7.1. A Gazdálkodási és Üzemeltetési Főosztály pénzügyi, számviteli és költségvetési feladatai körében
a) elkészíti és folyamatosan aktualizálja a Főosztály hatáskörébe tartozó feladatok megalapozását és ellátását szolgáló szabályzatokat és ügyrendeket, összeállítja a főosztály éves munka- és ellenőrzési tervét,
b) közreműködik a Hivatal intézményi gazdálkodásával összefüggő szerződések, megállapodások előkészítésében, véleményezi a pénzügyi ellenjegyzést igénylő, más szervezeti egységek által előkészített szerződések, megállapodások tervezeteit, ellátja a pénzügyi ellenjegyzést,
c) ellátja az államháztartási törvényben, a számviteli törvényben és egyéb jogszabályokban előírt, pénzügyi, számviteli feladatok szervezését, irányítását,
d) felelős az államháztartás működési rendjének változása kapcsán a Hivatalt érintő intézkedések végrehajtásáért, a végrehajtás folyamatos ellenőrzéséért,
e) felelős a költségvetési szerv működtetéséért, a költségvetés tervezéséért, az előirányzatok módosításának, átcsoportosításának és felhasználásának végrehajtásáért, a finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért, a pénzügyi, számviteli rend betartásáért,
f) elkészíti a Hivatal intézményi elemi költségvetését, éves beszámolóját, valamint az időközi mérlegjelentéseket, g) ellátja az intézményi gazdálkodási, pénzkezelési, könyvvezetési, az ezzel kapcsolatos adatszolgáltatási és
technikai feladatokat, működteti a házipénztárt, bonyolítja a banki átutalásokat,
h) ellátja a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzéssel összefüggő feladatait,
i) vezeti az illetménygazdálkodással kapcsolatos nyilvántartásokat, kapcsolatot tart az illetményszámfejtést végző Magyar Államkincstárral, gondoskodik az intézményi kifizetések számfejtéséről,
j) biztosítja az állami adóhatóság útján teljesítendő befizetési kötelezettségek bevallását és befizetését, k) képviseli a Hivatalt a költségvetését érintő jogszabálytervezetek előkészítésében, a szakmai egyeztetéseken, l) elvégzi a számviteli törzs kialakítását, aktualizálását, koordinálja a főkönyvi könyvelést, karbantartja az analitikus
nyilvántartást biztosító rendszerek központi törzsállományait,
m) közreműködik az intézményi beszerzések, szolgáltatás megrendelések lebonyolításában, elvégzi a kapcsolódó pénzügyi és számviteli feladatokat,
n) koordinálja a külső és belső ellenőrzést végző szervek munkáját, részükre a kért adatszolgáltatást összeállítja, véleményezi a belső és külső ellenőrzési szervek által elkészített jelentéseket, elkészíti a jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulására vonatkozó intézkedési tervet, valamint a hozzá kapcsolódó beszámolót,
o) nyilvántartja, elszámolja a reprezentációs kiadásokat, megállapítja és megfizeti az ezen kiadásokat terhelő személyi jövedelemadót,
p) ellátja a Hivatal vezetőinek és munkatársainak belföldi és külföldi kiküldetésével kapcsolatos pénzügyi és elszámolási feladatokat, vezeti a kapcsolódó analitikus nyilvántartásokat,
q) ellátja a „Jogi segítségnyújtás”, valamint a „Bűncselekmények áldozatainak kárenyhítése” fejezeti kezelésű előirányzatokhoz kapcsolódó elkülönített számlák kezelését, az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultságok gyakorlását, az előirányzatok felhasználásának pénzügyi lebonyolítását, azok pénzügyi elszámolását, a jogszabályban előírt nyilvántartások vezetését, ideértve az előirányzat-felhasználáshoz kapcsolódó követelések és kötelezettségek nyilvántartásának vezetését is, ezzel összefüggésben kapcsolatot tart a fővárosi és megyei kormányhivatalok igazságügyi szolgálataival, továbbá – a fejezet által meghatározottak szerint – adatot szolgáltat a fejezet főkönyvi könyveléséhez, és felelős a szolgáltatott adatok valódiságáért,
r) közreműködik az előirányzat kezeléséért felelős minisztériumi szakterület megkeresésére a fejezeti kezelésű előirányzatok pénzügyi és számviteli szabályozására vonatkozó belső szabályzatok elkészítésében.
