5.1. A kockázatazonosítás célja annak megállapítása, hogy a minisztériumi szervek által végzett tevékenységekben melyek a Minisztérium, illetve a minisztériumi fejezet feladatainak ellátását veszélyeztetõ fõ kockázati tényezõk.
5.2. A kockázati tényezõk azonosítását a kockázatkezelésért felelõs vezetõk által, a szakterületükön megbízott kocká-zatkezelési felelõsök végzik az ellenõrzési nyomvonal tevékenységei alapján.
5.3. A beazonosított kockázati tényezõket azok felmerülésének valószínûsége és a tevékenységre gyakorolt hatása alapján tevékenységenként az alábbi táblázat szerint kell értékelni:
A kockázati tényezõ hatása Alacsony
1
Közepes 2
Magas 3 A kockázati tényezõ
valószínûsége
Alacsony 1 1 2 3
Közepes 2 2 4 6
Magas 3 3 6 9
5.4. A kockázatok bekövetkezésének valószínûségét a tevékenység jellege szerint kell az alacsony, közepes vagy ma-gas kategóriába sorolni.
5.5. A tevékenységek kockázatelemzését, illetve annak felülvizsgálatát az elemi költségvetési elõirányzat (keretek) jóváhagyása után, a nem tervezett feladatok esetén év közben, a feladatok felmerülésekor kell végrehajtani.
6. A kockázatkezelés, a kockázatokra adott válaszok meghatározása
6.1. A feltárt kockázatok ismeretében saját szakterületük vonatkozásában a kockázatkezelésért felelõs vezetõk meg-határozzák, hogy az egyes feladatok/tevékenységek vonatkozásában az alábbi kockázatkezelési módok közül melyiket kell alkalmazni:
a)kockázat átadása – biztosítás kötésével;
A szükséges biztosítások megkötése érdekében a PEF vezetõje intézkedik.
b)kockázat elviselése – nincs reakció;
Külsõ kockázati tényezõk esetében, illetve ha a kockázati tényezõ felmerülési valószínûsége és hatása értékeinek szorzata 1–3 közé esik, további intézkedés nem szükséges.
Külsõ kockázati elemeknek kell tekinteni a Minisztérium feladatainak azon kockázati tényezõit, amelyek felmerülése független a Minisztérium tevékenységétõl, ezért azok kezelése a Minisztériumban nem lehetséges.
c)kockázat elfogadható szintre csökkentése;
A kockázatkezelési felelõsök meghatározzák, illetve az illetékes vezetõnél kezdeményezik azoknak az intézkedések-nek a megtételét, melyek a kockázati szint csökkenését eredményezhetik.
6.2. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében (ahol a kockázat bekövetkezése valószínûsége és hatása ér-tékeinek szorzata megközelíti, vagy eléri a 9-et) a kockázatkezelésért felelõs vezetõnek intézkednie kell a kockázat csök-kentésére, vagy az EF-nél ellenõrzést kezdeményez az adott folyamat értékelése és a hatékony kockázatkezelés céljából.
6.3. A kockázatkezelésért felelõs vezetõk gondoskodnak a hatáskörükbe tartozó választott intézkedések kockázatke-zelési folyamatba történõ beépítésérõl.
8924 H I V A T A L O S É R T E S Í T Õ 2008/50. szám
7. A kockázatok és intézkedések nyilvántartása
7.1. A kockázatkezelési felelõsök szervezetüknél kockázat-nyilvántartást vezetnek. A nyilvántartás tevékenységen-ként/feladatonként minden kockázati tényezõre nézve tartalmazza:
– a kockázat bekövetkezése valószínûségének és a szervezetre gyakorolt hatása nagyságának értékelését, illetve ezek szorzatát;
– a kockázat kezelésére javasolt intézkedést;
– a felelõs megnevezését;
– a kockázatkezelés hatékonyságát ellenõrzõ eljárás leírását;
– nem megfelelõ hatékonyságú kockázatkezelés esetén az alkalmazandó eljárás leírását.
