A dokumentációs célú adatbázis-kezelő rendszer. A rendszer helye, elvi működése és felépítése megtekintése

Követelmények és néhány megoldás

A D O K U M E N T Á C I Ó S CÉLÚ A D A T B Á Z I S - K E Z E L Ő R E N D S Z E R A rendszer helye, elvi működése és felépítése

Ungváry Rudolf

Országos Széchényi Könyviár

1. A dokumentációs célú adatbázis-kezelő rendszer helye a programrendszerek között 1.1 A három programfajta

A programok feladata az, hogy valamit önállóan megoldjanak, valamilyen folyamatot, eljárást végre­

hajtsanak. A matematikai, szimulációs és a külön­

féle — például termelési, élettani — folyamatokat irányító programokra j e l l e m z ő , hogy az adatokat, amelyek az általuk kezelt rendszerbe bekerülnek, valamilyen másik adattá alakítják át, vagy a bekerülő adatok alapján előre meghatározott belső minta sze­

rint k i m e n ő (irányító) adatokat hoznak létre. Lé­

nyegük éppen ez az átalakítás, illetve a minta alapján előállított e r e d m é n y .

Vannak programok, melyek feladata elsősorban az. hogy adatokat tároljanak, mégpedig azért, hogy velük valaminek a programon kívüli, szellemi meg­

oldását — például gazdasági, kulturális szervezetek irányítását és gazdálkodását — támogassák. Ilyenek a pénzügyi, m u n k a ü g y i , személyzeti stb. irányítás, a számvitel és a gazdálkodás, valamint a különféle nyilvántartások (állóeszköz, raktári, szállodai szoba, utas stb.) programjai. A m i t ezek a programok megoldanak, az lényegében nem t ö b b , mint hogy a tárolóból a nyilvántartott adatokat a szellemi irányí­

táshoz (megoldáshoz) szükséges formában és össze­

függésekben kiadják. Éppen ezért e programok - k ü l ö n ö s e n ami az adatok közötti kapcsolatokat és megjelenítésük módját illeti — elsősorban e rend­

szerek, azaz a gazdasági szervezetek igényeihez al­

kalmazkodtak. Az adatok közötti kapcsolatokat az adott szervezet működéséből következő összefüg­

gések szabják meg, melyeket a továbbiakban funkcionális-logikai kapcsolatoknak n e v e z ü n k .

A tárolt adatok a gazdasági szervezetek erőforrá­

sai: közvetlenül felhasználják őket az értékelési és döntési tevékenységben. Egy részük változatlanul maradó vagy csak ritkán változó törzsadat, másik — többnyire jelentősebb - részüket viszont a nagy­

fokú változékonyság jellemzi: ezek az e s e m é n y ­ vagy tranzakciós adatok. Mindezeknek a program­

rendszereknek nincs m é g mindenki által egyformán elfogadott, egyezményes nevük. M i a továbbiakban irányítási célú vagy ügyviteli (vállalati) progra­

moknak nevezzük őket.

Vannak programok, melyek feladata elsősorban ugyancsak az. hogy adatokat tároljanak, és ugyan­

csak azért, hogy valaminek a megoldását támogas­

sák, de ez a megoldás egy sokkal tágabb és intézmé­

nyesen korántsem annyira szervezett rendszernek is része, melyet szakmának, t u d o m á n y n a k , ismeret­

területnek stb. n e v e z ü n k . A m i t ezek a programok megoldanak, az lényegében nem t ö b b , mint hogy a tárolóból az adott szakmában felhalmozott adatokat nyelvileg é r t h e t ő formában és összefüggésekben kiadják.

Ezekre az adatokra a nagyfokú állandóság jel­

lemző: ők azoknak a szakismereteknek az alapjai, melyekkel az előző — szervezettebb - rend­

szerekben az erőforrásként kapott, esetről esetre változó adatokat értékelni lehet. A szakmai, tudo­

mányos és egyéb - a kultúra által szervezett — rendszerek beépülnek a civilizáció és a gazdaság rendszereibe, de ugyanakkor át is nyúlnak rajtuk, és keresztül-kasul fonják az egész társadalmat. Ha a szakmai, tudományos és egyéb, hozzájuk hasonlóan csak lassan változó ismereteket rögzítik, dokumen­

tumokról beszélünk. A tárolt adatok vagy e doku­

mentumokra vonatkoznak, vagy e dokumentumok-

Feladatmegoldó programok

Pl.:

szerszámgép vezérlése

hogy 0 e- g/ál talán működhes­

sen

Irányítási- 1

ügyviteli programok Pl.:

•

anyagkészlet- nyilvántartás;

beszerzés kö­

vetés

hogy 1 e- gyáitalán működhes­

sen

Dokumentációs szaktájékozta­

tási programok Pl.:

milyen szempontokat kell érvényesíteni a beszerzési mun­

kában,

milyen rendelkezések vonatkoznak a kész­

letgazdálkodásra, milyen következményei vannak az elfekvő készleteknek

AZ EMBERI - SZELLEMI - BEAVATKOZÁS ÉS MUNKA NÖVEKEDÉSÉNEK MÉRTÉKE

I. ábra A gazdasági, irányítási é s kuliurális szervezetekben hasznán főbb programfajlák

ból származnak. Az utóbbi esetben a teljes doku­

mentumok kerülnek gépi hordozóra, vagy rövidí­

tett, kivonatos, átdolgozott formájuk. Ezért ezeket a programokat nevezik dokumentációs — vagy könyvtári körülmények között bibliográfiai — célú programoknak. Mivel újabban m á r az is tapasztal­

h a t ó , hogy a szakismereteket közvetlenül — a ha­

gyományos dokumentumok megkerülésével - rög­

zítik a géppel olvasható adathordozókon, dokumen­

tációs helyett szaktájékoztatási célú programokról is beszélnek. Valójában ilyenkor nem papíros, film, festövászon stb., hanem mágneslemez vagy mág­

nesszalag alapú d o k u m e n t u m o k r ó l van szó, hason­

lóan a hang- é s zenei dokumentumokhoz. M i a to­

vábbiakban a dokumentációs/szaktájékoztatási és

Ungvár) R.: A dokumentációs célú adatbázis-kezelő rendszer...

11

bibliográfiai programok összefoglaló megnevezésére egységesen a dokumentációs (célú) elnevezést használjuk (indoklásával részletesebben a 2. fejezet­

ben foglalkozunk).¹ A mondottakat az / . ábrán fog­

laltuk össze.

A K S H adatfeldolgozási termékek jegyzékében ezeket "szer­

vezetek szakmai tevékenységéi ellátó programoknak" neve­

zik, "melyek a népgazdaság egyes ágainak (ipar. kereskede­

lem, egészségügy, tudomány, könyvtárügy, igazgatás, közle­

kedés síb.) tevékenységét segítik e l ő " , szemben a "szerveze­

tek irányítási rendszereinek programjaival", melyek "vala­

mely szervezet gazdasági, pénzügyi, munkaügyi, személyzeti irányításénak é s gazdálkodásának egyes műveleleil végzik"

( K S H , 1982).

T M T 13. M. 1986/5—6—7.

1.2 A t á r o l t a d a t á l l o m á n y o k szerkezete 1.2.1 Az a d a t b á z i s és kezelőrendszere

Az adatokat mind a vállalati-ügyviteli, mind pedig a d o k u m e n t á c i ó s programok esetében olyan rendezettségben tárolják, hogy ez nemcsak a gazda­

ságos tárolást, hanem az adott igényeknek megfelelő felhasználást (megjelenési, változtatási, keresési stb. lehetőségeket) is biztosítsa. Az adatállomány szerkezetére tehát a mindenkori felhasználói kör

"világa" is rányomja a bélyegét: az állománynak nemcsak fizikai, hanem a felhasználó szempontjait t ü k r ö z ő logikai szerkezete is van. E logikailag struk­

turált, a vállalati erőforrásként vagy szakmai tájéko­

zódásra használható adatállományokat a továbbiak­

ban adatbázisnak, azt a programrendszert pedig, amely létrehozásukat, fenntartásukat, kezelésüket és szolgáltatásaikat biztosítja, adatbázis-kezelő rend­

szernek nevezzük.

1.2.2 Az a d a t b á z i s f u n k c i o n á l i s - l o g i k a i modellje: a s é m a

Az irányítási adatbázisok logikai szerkezete és használati módja manapság jelentősen eltér a doku­

mentációs adatbázisokétói (az eltérés átmeneti jelle­

gével az 5. fejezetben foglalkozunk). A z első eset­

ben elég pontosan megtervezhetők és formalizálha­

tok a várható kérdések (a felhasználói kör "világa"

jól m o d e l l e z h e t ő ) , mert az irányítási-ügyviteli m ü v e l e t e k , funkciók nagymértékben előre láthatók és formalizál hatók.

