A közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter utasításai
ÜZEMELTETÉSI FELADATOK Az informatikai háttérrendszer üzemeltetése
20. §
(1) Az intézménynél a megfelelõ hardver elemek, mun-kaállomások biztosítása és üzemeltetése az intézmény fe-lelõssége és feladata.
(2) A felhasználói jogosultságokat az alkalmazásgazda hozza létre, állítja be a KIR-ben, illetve szünteti meg a fel-használók személyére és jogosultságaikra tekintettel. Az alkalmazásgazda minden változást rögzít az üzemelési naplóban.
1Lásd az adózás rendjérõl szóló 2003. évi XCII. törvény 27. §-ának (1) és (2) bekezdését.
Módosítások 21. §
Az alkalmazásgazda rendszeresen figyelemmel kíséri a Magyar Államkincstár szerverének adatait, a program- és adatbázis-frissítéseket letölti és elvégzi a KIR aktualizálá-sát. E tevékenysége során átadja az illetmény-számfejtési referensnek a módosításhoz csatolt információs levelet.
Az alkalmazásgazda minden programfrissítés elõtt mente-ni köteles az adatbázist, amelynek tényét az üzemeltetési naplóban rögzíti.
Adatmentési, archiválási feladatok 22. §
(1) A központosított illetményszámfejtõ helyen naponta készül teljes adatbázismentés 2 példányban. Az adatmen-tési eljárás során a teljes adatbázis, valamint az ügyintézõi és programfutási adatok kerülnek lementésre. A mentése-ket az intézménynél mûködõ IMI-alrendszerben is el kell végezni az intézmény által meghatározott idõpontokban, amelyért az intézményi rendszergazda felel.
(2) Mentést kell készíteni a fõ számfejtés elõtt, fõ szám-fejtés után, és a programmódosítások elõtt. A mentést az operátor végzi, aki ennek tényét rögzíti az üzemeltetési naplóban.
VII.
Ellenõrzési feladatok 23. §
(1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsola-tos ellenõrzési feladatokat mind az intézménynek, mind az illetményszámfejtõ helynek el kell végeznie.
(2) Az alaki ellenõrzés kiterjed az illetményszámfejtés-hez szükséges adatok teljeskörûségére, a munkáltató alá-írásának, bélyegzõlenyomatának és a foglalkoztatott szük-séges nyilatkozata meglétére, valamint a keltezésre.
(3) A tartalmi ellenõrzés a munkajogi (a jogviszonyra vonatkozó jogszabályi) elõírások betartására, a besorolási és a statisztikai adatok összefüggésének vizsgálatára, a be-soroláshoz tartozó kulcsszám helyességére, a kulcsszám és FEOR (Foglalkozások Egységes Osztályozási Rendszere) összefüggésére, az illetmény-összetevõk jogszabályi mér-tékének betartására, összesítésének számszaki helyességé-re, továbbá az intézkedések jogszerûségére vonatkozik.
(4) Az ellenõrzések során feltárt hibás adatok javításá-ról az intézmény és az illetményszámfejtõ hely jegyzõ-könyvet vesz fel. A javítandó mágneses adathordozót, ille-tõleg a bizonylatot a javítás határidejének megjelölésével, keltezéssel, aláírással kell átadni, illetve átvenni.
VIII.
Egyéb rendelkezések 24. §
(1) A KHEM fejezethez tartozó valamennyi intézmény-nél az illetmény (bér) fizetési nap (bérfizetés napja) a tárgyhónapot követõ hónap 5. napja; amennyiben ez a nap szabad- vagy munkaszüneti nap, akkor a bérfizetés napja az azt megelõzõ munkanap.
(2) A rendszeres juttatások számfejtésének idõszaka a tárgyhónap, amely hónap közben létesített jogviszony ese-tén az elsõ munkanaptól a tárgyhó utolsó napjáig terjed.
(3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli el-látásainak elszámolási idõszaka – a létszámjelentés alap-ján – a tárgyhónapot megelõzõ hónap 1. napjától e hónap utolsó napjáig tart.
(4) A központosított illetményszámfejtési feladatok ha-vonkénti végrehajtására az illetményszámfejtõ hely a tárgyhónapot megelõzõ hó utolsó napjáig ütemtervet ké-szít, amely tartalmazza az intézmény és az illetményszám-fejtõ hely feladatait és azok határidejét.
25. §
A hibás – ide értve a hiányos – vagy késedelmes teljesí-tésbõl eredõ felelõsség azon intézményt vagy az illet-ményszámfejtõ helyet terheli, amelynek mûködési köré-ben a kiváltó ok felmerült.
IX.
ZÁRÓ RENDELKEZÉS 26. §
Jelen utasítás a közzétételét követõ napon lép hatályba.
Dr. Molnár Csabas. k.,
közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter
A közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter 23/2009. (IV. 3.) KHEM
utasítása
Az Ügyfélszolgálati Információs Iroda jogállása, feladat- és hatásköre
(1) Az Ügyfélszolgálati Információs Irodát (a további-akban: Iroda) a Kommunikációs Osztály mûködteti, a mi-nisztérium Közszolgálati Szabályzatában foglaltak alap-ján megbízott vezetõ vezetésével.
(2) Az Iroda ellátja mindazon feladatokat, amelyeket jogszabály és az állami irányítás egyéb jogi eszközei, így különösen a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Mi-nisztérium Szervezeti és Mûködési Szabályzata (SzMSz), valamint a minisztérium felsõ vezetõi és a Kommuniká-ciós Osztály vezetõje a KommunikáKommuniká-ciós Osztálynak az SzMSz-ben megállapított feladatköre alapján a hatáskö-rébe utal.
2. §
Az Iroda által nyújtott szolgáltatások
(1) Az Iroda személyes, telefonos és írásbeli (elektro-nikus és postai úton történõ) tájékoztatást nyújt.
(2) Az általános tanácsadáson és információszolgáltatá-son túl a Kommunikációs Osztály gondoskodik arról, hogy az Irodában elérhetõ legyen minden olyan formanyomtat-vány, írásbeli tájékoztató, amely az ügyfelek hatékony ki-szolgálását segíti.
3. §
A munkavégzés szabályai
(1) Az Irodában történõ munkavégzés általános szabá-lyait, az Irodában foglalkoztatott, szervezetileg a Kommu-nikációs Osztályhoz tartozó köztisztviselõk (ügyfélszol-gálati referensek) feladatait a köztisztviselõk jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.), az európai uniós csatlakozással összefüggõ egyes törvény-módosításokról, törvényi rendelkezések hatályon kívül he-lyezésérõl, valamint egyes törvényi rendelkezések megál-lapításáról szóló 2004. évi XXIX. törvény 141–143. §-ai, valamint az SzMSz, egyéb miniszteri utasítások, szabály-zatok, illetõleg jelen utasítás tartalmazza.
(2) Az ügyfélszolgálati referensek a következõ feladato-kat kötelesek ellátni:
a)általános információ nyújtása a minisztériumról és a háttérintézményekrõl, valamint a minisztérium által meg-hirdetett pályázatokról;
b) általános felvilágosítás más tájékoztatási feladatot végzõ háttérintézményekrõl, közremûködõ szervezetek-rõl, illetve pályázatokról;
c)panaszok és közérdekû bejelentések szakszerû átvé-tele, ügyintézése, a közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek szakfõosz-tályokhoz közvetítése; ügyiratok, megkeresések áttétele hatáskör és illetékesség hiányában;
d)a közérdekû adatok megismerésével kapcsolatos mi-nisztériumi szabályozásból adódó teendõk ellátása,
e)telefonos ügyfélszolgálati feladatok ellátása az ügy-félszolgálati információs vonalon keresztül;
f)javaslattétel a minisztérium internetes portáljának fo-lyamatos frissítésére és fejlesztésére;
g) a folyamatos kapcsolattartás a szakfõosztályokkal, továbbá a külsõ és belsõ igények felmérése és feldolgo-zása;
h)a háttérintézmények ügyfélszolgálataival való folya-matos kapcsolattartás;
i) szakfõosztályok bevonásával aktuális tájékoztatók, brosúrák elérhetõvé tétele a beérkezõ kérdések, megkere-sések alapulvételével;
j)ügyfélkapcsolati adatbázis kezelése és rendszerezése, azon belül a személyes adatok, illetve a közérdekû adatok iránti teljesített és visszautasított igények nyilvántartásá-nak vezetése;
k)a feladat elvégzéséhez kapcsolódó irattározási, ikta-tási és archiválási feladatok ellátása.
(3) Az ügyfélszolgálati referensek az egyes megkeresé-seket a személyükre megállapított munkaköri leírásban foglaltak alapján – az adott ügy elõzményeinek és össze-függéseinek, továbbá a folyamatosan bõvülõ ügyfélszol-gálati információs kincs ismeretében, az ügyben keletke-zett valamennyi irat együttes kezelésével – intézik; a meg-keresés típusának megfelelõ intézkedés útján. A szóbeli megkeresést az ügyfélszolgálati referens köteles írásba foglalni.
(4) Az írásbeli megkeresést (panaszt és közérdekû beje-lentést) – amennyiben a szakterület által rendelkezésére bocsátott anyagok nem nyújtanak elegendõ információfor-rást, és a tárgyban még nem történt megkeresés azt meg-elõzõen – az Iroda köteles három munkanapon belül, in-tézkedés és megválaszolás céljából az SzMSz szerint ha-táskörrel és illetékességgel rendelkezõ szervezeti egység-hez továbbítani. E szervezeti egység a rá irányadó törvényi határidõn belül elkészíti a választ, majd visszaküldi az Irodának további ügyintézés céljából.
(5) Amennyiben jogszabály, valamint az SzMSz eltérõ-en nem reltérõ-endelkezik, írásbeli megkeresés esetén a harminc-napos elintézési határidõ figyelembevételével kell eljárni.
Ha az elintézési határidõ elõreláthatólag meghaladja a 30 napot, errõl az ügyfelet a panasz/bejelentés beérkezésé-tõl számított 15 napon belül – az elintézés várható idõpont-jának egyidejû közlésével – a Kommunikációs Osztály ve-zetõje, a megkeresés továbbítása esetén a válaszadásra ki-jelölt szervezeti egység vezetõje tájékoztatja. A szervezeti egység vezetõje az ügyfél tájékoztatása mellett, az Iroda részére is értesítést küld.
(6) Elektronikus úton érkezett megkeresés (e-mail) ese-tén az írásbeli megkeresésre irányadó határidõk szerint kell eljárni.
(7) Telefonos megkeresés esetén az esetenként szüksé-ges visszahívás határideje 3 munkanap. Amennyiben a vá-laszadáshoz a szakmai fõosztályok megkeresése szüksé-ges, úgy a megkeresésre egy munkanapon belül sort kell keríteni. A szakmai fõosztállyal történõ egyeztetés idõtar-tama a visszahívási határidõbe beleszámít.
4. §
A szervezeti egységek közötti kapcsolatok, felelõsségi rend
(1) A minisztérium szervezeti egységei közötti együtt-mûködés, valamint a felelõsség megosztása, illetve a fele-lõsség rendje a jogszabályokon, az SzMSz-en és egyéb mi-niszteri utasításokon alapul.
(2) A megkeresésre adandó válasz szakmai tartalmáért az azt elõkészítõ szervezeti egység felel.
(3) Az ügyfélszolgálati ügyek intézése során keletkezõ ügyiratokat, feljegyzéseket a Kommunikációs Osztály ve-zetõje vagy az általa kijelölt köztisztviselõ írhatja alá.
(4) Az ügyfélszolgálati tevékenység szakmai megalapo-zottsága és naprakészsége érdekében az ügyfélszolgálati re-ferensek részére konzultációs lehetõséget kell biztosítani minden szervezeti egység részérõl kijelölt kapcsolattartó út-ján. Az ügyfélszolgálati referens jogosult a kijelölt kapcso-lattartótól információkat, adatokat bekérni, azok biztonsá-gos felhasználása mellett, és a kijelölt kapcsolattartó mun-kájának akadályozása nélkül. Az ügyfélszolgálati referens kérésére a kijelölt kapcsolattartó köteles minden közérdek-lõdésre számot tartó információról, aktualitásról tájékozta-tást adni. A tájékoztatás a következõ módon történhet:
a)a minisztérium intranetén való közzététel;
b)e-mail az ügyfélszolgálat elektronikus postafiókjába;
c)telefonon történõ tájékoztatás.
(5) Az ügyfélszolgálati referens a kijelölt kapcsolattartó hozzájárulása nélkül nem kapcsolhat részére ügyféli
tele-fonhívást, és nem adhatja meg a kijelölt kapcsolattartó el-érhetõségét az érdeklõdõknek. Szükség esetén az adott szervezeti egység titkárságának telefonszáma, illetõleg ál-talános e-mail címe megadható.
(6) Az ügyfélszolgálati referens nem adhat tájékoztatást olyan tényekrõl, amelyek kiszolgáltatása az állam, a mi-nisztérium és háttérintézményei számára hátrányos, vagy az ügyfél számára jogellenesen elõnyös következmények-kel járna.
5. §
Munkaidõ, pihenõidõ az ügyfélszolgálati referensek esetében
(1) A Ktv. 39. §-ának (4) bekezdése alapján – a Ktv.
39. § (1) bekezdésében foglaltaktól és a Közszolgálati Sza-bályzat rendelkezéseitõl eltérõen az ügyfélszolgálati refe-rensek munkaidõ-beosztása a heti 40 óra munkaidõkeret figyelembevételével a következõk szerint alakul:
a)heti három napon a munkaidõ 8.30-tól 17 óráig; az ügyfélfogadás 9 órától 16.30 óráig tart;
b)heti egy napon a munkaidõ 8.30-tól 17 óráig; az ügy-félfogadás 9 órától 17 óráig tart;
c)pénteken a munkaidõ 8.30-tól 14.30 óráig; az ügyfél-fogadás 9 órától 14 óráig tart.
(2) A telefonon történõ tájékoztatás idõtartama egybe-esik az iroda ügyfélfogadási rendjével.
(3) Az (1) bekezdés szerinti munkavégzés nem számít rendkívüli munkavégzésnek, így szabadidõ megváltására nem jogosít.
(4) Az ügyfélszolgálati referensek szabadságolását a ka-binetfõnök hagyja jóvá, egyúttal gondoskodik arról, hogy az Irodában az ügyfélfogadás megfelelõ létszámmal tör-ténjék. Az ügyfélszolgálati referens feladatait távolléte esetén, a munkaköri leírásában meghatározott helyettesíté-si rend szerint a Kommunikációs Osztály más munkatársa látja el.
6. §