Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály

1. Az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály a szabályozási és koordinációs helyettes államtitkár alárendeltségében működő – főosztály jogállású – hivatali egység, amelynek élén főosztályvezető áll.

2. Az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály vezetője a minisztérium biztonsági vezetőjeként a miniszter nevében és megbízásából eljárva utasítási joggal gyakorolja a miniszternek a minősített adat védelmére vonatkozó jogosítványait.

3. Az  Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály szervezetén belül működik a  helyi biztonsági felügyelet és a  belső adatvédelmi felelős.

4. Az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály kodifikációs feladataival összefüggésben

a) részt vesz a személyes adatok kezelését, az adatvédelmet, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságát érintő jogi szabályozási koncepciók, jogszabálytervezetek előkészítésében, véleményezésében; az  adatvédelmet és a közérdekű adatok nyilvánosságát érintően véleményezi a minisztérium szervei, illetve a más tárcák által előkészített jogszabályok tervezeteit,

b) szakmailag előkészíti

ba) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit meghatározó jogszabályokat, bb) a  közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott

követelmények és az  iratkezeléshez szükséges metaadatok meghatározására vonatkozó jogszabályokat,

bc) a  közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályaira vonatkozó jogszabályokat,

c) megvizsgálja és egyetértésre felterjeszti a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény szerint kiadásra kerülő egyedi, egységes iratkezelési szabályzatokat, egységes vagy minta irattári terveket.

5. Az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály koordinációs feladataival összefüggésben

a) ellenőrzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtását a központi államigazgatási szerveknél, b) szakmailag koordinálja a fővárosi és megyei kormányhivatalok iratkezelési ellenőrzési tevékenységét,

c) évente értékeli a  közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének helyzetét, tájékoztatót készít a  közfeladatot ellátó szervek részére, előkészíti a miniszter közfeladatot ellátó szerveknek szóló éves szakmai tájékoztatóját, részletes ajánlásokat készít az iratkezelési rendszerekkel kapcsolatosan,

d) részt vesz az iratkezelésért felelős és az iratkezelést végző személyek szakmai képzésével, továbbképzésével kapcsolatos koncepciók kidolgozásában,

e) a köziratok kezelésével kapcsolatban ellát minden olyan, a minisztert jogszabály alapján megillető feladatot, amely nem tartozik valamely állami vezető feladatkörébe, továbbá előkészíti a hatósági iratokat, állami vezetői intézkedéseket és döntéseket.

6. Az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály egyedi közhatalmi aktusokkal kapcsolatos feladataival összefüggésben a) döntésre előkészíti az iratkutatás engedélyezése iránti kérelmeket,

b) továbbítja az adatvédelmi és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos szabályok megsértése miatt érkezett állampolgári bejelentéseket kivizsgálás céljából az illetékes adatkezelő szervek vezetőinek, valamint ellenőrzi a bejelentés tárgyában tett intézkedést; indokolt esetben büntető-, szabálysértési, fegyelmi eljárást vagy egyéb felelősségre vonást kezdeményez,

c) – az adatvédelmi és ellenőrzési feladatai elvégzéséhez szükséges mértékben – a minősített adatra vonatkozó szabályok megtartásával korlátozás nélkül jogosult a  hivatali egységek, a  minisztériumi szervek, valamint az önálló belügyi szervek adatkezeléseibe, az azzal kapcsolatos ügyiratba és a közérdekű adatot tartalmazó iratba betekinteni.

7. Az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály funkcionális feladataival összefüggésben a) ellátja a minisztérium iratkezelési és a titkos ügykezelői feladatainak felügyeletét,

b) működteti az irányadó jogszabályokban foglaltaknak megfelelően a minisztérium Központi Irattárát; ennek keretében gyűjti a hivatali egységek nem selejtezhető iratait, nyilvántartja, rendezi, selejtezi és segédletekkel látja el a  kezelésében lévő iratokat; a  rendezett, maradandó értékű iratokat az  előírt őrzési időt követően átadja az illetékes levéltár vagy szerv részére; a hivatali egységek iratselejtezési eljárásaihoz beszerzi a levéltári hozzájárulást,

c) biztosítja a  Központi Irattár kezelésében lévő jogutód nélkül megszűnt szervek iratai vonatkozásában az információs önrendelkezési jog gyakorlásához a betekintést és a másolást, ellátja a jogszabályban előírt adatszolgáltatási kötelezettséget, elősegíti a tudományos kutatásokat,

d) a  papíralapú ügykezelést felváltó elektronikus ügykezelés kialakítása és folyamatos bevezetése érdelében együttműködik az Informatikai Főosztállyal,

e) ellátja az elektronikus iktatórendszer működtetésével kapcsolatos koordinációs feladatokat, f) végzi a minisztériumi bélyegzők nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat,

g) részt vesz a  miniszter személyes adatok védelmével és a  közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos feladatainak ellátásában; ennek során évente jelentést tesz a miniszternek a hivatali egységek, a minisztériumi szervek, valamint az önálló belügyi szervek hatáskörébe tartozó adatkezelésekkel kapcsolatosan az adatvédelmi feladatok végrehajtásának tapasztalatairól és a közérdekű adatok nyilvánosságának helyzetéről,