7.2. A kockázatelemzés a szaktevékenységek végzése során folyamatosan jelentkezõ feladat, amelynek során a koc-kázatkezelési felelõsök félévente (április 15-ig, illetve október 15-ig) a jelen szabályzat 1. számú függeléke szerinti for-mában, a 4–9 közötti szorzatértékû kockázati tényezõk esetében a 2. számú függelék szerinti adatlap egyidejû kitöltésé-vel, indoklással együtt tájékoztatják az EF és a PEF vezetõjét.
7.3. A kockázat-nyilvántartás felülvizsgálatát az ellenõrzési nyomvonal változásakor, de legalább félévente (a 7.2. pont-ban leírtak figyelembevételével) kell elvégezni.
A 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasítás 2. számú mellékletének 1. számú függeléke
………
ÖM szervezet megnevezése
Az Önkormányzati Minisztérium kockázat-nyilvántartása
Sor-szám
Tevékenység/
feladat megnevezése
Kockázati tényezõk
Kockázati tényezõk
értékelése Besorolás Javasolt
intézkedés Felelõs Ellenõrzési eljárás
Eljárás
eredménytelen-ség esetén
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Budapest, 200 .………-n.
………
kockázatkezelési felelõs
………
ÖM szervezet vezetõje
2008/50. szám H I V A T A L O S É R T E S Í T Õ 8925
A 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasítás 2. számú mellékletének 2. számú függeléke
………
ÖM szervezet megnevezése
………. sz. példány
Ellenõrzõ adatlap
Sor-szám
Tevékenység/feladat megnevezése1
Kockázati tényezõk
Kockázati tényezõk értékelése
200..
Kockázati tényezõk értékelése
200..
Változás indoklása2 Javasolt intézkedések megvalósulása
200………
………
ÖM szervezet vezetõje
Az adatlapot a vizsgált idõszak alatt bekövetkezett változások alapján, a vizsgált és az elõzõ idõszaki szervezeti koc-kázat-nyilvántartások alapján kell kitölteni.
A két idõszakban vizsgált azonos tevékenységek/feladatok közül azokat kell feltüntetni, melyek egy vagy több kocká-zati tényezõjének értékelésében változás következett be.
Az adatlapon fel kell tüntetni a változás (javulás, vagy romlás) okait, valamint a kockázatok csökkentésének további lehetséges lépéseit, a szükséges intézkedéseket.
Az adatlapon minden esetben fel kell tüntetni a két vizsgált idõszak legalább egyikében magas kockázati besorolást el-ért tevékenységet/feladatot.
A mindkét vizsgált idõszakban magas kockázati besorolású tevékenység/feladat esetében a „Változás indoklása” osz-lopban a javulás elmaradásának okait, és indoklását kell feltüntetni.
1A magas kockázatú tevékenységet akkor is fel kell tüntetni, ha értékelésében az idõszak során változás nem történt.
2Mindkét vizsgált idõszakban magas kockázati besorolású tevékenység esetében a javulás elmaradásának okai, indoklása.
8926 H I V A T A L O S É R T E S Í T Õ 2008/50. szám
3. számú melléklet a 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasításhoz
Az Önkormányzati Minisztérium
szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjérõl szóló szabályzata I. Általános rész
1. A szabálytalanságok fogalma
Szabálytalanság: a jogszabály, az állami irányítás egyéb jogi eszköze, illetve a belsõ szabályzat szándékos vagy gon-datlan megszegésével elkövetett tevékenység vagy mulasztás, amely az államháztartás mûködési rendjét, a költségve-tést, illetve a gazdálkodást, az állami feladatellátást sérti vagy veszélyezteti.
2. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjérõl szóló szabályzat célja
2.1. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjérõl szóló szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy rög-zítse azokat a fogalmakat, intézkedéseket, eljárásokat, módszereket, amelyek biztosítják az Önkormányzati Miniszté-rium (a továbbiakban: MinisztéMiniszté-rium) sajátosságainak, adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelõ szabályta-lanságok kezelésének rendjét, a szabálytaszabályta-lanságok elõfordulásának megelõzését.