7.2. A Gazdálkodási és Üzemeltetési Főosztály beszerzési feladatai körében
a) vezeti és irányítja a Hivatal működésével, a kezelt programokkal és kiemelt projektekkel kapcsolatos beszerzéseket, a jogi és közbeszerzési tevékenységeket a tervezéstől a teljesítésigazolásig, a beszerzések tartalmának meghatározása, az ajánlatok értékelése és a szállítói teljesítés szakmai igazolása során,
b) felelős a közbeszerzési eljárások előkészítéséért, lebonyolításában szorosan együttműködik a közbeszerzési tanácsadóval (közbeszerzési eljárás lebonyolítással kapcsolatos feladatok tekintetében),
c) részt vesz a közbeszerzési szabályzat hatálya alá tartozó közbeszerzés, beszerzési eljárás eredményeként kötendő polgári jogi vagy egyéb szerződések előkészítésében,
d) gondoskodik az adott közbeszerzési eljárásban a jogi szakértelemmel bíró közreműködőről, amennyiben azt nem közbeszerzési tanácsadó látja el.
7.3. A Gazdálkodási és Üzemeltetési Főosztály informatikai feladatai körében
a) üzemelteti a Hivatal szakmai és a működéshez szükséges informatikai és kommunikációs rendszerét, b) ellátja az intézmény rendszergazdai feladatait,
c) felelős az intézményi adatbázisok frissítéséért, a tárolt személyi adatok időszerűségéért és valódiságáért (belső telefonkönyv, beléptető rendszer, e-mail címek),
d) felelős az intézményi információk megjelenítéséért a Hivatal által üzemeltetett ingatlanokat érintő belső informatikai hálózatán (intranet),
e) felelős a Hivatal működése, feladatainak ellátása során észlelt informatikai hibák, problémák kijavításáért, megoldásához szükséges intézkedések megtételéért,
f) a pártfogó felügyelői tevékenységgel, jogi segítségnyújtással, áldozatsegítéssel és kárpótlással kapcsolatos tevékenységek ellátása érdekében országosan egységes informatikai rendszert működtet.
7.4. A Gazdálkodási és Üzemeltetési Főosztály üzemeltetési feladatai körében a) a Hivatal által kezelt intézmények működési feltételeit folyamatosan biztosítja, b) felelős a Hivatal igényeinek nyomon követéséért és azok teljesüléséért,
c) koordinálja a Hivatal szervezeti egységei részére a munkavégzéshez szükséges eszköz-, készlet- és szolgáltatási igényeket,
d) megszervezi és végzi a Hivatal iratkézbesítési feladatait,
e) ellátja költségvetési szerv működtetésével, üzemeltetésével, a költségvetési szerv vagyongazdálkodása körében a beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatokat,
f) ellátja a gépkocsik üzemeltetésével kapcsolatos feladatokat, nyilvántartja a gépkocsik futásteljesítményét, havonta elszámolást készít a gépkocsik norma szerinti üzemanyag-felhasználásáról,
g) ellátja a vezetékes és mobiltelefonok használatával, elszámolásával kapcsolatos feladatokat,
h) felelős az ingatlanok fenntartásával, karbantartásával, üzemeltetésével, őrzés-védelmével kapcsolatos feladatok irányításának megszervezéséért, a vagyongazdálkodás körébe tartozó egyes feladatok ellátásáért, i) érvényesíti a garanciális és szavatossági igényeket,
j) felelős a leltározással, tárgyi eszköz nyilvántartással, selejtezéssel kapcsolatos feladatok ellátásáért,
k) felelős a feladatkörébe tartozó erőforrások szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználásáért és működtetéséért, az épületek üzemeltetésével kapcsolatban felmerülő költségek elszámolásáért,
l) elvégzi a szükséges beruházási, felújítási és karbantartási munkákat, és a végrehajtás során betartja és betartatja a tűz-, vagyon- és munkavédelemre vonatkozó, valamint egyéb hatósági előírásokat,
m) részt vesz a vagyonvédelemmel és takarítással megbízott vállalkozók munkájának irányításában, ellenőrzésében.
A külgazdasági és külügyminiszter 3/2015. (I. 30.) KKM utasítása a Nemzeti Befektetési Ügynökség Szervezeti és Működési Szabályzatáról
A központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény 73. § (1) bekezdésében meghatározott hatáskörömben eljárva – a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára, a Nemzeti Befektetési Ügynökségről szóló 183/2014. (VII. 25.) Korm. rendelet 1. §-ára, továbbá az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. §-ára figyelemmel – a következő utasítást adom ki:
1. § A Nemzeti Befektetési Ügynökség Szervezeti és Működési Szabályzatát az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.
2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
3. § Hatályát veszti a Nemzeti Külgazdasági Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 3/2013. (V. 31.) ME utasítás és a Nemzeti Külgazdasági Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának jóváhagyásáról szóló 4/2011. (I. 25.) NGM utasítás módosításáról szóló 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás.
Szijjártó Péter s. k.,
külgazdasági és külügyminiszter
1. melléklet a 3/2015. (I. 30.) KKM utasításhoz
A Nemzeti Befektetési Ügynökség Szervezeti és Működési Szabályzata
I. Fejezet
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK