Rendszerváltás 2.0?
Előnyök és hátrányok, vélt és valós törvényszerűségek az integrált gyűj- teménykezelő rendszerek életciklusában.
Napjainkban a közgyűjtemények: a könyvtárak, múzeumok és levéltárak számítógépesítési törekvései – az egységes eljárásrend, a szabványosítás, a metaadatok kezelése a felhasz- nálók igényeinek kiszolgálása − terén a növekvő információmennyiség, valamit az általá- nos elvárások és a pénzügyi kényszerűségek mentén összhangba kerülni látszanak. A köz- gyűjtemények nyilvántartásai az elmúlt évtizedekben növekvő gyorsasággal kerültek dig- italizációra. A könyvtári és levéltári nyilvántartások szinte maradéktalanul, a múzeumok és a különféle archívumok nyilvántartásai a pedig döntő többségükben számítógépes adatál- lományokba, és mindinkább integrált gyűjteménykezelő rendszerekbe kerültek felvitelre, illetve betöltésre.
A digitalizálást, és az online térben történő tájékozódást, az élethosszig történő tanulást támogató és előtérbe helyező szemlélet vajon mindenképpen megköveteli-e a közgyűjte- ményeket kiszolgáló informatikai rendszerek cseréjét? Mi az, ami a technikai és technoló- giai fejlődés számlájára írható, és mit kényszerítenek ki a vélt vagy valós felhasználói igé- nyek? Mennyiben változott a helyzet egy korábbi, 2003-ban e témában tartott előadás óta?
Tárgyszavak: könyvtári informatika; könyvtári rendszer; könyvtárgépesítés; szoftver; hardver
Bevezető
E cikk szerzője 2003-ban Lengyel Monikával közös előadást tartott „Rendszerváltás a könyvtárakban, divathullám vagy kényszer?” címmel.1
A 2003-as pécsi Networkshopon elhangzott előa- dásban tett megállapításokhoz képest veszem szemügyre a mai helyzetet. Vajon előadótársam- mal közösen helyesen becsültük-e fel akkor álta- lánosságban az IKR (integrált könyvtári rendszer) életciklusát? Mit jelentett a 90-es években lecse- rélni egy informatikai rendszert és mivel jár mindez ma? Megpróbálom körvonalazni egy integrált gyűj- teménykezelő rendszer egészének, vagy egyes moduljainak, cseréjének előnyeit és hátrányait;
megvizsgálom az egyes megoldásoknak, egyebek mellett a felhő alapú rendszer használatra való átté- résnek a várható terheit.
Azóta is joggal merül fel a kérdés, mit jelen- tett a 90-es években lecserélni egy könyvtár integrált rendszerét? Nagyobb feladatot jelent-e mindez másfél évtizeddel később? 17 év nem kis idő, különösen egy szoftver életében, de igaz-e ma a korábbi feltételezésünk, hogy egy majd’ két évtizedes szoftver már mindenképpen elavult- nak számít? Van-e a szoftveres alkalmazásoknak életciklusuk? Egy folyamatosan karbantartott, fej- lesztett szoftver amúgy azonosnak tekinthető-e a két évtizeddel ezelőtti önmagával? Például egy, a 2003-as előadás megtartásakor újszülöttnek szá- mító szoftver, a Huntéka ma a „legszebb férfikorát”
éli, öregnek tekinthető? vagy amit ma a könyvtáros- társadalom Huntékaként ismer az már egy „reinkar- náció”? Cikkem nem kifejezetten egyetlen szoftver- rel, annak élettörténetével foglalkozik, hanem azt a környezetet kísérli meg bemutatni, melyben az alkalmazások sorsát, azok fejlődését megvizsgál-
hatjuk. A bemutatott eseteket természetesen saját munkám során szerzett tapasztalataim alapján választottam ki.
A változás mibenléte, a gyűjteménykezelő rendszerek megújulása és folytonossága A könyvtárakban, múzeumokban, levéltárakban használt gyűjteménykezelő rendszerek állandó fej- lesztésre szorulnak. Ennek több oka van: a jogsza- bályok módosulásai, a felhasználók (könyvtárosok és olvasók) növekvő igényei, a hardveres és szoft- veres környezet változásai. Az integrált rendszerek fejlesztői és forgalmazói ezért általában évente új verziókat bocsátanak ki, amelyért a felhasználók éves díjat fizetnek. A fejlesztés során, egyes prog- ram részletek, modulok olykor jelentős átalakításo- kon eshetnek át, ezért sok esetben már nem is új programverzióról, hanem igazából új alkalmazásról beszélhetünk.1
Meg kell tudnunk tehát különböztetni egy számító- gépes rendszer esetében, az új verziót az új alkal- mazástól, de annak megállapítása, hogy egy megú- jult program az alkalmazás egy új verziójának, vagy már új alkalmazásnak tekinthető-e, nem mindig egyszerű feladat. Egy rendszer esetében a folyto- nosság három szinten állhat fenn.:
● Szervezeti szinten: A fejlesztő, szállító, forgal- mazó cég vagy annak jogutódja foglalkozik az illető számítógépes rendszerrel.
● Műszaki szinten: A programkód vagy a felhasz- nálói felület tekintetében, esetleg a rendszer működési logikájában, illetőleg az adatbázis szerkezetében áll fenn folytonosság.
● Brand, illetve márkanév szinten: A termék, a márka, vagy a brand neve változatlan, csak kisebb névátalakításokkal, vagy verziószámo- zással jelzik, a változást.
A három változás együtt és külön − külön is előáll- hat, de még ekkor is létezhet folytonosság, a for- galmazói oldal személyi állománya, és a vevőkör,
1 Eljött az idő, hogy a TMT olvasóinak fiatalabb nemzedéke kedvéért szükséges megírnunk: a World Wide Web elterje- dése előtt az integrált könyvtári rendszerek olvasótermi szá- mítógépes katalógusfelületet bocsátottak a látogatók rendel-
továbbá az egyes ügyfelekkel kötött felhasználói szerződések tekintetében. Amikor a rendszerek változásáról, cseréjéről van szó, akkor figyelembe kell tehát vennünk, hogy egy integrált rendszer állandóan változik, alakul.
Egy(?) gyűjteménykezelő rendszer története:
TINLIB – Huntéka − Qulto
Egy számítógépes rendszer esetében a folytonos- ságra, illetve a folytonosság hiányára remek példa- ként szolgál a sokak által ismert TINLIB integrált könyvtári rendszer és a ma már egyre gyakrabban a brand névvel hivatkozva Qulto IKR-nek nevezett Huntéka integrált rendszer együttvéve közel három évtizedes története.2
Hasonló tervezési és programozási folytonosság egyébként más rendszerek esetében, így a Voya- ger és az újabban ugyancsak a Qulto brand néven említett Corvina, vagy a DobisLibis és az Amicus rendszerek, az Ariadne és a Monari múzeumi rend- szer, sőt a Szikla és a Szirén történetében is fenn- áll. A folytonosság az egyes rendszerek esetében a rendszer működési elveire, az adatbázis szerke- zetére, a program egyes kódrészleteire, és a kiszol- gált felhasználói körre, annak speciális igényei alapján létrejött megoldásaira is kiterjed.
A folytonosságot az általam legjobban ismert rend- szereken a TINLIB-en és a Huntékán mutatom be.
Az Information Management & Engineering nevű angol cég által készített TINLIB könyvtári szoftver magyarországi bevezetését 1992-ben kezdték meg az MTA SZTAKI-ban. A TINLIB a TINMAN nevű adatbázis-kezelő egyik alkalmazása volt.2 A TIN előtag a TINMAN, a LIB előtag pedig az angol „lib- rary” szóból származik.
A TINLIB adatbázisa fájlokra épült, ezekből az adat- bázis-fájlokból – alkalmazástól függően – több tucat vagy száznál is több lehetett. Adatfájlok tárolták
2 Magát a TINLIB-et 1985-ben fejlesztette Dr. Peter Noerr a londoni IME Ltd. (Information Management & Engineering) alapítója. A rendszer a 80-as évek során igen elterjedt a világ angolul beszélő országaiban. A grafikus rendszerek térhódításával piaci részesedését folyamatosan elveszítve Kelet-Európába, főként Romániába szorult vissza. Romá- niában egy továbbfejlesztett változata készült el és került
a rendszer komponenseit, a konfigurációs állo- mányokat, és magukat a könyvtári adatokat is.
A rendszer különböző változatai alkalmasak voltak MS-DOS és UNIX operációs rendszer fölött való fut- tatásra. A rendszer testre szabható volt, de ennek igen költséges (a beszerzési árat harmadával meg- növelő) volta miatt Magyarországon a standard rendszer terjedt el.3
A rendszer fejlesztői, hogy a folyamatos megújítás melletti elkötelezettségüket kifejezzék, azt T Seri- es-re (T sorozat) nevezték át. 1997-re elkészült a grafikus olvasói katalógus felülete, majd a magyar Interware Kft.-vel együttműködve a már a hazai fej- lesztésű web OPAC-ja is. A TINLIB magyar válto- zata az MTA SZTAKI ASZI osztályának gondozá- sában 1995-ben készült el, és a következő három év során a rendszernek évről évre új verziója került ki a könyvtárakhoz.4
Az EOSI, a TINLIB vevőkörének kiszolgálására még ez ezredforduló előtt megkezdte egy teljesen új alkalmazás, a Q Series (Q sorozat) fejleszté- sét. Ez már minden elemében szabványos szoftver volt, grafikus webböngésző alapú felhasználói felü- lettel. Oracle SQL alapú adatbázis-kezelőre épült, az adatbázis belső szerkezete pedig a MARC-on alapult. A TINLIB-felhasználók által megszokott űrlapos kezelő felületet kiváltó „easyMARC editor”
mellett MARC-szerkesztőt is a felhasználók ren- delkezésére tudott bocsátani. Egy hozzáillesz- tett alkalmazásnak, az Information Quest-nek (IQ) köszönhetően már képes volt tartalomkezelésre is.
A forgalmazók az új rendszer bevezetésekor még ígéretet tettek a TINLIB folyamatos fejlesztésére.5 Az ezredfordulón azonban a TINLIB fejlesztését végleg leállították. A TINLIB magyar forgalmazója az MTA SZTAKI átvette a Q-Series forgalmazását is, magyar változata, a Q-Téka 2001-ben készült el, több magyarországi könyvtár meg is vásárolta.
„Világosan látszottak azonban a Q-Téka piaci lehe- tőségeinek a korlátai, melyek közül talán a leglé- nyegesebb a magyar könyvtárak lehetőségeihez képest igen magas ár.”6 Az ezredforduló táján újabb alapvető fontosságú feladat elé állította a könyvtáros szakma a szoftverfejlesztőket, ez a közös katalógu- sok építése volt. A TINLIB már meglévő műszaki
adottságaira építhető virtuálisan közös katalógus (tehát nem egy valóban fizikailag is összetöltött, hanem az adatokat közvetlenül a közös katalógus- ban megjelenítésre szánt adatbázisokból átvevő gépi katalógus) létrehozásának lehetőségét a TIN- LIB-hez illeszkedő magyar fejlesztésű TINWEB- alkalmazás teljesen új koncepcióra épülő 4.0-s ver- ziója teremtette meg. Az MTA SZTAKI együttműkö- désével az Ikron Kft. által elkészített Monguz infor- máció kereső keretrendszer már képes volt egy közös virtuális katalógusba összefogni a magyaror- szági TINLIB-katalógusokat.7
A TINLIB és a Q-Series forgalmazója, az MTA SZTAKI ASZI osztálya, megfizethető, a hazai könyvtárak pénzügyi lehetőségeihez igazodó alter- natívát akarván kínálni az akkor már közel száz könyvtárból álló ügyfélkörnek, a Monguz kereső- rendszer sikeres fejlesztését követően, a TINLIB és a Q-Téka magyarítása során szerzett tapasztala- tok, és a magyar könyvtárostársadalom által egyre határozottabban artikulált, egy külföldön kialakított rendszer segítségével egyre nehezebben kielégít- hető hazai igények ismeretében, magyar gyártmá- nyú, és a hazai vásárlók által megfizethető, Linux operációs rendszerre, és PostgreSql adatbázis-ke- zelőre épülő könyvtári rendszer, a Huntéka fejlesz- tésébe kezdett.8
A magyar fejlesztésű, Huntékának elnevezett rend- szer a MARC-szabvány nevezéktanát alkalmazva, a HUNMARC-szabvány által megkövetelt teljes tagoltságot megvalósítva, – a korát ebben a tekin- tetben megelőzve – az FRBR-adatmodell (az adat- modellről lásd a későbbi fejezetet) elveit követte.
Ennek köszönhetően a Huntéka veszteségmente- sen volt képes importálni és exportálni rekordokat akár MARC21, akár UNIMARC, akár a múzeumi LIDO (Lightweight Information Describing Objects) formátumban.
A Huntéka rendszer fejlesztői időközben egy kife- jezetten közgyűjteményi területre szakosodott cégben folytatták a munkájukat (Monguz Kft..), átvették a Corvina integrált könyvtári rendszer fej- lesztését és forgalmazását, majd megkezdték e két termékcsalád egyesítését. Ezeket az alternatív komponenseket is tartalmazó rendszereket, jórészt
a nemzetközi piac elvárásai miatt a cég Qulto néven hozta és hozza forgalomba. Ez a termékcsoportnév a forgalmazó szándéka szerint Magyarországon is bevezetésre került. A Huntéka az első telepítés óta (2002) jelentős fejlesztéseken ment át. A változá- sokat a fejlesztő verzió számozással jelezte, mind a webes felhasználói felület, mind pedig a kezelőfe- lület azonban jelentős mértékben megváltozott, ez előbbi olyan mértékben, hogy már új alkalmazás- nak tekinthető, nem a korábbi Monguz OPAC egy új verziójának.
A Tinlib kilencvenes években megtörtént beveze- tése óta a pogramkódok, terméknevek, műszaki megoldások, az alkalmazotti állomány és a könyv- tárak is sokat változtak. Mindamellett a TINLIB-et akkor beüzemelő könyvtárak zöme ma is egy fel- használói közösséget alkot, és úgy a vevői mint a szállítói oldalon sokan évtizedek óta együtt dol- goznak. Ez utóbbi egyébként az összes Magyaror- szágon meghonosodott integrált rendszer felhasz- nálói közösségéről elmondható. A folytonossá- got tehát nemcsak a rendszer alapvető filozófiája, működési elve és adatbázis-szerkezete, illetve a folyamatosan cserélődő, módosuló programkód- részletek biztosítják, hanem mindenekelőtt a fel- használók igényei. A legtöbb alkalmazás nem véletlenszerűen birtokolja a „piaci torta” egy-egy szeletét: az1990-es évektől zajló üzleti tevékeny- sége során több fejlesztő cég meghatározóvá vált egy-egy intézménytípusban. Ezen intézménytípus felhasználói igényei, elvárásai visszahatottak az egyes rendszerek fejlődésére, és az eltelt évtize- dek alatt saját képükre formálták a főként hazai fej- lesztésű alkalmazásokat.
Az integrált könyvtári rendszer mint termék Magyarországon a harminc éve lezajlott változások eredményeként a piacgazdaság elvei uralkodnak.
A közgyűjtemények az informatikai eszközök kivá- lasztásakor a szabadpiac elveinek megfelelő közeg- ben hozhatják meg döntéseiket, valódi alternatívák közül lehet választaniuk. Ráadásul az intézmény- vezetők maguk is szakemberek lévén, egy magán- személy átlagos vásárlási döntésével ellentétben elegendő tudással és információval rendelkeznek döntésük meghozatalához. A választás lehetősége
és a szállítóknak az árak, valamint a szolgáltatási és műszaki színvonal terén tapasztalható versenye megteremti az egészséges fejlődés lehetőségét a közgyűjteményi informatika terén. Az egészsé- ges piaci helyzet jele, hogy a tucatnyinál kevesebb, magyarországi telephellyel rendelkező forgalmazó évtizedek óta egymással versenyezve, saját pénz- ügyi egyensúlyát fenntartva képes bevált és elterjedt alkalmazásaival a könyvtári és a múzeumi közös- ség rendelkezésére állni. A könyvtári és a múze- umi munka automatizálása esetében a kész alkal- mazás természetesen nem jelent, nem is jelent- het „dobozos” megoldást. Mindamellett a piacon ma beszerezhető honosított szoftverek, amennyi- ben nincsenek a vevőnek különleges testre szabási igényei, nincs már meglévő állománya, melyet az új adatbázisba be kellene tölteni, néhány nap alatt beüzemelhetők. A telepítés, különösen felhő alapú alkalmazások esetében, de megfelelően előkészí- tett hardverkörnyezet esetében a megrendelő szer- verén is néhány óra alatt megoldható, és a betaní- tás ideje is lerövidült, mert a könyvtári, múzeumi és levéltári dolgozók zöme ma már gyakorlott számító- gép-használó, sőt sok esetben már integrált gyűjte- ménykezelő rendszerek használata tekintetében is tapasztalattal rendelkezik.
Az integrált gyűjteménykezelő rendszer
Az integrált gyűjteménykezelő rendszer (Integrated Collection Management System) mint számítógé- pes alkalmazás, az integrált könyvtári rendszer (Integrated Library Management System), az integrált tartalomkezelő rendszer (Integrated Content Mana- gement System) és a múzeumok számára kiala- kított számítógépes leltárkönyvek, „gyűjtemény- kezelő rendszerek” (CMS – Collection Manage- ment System) funkcióit egyesíti.
Ez a szoftverrendszer azért integrált, mert egye- síti a gépi katalógus, illetve leltárkönyv, az online webes katalógus és a közgyűjteményi ügyviteli rendszer (könyvtárak esetében beszerzés, perio- dika, kölcsönzés, pénzügyek; múzeumok esetében megszerzés, tárgykölcsönzés, pénzügyek, régé- szeti nyilvántartás) a szakértői rendszerek (KOS – Knowledge Organisation System) illetve a tarta- lomkezelő rendszerek, például repozitóriumok funk-
cionalitását. Bár elméletben elképzelhető, Magyar- országon és a környező országokban jelenleg még nem létezik minden funkcióra kiterjedő, az összes modult egyszerre, egy alkalmazáson és egy adat- bázison belül teljesítő megoldás. A gyűjteményke- zelő szoftver termékként és szolgáltatásként egy- aránt értelmezhető és értelmezendő. A könyvtári, múzeumi, és levéltári rendszerek további fejlődé- sének egyik lehetséges útja, hogy integrált gyűjte- ménykezelő rendszerré válnak.
A könyvtárak esetében a digitalizáció, vagyis a doku- mentumok teljes tartalmának a felhasználók ren- delkezésre bocsátása kapcsán egyre inkább elő- térbe kerülő feladat a helytörténeti tartalmak szol- gáltatása, a korábban alapvetően a dokumentumok fizikai őrzésére koncentráló levéltárak és múze- umok körében pedig a szolgáltatás kap a koráb- binál nagyobb hangsúlyt. A könyvtáraknak tehát egyre nagyobb figyelmet kell fordítaniuk a külön- féle helytörténeti anyagok, kéziratok, képeslapok, kis- és aprónyomtatványok, fényképek, helytörté- neti szempontból érdekes, a könyvtár által eset- leg amúgy nem is rendszeresen beszerzett folyó- iratok egyes számainak, vagy azok cikkeinek nyil- vántartására, digitalizálására és szolgáltatására.
A múzeumoknak és levéltáraknak pedig a szak- mai közösség és az érdeklődő közönség számára weben használható számítógépes katalógusokba kell felvinniük nyilvántartási adataikat. A múzeu- moknak továbbá egyre nagyobb gondot kell fordí- taniuk arra, hogy az általuk gyűjtött, vagy szakiro- dalomként felhasznált, és ezért az adatbázisukba rögzített könyveket, folyóiratokat, könyvanalitikákat és tanulmányjellegű dokumentumokat, a könyvtári tartalmi és formai feltárási elveket követve dolgoz- zák fel. Ez utóbbi egyébként általában meg is tör- ténik, mert a helytörténeti anyagot, illetve a múze- umi műtárgyak történeti dokumentációjához, vagy a kapcsolódó irodalomtörténeti szakanyaghoz tar- tozó állományokat sok esetben a múzeumi segéd- könyvtár könyvtárosa dolgozza fel.
Az integrált rendszerek elterjedtsége
A közgyűjteményi informatikai rendszerek általáno- san elterjedtek a rendszerváltás óta eltelt harminc évben Magyarországon. Alig van olyan könyvtár,
múzeum, levéltár, illetve kisebb archívum is már csak kevés akad, mely ne használna valamilyen integrált rendszert. A közgyűjteményi rendsze- rek terjeszthetősége erősen függ attól a nyelvtől, melyre a feldolgozói felület le van fordítva. A for- galmazók termékeikkel, szolgáltatásiakkal könnyű- szerrel átléphetik az országhatárokat, a nyelvhatár azonban szinte átjárhatatlannak bizonyul.
Elmondható, hogy a készen beszerezhető, és leg- feljebb konfigurációs lépésekkel testre szabható rendszerek sokkal olcsóbbak az egyedi fejlesz- téseknél. Az IFLA „Designing and Building Integ- rated Digital Library Systems” iránymutatásával egyetértve, mint egy integrált rendszer fejlesztőjé- nek és szállítójának munkatársa is állíthatom, hogy a készen kapható rendszerekhez további alkalma- zások hozzáillesztésénél, vagy egyedi fejleszté- sek kérésénél óvatosnak kell lenni, ezek ugyanis a teljes bekerülési költségeket aránytalanul (akár a módosítási kérések nélkül számított ár kétsze- resével is) megnövelhetik, és a többnyelvűség is költségnövelő tényező lehet. Az IFLA-iránymuta- tás szerint kijelenthető, hogy egy újabb nyelvi kör- nyezetbe való teljes beágyazás akár 30%-kal is megnövelheti a projekt által létrehozott informatikai megoldás egynyelvű felhasználói felületre számí- tott költségét.9
Az IFLA-iránymutatásnak a nyelvi honosításra vonatkozó megállapítása a világnyelveket hasz- náló országok homogén nyelvi környezetében kialakított alkalmazásokra igaz lehet, de az egyéb európai és különösen a közép-európai fejlesztésű szoftverekre már nem feltétlenül az. Sok integrált rendszer (főként az Egyesült Államokban fejlesz- tettek) valójában egyáltalán nincs felkészítve arra, hogy a kezelő felületet más nyelvre kényelme- sen le lehessen fordítani. Ha ezt mégis meg kell tenni, ez igen nagy költségekkel járhat. Magam is részt vettem egy integrált rendszer kezelőfelületé- nek lefordításában 1994-ben, mely munka során magába a programkódba kellett beleírni az angol helyére a magyar kifejezéseket. Sok alkalmazás számára külön nehézséget jelent, ha a latin ABC- től eltérő betűket használó nyelveken is kezelni akarják, különösen, ha ez az idegen nyelvű írás- mód ráadásul jobbról balra, vagy fentről lefelé ír.
Az izraeli fejlesztésű, közismert Aleph világméretű sikere és elterjedtsége részben ezzel, a rendszerbe beépített alapvető készséggel magyarázható.
Beszerzés vagy saját fejlesztés
A kereskedelemben kapható alkalmazások beüze- melése és a meglévő informatikai rendszerekbe való integrációja általában költséghatékonyabb, mint a saját fejlesztés, nem is beszélve a szállító által nyújtott rendszertámogatási szolgáltatás lehe- tőségeiről. A készen kínált alkalmazás kiválasztá- sánál azonban körültekintően kell eljárni. A szállí- tótól vásárolt, nem saját fejlesztésű szoftver üzem- behelyezése mellett a másik kiszervezhető feladat magának a tárolásnak és szolgáltatásnak a külső szolgáltatás igénybevételével való megoldása.
Amennyiben azonban az intézmény rendelkezik megfelelő hardver-infrastruktúrával és megfelelő szaktudású munkatársakkal, a feladat kiszerve- zése indokolatlan többletköltséggel járhat.10
A szakirodalomban említett többletköltségekkel azonban szembeállítható az a lehetőség, hogy külső, bérelt infrastruktúrán rugalmasan hozzáiga- zítható a rendszer igényeihez a szükséges meny- nyiségű hardvererőforrás, így a legtöbb esetben összességében előnyösebb az infrastruktúra kiszer- vezése és az erőforrások megosztott használata.
Általános elvárások az integrált rendszerekkel szemben
2003-ban készült a ma is követésre érdemes
„Guidelines for OPAC Displays” IFLA-iránymuta- tás, mely a már tartalomkezelésre is képes integ- rált könyvtári rendszereket, az integrált digitá- lis könyvtári rendszereket mutatja be, melyeket az iránymutatás szerint a fent említett ICMS-, és ILS-rendszerek közös megvalósításának tekinthe- tünk. Ez a dokumentum különösen fontosnak tartja, hogy a tartalmi feltárás során az integrált digitá- lis könyvtári rendszereknél már mindenképpen az FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records) adatmodellben meghatározott elvek sze- rint kell eljárni, tehát a bibliográfiai leírásban érintett adatokat elemezve, a felhasználók keresési igényei szerint kell a leírást elkészíteni.
