A minőségbiztosítási projekt négy éve befejeződött ugyan a Katona József Könyvtárban, de hatása, a tanult ismeretek gyakorlati alkalmazása azóta is folyamatosan hozzájárul minőségi működésünkhöz.
Hat év alatt kétmillió látogatót fogadtunk, így az 1996-ban megfogalmazott jövőképünkben tíz évre előre vetített többszázezer látogatót már félőidőben jelentősen meghaladtuk. 2000-ben intézményünk volt az ország leglátogatot
tabb könyvtára.
A dokumentumszolgáltatás továbbra is meghatározó, mivel a kölcsönzők és a kölcsönzött dokumentumok száma is a duplájára növekedett. Figyelemre méltó azonban, hogy 2002-ben a közel 430 ezer kölcsönzött dokumentum mellett, csaknem 600 ezer alkalommal helyben használtak dokumentumokat az érdeklődők Fontos előrelépés tapasztalható a könyvtárközi kölcsönzés terén is, amely az elmúlt évek alatt a háromszorosára növekedett (72. számú melléklet).
Az Infotéka - az elektronikus információs szolgáltatásra építve - ma a legrugalmasabban bővül újabb és újabb különgyűjtemények befogadásával, megteremtésével. Jelentős szerepet vállalunk a lakosság Európai Uniós csatlakozásra való felkészítésében éppen úgy, mint az Internet használatának elsajátíttatásában, a szolgáltatások népszerűsítésében. Jelenleg 30 munka- állomáson teljes nyitvatartási időben térítés nélkül veszik igénybe könyvtár
tagjaink a különböző adatbázisokat és az Internet szolgáltatást.
Nagyon gazdag program várja folyamatosan a gyerekeket, amelyek középpontjában valóban az olvasás, a játék áll és nem a számítógépek. A helyi eseményeken kívül nagy érdeklődés kíséri az országos és megyei gyerekprogramjainkat is.
„A könyvtár egyszerre lesz otthona a legmodernebb technikától az egyedi értékes művészeti alkotásokig mindannak, ami széleskörű igényekkel sokakat vonz. Ez megnyilvánul a különböző események, rendezvények befogadásában, szervezésében is.” (Jövőkép 1996)
Ma egy 120 munkaállomásból álló, korszerű számítógépes hálózatot működtet a könyvtár, teljes körű a gépesítés, 24 órás a web-szolgáltatás. Automatizált
fénymásológépek, nyomtatók, VHS és digitális kamerák, sokoldalú prezentációs eszközök, kamerás épület és térvédelem, dokumentumvédelmi rendszer segíti a korszerű és biztonságos működésünket. Ugyanakkor egy egész kortárs galériával felér azoknak a műalkotásoknak a köre, amelyek időközben pályázati támogatással elkészültek vagy a művészek ajándékaként a könyvtár tulajdonába kerültek.
Kiemelkedő jelentőségű lett intézményünkben a legváltozatosabb programok szervezése, amelyek száma évente megközelíti a háromszázat. Számos nemzetközi és hazai konferencia szervezését vállaltuk, meghatározó a szerepünk a város kulturális nagyrendezvényeiben (Tavaszi fesztivál, Hírős hét, Katona napok stb.), alkotók, közéleti emberek bemutatásában, különböző lakossági fórumok, kiállítások megszervezésében.
Több lábon áll intézményünk finanszírozása, - a város, a megye és a központi költségvetési támogatása mellett - egyre jelentősebb saját forrásunk. 1996 óta a szolgáltatásokból és a pályázatokból megszerzett saját bevételünk 7 %-ról, 20- 23 %-ra emelkedett.
A nemzetközi szakmai életbe is hihetetlenül gyorsan bekerültünk. Az elmúlt években 42 országból fogadtunk látogatókat, több jelentős projekt részesei voltunk.
Nemzetközi elismeréssel zárult az a három évig tartó projektünk, amelyet az Open Society Institute támogatásával több európai országgal közösen valósítottunk meg. A záró workshopot a Katona József Könyvtár szervezte, amely után átvehettük a modellértékű könyvtári működésünket elismerő tanúsítványt.
Mi az eredményesség, a siker titka?
Biztosan állíthatjuk, hogy intézményünk szolgáltatásai iránti évről-évre fokozódó érdeklődés szoros összefüggésben áll a teljes körű minőségirányítás (TQM) bevezetésével. Az intézmény egésze minőségi szolgáltatások nyújtására törekszik, amely természetesen nem mindig sikerül, de összességében a minőség a jellemző.