Egy kereskedelmi vállalat értékesítési és beszer­

zési r e n d s z e r é b e n például előre adott, mi jellemzi a lehetséges vevőt (neve, c í m e , egyszámlaszáma stb.) és a megrendelést ( d á t u m a , szállítási címe stb.), továbbá az is, hogy a kettőt mi kapcsolja össze (pl. a szállítási cím — lásd a 4.5 fejezetben a 4. és 5.

ábrát).

Úgy is mondhatjuk, hogy a lehetséges kérdések megfogalmazásának formái, szerkezetei előre adot­

tak. Ezt az előre megadott szerkezetet az adatbázis funkcionális-logikai sémájának nevezzük.

1.2.3 Az a d a t b á z i s szemantikai-logikai modellje: a szótár

A d o k u m e n t á c i ó s adatbázisok esetében rendkí­

vül k ü l ö n b ö z ő kérdésekre kell számítani, hiszen mind a szakmai problémák (a témák, tárgyak), mind a rájuk v o n a t k o z ó kérdések sok szempont alapján fogalmazhatók meg.

Például a "könyvtári információk automatikus k e z e l é s e " , a "számítógépes bibliográfiai tájékoz­

t a t á s " , a "dokumentumadatok gépi feldolgozása"

és a "szakmai tevékenység támogatásának gépesí­

t é s e " megfogalmazások lényegében ugyanarra a témára, tárgykörre vonatkoznak.

A felhasználói kör "világát" csak úgy lehet mo­

dellezni, ha a lehetséges szavakat és a közöttük le­

hetséges összefüggéseket figyelembe veszik. E " v i ­ lágot" tehát maga a szaknyelv modellezi, mellyel a témákat és kérdéseket (problémákat) megfogalmaz­

zák. Ezért az adatbázis logikai szerkezetét nem, vagy nemcsak a funkcionális é r t e l e m b e n vett forma­

lizáltság, hanem a nyelvi megformállság: a "tar­

talmi", szemantikai-logikai szervezettség is jel­

lemzi. A tárolt információkat és a lehetséges kérdé­

seket a szaknyelv szavai és a közöttük fennálló ér­

telmi összefüggések strukturálják.

A z ilyen adatbázisokban kitünletett jelentősége van a szótárnak, mely nemcsak osztályozási rend­

szer, tárgyszójegyzék, tezaurusz stb. lehet, hanem a címszavak, nevek, lelőhelyek, betegségmegnevezé­

sek, tárgy- (objektum-) m e g n e v e z é s e k , helynevek stb. állománya is. A dokumentumok vagy a kérdé­

sek tartalmának szemantikai-logikai struktúráját el­

vileg a szótárak hivatottak formalizáltan reprezen­

tálni. E r e d m é n y e s e n — k e r e s h e t ő e n - tárolni és kérdezni az általuk adott keretek között lehet.

Ezekben a szótárakban azonban ma még csak a nyelvi rendszer lehetséges modelljének alig töredé­

két sikerül csak formalizáltan megragadni: a szava­

kat és rendkivül leegyszerűsített formában néhány fontosabb értelmi összefüggést (szinonimákat, ho­

m o n i m á k a t , alá- és fölérendelési viszonyokat, asz- szociációkat), m é g ritkábban bizonyos mondattani (szintaktikai) összefüggéseket (relálorok. szerepje- lötőkstb. formájában).

A megragadott szavak nagyon különbözők lehet­

nek — például személynevek, szakkifejezések, hely­

nevek, cégnevek, részlegnevek, c í m e k , időadatok, nyilvántartási számok stb. - . és a keresés szem­

pontjából elvileg szükségtelen, hogy azonosított helyük és nevük legyen a tárolt szövegben. A tezau­

ruszokban, osztályozási rendszerekben, egységesí­

tett besorolási állományokban (az ún. "aulhority fáj­

lokban") a szavak bizonyos fajtáit — például a szak­

kifejezéseket vagy a szerzők, közreadók neveit — szabványosított formában rögzítik. Az esetek több­

ségében azonban csak a felhasználó fejében, szub­

jektíven és elég ellentmondásosan van adva e struk­

túra (lásd a 3. fejezet [d] pontját). A felhasználó az adatbázisban a szavak jelentése - természetes nyelvismerete - alapján tájékozódik. E látszólag ka­

otikus szabadságra a rugalmas szakmai tájékozódás érdekében ugyanúgy szükség van. mint az egyér­

telmű döntések érdekében arra a látszólagos "kény­

szerzubbonyra", mely a funkcionális-logikai szerke-

Ungvár? R . : A dokumentációs célú adatbázis-kezelő rendszer..

zet következtében az irányítási rendszerek sajátos­

sága. Két teljesen ellentétes szükséglet kielégítésé­

ről van szó, s ezért nem sikerül ma m é g a kettőt egyetlen programrendszerben közös nevezőre hozni (a hardver fejlettsége ebből a szempontból másodlagos).

Az adatbázis kezelőrendszere - pontosabban szemantikai-logikai komponense - biztosítja, hogy az adatbázishoz a t e r m é s z e t e s , beszélt nyelv szavai alapján hozzáférhessenek. Ha szótár van, akkor e szemantikai-logikai hozzáférés pontosabban tervez­

hető. Ha a szótár strukturált, értelmi összefüggése­

ket is tartalmaz, a pontosság tovább fokozható. A szótár az az eszköz, amellyel a dokumentum tartal­

mát, illetve a tartalmára vonatkozó kérdéseket "le­

transzformálják" arra a szintre, amelyen az adatbázis-kezelő rendszer fizikailag működik. (Azt is meg kell azonban mondani, hogy a legtökélete­

sebb megoldás, ha e "transzformációt" a szakmát és a nyelvet ismerő szakemberre bízzák. Az ilyen szak­

ember m á r ma is kiképezhető, a vele egyenrangú szabványosított szótár talán soha.)

1.3 Terminológia: bibliográfiai és faktográfiai adatbázis/'igazi" adatbázis-kezelő rendszer és információkereső rendszer

Ha a bibliográfiai és d o k u m e n t á c i ó s célú adatbá­

zisokat a pályához nem kötött közlekedéshez hason­

lítjuk, akkor az irányítási célú adatbázisok a vasúti, kötött pályás közlekedési hálózatot képviselhetik.

A z eltéréseket — ma még szakterületenként eléggé eltérő és ellentmondásos m ó d o n — a nyelvhasználat is jelzi:

• Könyvtári és dokumentációs környezetben az első esetben bibliográfiai adatbázisról vagy egy­

szerűen csak gépi, automatizált nyilvántartásról ( d o k u m e n t á c i ó r ó l ) , az utóbbi esetben pedig fak­

tográfiai adatbázisról beszélnek — elég szeren­

csétlenül, mert a bibliográfiai adatbázisban leg­

alább annyi tényadat található, mint a "faktográfi- aiban".

• Irányítási-vállalati környezetben egyszerűen csak adatbázisról beszélnek, mert vagy észre sem veszik, hogy létezik másféle adatbázis (annyira t e r m é s z e t e s a dokumentáció vagy a könyvtár lé­

tezése) , vagy fel sem merül, hogy a dokumentációs-bibliográfiai célú adatbázisokat mások is j e l l e m e z h e t n é k , mint a mindennél fon- tosabb vezetési-irányítási-ügyviteli-vállalati szempontok. ("Szakemberek vagyunk — mit ér­

dekelne b e n n ü n k e t a szakma maga?" - mond- • hatnák nemes egyszerűséggel, e m l é k e z e t ü k szép­

irodalmi "adatbázisából" József Attila Ars poeti­

cáját segítségül híva.)

Ez persze - tisztelet a kivételnek — a bibliográ­

fiai és dokumentációs szakemberekre sem ke­

vésbé vonatkozik; sőt: nekik éppen feladatuk volna a differenciált megkülönböztetés! Az ö kör­

nyezetükben mintha az irányítási-ügyviteli keze­

lőrendszerek nem léteznének — miközben foly­

ton folyóirat-nyilvántartásról, szerzeményezési rendszerről, katalogizáló programról beszélnek, melyek (mint ezt a 6. fejezetben látni fogjuk) inkább irányítási-ügyviteli (vállalati = könyvtá­

r i ) , vagy akár faktográfiai rendszerek, semmint bibliográfiaiak vagy információkeresők.

• Számítástechnikai környezetben általában csak az általunk irányítási, ügyviteli (váltalati) célúnak nevezett adatállományokat nevezik adatbázisok­

nak, mert logikai struktúrán csak az adatok k ö ­ zötti funkcionális-logikai struktúrákat értik, nem pedig minden logikai struktúrát (mint amilyen például a helyesen megfogalmazott kijelentő mondat tartalma, vagy egyáltalán: minden ter­

m é s z e t e s nyelven megfogalmazott szöveg).