Az iránymutatás szerint a nyilvános keresőfelüle- ten biztosított keresési funkcióval szemben elvá- rás, hogy legyen lehetséges a keresés a rekord minden mezőjében. Ugyancsak elvárt funkcionali- tás, hogy legyen ez lehetséges a keresés „authority control”-lal és a nélkül, továbbá legyen lehetőség a keresési szempontok kombinálására.
A dokumentumban a megjelenítés tekintetében azt az elvárást fogalmazták meg, hogy világossá kell tenni az olvasó számára, hogy a keresőportálon hol van, és hogy hogyan jutott oda. Emellett lehetővé kell tenni a találatok rövid és hosszú megjeleníté- sét, és mindkettőnek meg kell felelnie a nemzetközi szabványoknak. Legyenek továbbá a találatok ren- dezhetők, logikus sorrendben helyezkedjenek el, legyen egyszerű a navigáció a találati oldalakon, a portál egyéb oldalain és az egymáshoz kapcsolt (beleértve lehetőség szerint az FRBR-adatmo- dell elvei alapján létrehozott rekordkapcsolatokat) rekordok között. A különleges igényű olvasókat ki kell tudni szolgálni, beleértve a csökkentlátókat, és azokat, akiknek az internetelérés, vagy az általuk használt saját technikai eszköz nem a legmegfele- lőbb, és a felületen legyenek kiválaszthatók azok a nyelvek, melyeket az olvasók vélelmezhetően használni akarják majd.
A közel két évtizede készült iránymutatást olvasva megállapíthatjuk, hogy a keresőfelületekkel szem- ben támasztott elvárások ma is érvényben vannak, de természetesen azóta a webes keresőfelületek- nek egy sor újabb igényt is ki kell szolgálniuk.
A digitális eszközök esetében természetesen külön kötelezettség annak felügyelete, hogy a felhaszná- lók hozzájutnak-e azokhoz a technikai eszközök- höz, melyek a digitális állomány olvashatóságát, megtekinthetőségét lehetővé teszik. A digitális állo- mány fenntartási költségeit tervezve figyelembe kell venni azt, hogy azok karbantartása drágább, mint a nyomtatott állományé, mert időről időre konver- tálni kell őket, így a tartalmak a változó hardveres és szoftveres környezetben is olvashatóak marad- nak. A szerzői jogi szabályozás esetében is szigo- rúbb korlátozásokra kell számítania egy könyvtár- nak a digitális állományok esetében, mint a doku- mentumok nyomtatott megfelelőinél.12
A változás környezete
A változások mélyen érintik a gyűjteménykezelő rendszereket, minden más, naponta és intenzíven használt alkalmazáshoz hasonlóan. A változások alapvető irányát próbálom meg felvázolni a cikk következő részében.
Az emlékezetintézmények konvergenciája A már említett „emlékezetintézmény” elterjedt kife- jezés, mely a könyvtári, múzeumi és levéltári szek- tor résztvevőinek a társadalmi funkciójukból eredő azonos vonásait emeli ki. A hasonlóságok mellett természetesen figyelmünket rá kell irányítani az alapvető különbségekre is.
M. L. Russo szerint, a könyvtárakat és levéltárakat az határozza meg, hogy írásos dokumentumokkal foglalkoznak. A két intézménytípusban tárolt doku- mentumokat szerinte elsősorban azon szöveges tartalmak alapján lehet és kell megtalálni, amelye- ket amúgy azok tartalmaznak. Ezért a szöveges tartalom megőrzése és szolgáltatása ezen intéz- ményeknél fontosabb, legalábbis a nem muzeális értékű dokumentumok esetében, mint a hordozó fizikai állapotának fenntartása.13
A múzeumok ezzel szemben az őrzött objektu- mokat teljes fizikai valójukban akarják megőrizni, és a tárgy eredeti használati értékét nem akarják fenntartani, legalábbis semmiképpen nem azon az áron, hogy eredeti fizikai állapotában változtatá- sokat eszközöljenek. A levéltárak pedig állomány- kezelési módszerük tekintetében térnek el alap- vetően a könyvtáraktól. A levéltárak a dokumen- tumokat az eredeti tulajdonosuktól (természetes, vagy jogi személyektől) megszerezve, megőrzik azok eredeti rendjét, tehát azt az állapotot, aho- gyan az iratok a levéltárba való kerülésük előtt, az utolsó tulajdonosuknál voltak. A könyvtárak ezzel szemben az egyes dokumentumokat indivi- duális egységként tárolják, és saját raktározási és szolgáltatási rendjük elveit követve őrzik és szol- gáltatják.14
A könyvtári és múzeumi számítógépes gyűjteménykezelő rendszerek hasonlóságai A számítógépek megjelenése a gyűjteménykeze- lési munkában alapvető változásokat idézett elő, és ezt a folyamatot különösen felgyorsította az internet megjelenése és használatának széleskörű elterjedése.
Az internet által az információközlésre gyakorolt hatásait Chris Batt öt pontban foglalja össze.
1. Az idő fogalma átalakult. A társas viselkedési szokások megváltoztak, a változások felgyor- sultak.
2. A hálózati szolgáltatások közül a legsikereseb- bek globális jelentőségre tettek szert.
3. Akadálytalan innováció számára nyílt tér, a fej- lődés hagyományos korlátait az internetre ala- pult új világ lebontja.
4. A korábbi elkülönült információs csatornákat az internet integrálja.
5. A világháló mindenkinek alkalmat ad az önkife- jezésre, egyénileg és közösségileg egyaránt.15 Az integrált gyűjteménykezelő rendszernek, mint új lehetőségnek a létrejöttét a könyvtárak és múzeu- mok hasonló informatikai igényei indokolják. Ezek az intézmények, melyeket gyakran közös kifeje- zéssel emlékezetintézményeknek (memory institu- tions), vagy a levéltárakkal, illetve archívumokkal együtt LAM-szektornak neveznek, az informatikai megoldások elterjedésével szoros együttműkö- désre léptek. Az együttműködés fő területei közé tartozik az alkalmazásfejlesztés, a szolgáltató felületek közös kiépítése és alkalmazása, illetve a szabványosítás.
A közös munkát a közös feladat alapozza meg.
Ezek az intézmények gyűjtik és rendszerezik a világ kulturális örökségét reprezentáló dokumentumo- kat. Az emlékezetintézmények összekapcsolják az időben egymás után következő nemzedékeket, és jelentős a hozzájárulásuk a gazdaság és a kultúra fejlődéséhez. A felhasználók pedig az intézmények által őrzött tudást egységben kívánják látni. Nagy fontossággal bír, sőt maguknál a rekordoknál fon-
tosabb a bennük tárolt információ, a szolgáltatott adat. Ez az adat kihozható és kihozandó az intéz- mény falai közül, és a digitalizációnak köszönhe- tően a modern szolgáltató felületek használatba vétele során egyre könnyebben átalakíthatóvá és egyre sokfélébb módon felhasználhatóvá válik.
A helyzetet még összetettebbé teszi, hogy emellett a digitalizált információhordozó minden elődjénél sérülékenyebb. 17
A digitális információ tartós megőrzése nagyon bonyolult és költséges feladat. A megőrzés mód- szertani és technikai kihívásaira az emlékezetin- tézményeknek mindenképpen érdemes közös vála- szokat kidolgozniuk.
A megőrzésre érdemes dokumentumok jelentős köre: a képeslapok, fényképek, kis- és aprónyom- tatványok, kéziratok, muzeális értékű könyvek, kották és térképek, egyedi nyilvántartású folyóirat- számok esetében elmondható, hogy:
● melyik intézménybe került a dokumentum, az szinte a véletlen műve, múzeum, könyvtár, muzeális gyűjtemény, levéltár, illetve archívum is begyűjthette és őrizheti az adott példányt,
● a felhasználók, tehát a kutatók és az érdeklődő közönség azonos keresőfelületen, egységes adatmodell szerint feltárva szeretné látni ezeket a dokumentumokat,
● digitalizációjuk és a digitalizált anyagok tartós őrzése egységes technikai és módszertani megoldásokat követve kellene, hogy megvaló- suljon,
● az illető dokumentumot birtokló intézmények sok esetben közös szervezeti irányítás, fenn- tartás alatt állnak; így mind a pénzügyi, mind a gyakorlati szempontok az együttműködés felé terelik a közgyűjteményeket,
● a dokumentumok azonosítása és szakmai fel- dolgozása érdekében a gyűjtemények mun- katársai hatalmas ismeretanyagot rögzítenek a nyilvántartásokban.
Fontos megjegyeznünk továbbá, hogy az intézmé- nyek gyűjtőköre szempontjából érdekes tanulmá- nyok és cikkek katalógusrekordjainak és teljes digi- tális tartalmainak sokasága kerülhet be az adatbá-
zisokba anélkül, hogy a digitális tartalom mellett a papíralapú változat a múzeumi segédkönyvtár- ban, vagy a könyvtár helytörténeti gyűjteményében meglenne. (Ha egyáltalán létezett analóg változat, és nem eleve digitálisan létrejött dokumentumról van szó.). Ezek a szöveges tartalmak nem tartoz- nak tehát hozzá a szorosabb értelemben vett gyűj- teményhez, hanem annak szakmai kiegészítései, a gépi rendszerben rekordjaik mégis a gyűjteményi állományt gyarapítják.
