A teljesítmény menedzsment ciklusa, folyamata

 Feladatok kijelölése, a munkaköri leírás közös kialakítása, felülvizsgá-lata. A csoportok, osztályok célkitűzéseinek megfogalmazása a szerve-zet stratégiai céljai alapján. Hosszú távú, stratégiai, üzleti célok defini-álása. Szervezeti küldetés meghatározása – majd ebből lebontható az egyéni célmeghatározás is, ami a következő lépés (vagyis az egyéni cé-loknak kölcsönösen elfogadott, fejlesztő, üzleti igényekhez igazodóak-nak kell lenniük).

 Egyéni és teljesítmény célok megfogalmazása (a fentiek alapján) – az értékelő és az értékelt közös együttműködése révén. Rögzítésre ke-rülnek a konkrét eredmények és azok ellenőrzésének módja. Fontos,

hogy a célok kihívást is jelentsenek az alkalmazott számára, ennek megfelelően kell a célokat kitűzni.

 Fejlesztési terv megfogalmazása (közösen, részletezve a kívánt fejlesz-tési, képzési célokat és azok elérésének módját). Az alkalmazott egyé-ni fejlődését támogatói hozzáállással kezelik, a nyomon követés és megerősítés eszközeivel. Fontos, hogy a célkitűzéseket támogató fej-lesztési terveket egyénre szabottan kell kialakítani, valamint jól kell kommunikálni az alkalmazottak felé.

 Célok elérésének értékelése (rendszeres és folyamatos áttekintés, motiváló hatással – azaz a fejlesztésre koncentráló értékelés a hangsú-lyos). Az értékelés az elért teljesítmény függvényében befolyással bír a bérezési, jövedelem megállapítási rendszer változ(tat)ásainak. Ez egy fontos, visszacsatolási szint, ami később alapot adhat az újabb szerve-zeti stratégia és egyéni célok kitűzéséhez.

51. ábra: A ciklikus rendszer

A fenti folyamat, a teljesítménymenedzsment rendszer működése ciklikus.

Az eredmények folyamatosan beépülnek, az összetett lépések egyfajta körfor-gást hoznak létre – persze az adott szervezet jellemzőinek, sajátosságainak megfelelően. Látható, hogy a szintek nem teljesen elkülöníthetőek, hiszen egy-másból következnek. A teljesítménymenedzsment működtetése (és kialakítása) összehangolt, sokrétű tevékenységet igényel, tehát nagyon fontos a pontos megtervezése, hiszen vizsgálati, mérési, elemzési és visszacsatolási, fejlesztési

elemeket is magában foglal. A menedzsment és az alkalmazottak kölcsönösen együttműködnek ebben a folyamatban, egyértelmű szerepeket meghatározva.

A teljesítményértékelés jól alkalmazva a motiválás, a szervezeti tanulás, a szervezeti kultúra fejlesztés, a pozitív munkamorál és a dolgozói elkötelezettség alakításának, erősítésének, hatékonyabbá tételének eszközévé válhat.

A teljesítménymenedzsment az alkalmazottak fejlesztésének formális ter-vezésére is nagy hatással van – enélkül lehet, hogy a szervezet erre nem is fek-tetne nagy hangsúly.

A teljesítménymenedzsment, mint komplex folyamat komoly vezetői kés-zségeket igényel (szintenként más-más képesség preferenciával); az alábbiak-ban a szükséges lépések tartalmát és az ezekhez kapcsolódó menedzseri kom-petenciákat ismertetem:

1. Mérőeszközök és sztenderdek kialakítása

Fontos (kritikus) menedzseri készségek: stratégiai gondolkodás, jó írásbeli kommunikáció, az értékelt munkakör ismerete, sztenderdek felállításának és kompetenciák meghatározásának képessége, célkitűzés megfogalmazására való képesség, prioritások felállítása.

A tartalom: A stratégiához, üzleti tervezéshez szorosan kapcsolódik ezen a ponton az értékelési folyamat. A szervezeti egység céljainak egyénekre és mun-kakörökre való lebontása ekkor valósul meg. A menedzser feladata a teljesít-ménysztenderdek meghatározása, az egyéni célok kitűzése (ehhez nagyon is-mernie kell az üzleti lehetőségeket, célokat, a munkakörök tartalmát). Az értékelési rendszer megtervezése három területre irányul és összpontosul: vég-eredmény, magatartás, személyiségjellemzők. Azaz, mi az, amit a munkaválla-lók/beosztottak meg tudnak valósítani és elvárható tőlük, mit és hogyan tesz-nek a beosztottak, milyetesz-nek a beosztottak. Mindhárom dimenzióban meg kell határozni az elvárt teljesítményszintet, valamint az egyes dimenziók relatív fontosságát.

2. Az elvárások kommunikálása

Fontos menedzseri készségek: jó verbális kommunikáció, aktív figyelem, empátia, kiváló tárgyalási készség, megállapodás kötésre való képesség.

A tartalom: Nagyon fontos lépés, amikor is a menedzser egyértelműen megfogalmazza az elvárásait az értékelt felé. Meg kell győződnie arról is, hogy a munkavállaló megértette és elfogadta azokat. A vezetőnek nagyon nagy fokú tárgyalási és megállapodási készségekre van szüksége, hogy a teljesítmény sztenderdek súlyozásából, értékeléséből adódó konfliktusokat időben

felismer-je és kezelni tudja. A beosztott támogatására irányuló megállapodásokat kell kötnie, valamint itt szükséges a munkakörülményekről, technikai feltételekről, stb. megegyeznie.

3. A teljesítmény tervezése

Fontos menedzseri készségek: tervezés, problémamegoldás, döntéshozás, vezetési készségek és stílus (leadership), szervezés, költségvetés készítés.

A tartalom: A vezető a munkavállalóval közösen terveket, stratégiákat dol-goz ki a teljesítményelvárások teljesítése érdekében. A korábbi megállapodáso-kat pontosítják, az eddigi terveket konkrét tervekké alakítják, költségvetést határoznak meg, határidős feladatokat tűznek ki, a szükséges erőforrásokról gondoskodik a menedzser.

4. A teljesítmény nyomon követése

Fontos menedzseri készségek: a munkakör ismerete, kiváló szóbeli kom-munikáció, problémamegoldás, megfigyelés, tanítás, támogatás, visszajelzés adása, – fogadása, – fejlesztése, ellenőrzés.

A tartalom: A teljesítmény nyomon követése a teljesítménymenedzsment egy nagyon fontos mérföldköve. A vezető folyamatosan nyomon követi a mun-katársai teljesítményét, összeveti az előzetesen már kommunikált elvárásokkal, megállapodásokkal. Lényeges, hogy lehetőleg azonnal visszajelzést, – csatolást adjon a pozitív és negatív tényezőkkel kapcsolatosan – mindezt a fejlődés érde-kében. A támogató-fejlesztő tanácsadás, a magatartás alapú visszajelzés hasz-nos és alkalmazandó módszerek ilyenkor. A teljesítményproblémák és okai mé-lyebb feltárására is szükség lehet.

5. Értékelés

Fontos menedzseri készségek: magas szintű írásbeli kommunikáció, adat-elemzés és kiértékelés, ítéletalkotás, megfigyelés, felidézés.

A tartalom: A teljesítményre vonatkozó megfigyelés felidézése és az ítélet-alkotás feladata által a teljesítmény értékelése zajlik ebben a fázisban – ezért különösen fontos az információfeldolgozás képessége és a döntés(i mechaniz-mus). Ilyenkor jól használhatóak a magatartás alapú skálák, a (jól meghatáro-zott és jól kommunikálható) sztenderdek, a megfelelő adminisztráció (az egész évet tekintve). Mindezek hozzájárulnak a személyközi készségek fejlesztéséhez.

6. Visszajelzés

Fontos menedzseri készségek: tárgyalás, megegyezés, konfliktuskezelés, konszenzusra való törekvés és annak elérése, problémamegoldás, empátia, aktív figyelem, tervezés.

A tartalom: A teljesítménymenedzsment során folyamatos visszacsatolás zajlik, de fontos, hogy egy formális interjú/beszélgetés során visszajelzés történ-jen. A menedzser ilyenkor kommunikálja és részletesen megindokolja az értéke-lés végeredményét. Fontos, hogy a vezető elvonatkoztasson a saját következte-téseitől és a beszélgetésen csak a látható és hallható, megfigyelhető magatartásra koncentráljon. A menedzser célja az, hogy megértse az adott ma-gatartás okait és ez alapján átgondolja a történteket, hogy új megállapodást kössön az értékelttel, hogy az a ciklus végére javítani tudja teljesítményét.

7. Személyzeti döntések

Fontos menedzseri készségek: vezetési készségek (leadership), prioritások meghatározása, döntéshozatal, stratégiai gondolkodás, személyzeti politikák ismerete.

A tartalom: Ezen a szinten a menedzser (attól függően, hogy mitől várja a teljesítmény javulását) az értékelés eredményét a megfelelő emberi erőforrás menedzsment rendszerekbe csatolva hozhatja meg, azaz az előléptetésre, fize-tésemelésre, más munkakörbe helyezésre, átképzésre, fejlesztési programban való részvételre, elbocsátásra irányuló döntéseit. Nagyon egyértelmű, átlátha-tó, világos elveken alapuló döntést kell hoznia a vezetőnek, úgy, hogy a többi humán erőforrás menedzsment rendszerhez mindez tökéletesen kapcsolódjon.

8. Fejlesztés

Fontos menedzseri készségek: támogatás, tanácsadás, tanítás, képzés, ter-vezés, szervezés.

A tartalom: A teljesítmény fejlesztése a ciklus utolsó, egyben kiinduló pont-ja is. A munkavégzési rendszerben rejlő korlátok feltárására hangsúlyt kell fek-tetni, az egyén számára legnehezebben végrehajtható jellemzőkig is el kell jut-ni.