Éppen ezért a dokumentációs és bibliográfiai adatbázisokat szöveges adatállományoknak vagy szöveges adatrendszereknek, vagy -szerkezetek­

nek nevezik, ami két szempontból is megté­

vesztő: egyrészt, mert a d o k u m e n t á c i ó s célú adat­

bázisok többsége manapság alig tartalmaz szö­

veges adatokat (a szerző neve. a m ú z e u m i tárgy m e g n e v e z é s e , a tárolás helye, a készítés d á t u m a , a tárgyszó, az osztályozási jelzet stb. semmivel sem szövegszerübb adat, mint a beosztás, a mun­

kahely, a végzettség, a születési hely, a szervezeti egység vagy a munkaköri leírás adata). Másrészt, mert sem a szövegek belső, "tartalmi" logikájá­

nak teljesen automatikus kezelése, sem a nagy mennyiségű szövegben végzett gazdaságos ke­

resés nem tekinthető megoldottnak ( m é g nagy­

számítógépeken sem, mikroszámítógépekről nem is beszélve). Ezért az igazán szöveges adat­

bázis legfeljebb a j ö v ő zenéje.

A fentiek miatt adatbázis-kezelő rendszernek is csak az irányítási célú rendszerek kezelőprogram­

jait nevezték. Mivel a d o k u m e n t á c i ó s és bibliog­

ráfiai célú rendszerekben a szabadon vagy szótár­

ból választható szavakkal végzett keresésnek fontos szerepe van, adatbázisaik kezelőrendsze­

rét információkereső rendszereknek szokták ne­

vezni.²

1 A kétféle kezelőrendszer kérdését magyar nyelven Halassy (1978, p. 8 2 - 8 3 . és 1986) érinti. A külföldi közlemények közül utalunk Tagg(l9S2) ugyanebben a számban tömörített munkájára.

T M T 3 3 . é v f . 1 9 8 6 / 5 - 6 - 7 .

Az " i n f o r m á c i ó k e r e s ő " jelző ugyancsak megté­

vesztő. S z ű k e b b é r t e l e m b e n u i . csak olyan kezelő­

rendszert jelent, melynek kizárólagos rendeltetése a keresés és a kereseti találatok lehető leggyorsabb és legegyszerűbb megjelenítése. Számtalan dokumen­

tációs célú adatbázis-kezelő rendszer készül ezzel a

"filozófiával", és csak a felhasználás során derül k i , hogy mennyire szegényes egy ilyen rendszer (lásd az 5. fejezetet). Tágabb é r t e l e m b e n ui. "információ­

k e r e s ő " minden olyan kezelőrendszer, melynek tárgya dokumentum vagy rá vonatkozó információ.

Az információkereső rendszer kifejezést használó számítástechnikai szakember s z e m é b e n tehát egész általánosan egy könyvtári katalógus kezelörendszere is " i n f o r m á c i ó k e r e s ő " , holott itt a megjelenítési, a rendezési és a különféle egyéb szolgáltatások követ­

keztében m á r nem is lehet ö n m a g á b a n vett keresés­

ről beszélni.

Valójában ilyenkor is adatbázis-kezelésről van szó, csak éppen másfajta adatbázisról, mint az irányítási-vállalati adatbázisok esetében. Tisztelet­

ben tartva mások (pl. Halassy. 1978. p. 8 2 - 8 3 . ) vé­

l e m é n y é t , mi adatbázison adatok - valamifélekép­

pen szervezett - bázisát értjük; olyan tárolótartal­

mat, melyhez felhasználói szándékkal lehet for­

dulni. Ilyen értelemben akár egy egyszerű fájl is adatbázis lehet — ha adatok szerzése céljából fel­

használók igénybe veszik.

A tárolótartalom egyrészt meghatározható úgy, hogy megadjuk azokat az adatfajtákat (adattípuso­

kat, célinformáció-fajtákat - lásd a 4.4 fejezetet), melyek elvileg előfordulhatnak benne, másrészt úgy, hogy megadjuk mindazokat a konkrét értéke­

ket, melyek előfordulnak b e n n ü k . E kettősség lénye­

gében ugyanaz, mint ami a fogalom tartalma és ter­

jedelme esetében tapasztalható (Ungváry, 1986); a fogalmat megadhatjuk az ismertetőjegyei ( = "adat­

fajták"), illetve a terjedelméhez tartozó dolgok ( = " é r t é k e k " ) alapján. A m i k o r adatbázisról beszé­

lünk, a tartalma alapján meghatározott tárolóra gon­

dolunk (a tároló elvileg lehetséges tartalmaira), amikor pedig adatállományról (fajiról), akkor a ter­

jedelme, az értékei alapján meghatározott tárolóra.

Még a legegyszerűbb mai információkereső rend­

szerekben is meghatározható az adatbázist jellemző tartalom: t i . " d o k u m e n t u m " célinformációkat tartalmaz.³

* E lénnyel vei s z á m o l Brting és Wenig (Beling. 1973. p.

74—75.). amikor így definiálnak: "Egy rendszer adatbázisa mindazoknak az adatfajtáknakaz összessége, melyek a rend­

szeren belül rendelkezésre állnak." Továbbá: "Egy rendszer adatállománya mindazoknak a tárolt adamknak az összes­

s é g e , melyek egy rendszeren belül (konkrétan) hozzáférhe­

tők." A z — elsősorban irányitási-ügyvjteli — adatbázisok ter­

vezésére a legnagyobb befolyást gyakorló Conference on Data System Languagcs Dala Basc Task Group (adalrendszernyel-

A gyakorlat mindenesetre az általunk használt és a köznyelvihez közelebb álló é r t e l m e z é s irányába mutat: a mikroszámítógépek elterjedésével megje­

lentek a kereskedelmi forgalomban olyan általános programcsomagok (pl. a dBASE vagy az MDBS, lásd Sclmmacher [19851 ugyanebben a számban tö­

mörített t a n u l m á n y á t ) , melyekből a felhasználó megfelelő programozási ismeretek alapján akár irá­

nyítási, akár d o k u m e n t á c i ó s célú rendszert, szük­

ségképpen akár információkereső rendszert is kiala­

kíthat. Az 5. fejezetben ugyan r á m u t a t u n k arra, hogy ez a paradicsomi állapot m é g korántsem rea­

litás, de ez nem változtat azon a t é n y e n , hogy ezeket az általános célú t e r m é k e k e t - tekintet nélkül az alkalmazásukra — ma m á r adatbázis- kezelő rendszereknek nevezik.

A z adatbázist és kezelörendszerét együttesen adatbázisrendszernek (Halassy, 1978. p. 79. é s

105.) nevezik. A m i k o r a szűkebb é r t e l e m b e n számí­

tógépes (automatizált) információs rendszerről be­

szélünk, lényegében adatbázisrendszert é r t ü n k rajta

— vagyis az adatbázist és környezetét, amelybe első­

sorban a kezelörendszere tartozik bele. Ilyen érte­

lemben a d o k u m e n t á c i ó s adatbázis és kezelőrend­

szerének (az utóbbit nevezik információkereső rendszernek, szöveges adatkezelő rendszernek, bib­

liográfiai adatbázis-kezelő rendszernek stb.) az együttese is információs rendszer. (Az információ­

kereső rendszernek persze m é g további, nem auto­

matizált összetevői is vannak, melyekkel itt nem foglalkozunk.)

Az elmondottak alapján a d o k u m e n t á c i ó s (célú) adatbázis-kezelő rendszer helyét a 2, ábrán ábrázol­

tuk összefoglalóan. Ez az ábra ú n . címkézett, irányí­

tott gráf formájában ábrázolt modellje annak a gon­

dolatmenetnek, melyet e fejezetben leírtunk, azaz rendkívül leegyszerűsítve e szöveg szemantikai,

"tartalmi" logikai struktúrája (hasonlóan a 10. ábrá­

hoz, mely a 6. fejezet szövegének szemantikai struk­

túráját formalizálja rendkívül leegyszerűsítve). A d o k u m e n t á c i ó s céiú adatbázisban tárolt szöveges vagy egyéb, a dokumentumok tartalmára vonatkozó információk (tárgyszavak, jelzetek stb.) szemantikai szerkezetének lényegében ilyen a "formája".

