Stratégiai tervezés a könyvtárakban az elektronika korában megtekintése

Teljes szövegt

(1)

Shirley K. Baker

Massachusettsi Technológiai Intézet

Stratégiai tervezés a könyvtárakban az elektronika korában

Egyetemi könyvtárak stratégiai tervezési folyamatát tárgyalja, különös tekintettel a nyomtatott és elektronikus információ megoszlására. Az egyetemeknek a forrásokhoz való hozzáférésben, vala­

mint az egyes egyetemek kapcsolatának az elektronikus információs tárakhoz és útmutatókhoz különösen nagy jelentó'sége van a tervezésben. Tizennégy nagyobb egyetemi könyvtárban felmérés készült az információ elektronikus hozzáférésének elterjedtségéről és változásairól. E tapasztalatok birtokában állították össze a MIT stratégiai tervét.

Shirley K. Baker 1 989. au­

gusztus 1-jétől a Washing­

ton University (Sl Louis.

Missouri) egyetemi k ö n y v ­ tárainak dékánja E beosz­

tásában az Olin Könyvtár és a vele társult nyolc kari k ö n y v t á r munkájáért fele­

lős A pennsylvaniai Muh- lenberg College-ben f o l y l á ­ tott k ö z g a z d a s á g i tanul­

mányokat, m a j d a University of C h i c a g ó n szerzett egye­

temi diplomát k ö n y v t á r t u d o m á n y b ó l é s a d é l - á z s i a i nyelvek és kultúrák témaköréből. Mielőtt könyvtáros lett. a B é k e ­ hadtest Önkénteseként szolgál! Indiában, k é s ő b b több éven keresztül az iparban - számítógépesként. Mint k ö n y v i á r o s . a Northwestern University é s a Johns Hopkins University.

legutóbb pedig a Massachusetts Institute ol Technology al­

kalmazásában állt

Ha tekintetbe vesszük az információk bővülő választékát, a p é n z ü g y i torrásokat, amelyek növek­

szenek ugyan, de nem képesek lépést tartani a d o k u ­ mentumtermeléssel, továbbá szembenézünk a változó technikai környezettel, megkérdezhetjük:

hogyan lehet a legjobban megtervezni a jövőt? A MIT (Massachusetts Institute of Technology} k ö n y v t á r á ­ ban a stratégiai tervezés módszerét választották, amely lehetővé tette, hogy érdemben foglalkozzanak használóik, ezen túlmenően tágabb környezetük információellátásával.

A tervezési tolyamat során mindenekelőtt az i n ­ formációhoz és a szolgáltatásokhoz való elektronikus hozzáférés kérdéseit, továbbá az egyetem saját állományához való hozzáférés biztosítását, valamint a nemzetközi elektronikus információs forrástájékoz­

tató központokhoz vaió viszonyt vizsgálták meg. Hogy jövőképüket a rokon intézményekével ö s s z e v e t h e s ­ sék, tizennégy nagyobb amerikai egyetemi könyvtár­

ba látogattak el, é s így fogalmat alkothattak arról,

hogy az egyetemeken milyen gyorsan és milyen formákban folyik az elektronikus információszolgál­

tatás é s -megosztás fejlesztése.

A jelen dolgozat a stratégiai tervezési folyamatot, s az ebből fakadó látásmódot vizsgálja a nyomtatott, i l ­ letőleg elektronikus információ megosztott beszer­

zése, feldolgozása és hasznosítása érdekeben

A h á t t é r

Az intézet

A MIT é s könyvtára már j ó néhány éve foglalkozik a formalizált tervezési folyamatokkal. A formalizált tervezést az a felismerés ösztönözte, hogy az intézet növekedésével nem azonos ütemben növekednek a pénzügyi források. A felső vezetés felismerte annak fontosságát, hogy az intézet minden szervezeti e g y s é g é n e k fejlődési irányát időben érzékelje, é s hogy az e g y s é g e k terveit az intézet tágabb feladat­

körének fényében vizsgálja meg. A nyolcvanas évek elejétől kezdve az intézet minden szervezeti e g y s é g é ­ től elvárják, hogy ötéves tervét a felső vezetés elé terjessze.