2.2. A Szabályzat a folyamatba épített, elõzetes és utólagos vezetõi ellenõrzés (a továbbiakban: FEUVE) része.
A FEUVE-rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belsõ szabályzatokat, amelyek alapján a Minisztérium érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló elõirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerû, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit.
3. A szabálytalanságok megelõzésével kapcsolatos felelõsség
3.1. A szabálytalanságok megelõzése tekintetében a közjogi és koordinációs szakállamtitkár felelõssége:
a)a Minisztérium jogszabályoknak, az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek és a belsõ szabályzatoknak megfelelõ mûködésének biztosítása;
b)a szabályozottság, illetve a szabályok betartásának folyamatos figyelemmel kísérése;
c)szabálytalanság esetén hatékony intézkedés megtétele, a szabálytalanság rendezése.
3.2. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja:
a)járuljon hozzá a különbözõ jogszabályokban és belsõ szabályzatokban meghatározott elõírások sérülésének, meg-szegésének, a szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelõzés);
b)biztosítson keretet ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén kerüljön helyreállításra a megfelelõ állapot;
c)a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelõsség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtör-ténjen.
3.3. A szabálytalanságok kezelése (pl. a szükséges intézkedések elõkészítése, meghozatala, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása stb.) a szabálytalanságot elõidézõ szervezeti egységen belül, a szervezeti egység vezetõjének felelõssége mellett történik.
4. A szabálytalanságok megelõzése
Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvényben a szabálytalanságok megelõzésével kapcsolatban megha-tározott kötelezettségek teljesítése a közjogi és koordinációs szakállamtitkár feladata, amely a Minisztérium struktúrájá-ban meghatározott szervezeti egységek [a Minisztérium Szervezeti és Mûködési Szabályzatáról szóló 4/2008.
(MK 101.) ÖM utasítás melléklete 1. számú függelék A. fejezete] vezetõi hatáskörének, felelõsségének és beszámoltat-hatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. A Minisztérium munkatársainak a szabálytalanságok megelõzé-sével kapcsolatos pontos feladatát, hatáskörét, felelõsségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírásokban kell szabá-lyozni, a köztisztviselõi jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfe-lelõen kell teljesíteni.
2008/50. szám H I V A T A L O S É R T E S Í T Õ 8927
5. A szabálytalanságok észlelése
5.1. A szabálytalanságok észlelése történhet a munkavállaló és munkáltató részérõl, valamint külsõ bejelentés alapján.
5.2. Amennyiben a Minisztérium valamely munkatársa észlel szabálytalanságot:
a)köteles értesíteni a szervezeti egység vezetõjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetõje az adott ügyben érintett, a munkatársnak a közjogi és koordinációs szakállamtitkárt kell értesítenie;
b)ha az értesített vezetõ megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy errõl köteles értesíteni a közjogi és koordi-nációs szakállamtitkárt;
c)a közjogi és koordinációs szakállamtitkárnak kötelessége gondoskodni a megfelelõ intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról;
5.3. A közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve a szervezeti egységek vezetõinek észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelõsségi rendnek megfelelõen kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.
5.4. Amennyiben a Minisztérium belsõ ellenõrzése észleli a szabálytalanságot:
a)ha a belsõ ellenõr az ellenõrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a költségvetési szervek belsõ el-lenõrzésérõl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelõen jár el;
b)a belsõ ellenõrzés megállapításai alapján a vizsgált szervezeti egységnek intézkedési tervet kell kidolgoznia, az in-tézkedési tervet végre kell hajtania és errõl be kell számolnia a közjogi és koordinációs szakállamtitkárnak és az EF veze-tõjének.
5.5. Amennyiben külsõ ellenõrzési szerv észleli a szabálytalanságot:
a)a külsõ ellenõrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenõrzési jelentés tartalmazza;
b)a büntetõ-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenõrzõ szervezet a mûködését szabályozó jogszabály alapján jár el (pl. ÁSZ, KEHI, PM, APEH). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a vizsgált szervezeti egységnek intézkedési tervet kell készítenie.
II. A végrehajtás szabályai