A "tartalmi" vagy szemantikai struktúra a kifeje­

zések közöli fennálló különféle kapcsolatokból épül fel, melyeket a tezauruszokban szokásos m ó d o n kü-

vek bizottságának adatbázis-munkacsoportja) definíciójában e kettősségre sajnos nem reflektálnak: " A z adatbázis a fel­

használónak megfelelő formában kialakítható, megváltoztat­

ható és kiadható, meghatározott rendszer állal fenntartott ál­

lományok ö s s z e s s é g e " (Codasyl, 1971). De még e meghatá­

rozás sem zárja ki. hogy az információkereső rendszerek által kezelt állományok a felhasználó szempontjából ne legye­

nek adaibózisok. Eme adatállományok a szemantikai, tar­

talmi igényeknek megfelelően vannak kialakítva.

l l n e v á r t R . : A dnk i n n e n i i d ós célú í d a t b á i i s - k e i e l ö rendszer.

i

T M T 3 3 . évf. 1 9 8 6 / 5 - 6 - 7 .

lönféle nyilakkal jelöltünk. A folytonos, egyirányú nyíl azt jelöli, hogy az egyik fogalom fajtája a másik­

nak, a szaggatott azt, hogy része, a pontvonalas azt, hogy eszköze, a kétirányú nyíl pedig, hogy egyéb, nehezen meghatározható okból van összefüggés a két kifejezés között.⁴

Az ábra a következőképpen " o l v a s a n d ó " : az adatbázis-kezelő rendszer program rendszerfajta, része az információs rendszernek, tárgya áz adat­

bázis. Fajtái:

• a cél, rendeltetés szempontjából az irányítási- ügyviteli és a d o k u m e n t á c i ó s ;

• a m ű k ö d é s , struktúra szempontjából a funkcioná­

lis-logikai (a hagyományos, s z ű k e b b é r t e l e m b e n vett adatbázis-kezelő rendszer) és a szemantikai- logikai (az információkereső rendszer);

• a kezelt információfajták szempontjából a faktog­

ráfiai és a szöveges;

• a felhasználási hely (szervezet) szempontjából a könyvtári, m ú z e u m i , vállalati, személyi stb.

adatbázis-kezelő rendszer.

A funkcionális-logikai kezelőrendszer — manap­

ság - szorosan összefügg az irányítási típusú adatbázis-kezeléssel (ezt jelzi a kétirányú nyíl) és a faktográfiai típusú adatbázis-kezeléssel, a szemantikai-logikai pedig a szövegessel. Felfogá­

sunkban a bibliográfiai adatbázis-kezelő rendszer egyik fajtája a dokumentációsnak: ugyanis doku­

mentumokra v o n a t k o z ó információkat kezel a bib­

liográfiai szabványok által előírt formában. A könyv­

tári rendszerben viszont nemcsak bibliográfiai adatbázis-kezelés szükséges, hanem például a be­

szerzés, a kölcsönzés stb. nyilvántartása is: ezért a könyvtári rendszerek tartalmaznak mind funkcioná­

lis-logikai, mind szemantikai-logikai kezelőrészt, s ezért mind irányítási, mind pedig dokumentációs rendszernek felfoghatók (a d o k u m e n t á c i ó s rend­

szerek fajtáit a 6. fejezetben foglaltuk össze). A szer­

vezet tehát, melyben egy bibliográfiai vagy egy do­

k u m e n t á c i ó s programrendszert használnak, lehet rendkívül eltérő, de a programrendszer lényegében nem fog különbözni egymástól.

2. Dokumentáció és tájékoztatás

Mielőtt a d o k u m e n t á c i ó s adatbázis-kezelő rend­

szerek fajtáival foglalkoznánk, szükségesnek tartjuk tisztázni, hogyan értelmezzük a d o k u m e n t á c i ó fo­

galmát, és miért ezzel a szóval jellemezzük az álta­

lunk tárgyalt adatbázis-kezelő rendszerekel.

' Azt is mondhatjuk, hogy gondolatmenetünk modellezését a lezauruszelv segítségével végeztük el (Ungvári: 1983).

D o k u m e n t á c i ó n azt a tevékenységet értjük, melynek során "információkat gyűjtenek és tárol­

nak, rendeznek és válogatnak, terjesztenek és hasz­

nosítanak" ( F I D , 1960).⁵ Az információk lehetnek d o k u m e n t á l a t l a n o k és d o k u m e n t á l t a k , gyűjtésük során rögzíthetik őket hagyományos hordozókon (cédulán, lapokon, füzetben stb.), filmen, hangsza­

lagon vagy géppel olvasható hordozón (mágnesle­

mezen stb.). Terjesztésükre és hasznosításukra ugyancsak az előbbiek vonatkoznak. A h o r d o z ó ésa rajta rögzített információ együttesét dokumentum­

nak n e v e z z ü k .⁶

A d o k u m e n t á c i ó n értjük azonban:

• nemcsak a fenti tevékenységet, hanem

• a tevékenység e r e d m é n y é t (a dokumentumok rendezett összességét),

• a rendszert, melynek keretében a tevékenység folyik, és az e r e d m é n y megjelenik.

• a szakterületet, amelyen e tevékenység folyik.

Ellentétben a teljesen határozott jelentésre tö­

rekvő felfogással, ezt a fenti poliszémíát hasznosnak tartjuk — ettől gazdag tartalmilag éppen az a foga­

lom, amely (hasonlóan az információ fogalmához) az általunk tárgyalt kérdés egyik legáltalánosabb fo­

galma. Éppen ezért előny, hogy a fogalmat jelölő k i ­ fejezés ilyen sokszínű: szükségtelenek a folyamato­

san változó, pontos, de nehezen kezelhető, össze­

tett leíró kifejezések — mindig a szövegösszefüggés szabja meg, milyen értelemben használatos a szó.

Az utóbbi évtizedben a hangsúly a gépesítés kö­

vetkeztében áttevődött a d o k u m e n t u m o k r ó l az in­

formációkra, azaz a d o k u m e n t u m o k t ó l független szakmai tájékoztatás támogatására.⁷ Ezért a doku­

mentáció mellett megjelent a (szak) tájékoztatás fo­

galma. A n é m e t szakirodalomban például "tájékoz­

tatásról és d o k u m e n t á c i ó r ó l " ("Information und Dokumentation") beszélnek (Grundlaaen..., 1980.

p . 6 . ) .⁸

* Valamivel jobban hangsúlyozza a felhasználót az U N E S C O meghatározása: "Dokumentumok vagy adatok folytonos é s rendszeres feldolgozása, beleértve a felkutatást, azonosítási, beszerzést, elemzést-feltárási, tárolást, keresést, forgalma­

zási és tanósitási a felhasználók speciális tájékoztatása erde­

kében" ( Wenig, 1976. p. 98.).

* Az U N E S C O által kiadott értelmező szótár szerini: "Hordo­

zóból, a rajta rögzíted adalból és az adat által jelöli jelentésből álló egység" (Wmk, 1976. p. 39.).

' Meghatározásában éppen ezt emeli ki t&'enig: "Az információ é s dokumentáció olyan gyakorlati t e v é k e n y s é f (szakterület), amelynek segítségével megkísérlik... a tájékoztatási helyzet javításai" (Grundtagen.... 1980. p. 16.).

" A kérdésről a 60-as évek végén Koblii: javaslatai nyomán - aki egyik szószólója volt a k e l t ö s kifejezés b e v e z e t é s é n e k - vita bontakozol! ki. melynek Pulzovks Irán is résztvevője volt (ennek k ö s z ö n h e t ő e n maradi nyoma az egyébkeni ter­

minológiai é s "fitozofikusabb" szempontból végtelenül sze-

\

Ungvár? R-: A dokumentációs célú adatbázis-kezelő rendszer..

Valójában mindkét esetben olyan ismeretek táro­

lásáról és kezeléséről van szó, melyek tudományos, szakmai vagy tapasztalaülag adott tényeken alapul­

nak, azaz különböző időkben, különböző helyeken többször is felhasználhatók helyzethez kötött, aktu­

ális problémák megoldásában. Ezeket az ismerete­

ket bizonyos tartósság, állandóság jellemzi, leg­

alábbis nem máról holnapra változnak meg. Eme tartósságuk és ebből következő ismételt felhasznál­

hatóságuk miatt kerül sor dokumentálásukra. A fel­

használó nem azért keresi őket, hogy velük kapcso­

latban valamilyen intézkedést hajtson végre, hanem azért, hogy tudását gyarapítsa, és adódó alkalommal valaminek a megoldásában alkalmazza őket. Ilyen szakismeretek például az állattenyésztési tudnivalók (melyekről szakkönyvek, szakcikkek számolnak be), vagy az olyan információ, hogy az elfekvő kész­

letek bizonyos nagysága fölött b ü n t e t ő kamatokkal kell számolni (melyet bizonyos gazdasági-pénzügyi dokumentumok tartalmaznak). A dokumentumot teljesen általánosan értelmezhetjük: lehet hagyomá­

nyos, papíron rögzített szakirodalmi dokumentum, lehet tárgy (pl. régészeti lelet, festmény), akár ese­

mény is, ha valahol dokumentálják, azaz a rá vonat­

kozó információkat rögzítik. Adott esetben mág­

neses adathordozón is.