10.1 Stratégiai terv
A stratégiai tervünk elkészítése - amelyet a fenntartó önkormányzat is előírt ez év elején - meghatározó lépés volt. Munkacsoportot alakítottunk, amely egymás közt felosztotta a területeket és intenzív munkába kezdett. A könyvtár első Jövőképe mára már szinte teljesen megvalósult, így hozzáfogtunk az átdolgozásához. Részletesen tanulmányoztuk a makro- és mikrokömyezetet, amelyhez nagy segítséget jelentettek az Interneten folyamatosan megjelenő dokumentumok, különösen az információs társadalomra vonatkozók. Élvezetes, tisztázó vitákban véglegesítettük küldetésünket, átfogó céljainkat, választottuk ki megvalósítandó céljaink kulcsfontosságú területeit.
A 2003. évben már ennek alapján állítottuk össze cselekvési tervünket.
Meglátásunk szerint nagy változások előtt állunk, ha a közigazgatási reform elindul. így mindenképpen fontos lesz évente számba venni, hogy stratégiánkat hogyan kell a változó lehetőségekhez a leghatékonyabban hozzáigazítani.
10.2 Projektcsoportok
/
Általánossá vált - a szervezeti egységek mellett - a projektcsoportok működése, a kiscsoportos közös munka. Évente 2-3 munkacsoport foglalkozik aktuális feladatok kidolgozásával, ugyanakkor a jelentős számú pályázat, projekt meg
valósításának is egyértelműen ez a bevált formája. Ez a munkamódszer nemcsak a munkatársak aktivitását növelte meg, hanem sokat segített a szakmai önállósodásban, felelősségvállalásban is.
Évente 15-20 olyan projekt fut, amelynek a kezdetektől - a pályázat megírása, költségszámítás, stb. - a megvalósításon át az elszámolásig azok a kollegák a felelősei, akik a pályázat beadását kezdeményezték. Természetesen, ha a projekt egy-egy új szolgáltatás bevezetését eredményezi, akkor az beépül a könyvtár megfelelő szervezeti egységébe és munkaköri feladatként él tovább.
10.3 Problémamegoldás
Mára már egyre gyakoribb, hogy egy-egy problémát jól ismerünk fel és jól oldunk meg az arra hivatott eszközök alkalmazásával. Ezen a téren azért még sokat kell tanulnunk és főleg szemléletet váltanunk. Azt ugyanis nem állíthatjuk,
nem esünk még néha abba a hibába, hogy a rossz problémafelvetés miatt
„problémázgatunk”, így nem is jutunk el a megoldáshoz. Erre legtöbbször úgy jövünk rá, hogy jön az újabb elégedetlen belső vagy külső használó és szinte ugyanazokra a hiányosságokra derül fény. Sokkal könnyebben belátjuk ilyenkor a PDCA hasznosságát, a halszálka alkalmazásának szükségességét. Az ellenőrzés elmulasztása mindig megbosszulja magát, ezért erre egyre nagyobb figyelmet fordítunk még a legkisebb dolgokban is.
10.4 Teljesítménymérés
Az elmúlt években elsődlegesnek tartottuk, hogy megállapodjunk - az országos adatgyűjtéssel összhangban - azoknak az adatoknak a regisztrálásában, amelyek alapjai a teljesítménymérésünknek. Ehhez mindenképpen több éves adatgyűjtés kell, hiszen különben nem lehetséges az összehasonlító elemzés.
Az is nagyon fontos, hogy a fogalmakat egységesen értelmezzük, ami bizony sok gondot jelent gyakran még egy intézményen belül is, nem beszélve a szakma széles köréről. Mi kiemelkedő jelentőségűnek tartjuk a különböző szolgáltatások mérését, így erre dolgoztunk ki adatgyűjtő lapokat. Elemezzük olvasótáborunk összetételét, használói szokásait is.
Bízunk benne, hogy a teljesítményméréssel foglalkozó országos munka- bizottság, amelyben mi is dolgozunk, érdemi segítséget tud nyújtani rövidesen ehhez a nagyon fontos munkaterülethez, így megindulhat az országos összehasonlító elemzés is.
10.5 Dokumentálás, szabályozás
Talán a legnagyobb előrelépést ezen a területen értük el. Elkészültek az intéz
mény alapvető szabályzatai (Alapító okirat, Szervezeti és Működési Szabályzat és mellékletei, Kollektív Szerződés stb.) és ezek aktualizálása folyamatos.
Munkánk dokumentálása általános követelménnyé és gyakorlattá vált.
Kialakítottuk azokat a belső működési szabályokat, amelyek elengedhetetlenek ahhoz, hogy egy ilyen nagy és szerteágazó tevékenységet folytató intézmény
ben követhető és biztonságos legyen ez a munkaterület is. A minőség érdekében törekszünk bizonyos dokumentálások egységes megjelenítésére, azonos formák és stílus alkalmazására.