A könyvtár

A könyvtár mint az intézet egyik szervezeti e g y s é g e , három éven át jelentős energiát fektetett abba, hogy először is elkészítse első ötéves tervét, majd azt folyamatosan, a s z ü k s é g h e z képest napra­

készen tartsa, A könyvtárban a tervezés első szaka­

sza alulról felteié irányuló folyamat formájában való­

sult meg. Az egyes részlegek meghatározták a követni szándékozott irányokat, az esedékes korsze­

rűsítéseket, valamint az ezekhez s z ü k s é g e s erőforrá­

sokat. Az osztályterveket főosztályi tervekké dolgoz­

ták egybe, s ezekből állt ö s s z e a MIT könyvtári háló­

zatának összesített terve. Ezzel az eljárással egyrészt

(2)

TMT37. évf. 1890.0. tt.

sikerüli megtalálni a g y ö n g e pontokat, másrészt kijelölni a követendő új irányokat. Kiderült, hogy a tervek realizálásához sok erőforrásra lenne igény, és az is, hogy ebből kevés van, A felső vezetéstől csak korlátozott támogatás érkezett, és a könyvtár úgy érezte, hogy a hosszú távú tervezés három éve után sem ért el jelentős előrehaladást.

Mégis megtaláltuk a lehetőséget arra. hogy meg­

valósítsunk néhány elképzelést, még ha nem is nyíltak új pénzforrások. Szükségét éreztük annak is, hogy újragondoljuk a könyvtári működésre vonatkozó alapfeltevéseinket. Olyan tervezési eljárást kezdtünk el keresni, amely segíti az újragondolást, és elvezet az erőforrások alkotó jellegű újraelosztásához. A célunk az. volt, hogy előbbre lépjünk egy olyan világ­

ban is, ahol nem könnyű új erőforrásokhoz jutni.

A tervezési eljárás

Az OMS-tó'l kapott segítség

Ahhoz a szervezethez fordultunk tanácsért, ame­

lyet a tudományos könyvtárak éppen ebből a célból hoztak létre. Ez az OMS, a tudományos könyvtárak vezetéstudományi irodája volt (Office of Management Studies). Irányításával kezdtünk hozzá a MIT k ö n y v ­ tárai számára alkalmas tervezési modell megal­

kotásához. Dwayne Webster - aki akkor az iroda vezetője volt, ma pedig az ARL (Association of Re­

search Libraries = T u d o m á n y o s Könyvtárak E g y e s ü ­ lete) igazgatója - a könyvtári tanács (amely magas beosztású vezetőkből: igazgatóhelyettesekből, osz­

tályvezetőkből és a könyvtárakért felelős igazgatóból áll) tagjai számára kétnapos szemináriumot tartott.

Ennek során született meg az az elhatározás, hogy a következő évet előkészítő tervmunkálatokban inkább a stratégiai tervezést alkalmazzuk, mintsem az eddig követett, hosszú távú, növekedésre orientált tervezési módszert. Azért választottuk ezt az eljárást, mert lehetővé tette, hogy megvizsgáljuk teljes k ö r n y e z e ­ tünket, s hogy önmagunk egyszerű kiterjesztése he­

lyett ö n m a g u n k átalakítását v e g y ü k fontolóra.

A könyvtár lépései

Idáig jutva, a könyvtár tervezési folyamatért felelős igazgatóhelyettest nevezett ki. Megalakult a tervezési team. Ebben a tervezési igazgatóhelyette­

sen kívül két másik igazgatóhelyettes, valamint három osztályvezető vett részt, A team tagjait elsősor­

ban hozzáértésük, nem pedig az általuk képviselt könyvtári területek szerint választották ki. Ennek el­

lenére a hat munkatárs nagyjából képviselfe a könyvtár egyes részlegeit. A könyvtári hálózat igaz­

gatója úgy döntött, hogy nem lesz a csoport tagja, de végig szoros kapcsolatot tartott vele. és természete­

sen felügyeletet is gyakorolt a tervezési munka felett.

A teamnek az volt a szerepe, hogy a folyamat elő­

mozdítójaként tevékenykedjék. A terv tartalmát a ter­

vezési team közreműködésével a könyvtári tanács

határozta meg. A könyvtár tudatosan döntött úgy, hogy a tervezési folyamat felülről lefelé menjen v é g b e {más munkatársakat szükség szerint bevonva), s elsődlegesen a könyvtár irányitóinak dolga legyen.