A z irányítási, ügyviteli, vállalati információk esetén ezzel szemben olyan ismeretek tárolásáról és kezeléséről van szó, melyek egy adott szervezethez, k ö r ü l m é n y h e z , helyzethez, esethez kötött tényeken alapulnak, azaz meghatározott helyen vagy megha­

tározott időpontban kell ismerni őket. Ezeket az "is­

mereteket" a nagyfokú aktualitás, helyhez kötöttség és részben a változékonyság jellemzi. Ilyen informá­

ciók például a tejhozam csökkenésének adatai egy mezőgazdasági nagyüzemben, vagy az olyan raktári adat, amely az elfekvő készletek nagyságáról tájé­

koztat. Velük kapcsolatban mindig dönteni kell — ezért tekinthetők irányítási, ügyviteli információk­

nak. A helyes döntéshez azokat az állandóbb szak­

mai ismereteket kell felhasználni, melyeket az előbbi - vajon milyen n e v ű ? - rendszerekben tá­

rolnak kereshelÖen.

(Persze dönteni dokumentumokra vonatkozó i n ­ formációk esetében is kell. Például egy katalógus esetében ilyen irányítási d ö n t é s , hogy a kezelő mit hova soroljon be, vagy helyes-e egy adott bibliográ-

gényes hazai szakirodalomban). Polzovies szerint a doku­

mentáció átfogóbb, ennek a szaktájékoztatás csak része. Kob- litz szerint a két kifejezés egyenrangú, s a német szakiroda­

lomban hosszú ideig ez a felfogás érvényesült. Ma létezik olyan álláspont, amely szerint a szaktájékoztatás az átfogóbb, m o n d v á n , hogy létezik szakmai tájékoztatás, mely nem a szakirodalmi dokumentumokhoz kapcsolódik. (A vitára vo­

natkozóan lásd A dokumentáció... 1961.)

fiai leírás stb. A katalógus kezelőjének a döntései pontosan olyanok, mint az irányítási rendszerek

használóinak döntései. A katalógus használójának döntései azonban teljesen különböznek ezektől: a dokumentumokra vonatkozó információval kapcso­

latban neki elvileg nem olyan döntést kell hoznia, amely eme információfajtára van hatással, hanem eme információ, tudás birtokában egy másik rend­

szerben kell eldönteni valamit. Az irányítási- ügyviteli és a dokumentációs rendszerek ebből kö­

vetkező egymásrautaltságát jeleztük az 1. ábrán.) Mindkét rendszer tájékoztatási — azaz informá­

ciós — célú. E kifejezés egyoldalú használatának tehát a természetes nyelvérzék eleve ellentmonda­

na. Megkülönböztetésükre a következő szembeállí­

tások adódhatnak:

(1.) információs

= tájékoztatási

szak tájékoztatási irányítási

(2.) információs

= tájékoztatási

d o k u m e n t á c i ó s - " " * ' ^ irányítási

M i a 2. megoldást választottuk. A tartós, többször is felhasználható szakismeretek feltétele minden­

képpen valamiféle dokumentáltság. Nem lényeges, hogy a dokumentumot könyv, festmény, film vagy mágnesszalag képviseli. A d o k u m e n t á c i ó és a szak­

tájékoztatás valójában ugyanúgy nem választhatók el egymástól, ahogy az agy az elmétől, a molekula a vegyülettől, az adat az információtól.

Harmadik megoldásként adódnék az 5. generá­

ciós számítógépekkel kapcsolatos " i s m e r e t b á z i s "

("knowledge base") kifejezés használata (magyarul lásd Fuchl, 1983). így beszélhetnénk "ismeretbázis- kezelőrendszerröl". A dokumentáltságot itt — akárcsak az emberi agy esetében — m á r kizárólag a tár, a m e m ó r i a képviseli. Ez azonban — különösen mikroszámítógépek vonatkozásában — kissé korai volna.

Mindebből természetesen nem következik, hogy ne létezhetnének átmeneti formák is: egy összetett kísérletsorozatot nyilvántartó és kezelő program például dokumentációs és irányítási jellegű egyszer­

re. Sőt: mint ahogy később m é g kimutatjuk, maga a d o k u m e n t á c i ó s adatbázis is tartalmazhat irányítási részt (ilyen pl. a kölcsönzési, szerzeményezést stb.), és elvileg a fordítottja is lehetséges; bár ma még ritka (részletesebben lásd az 5. és 6. fejezetet).

T M T 3 3 . évf. 1 9 8 6 / 5 - 6 - 7 .

bemenet

KÉRDESFELDOLGOZÓ RÉSZRENDSZER kérdés feldolgozás és kezelés f (állapotátmenet)

bemenet

Árén/eset fa/

műm

SGM4 és S/ÓMfi

meg/e/en/'fett*

térdésex f/J

információfeldolgozás és - kezelés (állapotátmenet)

r 4

M l / l l / l O

• kimenet

— s/rt/k/ws?/

/fyorméc/ofc

' f s J

S£Mt és SZűrjfi . , ,

Jf *

meg/e/emlert* \

INFORMÁCIOFELDOLGuZÓ RÉSZRENDSZER

5 abta A dokumemauc.s adaibizrs-keztlS rendszer á l n h n o s működési modellje

3. A dokumentációs adatbázis-kezelő rendszer elvi működése

A rendszer m ű k ö d é s é t és felépítését úgy szemlél­

tethetjük, ha absztrakt a u t o m a t á n a k fogjuk fel ( Ung- váiy, 1984), melynek [a) bemenete ( = bemenöalfa- béta, X ) , [e] kimenete ( = kimenőalfabéta, Y ) , [d]

kisebb-nagyobb m é r t é k b e n strukturált adatállomá­

nya ( = állapota, S) van, és benne meghatározott (dl modell alapján [b] feldolgozás folyik ( = állapot­

á t m e n e t ) , melynek során egyrészt az adatállomány változik meg a bemenet következtében (SxX lekép­

ződik S-be), másrészt az adatállomány vagy annak bizonyos része a bemenet k ö v e t k e z t é b e n [f] kiadás­

ra kerül (SxX leképződik Y-ba) (3 . ábra).

[a] A bemeneten a gyűjtés, beszerzés, átvétel, k i ­ választás stb. következtében keletkezett adatok rög­

zítése játszódik le. A bemenőalfabéta ( X ) a minden­

kori ábécé felhasználásával szerkesztett jelsoroza­

tokból áll (pl. szerzőnév, cím, referátum, tárgyle­

írás, diagnózis, deszkriptor). E jelsorozatok össze­

kapcsolásának és elhelyezésének szabályait m e z ö n e - vek, elválasztó jelek stb. formájában a program tartalmazza.

[bl A feldolgozás egyrészt megváltoztatja a beér­

kező információk tartalmát. Ilyen m ű v e l e t e k az osz­

tályozás, indexelés, annotálás, referálás (kivona- tolás), t ö m ö r í t é s , fordítás, az analitikus-szintetikus feldolgozások stb. Ezek automatizálása gyerekcipő­

ben jár. Léteznek ugyan automatikus osztályozási, indexelési és kivonatkészítési eljárások, de nem ver­

senyképesek a szellemi feldolgozással. A rendkívül nagy tárigény miatt mikroszámítógépen egyelőre amúgy sem valósíthatók meg. Összefoglalóan tar­

talmi feldolgozásnak fogjuk mindezeket a m ü v e l e t e ­ ket nevezni ( n e v e z h e t n é n k szemantikai vagy

" m é l y s é g i " feldolgozásnak is). A szellemi úton vég­

zett tartalmi feldolgozás e r e d m é n y e k é n t tárgysza­

vak, deszkriptorok, osztályozási jelzetek, címfordí­

tások, tartalmi kivonatok, tárgyleírások, besorolási adatok stb. rögzítésére kerül sor.

IJnevárj R . : A d o k u m e n t á c i ó s célú adatbázis-kezelő" rendszer..

