVECO

DAILY tehergépkocsi 2000 Gázolaj 12,12 1,3 t

10. BRU-146 MULTICAR tehergépkocsi 1989 Gázolaj 12,36 Forgólétrás

11. BAL-557 UAZ 452 tehergépkocsi 1989 E-98 benzin 17,0 Műhelykocsi

12. GMG-459 OPEL ASTRA személygépkocsi 1997. E-95 benzin 7,6 4 + 1 fő AKKI

13. EWH-990 MITSUBISHI

L 300

tehergépkocsi 1995. E-95 benzin 11,7 1,0 t AKKI

14. HTW-535 WOLKSWAGEN

PASSAT

személygépkocsi 2001. E-95 benzin 7,9 4 + 1 fő CTFK

15. GKR-796 HYUNDAI

GRACE H100

mikrobusz 1997. Gázolaj 10,8 14 + 1 fő CTFK

(24)

R e n d s z á m : G y á r t m á n y :

. . . é v . . . h ó . . . n a p

H o n n a n - h o v á ( m e g á l l á s h e l y e ) K m - ó r a á l l á s a

S z á l l í t o t t s z e m é l y e k

s z á m a

G é p j á r m ű v e z e t ő n e v e

S z e m é l y g é p k o c s i v é g e z : . . . ó r a . . . p e r c

S Z E M É L Y G É P K O C S I M E N E T L E V É L

Ü z e m b e n t a r t ó n e v e , c í m e :

3 / 1 . s z . m e l l é k l e t

K N o 0 2 3 9 0 1

S z á l l í t h a t ó s z e m é l y e k s z á m a :

k m s z á l l í t o t t f ő ü z e m i d ő

(25)

R e n d s z á m : G y á r t m á n y :

. . . é v . . . h ó . . . n a p

S z á l l í t o t t s z e m é l y e k

s z á m a

G é p j á r m ű v e z e t ő n e v e

A u t ó b u s z v é g e z :

. . . ó r a . . . p e r c

A U T Ó B U S Z M E N E T L E V É L

Ü z e m b e n t a r t ó n e v e , c í m e :

3 / 2 . s z . m e l l é k l e t

s o r o z a t s o r s z á m

X 0 0 7 1 2 0 1

S z á l l í t h a t ó s z e m é l y e k s z á m a :

h a s z n o s k m k m s z á l l í t o t t f ő ü z e m i d ő Ö s s z e s

(26)

R e n d s z á m : G y á r t m á n y : T e h e r b í r á s : G é p j á r m ű v e z e t ő n e v e :

. . . é v . . . h ó . . . n a p G é p k o c s i k e z d . : . . . ó r a . . . p e r c

Á r u t ö m e g e

( t ) Á r u m e g n e v e z é s e

( k í s é r ő o k m á n y s z á m a )

Ö s s z e s

R a k o t t k m K m T ö m e g G k . ü z e m i d ő G é p k o c s i v é g e z :

. . . ó r a . . . p e r c

S z á l l í t o t t s z e m é l y e k n e v e C s a t o l t o k m á n y o k G é p j á r m ű v e z e t ő k e z d :

v é g e z :

T E H E R G É P K O C S I M E N E T L E V É L

Ü z e m i t e h e r g é p k o c s i B é r e l t t e h e r g é p k o c s i Ü z e m b e n t a r t ó n e v e , c í m e :

3 / 3 . s z . m e l l é k l e t

s o r o z a t :

G T N o 1 7 4 1 0 1

(27)

MISKOLCI EGYETEM 4. sz. melléklet

……….

Szervezeti egység

IGÉNYBEJELENTÉS

személyszállító gépjármű helyközi használatára

Igénybejelentő neve, beosztása: ……….

Igényelt gépjármű: * személygépkocsi mikrobusz

autóbusz

Gépjárművel utazók: ** ………

………

Az utazás célja: ………

Útvonal: ………

Indulás helye (cím): ………

Indulás időpontja: ………

Előre látható érkezési időpont: ………

Költségviselő szervezeti egység: ………

Terhelendő témaszám: ………

Miskolc, 200 …… év ……….. hó ………….. nap.

………

engedélyező

* Az igényelt gépjármű típusa aláhúzandó!

** Mikrobusz és autóbusz igénylése esetén a gépjárművel utazók névsora az Igénybejelentés hátoldalán, vagy

(28)

külön mellékletben is megadható!

MISKOLCI EGYETEM 5. sz. melléklet

……….

Szervezeti egység

TEHERGÉPJÁRMŰ IGÉNYLÉS

Igénylő szervezeti egység: ………

A szállítandó anyag / áru / eszköz megnevezése: ……….

………

A szállítandó termék terjedelme: ………., súlya: ……….

Honnan - hová kell szállítani: (mely helyiségből / szervezeti egységtől - és hová, az átadó - átvevő kontakt személyek megnevezése.)

……….

A csomagolás neme: ………..

Költségviselő szervezeti egység: ………

Terhelendő témaszám: ………

Miskolc, 200 ……… év ……… hó ………… nap.

………

engedélyező

Megjegyzés: Nagyobb volumenű szállítási igény esetén a feladatot előzetesen egyeztetni kell a szállítási csoportvezetővel!