TMT 21.ért, l.azám 1974.Január
Folyóiratbeszerzési tapasztalatok az USA könyvtáraiban
A tudományos őe szakkönyvtárak állományában manapság az Időszaki kiadványok, folyóiratok játsszák a vezetőszerepet. Beszerzésük két Jelentős forrása: a vétel és c s e r e . A folyóiratbeszerzés e két terü
letéről az a m e r i k a i könyvtári g y a k o r l a t azolgál tanulságos a d a t o k k a l . A könyvtári cseretevőkenység monografikus kiadványokra, h i v a t a l o s dokumentumokra, időszaki kiadványokra és folyóiratos többeepéldá- n y a i r a egyaránt k i t e r j e d , általános azonban az a vélemény, hogy a
csere " l e l k e " a folyóiratcsere. A könyvtárak közötti kiadvány-tranz
akció óriási mennyisége ellenére a gazdaságossági kérdésekről ritkán e s i k szó. A legtöbbször h a n g o z t a t o t t értékelés; a könyvtár számára előnyös, nem t e r h e l i a beszerzési k e r e t e t és erősiti a k a p c s o l a t o k kialakulását.
A folyóiratcsere gazdaságosságára vonatkozó adatok hiánya abból ered, hogy nehéz megállapítani a k a p o t t kiadványok előfizetési árát, anyagi értékét /jelentős részük u g y a n i s díjmentes kiadvány/f k i m u t a t n i a fenntartási és szolgáltatási költségeket; továbbá a nem k o n v e r t i b i l i s valutával rendelkező országokból származó kiadványok devizá
l i s ellentételét. Fokozza a problémát a csereakció lassú menete i s . Végezetül, a csere célja nem elsősorban gazdaságossági természetű,és ennek erőszakolása nem i a lenne h e l y e s . Az Iowa S t a t e U n l v e r s i t y könyvtára hasonlóan az Egyesült Államok más egyetemi könyvtáraihoz, széles körű cseretevékenységet f o l y t a t , és a hozzáférhető adatok birtokában megkísérelte, hogy a folyóiratcsere pénzügyi tényezőibíl k i m u t a s s a a csereakció gazdaságosságát.
Az 50 éve fennálló kiadványcseréjóben a könyvtár az egyetem publikációira támaszkodik és e beszerzési forrás évről-évre nő. A 30-as években a p a r t n e r e k száma 503, az 50-es években már 1051 v o l t . J e l e n l e g 84 ország 1427 intézményétől 2861 p r i m e r jellegű tudományos és szakmai folyóiratot kap. C s e r e p a r t n e r e i k elsősorban kelet-európai, l a t i n - a m e r i k a i és a távol-keleti országok intézményei.
A caeretevékenyoég költségtényezői a következőkből adódnak: ese- r e o b j e k t u m , melyre a j e l z e t t könyvtár keveset költ, m i v e l főleg az egyetem kiadványait használja e célra /1970: 1068,50 dollár/. A lét
szám ugyancsak nem számottevő, p e r i o d i k u s kiadványok nyilvántartásá
nál, ügyintézésénél összesen 1 könyvtáros, 1 segédkönyvtáros, 1 g.~n- iró és 1 alkalomszerűen dolgozó egyetemi hallgató látja e l a c s e r e - ajándék részleg tennivalóit. P o s t a é 3 kezelési költse- n i n c s , mert a kiadványok expediálása az egyetemen központilag történik, egyéb k i a d ványoknál p e d i g kedvezményt élvez /1970i 710 dollár/.
63
Beszámolók, szemlék, közlemények
A t e l j e s költség részletezése 1 . Kiküldött kiadványok
Munkaerő
Szállítási és csomagolási Egyéb
Összesen
2. A beérkezett kiadványok értéke bibliográfiákból megállapított előfizetési árral
kiadvány alapján árazottak becsült árral
díjtalan Összesen
1068,50 dollár 8000,00 • 1050,00 "
125,00 "
10 243,50 dollár Cimek Érték
655 5613.35 dollár 548 3622,28 • 1183 5915,00 •
475 0,00 2861 15 1 5 0,63 dollár A f e n t i táblázatokban az előfizetési ár kinyomózhatatlansága folytán becsült értékkel szereplő folyóiratoknál az átlagárat 5 d o l lárral számították. Egyébként, valamennyi költséget beszámítva a cse
r e utján k a p o t t kiadványok átlagára 10-15 dollár között mozog.
A pénzügyi megtakarításon kivül, mely akkor igazán eredményes, ha kevés folyóiratoimórt sokfélét l e h e t k a p n i , egyéb értékek i s szár
maznak a cseretevékenységből. Először i s a folyóiratokkal együtt, a¬
zok m e l l e t t értékes könyvekhez i s hozzájut a könyvtár, de a l e g f o n t o sabb, hogy a csere módot ad o l y a n folyóiratcimek beszerzéséhez, me
l y e k h e z egyébként nem l e h e t hozzáférni. Egy nagy tudományos és szak
könyvtárban az utóbbi a cseretevékenység vezérlő motívuma, mert a f o lyóirat gyűjtemény k i t e r j e d t beszerzéséhez a csere e l e n g e d h e t e t l e n eszköz. I d e tartozó és nem mellőzendő szempont az sem, hogy a cserén keresztül növekszik az egyetem h i r e és tekintélye i s , mert kiadványai i g y megtalálhatók a világ jelentős könyvtáraiban.
A v é t e l utján történő folyóiratbeszerzéssel k a p c s o l a t b a n a két p a r t n e r /vagy ellenlábas?/, a könyvtaros ős az ügynök számol be a maga oldaláról felmerülő problémákról, tapasztalatokról, célkitűzések
ről.
A könyvtáros a f e l a d o t t rendelésekre a folyóiratot gyorsan éa biztonsággal szeretné megkapni; reklamációira, l e v e l e i r e , a kérések teljesítésén t u l választ, i l l e t v e a folyóiratrendelések v i s s z a i g a z o lását várja. Az Egyesült Államokban a könyvtárak a folyóiratokat köz
vetlenül a kiadóknál vagy Ügynökségeken keresztül r e n d e l i k . Az ügynö
kök előnye, hogy a számlázás náluk egyszerűbb m i n t a közvetlen r e n d e lések esetében a kiadókkal. Az ügynökök l e g g y a k o r i b b hibájául v i s z o n t azt róják f e l , hogy nem j e l z i k időben a rendelések során felmerült 64
M S 21.évi. Lazám 1974.január
problémákat; / a z a d a t o k pontatlanságát; késedelmes megjelenést; cím
változást; nem j e l z i k , hogy a folyóirat k i f o g y o t t , v a g y c s a k közvet
lenül a kiadónál l e h e t r e n d e l n i / , és a könyvtár i g y nem t u d időben a megfelelő beszerzési forráshoz nyúlni, tehát késik a folyóirat szál
lítása. Az ügynökökkel k a p c s o l a t o s elégedetlenségükből kifolyóan a könyvtárak e g y r e g y a k r a b b a n f o r d u l n a k közvetlenül a kiadókhoz folyó- iratrendeléBeikkel.
A rendelések feladásának alapvető kritériuma, hogy a z időben tör
ténjék, a z azonosításhoz p e d i g p o n t o s a n közöljék a szükséges b i b l i o gráfiai a d a t o k a t . A rendelések elindításához elegendő időt k e l l h a g y n i , m i v e l mind a bizományosnak, mind a kiadónak szüksége v a n b i z o n y o s időre a m e g r e n d e l t folyóiratcímek feldolgozásához. A könyvtáros n e várja, hogy egy december 1-én m e g r e n d e l t folyóiratot január 1-én a z o n n a l megkap!
A kétoldalú felelősségből - a könyvtáros a z e r i n t - a z 6 része: a nyilvántartások p o n t o s vezetése, a rendeléshez szükséges információk maximális biztosítása, a reklamálás és a g y o r s fizetés. Az ügynöké: a rendelések g y o r s lebonyolítása, a nem teljesíthető szállításokra sür
gős válaszadás, a rendelések időbeni megújítása, tájékoztatás m i n d e n nemű változásról.
Az ügynök a z e r i n t őrá t a r t o z i k : a z u j rendelések p o n t o s , a z o n n a l i elintézése; ügyelni a reklamálásokra és a rendelések időbeni meg- ujitására. S z e r i n t e a könyvtáros f e l a d a t a : a z információk p o n t o s és t e l j e s feltüntetése, biztosítása, és a rendelések időbeni küldése.
Az ügynökségek a következő " p i a c i " jelenséggel magyarázzák a könyvtároei p a n a s z okát, v a g y i s a rendelések h o s s z a d a l m a s ügymenetét;
a z u j folyóiratok rendelésének elintézése a z e g y e s fázisokban általá
ban a következő i d e i g t a r t : p o s t a , h o n i v i s z o n y l a t b a n 10-14 n a p , kül
földről 3-5 hét; a feldolgozási idő a z ügynöknél /legalább háromféle nyilvántartásban, c i m , kiadók és rendelők s z e r i n t i / jó 2 hét, a kiadó
vállalatnál 1-3 h é t . Ha például a z ügynök nem a legújabb áron számlá
z o t t , a kiadó visszaküldi a rendelést, és e z u j a b b 2 h é t . Egyébként mindennemű változás, i l l e t v e e z z e l járó levelezés további késedelmet j e l e n t . Mind a z ügynökségek, mind a kiadók szívesen v e s z i k a több év
r e , általában 3 évre szóló folyóiratrendeléet, mert a z évente megúju
ló rendelések h e l y e t t 2 évnél munkát és költséget takarítanak meg.