[c] A feldolgozás másrészt nem változtatja meg a beérkező információk tartalmát, hanem vagy helyet és nevet ad nekik, vagy megváltoztatja a n e v ü k e t és helyüket (strukturálja vagy átstrukturálja az adatál­

l o m á n y t ) . Ilyen müveletek az iktatás, címleírás, ka­

talógusba sorolás, iratrendezés, lelőhely-azonosítás stb. Mindezek a müveletek lényegében azonosítá­

sok, rendezések és válogatások; a számítástechnika mai szintjén gyakorlatilag maradéktalanul automati­

zálhatok. Összefoglalóan formális feldolgozásnak fogjuk nevezni őket ( n e v e z h e t n é n k "szintaktikai"

vagy "felszíni" feldolgozásnak is). A formális fel­

dolgozás kiterjed mind a tartalmi feldolgozás során keletkezett adatokra, mind pedig a tartalmilag válto­

zatlanul maradó adatokra (pl. iktatási szám, szerző­

n é v , lakcím, megjelenési hely, lelőhely, születési adat, d o k u m e n t u m c í m . foglalkozás, m é r e t ) . Valójá­

ban a formális feldolgozások alkotják az állapotát­

meneteket.

[d] A feldolgozás e r e d m é n y e k é n t kisebb vagy na­

gyobb m é r t é k b e n strukturált adatállomány keletke­

zik, mely a rendszer állapotát (S) képviseli. E struk­

túra s egyben a feldolgozás alapja - legalábbis az ál­

talunk tárgyalt logikai szinten (a fizikai szint kérdé­

seivel egyáltalán nem foglalkozunk) — annak a kör­

nyezetnek ("világnak") a modellje, amelyből az adatbázis adatai és a vele szemben támasztott elvárá­

sok (kérdések, megjelenitési és átalakítási igények stb.) származnak.

E modell kettős: egyrészt tartalmi logikai - a to­

vábbiakban szemantikai - , másrészt funkcioná­

lis-logikai.

A szemantikai modell (lásd az 1.2.3 fejezetet) szótárak (osztályozási rendszerek, tárgyszójegyzé­

kek, tezauruszok, címjegyzékek, végzettségkódok, foglalkozásjegyzékek- stb.) formájában létezik. A mikroszámítógépek fejlettségének mai szintjén álta­

lában nem előre épülnek be gépi szótárként a rend­

szerbe, hanem különálló szellemi termékek formá­

jában használják őket a tartalmi feldolgozáskor; a ke­

zelőrendszer csak a ténylegesen felhasznált és bevitt kifejezésekből állítja össze a viszonylag egy­

szerű b e t ű r e n d e s gépi szótárakat, melyek a további m u n k á b a n m á r felhasználhatók. Az is gyakori, hogy egyáltalán nem készül előre szellemi munkával önálló szótár, hanem a feldolgozások e r e d m é n y e ­ ként keletkezett gépi szótárakat nyomtatják k i és használják fel a későbbi m u n k á b a n szótárként. (A szavak mellett gyakran feltűntetik azoknak a téte­

leknek a számát is, melyek e szavakat tartalmazzák.) M i n t az 1.2.3 fejezetben már utaltunk rá, e szeman­

tikai modell a tárgyszavak, deszkriptorok, osztályo­

zási jelzetek stb. esetében valójában sokkal bonyo­

lultabb, mint amennyi manapság még a legigénye­

sebb szellemi munkával készült szótárban vagy osz­

tályozási táblázatban megragadható. A teljes sze­

mantikai modell a (szak)nyelv, a jelentés ismereté­

nek formájában létezik a feldolgozók és felhasználók tudatában. Mintegy "ott lebeg" az adatbázis és keze­

lőrendszere "fölött", és ebből a bonyolult szemanti­

kai struktúrából csak a szótárakba kerülő szavak épülnek be magába az adatbázisba; ők biztosítják a belépési pontokat (a szemantikai hozzáférést) az adatbázisba. Ritka esetben, ha tezaurusz is beépül a rendszerbe, a szavak közötti kapcsolatok - például a 2. ábrán látható formában — valamennyire már strukturálják az állományt. Mindez nem változtat azon, hogy a szótárakba kerülő szavak valóban strukturálják tartalmi szempontból az adatállományt

- de ez a struktúra túlnyomórészt nem formalizál­

tan van jelen.

A szemantikai modellben használt szavak, a szavak közötti kapcsolatok és használatuk szabályai­

nak összességét információkereső nyelvnek neve­

zik. Az információkereső nyelv szavai a lehetséges szemantikai vagy tartalmi hozzáférési pontokat al­

kotják az adatbázisban.

Valójában nemcsak a jellegzetesen tartalomra vo­

natkozó osztályozási jelzetek, tárgyszavak, deszkrip­

torok stb. alkotnak információkereső nyelveket, hanem külön-külön a szerzői nevek, lakcímek, helynevek, raktári azonosítók, leltári számok, mun­

kaköri megnevezések, árucikkek nevei stb. is.

Ezeket általában nem is szokták önálló szótárakba foglalni, mert hallgatólagosan tudomásul vett szabá­

lyok szerint használják őket (például mindenki tudja, hogy a család- és keresztnevet közzel elvá­

lasztva, nagybetűkkel kezdve, sorrendben előbb a családnevet téve írják). De még ilyen esetekben is előfordulnak szabványosított szótárak, például a fo­

lyóiratnevek rövidítései, az országnevek, a címek esetében (ilyen szótárt alkotnak például a melléklet­

ben közölt MSZ 3400, illetve MSZ 3410 szabvá­

nyokban a nyelv-, illetve országnevek és kódjaik).

A funkcionális-logikai modell az adatbázis sémá­

jának formájában létezik (lásd az 1.2.2 fejezetet). A séma elemeit az ún. adatszótár tartalmazza (Halassy, 1978. p. 275.). Szemben az információkereső nyelv szótárával, az adatszótárban nem a konkrét tartal­

mat esetleg jellemző szavak, hanem e szavak fajtái­

nak, funkcióinak megnevezései szerepelnek. A z előbbiekre példa: Jókai M ó r , T u d o m á n y o s és Műszaki Tájékoztatás, Vértesszöllős, archeológia, 27 cm (fizikai szinten ezek a m e z ő tartalmak). Az utóbbiakra példa: C í m , Lelőhely, Tárgyszó, Méret (fizikai szinten ezek a m e z ő n e v e k ) . Ugyanez vonat­

kozik az összetettebb egységekre is, mint a tételek;

igy szerepelhetnek az adatszótárban olyan tételfaj­

ták, mint " d o k u m e n t u m " (a dokumentum címét, szerzőjét, megjelenési adatait tartalmazó leírások).

T M T . r V ó f . 1 9 8 6 / 5 - 6 - 7 .

" b e s z e r z é s " (az árucikk n e v é t , a szállítót, az árát, az egyszámlaszámot tartalmazó tétel) stb.

Összefoglalóan azt mondhatjuk, hogy az informá­

ciókereső nyelv szavai az adatbázis tartalmát alkot­

hatják (a tartalom elemi é r t é k e i t ) , az adatszótár szavai pedig az adatbázis lehetséges tartalmát előre leírják (a tartalom lehetséges elemi típusait adják meg). Ezért az adatszótár, s vele a séma az adatbázis metaadatbázisa (Halassy, 1978. p. 277.).

[e) A kezelőrendszer edig leírt bemeneti (rögzí­

tési) és feldolgozási műveletei egymással párhuza­

mosan, két szinten játszódnak le. Az egyik szinten a d o k u m e n t á l t vagy d o k u m e n t á l a n d ó információk fel­

dolgozása folyik a modellt reprezentáló szótárak és séma alapján: ez az információfeldolgozó részrend­

szer vagy szint. A másikon az adatbázisnak fellett kérdések és a vele szemben támasztott egyéb igé­

nyek feldolgozása folyik ugyancsak a modellt repre­

zentáló szótárak és séma alapján: ez a kérdésfeldol­

gozó vagy információkereső/lekérdező részrend­

szer. M i n d k é t szinten szigorúan ugyanazt a modellt kell alapul venni, azaz ugyanazon a nyelven kell "fo­

galmazni", és ugyanazon séma szerint kell a kapcso­

latok m e n t é n "haladni" (navigálni). Máskülönben nem lehet a feldolgozás e r e d m é n y e k é n t strukturált kérdést e r e d m é n y e s e n összehasonlitani a feldol­

gozás e r e d m é n y e k é n t strukturált adatállománnyal.

A kérdéseket például ugyanazoknak az információ­

kereső nyelvi szótáraknak (pl. osztályozási rendsze­

reknek, tárgyszójegyzékeknek, címjegyzékeknek, röviditésjegyzékeknek) a szavaival kell leírni, mint amelyeket a dokumentumok vagy információk tar­

talmának feltárásakor használtak. Továbbá ugyanan­

nak az adatszótárnak az alapján kell megadni, hogy az információkereső nyelv szavai az adatbázis szer­

kezetén belül mire vonatkozzanak (szerzönevekre, címszavakra, tárgyszavakra, lakcímekre, folyóirat­

rövidítésekre stb.).

