251. § Az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén a rendszergazda soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról és arról, hogy az üzemzavar megszűnéséig az alábbiak szerint kell eljárni.
252. § Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerűségének megkezdéséről.
253. § A helyreállt iratkezelési rendszerben ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, az esetleges adatvesztést pótolni kell.
254. § A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott küldeményeket haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, papíralapú érkeztetőkönyvben nyilvántartásba kell venni „ÜZ” egyedi azonosító jellel.
255. § A 24 órát meghaladó üzemzavar esetén a megkülönböztető jelzés nélküli küldeményeket is nyilvántartásba kell venni az erre a célra megnyitott érkeztetőkönyvben.
256. § A 255. § szerint érkeztetett küldeményeken az érkeztetési azonosító feltüntetésével az érkeztetőkönyv azonosítóját és az „ÉRKÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az adott hivatali egység érkeztetőkönyv azonosítója a központi főnyilvántartó könyv nyilvántartási száma (például érkeztetőkönyv azonosítója/sorszám/évszám/egyedi azonosító).
257. § A papíralapú érkeztetőkönyvek beszerzéséről, valamint főnyilvántartásba vételéről, hitelesítéséről az Iratkezelési Osztály gondoskodik.
258. § Szervezeti egységenként papíralapú iktatókönyvet kell megnyitni arra az esetre, ha az ügyiratkezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 2 órán keresztül nem biztosított.
259. § Az üzemzavar esetén használt érkeztetőkönyvben év végén az érkeztetésre felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.
260. § Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban jelezni kell.
261. § Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.
262. § Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.
263. § Papíralapú iktató- és érkeztetőkönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad.
264. § Téves érkeztetés/iktatás esetén a papíralapú érkeztető/iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni, majd azt követően javítani. A javító személy a keltezést és az aláírását is fel kell, hogy tüntesse a javítást követően.
VIII. FEJEZET
AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE
265. § A szervezeti egységhez rendelt hivatali kapura érkező további ügyintézést igénylő elektronikus küldeményt (e-Papír ügyfélkapuról vagy cégkapuról, KÉR-ből) beérkező iratként kell kezelni. A hivatali kapura érkező küldemények automatikusan érkeztető számot kapnak az iratkezelési szoftver segítségével.
266. § A 266. § szerinti elektronikus küldeményhez kapcsolódó, elektronikus postafiókra (e-mail-címre) érkező a) elektronikus fájl (Word vagy más formátumú dokumentum),
b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszerben végre kell hajtani (outlook érkeztetés) a visszaigazolással egyidejűleg.
267. § A Minisztérium központi ügyfélszolgálati postafiókját a Koordinációs Főosztály működteti.
268. § Az elektronikus úton érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság, olvashatóság szempontjából ellenőrizni kell.
269. § A levelezőrendszeren érkezett e-mailt, telefaxot akkor kell iktatni az iratkezelési szoftverben, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.
270. § Az elektronikus iratokat az iratkezelési szoftverben kell kezelni, valamint az elektronikus irat ügyintézésével kapcsolatos folyamatokat az iratkezelési szoftverben is kell dokumentálni.
271. § Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.
272. § Ha az elektronikus küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított legkésőbb 3 munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a Minisztérium által használt formátumokról. Az olvashatatlan küldeményt nem kell iktatni.
273. § Ha az elektronikus küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatók meg a 273. §-ban meghatározott tudástárban közzétett formátumokkal, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemről (elemekről) és a hiánypótlás szükségességéről, valamint a Minisztérium által használt formátumokról.
274. § Az elektronikus irat aláírásának érvényességét ellenőrizni kell.
275. § Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem kell értesíteni.
Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.
276. § Elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a kiadmányozási joggal rendelkező személy elektronikus aláírásával ellátott válaszlevelet kell a címzett részére továbbítani.
277. § A Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszerhez csatlakozott hivatalok részére az iratkezelési szoftver expediálási felületén a „Csoportos műveletek/Csoportos postázás” menüpont alatt a „Hivatali kapu” rádiógomb kiválasztásával, elektronikus állomány hozzáadásával lehet az elektronikus iratot címzett részére kézbesíteni.
278. § A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek/szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver expediálási felületén a „Csoportos műveletek/Csoportos postázás” menüpont alatt az „Ügyfélkapu” rádiógomb kiválasztásával, elektronikus állomány hozzáadásával a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltató közreműködésével lehet a címzett részére kézbesíteni.
279. § Elektronikus levélben válaszlevelet akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte, vagy azt – elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kérte.
280. § A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.
281. § Elektronikus úton (például telefax, e-mail) küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.
282. § Ha a hitelesített elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a Magyar Posta Zrt.-n keresztül kell megküldeni a címzettnek.
283. § Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „Selejtezett” megjelöléssel tárolandók.
284. § A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amelyről jegyzőkönyvet vesz fel.
285. § Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
286. § A központi irattárba helyezés módját az adathordozó jellege határozza meg az alábbiak szerint:
a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően, b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus
adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,
c) vegyes ügyiratok esetében az iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani, valamint
d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.
287. § Elektronikus iratokat az EMMI rendeletben meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (például olvashatóvá tétel, selejtezés, feldolgozás stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.
Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
288. § A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egység vezet nyilvántartást, amelyekre vonatkozó előírásokat a Minisztérium Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.
289. § A KÉR-ből érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével kell jelezni.
290. § Papíralapú és elektronikus iratokat is tartalmazó ügyiratok esetében az előadói íven jelölni kell azokat az iktatószámokat, amelyeken az elektronikus ügyiratdarabok iktatásra kerültek.