Ez a "felülről lefelé" ellentétes a MIT könyvtáraiban megszokott, alulról felfelé haladó irányítási stílussal, s kétségtelen, hogy a korábbi tervezést módszer a munkatársak széles körű bevonására adott lehetősé­

get. Ennek ellenére úgy véltük, hogy nem engedhető meg, s nem is hozna érdemleges hasznot, ha ismét

" ö s s z d o l g o z ó i " erőfeszítésre építenénk a tervezést.

Ennek később némi többletmunka lett a következ­

ménye, mégis az idővel való gazdálkodás tekinteté­

ben jó döntésnek bizonyult.

A stratégiai tervezés

A környezet számbavétele

Az új, stratégiai tervezési eljárás során az első tennivaló a belső és külső környezet számbavétele volt, azaz meg kellett vizsgálni a könyvtárat, a MIT által adott környezetet, valamint a külső világot, s mindazokat az erőket és trendeket, amelyek a követ­

kező évtizedben hatást gyakorolhatnak a könyvtárra.

Ezt a vizsgálatot a könyvtárosok végezték el, a m u n ­ kacsoportokat a tervezési team tagjai vezették, igy igen értékes ínformációkhoz jutottunk a szolgáltatá­

sok és az állomány, a műszaki fejlesztések, a MIT-en folyó oktatás és kutatás,, továbbá a p é n z ü g y i kilátá­

sok tekintetében.

Ami a szolgáltatásokat és az állományt illeti, azt kellett megállapítanunk, hogy a trendek a használói igények iránti növekvő elkötelezettség, valamint az információhoz való hozzáférés, s nem annak birtoklá­

sa felé mutatnak. Nyilvánvaló igény mutatkozott az új technológiáknak információszolgáltatásra való fel­

használására, különösen a helyi elektronikus h á l ó z a ­ tok keretében. A MIT-en folyó oktatást és kutatást illetően regisztráltuk azokat a területeket, amelyeken növekedés mutatkozott, illetve hangsúlyváltás követ­

kezett be, valamint a különálló olvasótermek jelentőségének csökkenését. A p é n z ü g y i v o n a t k o z á ­ sokat tekintve s z ü k s é g e s n e k mutatkozott a gazdasági mutatók nyomon követése, és amennyire lehetséges, befolyásolása (pl. a folyóiratárak, a publikációk üteme), továbbá az anyagi források újraelosztása a kívánt célok e l é r é s e é r d e k é b e n .

Értékek, jövőkép, feladatkör

A stratégiai tervezési folyamat részeként nekünk, a könyvtár vezetésének, egyetértésre kellett jutnunk abban, mit tekintünk intézményünk értékrendjének.

A könyvtári tanács egyik ülésén a résztvevők néven nevezték azokal a dolgokat, amelyekel értéknek minösilettek a könyvtár előrehaladása é r d e k é b e n . Egy ötventéleles lista állt ö s s z e , amelyből végül egy rövidebb, elsőbbségi lista készült. A későbbiekben ez irányította a tervezést A következő értékeket ha-

(3)

Baker, Sh. K.: Stratégiai tervezés a könyvtárakban..

lároztuk meg: a használókra való koncentrálás, a g y ű j t e m é n y e k integritása, kreativitás és innováció, a szervezet rugalmassága, továbbá a dolgozók i g é n y e i ­ nek figyelembevétele.

A tervezési folyamat e g y é b döntő lépéseiben is részt vett az e g é s z könyvtári tanács. Ezek a követ­

kezők voltak: a könyvtár jövőképének megformálása, a könyvtár feladatkörének újrafogalmazása, a könyvtár fejlesztési irányainak kijelölése. Mindezeket a kérdéseket egész napos tanácsüléseken vitattuk meg; a szemináriumokat és a vitákat a tervezési cso­

port egyes tagjai vezették.

Összehasonlítás a rokon intézményekkel Ahogy kezdett kirajzolódni annak a könyvtári rend­

szernek a képe, amellyé mi magunk válni akartunk, úgy éreztük, tudnunk kell arról, hogy a hozzánk hasonló könyvtárak milyen irányokban haladnak.

Inkább a minőségi, semmint a mennyiségi adatokat figyelembe véve egy sor olyan intézményt találtunk, amelyek megteleltek az alábbi kritériumoknak:

• vezető szerepet tölt be a tudományos könyvtárak között a technológia innovatív szolgáltatásokra való felhasználásával:

• a hallgatók és az oktatók toborzása terén rivalizál a MIT-tel;

• nagy hangsúlyt helyez a műszaki és természetlu- d o m á n y i , vezetéstudományi vagy építészeti terü­

letre;

• megkezdte a könyvtárosok szerepének átérté­

kelését.