[fl A két szint strukturált állományának Összeha­

sonlítása e r e d m é n y e z i a rendszer kimeneténa talála­

tokat. A kimenöalfabéta (Y) tehát az információ­

kereső nyelvek és az adatszótár ábécéinek felhaszná­

lásával szerkesztett jelsorozatokból áll, az adatbázis sémájának és modelljének megfelelő egységekbe szervezve.

A találatok adott esetben egy tételfajta vagy egy adatfajta teljes állományát is alkothatják. A "doku­

m e n t u m " tételfajta teljes állománya például kataló­

gust alkothat (lásd m é g a 4.10 fejezetet is), a témát jellemző szavak összessége pl.: a tárgyszójegyzéket.

Elvileg a kérdések is megjelenhetnek a kimene­

ten, amire van is igény: célszerű ugyanis dokumen­

tálni az alkalmazott keresési eljárást, vagy tárolni a következő alkalomra.

Ha az összehasonlítást a funkcionális-logikai szer­

kezet, vagyis az adatszótárban megadott szavak és kapcsolalok alapján végzik, lekérdezésről ( " i n - quiry" vagy "query" - Halassy, 1978, p. 432.), ha ebbe az információkereső nyelv szavait és a kereső által megadott logikai kapcsolatokat ( h a l m a z m ű v e ­ leteket, Boole-operátorokat stb.) is bevonják, kere­

sésről ("search") beszélünk. A lekérdezés/keresés legprimitívebb formája a soros, sávban végzett "le­

tapogatás" ("scanning"), azaz a séma ilyenkor csak annyi, hogy "egymás u t á n " . A keresés, lekérdezés és a velük összefüggő müvelelek és eljárások összes­

sége az "information retrieval"; nincs rá önálló magyar szó, általában az összetett "információke­

r e s é s " kifejezéssel utalunk rá (nem pedig az

"információ-visszakereséssel", mint ahogy nem be­

szélünk "információ-visszakercső nyelvről" sem).

[g| Mindezek alapján az irányítási és a dokumen­

tációs adatbázis-kezelő rendszer közötti különbség is pontosabban megfogalmazható.

A tiszta információkereső rendszerek nem kezel­

nek semmiféle funkcionálisan strukturált logikai adatállományt (fizikailag strukturált állomány keze­

lése persze ekkor is fennállhat). Az adatbázisban nincs a felhasználó szempontjából előre meghatáro­

zott m e z ő n é v vagy m e z ő t a r t a l o m , sem különféle té­

telfajták és közöttük kapcsolatok. (Például a bibliog­

ráfiai tételek esetén nem különböztetik meg a téte­

len belül az egyébként szabványosan kiírt szerzőt, cimet, annotációt, hanem funkcionális szempontból egyetlen egységnek tekintik.) A keresés a teljes szö­

vegben, aszemantikai-logikai tartalom alapján törté­

nik. Ezek a szövegben szabadon kereső rendszerek ("frce text syslem"): bármelyik szövegen belüli szó alapján a tétel megtalálható. A felhasználói " v i l á g "

csak szemantikailag valószínűsíthető, de funkcioná­

lisan előre nem meghatározható. A hozzáférési pontok között csak a szavak jelentése alapján létezik összefüggés. Ezek a rendszerek — akárcsak fejlet­

tebb változataik, az automatikus indexelő és osztá­

lyozó rendszerek — ma m é g elég ritkák.

A tiszta irányítási rendszerek csak funkcionális é r t e l e m b e n strukturált adatállományt kezelnek. Azt is mondhatjuk, hogy a felhasználói " v i l á g " minden igénye és m ű v e l e t e előre meghatározott (szükség­

szerű). A belépési pontok között magában az adat­

bázisban előre megadott, funkcionális kapcsolalok vannak, melyek a megjelenítés e r e d m é n y é b e is szervesen beletartoznak. (Például megadják, hogy az adott beszerzési tétel ára milyen egyszámla­

számra fizetendő be, vagy melyik olvasónál milyen könyv található.) Az ilyen adatbázisok lekérdezése­

kor csak az előre meghatározott összeállítású kérdé­

sek tehetők fel (a szavak mellett a "szintaxis" is kötött). Ezek a rendszerek ma elég gyakoriak.

I ncváry R . : A dokumentációs célú adatbázis-kezelő rendszer..

A gyakorlatban előforduló dokumentációs adat­

bázis-kezelő rendszerek mindig tartalmaznak olyan összetevőket, melyekkel funkcionális-logikai struk­

túrák alakithatók ki az adatbázisban. Mennél ke­

vésbé szakmai, általános é r v é n y ű , hanem aktuális, meghatározott döntést vagy felhasználást igénylő i n ­ formációkat kezelnek, vagy megjelenítési formátu­

mokat szolgáltatnak, annál nagyobb m é r t é k b e n . Ez a kérdés átvezet a d o k u m e n t á c i ó s adatbázis­

kezelő rendszerek fajtáihoz. Mivel ezek - elsősor­

ban felhasználói szempontból - az általuk kezelt adatok/információk fajtái alapján térnek el egymás­

tól, előbb velük foglalkozunk.

4. A dokumentációs adatbázisokban előforduló adatok/információk a felhasználó

szempontjából

4.1 Az adat és az információ kettőssége

Mielőtt az adatok/információk fajtáinak tárgyalá­

sára rátérnénk, tisztáznunk kell az adatnak és infor­

mációnak egymáshoz fűződő kapcsolatát, s azt, hogyan használjuk őket a továbbiakban. E két kife­

jezés ugyanis egymástól elválaszthatatlan, mégpedig azért, mert az általunk jelölt két fogalomnak ugyan­

az a terjedelme, de nem ugyanaz a tartalma; m á s szóval a két kifejezés ugyanazt a dolgot jelöli (azonos a d e n o t á t u m u k , a j e l ö l e t ü k ) , de különböző értelemben teszik ezt. Jól érzékelhető ez a követ­

kező példában:

A 19 mint grafikus jel vizuális, érzéki "adat", de ehhez képest az az ismeret, hogy ez szám, informá­

ció; a 19 mint szám adat, de ehhez képestaz az isme­

ret, hogy ez hőmérsékleti érték, információ; a "19 fokos h ő m é r s é k l e t " adat, de ehhez képestaz az isme­

ret, hogy ez a víz hőmérséklete, információ; a "19 fokos a víz h ő m é r s é k l e t e " adat, de ehhez képestaz az "ismeret", hogy ez valakinak a fürdéshez még hideg (vagy m á r meleg), ínformáció.

A skála láthatóan az értelmi szint alatti érzéki szinttől az értelmi szint feletti érzelmi szintig terjed (ezért szerepel az első "adat" és az utolsó "ismeret"

idézőjelben), s közte a végtelenségig finomíthatjuk a tisztán logikai kettőződéseket. Hasonló a helyzet, mint az adatbázis és az adatállomány kettőssége ese­

tében (lásd az 1.3 fejezetet és a 3. lábjegyzetet): ha információról beszélünk, a tartalom alapján is meg­

határozott dologra gondolunk (a dolog lehetséges tulajdonságaira), amikor pedig adatról beszélünk, akkor az előbbi dologra, de csak a terjedelme (a dolog " é r t é k e i " ) alapján meghatározva.⁹ A z infor­

máció az ismeret szerepére, hatására, tartalmára utal, az adat pedig az ismeret puszta tényére, meglé­

tére, formájára. Ezért az előbbi valamivel szorosabb­

an kapcsolódik az ismeretek felhasználásához, az utóbbi pedig az ismeretek kezeléséhez. Talán főképp ennek tulajdonitható, hogy a d o k u m e n t á c i ó , a tájékoztatás, a könyvtárügy stb. területén gyakori az előbbi használata, a számítástechnikában — és ál­

talában a formálisabb, mechanikusabb megközelíté­

sek e s e t é n - viszont túlnyomórészt az utóbbi hono­

sodott meg. Ezzel magyarázható az is, hogy ha álta­

lánosabban közelítik meg a kérdést, a számítástech­

nikában is információról beszélnek (pl. azt mondják:

információs rendszer, információkeresés), ha pedig szabványosításról, nagyon is speciális, részletező megközelítésről van szó, a dokumentációban stb. is inkább az adat kifejezést használják (pl. bibliográfiai adatelem, kölcsönzési adatok).