Meghatározóvá vált az elektronikus dokumentálás, tájékoztatás. Azok a szakmai dokumentumok (elemzések, adatok, beszámolók, tájékoztatók stb.), amelyek mindenki számára fontos tájékoztatási források, elsősorban a belső hálózat nyilvános szakmai dokumentumai között érhetők el. Természetesen nem ez szolgál a megőrzés helyéül, az archiválás mentett, védett fájlokban történik. A közérdeklődésre számot tartó lényeges anyagokból nyomtatott változat is készül, amely így a könyvtár számítógéppel nem dolgozó munka
társainak is elérhetővé válik a közösségi helyeken.
10.6 Kapcsolatépítés, együttműködés
A kapcsolatépítés tudatos törekvés szolgáltatásaink bővítésében. így számos intézménnyel, civil szervezettel működünk együtt annak érdekében, hogy minél szélesebb használói kört érjünk el változatos szolgáltatásokkal. A könyvtár közösségi szolgáltatásainak, sokféle programjának bizonyára meg
határozó szerepe van abban, hogy az intézmény látogatóinak száma évek óta növekszik.
10.7 Tájékoztatás, kommunikáció
Átfogó tájékoztatási rendszert dolgoztunk ki annak érdekében, hogy minél sokoldalúbban tudjuk informálni a lakosságot szolgáltatásainkról. Színvonalas, igényes kivitelezésű, többnyelvű általános és részletes tájékoztatónk jól szolgálja ezt a célt.
Minden nyomtatott és elektronikus médiát felhasználunk arra, hogy szolgáltatásainkat, rendezvényeinket rendszeresen megjelentessük. Gyakran hívnak bennünket stúdióbeszélgetésekre különböző témákban. Mivel nagyon gazdag programkínálatunk, ezért szinte folyamatosan jelen vagyunk a médiák
ban. Úgy gondoljuk, ez nagyon fontos ahhoz, hogy az emberek - még azok is, akik nem járnak a könyvtárba - tudjanak létezésünkről, alapvetően tájékozottak legyenek a könyvtár által nyújtott lehetőségekről.
Meglátásunk szerint általában a könyvtáraknak a közérthető tájékoztatás, a hatékony kommunikáció terén még sokat kell fejlődniük.
10.8 Képzés, továbbképzés - humán erőforrás
Kezdettől fogva nagy hangsúlyt helyeztünk a saját képzésünkre, tovább
képzésünkre. A munkakörében mindenki szakképzett, természetesen sokan rendelkeznek többféle végzettséggel is.
A legnagyobb előrelépést talán az információs technológia tudásának elsajátításában értük el, amely természetesen ma is differenciált ismereteket jelent, de az átlagos felhasználói szintet többségünk meghaladja. Általános a számítógép használata, így a munkatársak képesek önállóan elektronikus dokumentum előállítására, sokan készítenek prezentációkat, digitalizálnak különböző hang- és képanyagokat. Speciális tudás is gazdagítja kollektívánkat, mivel vannak, akik járatosak kiadványszerkesztésben, számítógépes grafikában, weboldal szerkesztésben.
Különösen sokat javult az Interneten való keresési tudása azoknak a kollegáknak, akik ezt munkakörükben is naponta gyakorolják. A külső, belső elektronikus levelezés, kapcsolattartás teljesen általánossá vált. Ez nagymérték
ben hozzájárul a gyors, hatékony ügyintézéshez, közös munkavégzéshez, nem helyettesítve természetesen a rendszeres személyes kapcsolattartást.
A minőségbiztosítás és más fontos ismeretek elsajátítását többnyire belső továbbképzéssel oldjuk meg, de többen vesznek részt szervezett tanfolya
mokon is. Ösztönözzük és támogatjuk a nyelvtanulást, ezen a téren azonban még sokaknak kell előrelépnie, akkor is, ha ma már a legfontosabb nyelveket többen beszélik különböző szinteken a munkatársak közül.
Rendszeresen látogatjuk a szakmai programokat, rendezvényeket. A résztvevő
ket többnyire költségekkel, a munkából való mentesítéssel támogatjuk. Alapvető elvárásunk azonban velük szemben, hogy az ott hallottakról rövid beszámolót készítsenek és tegyenek közzé, s lehetőleg dolgozzák ki a könyvtárunkban is hasznosítható javaslatokat.
10.9 Működési források
Az intézmény fejlődésének alapvető feltétele a biztos működési alap, amely csak több forrásból teremthető meg a szükséges mértékben. Az önkormányzati finanszírozásnak mára 85 %-át a bér és járulékai jelentik, így elengedhetetlen