A következő intézményekben készítettünk interjú­

kat a könyvtár vezetőivel és munkatársaival: Harvard University, New York University, AT8T Bell Laborato­

ries, Carnegie Mellon University, University of Pennsylvania, Georgia University of Technology, Uni­

versity Of Chicago, Northwestern University, Purdue University, University of California (Berkeley!. Stan- (ord University. University of Southern California.

valamint California Institute of Technology.

Az ezekből az interjúkból nyert információk iga­

zolták a MIT könyvtára számára kitűzött irányok he­

lyességét, és fogalmat kaptunk arról, hogy más könyvtárakkal összehasonlítva hol állunk az új t e c h ­ nológiák meghonosításában, valamint a változáshoz való alkalmazkodásban

A terv kidolgozása

A tervezési folyamat során a könyvtárigazgató és a tervezési csoport végig megfelelően tájékoztatta a munkálat előrehaladásáról azt a vezető egyetemi tisztviselőt (provost), akihez a könyvtár tartozik. A döntő mozzanatokról az egyetemi könyvtári t a n á c s ­ nak is beszámoltak. Mikor már túl voltunk minden elő­

készületen (vitákon, szemináriumokon, megbeszélé­

seken) és helyszíni látogatáson, komolyan nekilát­

tunk a terv m e g s z ö v e g e z é s é n e k . A terv végső formá­

jában a könyvtárigazgató álláspontját tükrözi, de ehhez a tervezési csoport tagjai jelentősen h o z z á j á ­ rultak és segítséget adtak.

Az eredmények

Jövőkép

Melyek voltak az így létrehozott terv fő jellemzői?

A legmeghatározóbb az a jövőkép volt, amely a MIT-et a 2 1 . s z á z a d elejének körülményei közölt ábrázolta.

Ez a kép a következőképpen festett.

A M I T - k ö n y v t á r hálózata története során mindig is olyan tudásanyagot gyűjtött össze és őrzött meg, amely a MIT oktatói, hallgatói és kutatói v i z s g á l ó d á ­ sainak megfelelt. A MIT-en oktatott tárgyakkal kap­

csolatos nyomtatott dokumentumok m e n n y i s é g e gyors ütemben növekszik. Ugyanakkor a MIT szem­

pontjából mind több fontos információ jön létre és kerül fogalomba elektronikus információhordozón, amelyhez egyszerre több csatornán is hozzá lehet lérni. Az elektronikus információ fokozódó termelése, tárolása és átadása kibővíti és átformálja a k ö n y v ­ tárunkat ahhoz képest, amilyennek ma ismerjük. Az elektronikus információ új szerepeket és kapcsolato­

kat diktál a könyvtár számára. A 2 1 . század elejére a könyvtár még dinamikusabb erővé válik az informá­

ciónak a MIT-en folyó oktatási-kutatási t e v é k e n y s é g ­ be való integrálásában.

A könyvtár mint színhely. A 2 1 , s z á z a d kezdetén a MIT könyvtárai mint épületek továbbra is fontos elemei lesznek az intézeti komplexumnak, otthont adva a fizikai értelemben vett g y ű j t e m é n y e k n e k , s kényelmes olvasói helyeket nyújtva a dokumentumok tanulmányozásához, A könyvtár továbbra is - az előadótermen és a laboratóriumon kívüli - ö n k é p z é s és felfedezés színhelye lesz; továbbra is menedéket kínál az egyetemi és a társas élet nyomásai elől. A hálózatába tartozó könyvtári e g y s é g e k n e k a MIT-en folyó oktatás társadalmi és szellemi élményének r é ­ szeként a hallgatók szempontjából továbbra is különös fontosságuk lesz,

A MIT-en dolgozó tudósok továbbra is igénylik majd a könyvtár által gyűjtött nyomtatott dokumentu­

mok tömegét. És valóban, ahogy a papíron való p u b ­ likálás inkább növekszik, mint c s ö k k e n , a hallgatók és az oktatók egyre jobban függenek a könyvtártól a kutatáshoz és oktatáshoz nélkülözhetetlen forrás­

munkák b e s z e r z é s é b e n , megőrzésében, illetőleg az ezekhez való hozzáférésben. A könyvtár ezenkívül az új technológiák révén nyújtott információk forrá­

saként, valamint a könyvtár saját állományán kívüli, nem nyomtatott dokumentumok hozzáférési pont­

jaként is szolgál majd.