A továbbiakban elsősorban az információ kifeje­

zést fogjuk használni, ezzel is hangsúlyozva, hogy mondanivalónkat egyrészt — noha a számítástech­

nikai szakembernek is címezzük — a felhasználó szempontjából, másrészt pedig a lehető legáltaláno­

sabban igyekszünk megfogalmazni. A két kifejezé­

sen azonban mindig ugyanazt é r t j ü k .^{1 0}

Az ilyen fogalmi kcltözödések nem is olyan riikák. Például a

" m o l e k u l a — v e g y ü l d " , " a l o m - e l e m " , "agy—elme", "is­

meret—tudás", "civilizáció—kultúra" stb. eseiében is páron­

ként ugyanarról van s z ó , de más-más értelemben (lásd t/n- gváry. 1986).

Ez a megoldás nincs összhangban s z á m o s szabványosítási tö­

rekvéssel, melyekben kizárólag az adat használatát szorgal­

mazzák, mivel az információ fogalmát — Wiener nyomán - az anyag és az energia fogalmaival egyenértékű általánosítás­

nak ismerik el {Beling, 1973, p. 13.). A javasolt definíciókból azonban rendre kiderül, hogy az egyik a tartalmibb, a másik a formálisabb oldalát emeli csak ki ugyanannak a dolognak.

Az információ "a határozatlanság csökkentése kommuniká­

ciós folyamatok következtében", illetve "olyan adai vagy ki­

jelentés, melyről ... feltehető, hogy tájékoztató hatása van"

{Beling. 1973, p. 17. és 22.), továbbá "közöli fény", "lény vagy fogalom hordozó és jel (adathordozó é s jelentés) együt- lese által megvalósiioti re prezentálásra való üzenet', "adatnak tulajdonitól! jelentéi' { Wenig, 1976. p. 74 ). Az adatok

"tények legkisebb megvalósítható reprezentációi, melyek ...

interpretálhatók és diszkrét jelek formájában zartósan rögzít­

hetők" {Beling, 1973, p. 21.), lovábbá "lények, fogalmak vagy utasítások formatiiátl reprezentációi.." ( Wersig. 1976, p.

72.). Az információ tehát "csökkentés", "hatás", "tény",

"üzenet", az adat pedig "jelek formájában megvalósiioti rep­

rezentáció", "formalizál! reprezentáció". Hasonló következ­

tetésre jut Halassy (1982, p. 22.) is: " A z adal ... reprezentált, de nem értelmezett ismeret" és " A z információ ... értelme­

zett ismeret". Végső soron tehát mindig ugyanannak a dolog­

nak formaibb, illetve tartalmibb megnyilvánulására lyuka­

dunk ki. Ebből az is következik, hogy elsősorban a minden­

kori szövegösszefüggés szabja meg, melyik kifejezés haszná­

lata találóbb.

T M T 3 3 . évi. 1986/5—fi—7.

4.2 Eredeti és származtatott információ

A dokumentáltság szempontjából megkülönböz­

tetjük a közvetlenül a dokumentálatlan dolgokra ( t é n y e k r e , tárgyakra, személyekre, helyzetekre, ál­

lapotokra, tulajdonságokra, esetekre, e s e m é n y e k r e ) vonatkozó eredeti (elsődleges, primer), a dokumen­

tumokban rögzített információkra vonatkozó má­

sodlagos (szekunder), az ezekre vonatkozó harmad­

lagos (tercier) stb. információkat. (Értelemszerűen ez a dokumentumokra is vonatkozik: az elsődleges, másodlagos, harmadlagos stb. információkat tartal­

m a z ó dokumentumokat elsődleges, másodlagos, harmadlagos stb. dokumentumoknak nevezzük.)

A d o k u m e n t á c i ó s célból feldolgozott információk lehetnek akár elsődlegesek (pl. a tárgy-, hang-, kép-, személyi, m u n k a ü g y i , egészségügyi, gazda­

sági, határidő-információk), akár másodlagosak (pl.

a bibliográfiai információk), természetesen harmad- lagosak stb. is. A másodlagos információk azonban nemcsak a hagyományos könyvtári dokumentu­

mokra vonatkozhatnak. Mivel a statisztikai appará­

tusok manapság már olyan adattömeget gyűjtenek be és tárolnak, melyek a maguk elsődleges formá­

jában áttekinthetetlenek, kialakulófélben van a rájuk v o n a t k o z ó metainformációk rendszere, melyek segítségével a statisztikailag rögzített elsőd­

leges Ínformációk leírhatók (Domokos, 1983). Ezek tehát nem bibliográfiai jellegű másodlagos informá­

ciók. Nem bibliográfiai jellegűek az irányítási (célú) adatbázis-kezelő rendszerek metaadatbázisaiban szereplő adatszótárak információi sem (Halassy,

1978, p. 275.).

A másodlagos információk é r t e l m e z é s ü n k b e n in­

formációkat azonosítanak, jellemeznek, ábrázolnak, írnak le. A harmadlagosakra ugyanez érvényes a má­

sodlagos információkra vonatkozóan, ezért doku­

mentációs szempontból lényegében már nem kü­

lönböznek egymástól. M i n d közvetett, származta­

tott (a hivatkozás, a nyilvántartás, a d o k u m e n t á c i ó s célú jellemzés és felhasználás vagy a metanyelvi leírás é r d e k é b e n keletkezett) információk.

A z elsődleges információknak létezik egy másik é r t e l m e z é s e is, amely az információ eredetiségét ál­

talában, a dokumentáltságtól függetlenül ragadja meg. így kritérium pl. az információ újszerűsége (Lexikon des Bibliothekswesens, 1974, p. 699.)^{1 1} Az újszerűség e feltételének fennállása egyrészt jóval nehezebben ellenőrizhető, mint az, hogy az infor-

"Egy primer dokumentum ... a tudományos munka eredmé­

nyeként keletkező (eredeti) információforrás (pl. monográ­

fia, szakcikk, disszertáció, szabadalmi leírás), mely új tudo­

mányos felismeréseket vagy ismeri gondolatok és tények új értelmezését, magyarázatát tartalmazza..."

máció a dokumentációs feldolgozás tárgya volt-e, vagy sem. Másrészt a számítástechnikai feldolgozás szempontjából nincs jelentősége, hogy valaki mit tart újszerűnek, és mit nem; annak viszont van je­

lentősége, hogy dokumentációs szempontból feldol­

gozott vagy feldolgozatlan információkra vonatkozó információk kezeléséről van-e szó, mert hozzájuk teljesen más feldolgozási és megjelenítési igények fűződnek.

Ezért a továbbiakban az elsődleges ínformációk helyett mindig eredeti információkról, a másodlagos, harmadlagos stb. információk helyett pedig származ­

tatott információkról fogunk beszélni. Az elsődleges információkat a számítástechnikai gyakorlatban alapadatoknak nevezik (Halassy, 1978, p. 22.).

4.3 T é n y - és szöveges (értelmezett és értelmezésre szoruló) információ

Az információk egyértelműsége, feltártsága, ma­

gyarázatot, értelmezést igénylő, illetve nem igénylő mivolta alapján megkülönböztetjük a faktográfiai vagy tény információkat és a szöveges információkat.

A tényínformációk már megjelenési formájukban egyértelműbben kifejeznek egy meghatározott — m o n d h a t n á n k azt is, hogy egységnyi - tényállást (pl. "Beosztás: főelőadó", "falvastagság: 5 c m " ,

"Szerző: Gyulai Gergely Á k o s " , "Főzni jó ( M o n - spart Éva — Bp., Móra, 1981"); azaz nincs szükség magyarázatra, interpretációra. A tényállások ebben az értelemben azt fejezik k i , hogy egy dolognak milyen összefüggésben, é r t e l e m b e n van valamilyen tulajdonsága, vagy milyen é r t e l e m b e n áll fenn a dolgok között valamilyen összefüggés.

Valami akkor — és olyan m é r t é k b e n — fényin­

formáció, ha — és amennyiben — az információ helye vagy egy rá vonatkozó azonosító ( n é v ) meg­

mondja, hogy miről van szó.

Ha az adat helyéből tudjuk, hogy Ö micsoda, akkor pozícionált adat, ha valamilyen azonosító (név) mondja meg, akkor névvel azonosított, meg­

nevezett adat.

Az információnak azt a részét, amelyet így azono­

sítanak, információtartalomnak (fizikai szempont­

ból m e z ő t a r t a l o m n a k ) , azt a részét pedig, amely azonosít, információnévnek (fizikai s z e m p o n t b ó l m e z ö n é v n e k ) nevezik. Valójában megnevezetlen

— szöveges — és megnevezett — tény- — informá­

ció esetében ugyanaz a kettősség alakult ki az adat­

feldolgozásban, mint amelyet az adat/ínformáció kettőssége képvisel a természetes nyelvben (lásd a 4.1 fejezetet).

Mezőnév például az, hogy "Beosztása:", m e z ő ­ tartalom pedig az, hogy " f ő e l ő a d ó " . A m e z ő n é v és