Az a m e r i k a i könyvtárak élnek I s e z z e l a lehetőséggel. E z a z akció nem tanácsos a k k o r , h a a pénzügyi f e d e z e t b i z o n y t a l a n , v a g y a folyó
iratcímek beszerzésének szükségességét nem döntötték e l véglegesen vagy több évre. A folyóíratrendeléBek i d e j e a z őszi időszak, ezért tanácsos a rendelések megújítása, feladása nyáron v a g y k o r a ősszel.
Az évközi rendelésekkel k a p c s o l a t o s a n változó a z ügynökségek m a g a t a r tása; e g y i k elvállalja, másik összeBitve kéri s t b . A s o r o z a t o s a n reskedők és folyóirat-ügynökségek között i n g a d o z i k . Az ügynökök i n kább átadják e z e k e t a könyvkereskedőknek, mert a megjelenési helyük és idejük, áruk, a kiadók felkutatása s t b . b o n y o l u l t f e l a d a t .
A legtöbb problémát a folyóiratok címváltozása o k o z z a , aminek következtében a rendelő két kiadványt i s k a p h a t , v a g y e g y e t sem, e ¬ zért tanácsos a rendelés megújításéval egyldőben a címváltozást a z ügynökkel közölni.
65
Beszámolók, szemlék, közlemények Az e l v e s z e t t füzetek általában késedelmesen j e l e n t e k meg. Ennek oka a s z e r k e s z t i ! munka késése, nyomdal vagy kötési nehézségek, pos
t a i késedelmesség, eztrájk. T a p a s z t a l a t o k s z e r i n t a népszerű magazi
nok postán, küldöncöknél kézen-közön tűnnek e l . A kiadók álláspontja e kérdésben inkább az előfizetés kiterjesztése, mintsem a füzetek pótlása, mert az utóbbi munka s o k k a l többe kerül.
A reklamálásoknál az ügynök továbbítja a követelést a kiadóhoz és a beérkezést vagy annak elmaradását csak a könyvtár érzékeli. Az utóbbi esetben tőle kap u j a b b reklamációt az ügynök.
Régi évfolyamok beszerzése p r o b l e m a t i k u s , mert tulajdonképpen e g y e t l e n ügynökség s i n c s e r r e berendezkedve az e z z e l Járó külön l e v e lezés és költségek m i a t t .
Az ügynökeégnek a kiadótól és az ügyféltől k a p o t t megbízásból fakadó jövedelme az ügynökség kezelésében lévő folyóiratcimek, az u n . előfizetési l i s t a összegének 2-10^-a. Népszerű folyóiratoknál az ügy
nök kedvezményt t u d a d n i , ugyanakkor a nagy tudományos és kutatóinté
z e t i könyvtáraknak kezelési költséget számol f e l .
A könyvtár elvárhatja az ügynöktől, hogy felderítse v a l a m e l y i k folyóirat kiadóját, h i s z az üzlete függ a r a j t a keresztül történő lebonyolításoktól. Az ügynökségek f o n t o s szolgáltatásai a könyvtáro
sok rendelkezésére bocsátott katalógusok és egyéb bibliográfiai f o r rások. Ma már a többség gépi adathordozókon szolgáltatja e z e k e t , m i v e l tisztában van a nagy tudományos és kutatóintézeti könyvtárak szá
mítógépes felszereltségével, és a z z a l , hogy ha a kereskedelem részt akar v e n n i a korszerű információs r e n d s z e r e k integrációjában, át k e l l térnie a korszerű módszerekre.
A folyóiratrendelősekkel foglalkozó ügynök a Jövőt ugy képzeli e l , hogy a rendelés nem aimekre, hanem a d a t o k r a , adattárolókra épül és reméli, hogy az ügynökségek adattáraik alapján f o n t o s s z e r e p e t játszanak majd a periodlkum-jegyzékek, központi címjegyzékek közre
adásában.
Az Egyesült Államok könyvtárainak a folyóiratcserével és vétel utján történő beszerzéssel k a p c s o l a t o s t a p a s z t a l a t a i , v a l a m i n t a r e n delést lebonyolító ügynökök álláspontja o l y a n iemerősek, m i n t h a h o n i talajról f a k a d t a k v o l n a . A folyóiratbeszerzés problematikája tehát nemzetközi, és magából a kiadványtípusból f a k a d . Ezért a beszerzési problémák megoldáea nyilvánvalóan nemzetközi összefogást igényel mind a könyvtárosok, mind a kiadóvállalatok és ügynökségek részéről.
I R O D A L O M
Library Resources and Technical Services, 16.k. 4.sz. 1972. = GALEJS, John B.; Economics of serials exchanges. p.511-520.
Special L i b r a r i e s , 63.k . 7-sz. 1972. = NIEKTIIIP, J.A.: The l i b r a r i a n . . . p.292, 294-296.
GRE-IIFIELD, S.B.i ... and the subseription agent. p.293. 297-304.
Dáczer Éva 66