A MIT hálózati tagkönyvtárai mint a használói körükhöz közel telepített szakkönyvtárak meg fogják őrizni a fizikai közelségből fakadó előnyöket, miközben a technológia révén hozzáférést biztosíta­

nak más g y ű j t e m é n y e k h e z a MIT-en belül és kívül. Új

(4)

TMT 37.évf.1990. B . U .

" k ö n y v t á r a k " jönnek majd létre az egyetem t a n s z é ­ kein és kutatóközpontjaiban; ezek az 'elektronikus könyvtári modulok" a kurrens folyóiratok kis g y ű j ­ teményével rendelkeznek, amelyet a másutt tárolt do­

kumentumokhoz való elektronikus hozzáférés, d o k u ­ mentumszolgáltató rendszer és a szakreferensekkel való Online kapcsolat egészít ki.

Minden dokumentum szerepelni fog az online k a t a l ó g u s b a n , beleértve az olyan speciális dokumen­

tumokat is, mint az archív anyagok és kéziratok, térképek, diafilmek, géppel olvasható a d a t á l ­ lományok és számítógépes programok. Az országos és nemzetközi együttműködés megőrzési és h o z z á ­ férési programjai a MIT könyvtárhasználóinak garantálják a kutatási célra igényelt bármely d o k u ­ mentumhoz való hozzáférést.

A munkaállomás mint a könyvtárra nyitott ablak.

A könyvtárat használni lehet majd a nap bármely órájában, éjszaka is az oktatók íróasztalán, a kollégi­

umi s z o b á k b a n elhelyezett számítógépes m u n k a á l ­ lomások "ablakain" keresztül. A MIT hallgatói, oktatói és kutatói egy sor információs szolgáltatáshoz férhet­

nek majd hozzá, c s a k ú g y , mint a könyvtár katalógu­

saihoz és a külső világban megtalálható információk­

hoz. A MIT k ö z ö s s é g é h e z tartozók elektronikus leve­

lezés révén kérhetik a szaktájékoztatók és az online szakértői rendszerekre alapozott kutatási tanácsadás segítségét. A MIT profiljának megfelelő kivonatokhoz, indexekhez és a teljes szövegű adatbázisokhoz való hozzáférés a könyvtár elektronikus szolgáltatásain keresztül lesz lehetséges. A MIT könyvtárhasználói megtehetik, hogy a saját munkaállomásukra informá­

ciókat töltsenek át vagy papírmásolatot kérjenek.

U g y a n í g y a munkaállomás " a b l a k á n " keresztül a használók regionális, országos vagy nemzetközi á l l o m á n y o k b a n és adatbázisokban tudnak majd keresni, előre-hátra lapozva a rekordok között, meg­

találva és meg is szerezve az őket érdeklő dokumen­

tumot. Az adatbázisokban tárolt információk nagy része s z ö v e g e s és vizuális lesz, végleges vagy mun­

kaközi formában, a használók észrevételei pedig a szöveg részévé válnak. Az egyedülálló értékű, koráb­

ban hozzáférhetetlen gyűjteményekre vonatkozó in­

formációk b e s z e r z é s e , ill. e g y ű j t e m é n y e k h e z való hozzáférés rutinná válik.

A századfordulóra az ú n . hipermédiák, a szimulá­

ciós technika, a szakértő rendszerek és a többi, kibontakozóban lévő technológia g y ö k e r e s e n meg fogja változtatni az információnak az oktatásban és a kutatásban játszott szerepét. A MIT hálózatának könyvtárai - amelyek máris vezető szerepet j á t s z a ­ nak az információk m e g s z e r z é s é b e n és m e g s z e r v e z é ­ sében - még fontosabb forrássá válnak majd az oktatók é s a hallgatók számára, ahogy a technológia új információs kapcsolatok feltárását teszi lehetővé.

A k ö n y v t á r o s mint Információs kalauz. A 2 1 . század elejére a könyvtáros kalauz szerepe az in­

formáció egyre bonyolultabb útvesztőjében mind l é n y e g e s e b b é válik. A könyvtárosok a szaktudásukat az adatbázisok kiépítéséhez, visszakereső rendsze­

rek megtervezéséhez és a szolgáltatások megszer­

v e z é s é h e z s z ü k s é g e s ismeretekkel fogják ötvözni a használói igényeknek megfelelő könyv, adat vagy vizuális információ fellelése é r d e k é b e n .