h) gondoskodik az  adatkezelések nyilvántartásának kialakításáról, és javaslatot tesz működtetése részletes szabályainak meghatározására,

i) támogatást nyújt a minisztérium szervei részére az adatvédelemmel és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos kérdésekben az  egységes álláspont kialakításához; kapcsolatot tart a  hivatali egységek, a  minisztériumi szervek, valamint az  önálló belügyi szervek adatvédelmi felelőseivel és segítséget nyújt munkájukhoz,

j) ellenőrzi a minisztérium adatkezelő szerveinél az adatvédelmi jogszabályok és belső normák, az adatvédelmi és adatbiztonsági követelmények betartását,

k) gondoskodik a minősített adatok védelmével kapcsolatos feladatok végrehajtásáról és koordinálásáról; ellátja – a helyi biztonsági felügyelet útján – a minisztérium hivatali egységeinél a személyi, fizikai, adminisztratív és elektronikus biztonságra vonatkozó szabályok alkalmazásának felügyeletét,

l) intézkedik a  minősített adat védelmére vonatkozó személyi, fizikai, adminisztratív, elektronikus biztonsági rendelkezések megtartásának ellenőrzéséről, a  minősített iratforgalmi statisztikák minősítési szintenkénti bontásban történő elkészítéséről,

m) intézkedik a nemzeti minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítványok kiadásáról, kezeléséről és tárolásáról,

n) kezdeményezi a Nemzeti Biztonsági Felügyeletnél a külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány kiadását a NATO, NYEU és az EU minősített adatokhoz hozzáférő felhasználók és közreműködők részére,

o) gondoskodik a felhasználói engedély és a titoktartási nyilatkozat kiadásáról, kezeléséről, valamint tárolásáról, p) elkészíti a biztonsági szabályzatot és az adatvédelmi szabályzatot, gondoskodik azok naprakész állapotban

tartásáról és betartatásáról,

q) intézkedik a biztonsági területre telepített biztonságtechnikai eszközöknek és rendszereknek a gyártó előírása szerinti gyakorisággal, de legalább évente egy alkalommal történő karbantartására,

r) engedélyezi a  személyi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkező látogatók azonosító kártya viselése melletti önálló, kíséret nélküli mozgását a  biztonsági területen, amennyiben a  biztonsági területre érkező látogató biztonsági vezetője írásban igazolja, hogy a látogató személyi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkezik,

s) kezeli a biztonsági területen használt kódok, valamint azok megváltoztatásának tényét és időpontját rögzítő nyilvántartást,

t) ellátja a szakmai alárendeltségébe tartozó nyilvántartó és kezelőpont szakmai felügyeletét,

u) a  minősített adat biztonságának megsértése esetén intézkedik a  felmerülő kár felmérésére és enyhítésére, valamint a jogszerű állapot helyreállítására.

8. Az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály egyéb feladataival összefüggésben

a) hivatali és szakmai együttműködést folytat a  Magyar Nemzeti Levéltárral és más levéltárakkal, valamint tudományos intézetekkel; figyelemmel kíséri és hasznosítja a külföldi társintézmények szakmai eredményeit, b) kapcsolatot tart a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósággal, gondoskodik az adatkezelések és

megtagadott adatigények bejelentésének előkészítéséről,

c) az adatvédelemmel és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos kérdésekben képviseli a minisztériumot a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság előtt,

d) véleményezi a hivatali egységek, a minisztériumi szervek, valamint az önálló belügyi szervek által vezetett, személyes adatokat kezelő rendszerek működésével, szervezeti rendjével, informatikai és jogi szabályozásával kapcsolatos terveket, illetve javaslatot tesz e  rendszereknek az  adatvédelmi követelményeknek megfelelő átalakítására,

e) közreműködik az adatkezelő szerv érintett állományának adatvédelmi tárgyú, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos képzésében és továbbképzésében, továbbá gondoskodik a titkos ügykezelőre meghatározott tananyag és vizsgakövetelmény, az  oktatás szervezeti kereteinek és a  vizsgáztatás eljárási rendjének meghatározásáról.

9. A minisztériumra vonatkozó, adatvédelmet érintő kérdésekben kötelezően ki kell kérni a belső adatvédelmi felelős állásfoglalását, különösen az adatvédelmi kérdéseket felvető beszerzések esetén.

10. Amennyiben a belső adatvédelmi felelős feladatkörét is érintő megkeresés közvetlenül a válaszadásra illetékes szervezeti egységhez érkezik, e szervezeti egység a válasz tervezetét egyezteti a belső adatvédelmi felelőssel.

2.1.3. A gazdasági helyettes államtitkár irányítása alá tartozó szervezeti egységek feladatai

2.1.3.1. Gazdasági Helyettes Államtitkár Titkársága

1. A  Gazdasági Helyettes Államtitkár Titkársága a  gazdasági helyettes államtitkár alárendeltségében működő – főosztály jogállású – hivatali egység, amelynek élén titkárságvezető (főosztályvezető) áll.

2. A Gazdasági Helyettes Államtitkár Titkársága nem tagozódik osztályokra.