A könyvtárosok meg fogják erősíteni a MIT k ö z ö s s é g é n e k tagjaihoz fűződő munkakapcsolatai­

kat, és - az információforrások felkutatásához és értékeléséhez adott segítségen keresztül - hozzá fognak járulni a tudósok, III. kutatók produktivitásá­

nak növekedéséhez. A könyvtárosok a beérkezett tudóst segíteni fogják az információ dinamikus v i l á g á ­ val való lépéstartásban, és a közvetlen érdeklődésen kívüli területekre tett felderítő útjaiban. Az egyetemi kurzusokkal kapcsolatosan, ill. azokba beépítve a könyvtárosok segítenek majd a hallgatóknak a szak­

területük információs struktúrájával megismerkedni, az információk hatékony v i s s z a k e r e s é s é h e z s z ü k ­ séges stratégiákat megtalálni, s kifejleszteni k é s z s é ­ güket az információk használatára az egész életen át tartó tanulási folyamatban.

Az oktatók és kutatók elő tudnak majd fizetni olyan szolgáltatásokra, amelyek digitális formában releváns információval látják el őket a kutatási terü­

letükön. Lehetővé válik majd a papírról diszkre való másolás, ami elősegíti a rokon területekről származó információk beépülését. A könyvtárosok jelentős sze­

repet játszanak majd mint közvetítők az információfel­

használó és a sok potenciális információszolgáltató között.

A könyvtári hálózat mint szervezet. A MIT k ö n y v ­ táraiban automatizálni fogják a munkamenetet.

Minden dolgozó számítógépet fog használni. A k ö n y v ­ tárosok részint az egyes szakterületek szolgáltatásai és állományai szerint szervezett, részint központi funkciókat ellátó teamekban dolgoznak majd. A nem könyvtári képzettségű menedzserek ezekben a tea­

mekben a könyvtárosokkal együtt fognak tevékeny­

kedni. A teamek az eljárások é s szolgáltatások állandó fejlesztése érdekében szakértő rendszereket fognak tervezni és használni. A publikált dokumentu­

mok bibliográfiai leírásához s z ü k s é g e s adatok többségét közös nemzetközi adatbázisokból fogják nyerni. A könyvtárosok bibliográfiai felkészültségük­

kel hozzáférést nyújtanak a MIT-en keletkezett d o k u ­ mentumokhoz, valamint a MIT gyűjteményeinek egyedi darabjaihoz, illetve a MIT használói számára fontos dokumentumokhoz.

Az információk világának változási üteme megkí­

vánja a munkaerő és az e g y é b erőforrások rugalmas alkalmazkodását. A folytonos tanulás alapvető k ö v e ­ telménnyé válik az új technológiákkal és a fejlődő használói igényekkel való lépéstartás é r d e k é b e n . A könyvtár megítélésében más mércét fognak alkalmaz­

ni: az őrzött kötetek mennyiségét a dokumentumok­

hoz való hozzáférés minősége fogja felváltani, A MIT könyvtárosai szellemi teljesítményének elismerése attól függ majd, milyen mértékben sikerült a h a s z n á ­ lókai releváns információkkal ellátni.

(5)

Baker, Sn. K.! Stratégiai tervezés a könyvtarakban..

Irányok és stratégiák

A tervezési munkálatok során bét fő irányt határoz­

tunk meg a stratégiai terv operativitása é r d e k é b e n . Ú g y döntöttünk, hogy a tennivalókat a szolgáltatások és az állományok, a technológia, a személyzeti munka, a könyvtári terek, a p é n z ü g y e k , a munkame­

net áramvonalasitása és a könyvtári hálózat rend­

szerként való fenntartása szerint csoportosítjuk. A hét irányhoz ö s s z e s e n 102 egyedi stratégia tartozott, amelyek között elsőbbségi rendet határoztunk meg, kijelöltük a felelősöket, megállapítottuk ütemezé­

süket. Voltaképpen ezek jelentik a MIT konkrét terveit az elkövetkező időszakra. A közeli évekre vonatkozó tervek s z ü k s é g k é p p e n részletesebbek, mint a 3 - 5 év múlva esedékes feladatoké.

A kijelölt tennivalók közül sok nem kíván újabb p é n z ü g y i forrásokat: néhányat külső forrásból kell finanszírozni. Két új k e z d e m é n y e z é s h e z a könyvtár pótlólagos keretet kért: a h a g y o m á n y o s katalógusok visszamenőleges gépi konvertálása, valamint a kur­

rens folyóiratok tartalomjegyzékeinek az egyetemi hálózatba való betáplálására.

A MIT közösségének tájékoztatása Amint befejeztük a terv kidolgozását, a dokumen­

tumot bemutattuk a provostnak, valamint a MIT más vezetőinek. A könyvtári hálózat igazgatója szándéka szerint minden intézet dékánjával meg fogja tárgyalni a tervet, továbbá kihatásait az adott intézetnek n y ú j ­ tott szolgáltatásokra. A provost igen pozitívan fogadta a tervet, így az új k e z d e m é n y e z é s e k finanszírozása k ü s z ö b ö n áll.

A terv megvalósítása a könyvtári hálózatban Még mielőtt a tervben kitűzött periódus m e g k e z d ő ­ dött volna, a könyvtárosok néhány területen máris a tervben körvonalazott prioritásoknak megfelelően kezdték alakítani tevékenységüket. A közeljövőben kezdjük el az általános terv részlegekre való lebontását a jövő évre vonatkozóan. Ú g y látszik, hogy bár eredetileg egy évtizedre szántuk a terv érvényét, csak 1992 végéig számolhatunk vele. Be kellett látnunk, hogy biztonsággal aligha láthatunk messzebbre.

A terv előkészülete óta eltelt néhány rövid h ó n a p ­ ban arra is ösztönzést kaptunk, hogy néhány terüle­

ten meglehetősen gyorsan továbbfejlesszük e l k é p ­

zeléseinket. Felmerült, hogy könyvtárunk kiemelkedő értékű állományrészeit tegyük az egész tudományos világ számára hozzáférhetővé. Arra jutottunk, hogy ezért géppel olvasható formában kell katalogizálnunk kéziratgyüjteményünkel, egyetemi kutatási jelenté­

seinket, továbbá néhány efemer jellegübb állomány­

részünket. Azon is gondolkozunk, miképpen tudnánk befolyásolni az országos katalogizálási politikát az erőforrások maximalizálása é r d e k é b e n .

Az egyetemi hálózatban megtalálható folyóiratok tartalomjegyzékeiből létrehozandó adatbázisok kapcsán az is foglalkoztatott bennünket, hogyan jut­

hatnak majd hozzá az egyetemi közösség tagjai az őket érdeklő cikkek másolataihoz. Míg a fénymásolás, a távmásolás vagy a digitális átvitel technológiai oldala problémamentes, e szolgáltatások finanszí­

rozásának eldöntése nem e g y s z e r ű . Alaposan át kell gondolnunk, hogy b e v e z e s s ü k - e a könyvtár pénzén az ingyenes másolatszolgáltatást. Nagyon is e l k é p ­ zelhető, hogy sok használónk ezt indokoltabb kiadás­

nak tekintené, mintha néhány címmel több folyóiratra fizetnénk elő. Az erre irányuló lépések ugyan a h o z z á ­ férésnek a birtoklás elé helyezéséről vallott politikánk realizálását jelentik, az előre nem látható költségek azonban indokolt aggodalmat keltenek a könyvtár ve­

zetőiben.

Kritikus éveket élnek most a könyvtárak.

Jövőjüket a nyomtatott formában megjelenő kiadvá­

nyok rohamosan növekvő m e n n y i s é g e és költsége, a történeti gyűjtemények fizikai pusztulása, valamint az elektronikus hordozón jelentkező információk el­

terjedése fenyegeti. A MIT könyvtárosai úgy vélik, hogy a stratégiai tervezés módszere lehetővé teszi, hogy megbirkózzanak azokkal a változásokkal, ame­

lyekkel ezekben a kritikus időkben szembe kell nézni.

Irodalom

L U C K E R . J K - BAKER. Sh. K - WILDING, Th L : The MIT Libraries at ihe beginning of the 21 st century - A strategic plan. Publikálatlan dokumentum 1988 december. 55 p.

Fordított,i: Mándy G á b o r

Beérkezett: 1989 VI 1 4-én

Ábra

Updating...

Hivatkozások

Updating...

Kapcsolódó témák :