Az intézmények közötti különbségek a számítógé- pes nyilvántartás és tartalomszolgáltatás uralko- dóvá válásával tehát csökkenőben vannak. A fel- használót igazából nem érdekli, hogy a megtalált dokumentumot valójában melyik intézmény őrizte meg számára.18
A technológia gyors fejlődése kisebb és nagyobb intézmények sokaságát sarkallja arra, hogy meg- jelenjenek a weben, és ehhez előszeretettel keres- nek partnereket, hogy megosszák a költségeket és a tapasztalatokat egyaránt, és a közösség közös múltját egyesített felületen mutassák be. Ennek cél- jából számos országban valósultak meg osztott dig- italizálási projektek és létesültek közös weboldalak.19 Ez az együttműködési hajlandóság ma már egyéb- ként semmiképpen nem nevezhető újnak. Diane Whittaker például az „Interoperability in the MAL Sector” c. írásában már 2003-ban rámutatott arra, hogy a közös portálok jelenthetik a megoldást a könyvtári, múzeumi és levéltári tartalmak közös kereshetőségének biztosítására.320
Nem mulaszthatom el természetesen megemlí- teni, hogy a könyvtárak, múzeumok, archívumok és levéltárak gépesítési igényei között számos külön- bözőség fennáll, hiszen:
● eltérő szakmai elvárásoknak és hatósági sza- bályozásoknak kell a legtöbb országban meg- felelniük,
● alapvető eltérés van a dokumentumkezelési gyakorlatukban,
3 Érdemes megjegyezni, hogy ebben a régebben született dokumentumban a ma már elterjedt LAM kifejezés helyett még a MAL szektor elnevezést használja a szerző.
● a szakemberek eltérő képzésben részesültek,
● a társintézmények küldetése különbözik egy- mástól.
Ez nem könnyű feladat elé állítja azoknak a rendsze- reknek a tervezőit és fejlesztőit, melyek egységes elvek szerint működő informatikai rendszerrel akar- ják megoldani a társintézmények gépesítési igényeit.
A magyar nyelvterület mint az integrált gyűjteménykezelő rendszerek piaca
Magyar nyelvű könyvtárnak tekinthetünk minden könyvtárat, melyben a könyvtárosok és az olvasók meghatározó része magyar anyanyelvű, vagy jól tud magyarul. Ez elenyésző kivételtől eltekintve igaz a Magyarország jelenlegi területén található összes könyvtárra, és számos könyvtár sorolható ide a kör- nyező országokból, főként a többségében magya- rok által lakott területeken.
A határon túli magyar könyvtárak számának felbe- csülésénél hasznos támpont lehet számunkra az MTA KK által 2020-ban kiadott „Tudomány határok nélkül. Magyar kutatóhelyek a Kárpát-medencében”
című kötet.21 A hivatkozott kötetben Lencsés Ákos
„Az EISZ határon túli magyar intézményeket segítő projektje” című tanulmányában felsorolja a szom- szédos országokban található magyarnak tekint- hető könyvtárakat. Kárpátalján például összesen 38 magyar jellegű könyvtár található, amely lefedi a magyarok lakta járások településeinek többségét.
Erdélyben 379 intézményre (felsőoktatási, községi, városi megyei könyvtárakra) tekinthetünk, a magyar könyvtári hálózat részeként a jelenlegi vizsgálatok szerint. Szerbiában 115 könyvtár, döntően fiók- könyvtári hálózattal támogatott települési (ott „nép- könyvtárnak” nevezett) intézmény biztosítja az írott magyar kultúrához való hozzáférést.22
A magyar anyanyelvű, illetve magyarul jól beszélő könyvtárosok igazi híd szerepet töltenek be a magyar piacon jelen levő integrált rendszerek for- galmazói számára. A Monguz Kft. termékeit pél- dául a szomszédos hat országban, (Szlovéniában nincs ügyfele a Monguz Kft.-nek) használó jelen- leg 45 könyvtár közül 15 kifejezetten magyar, (tehát kevés a nem magyar nyelvű könyv és kevés a nem
magyar ajkú könyvtáros és olvasó), 25 vegyes a magyar és az államnyelv jelenlétének tekinte- tében, öt pedig magyar jelleggel nem rendelkező intézmény, ebből ráadásul kettő Magyarország 1918-as határain túl található.
A kifejezetten magyar könyvtárak sokszor nem is kérnek nem magyar nyelvű kezelő felületet, a vegyes intézmények esetében sokszor egészen kifinomult műszaki megoldásokkal kell biztosítani a tökéletes többnyelvűséget, végül vannak ügyfe- lek, ahol viszont a magyar nyelvű felhasználói felü- letre nincs szükség, mert az intézményben nem dolgoznak magyar anyanyelvű munkatársak.
A hazánkban forgalmazott egyéb magyar fejlesz- tésű könyvtári és múzeumi rendszerekről elmond- ható, hogy még azoknak is van határon túli magyar könyvtári megrendelőjük, melyek amúgy nem foly- tatnak nemzetközi értékesítést, és a magyaron és esetleg az angolon kívül a szoftvernek nincs más nyelvű felhasználói felülete.
A Monguz Kft. termékei közül a Huntéka eleve nemzetközi értékesítésre lett tervezve, könnyen és gyorsan lefordítható idegen nyelvekre, a magyar és az angol mellett román, lengyel, török, szerb és bolgár kezelőfelülete is van. Mindamellett külföldi vevőinek túlnyomó többsége a határon túli magyar könyvtárak közül kerül ki, ukrán és szlovák nyelvű kezelőfelülete nincs, ebben a két országban csak ottani magyar könyvtárak használják. A Monguz Kft. többi terméke, a Corvina, a Kistéka és az egy időben igen elterjedt Slib egyike sem lett nemzet- közi értékesítésre szánva, mégis jó néhány határon túli magyar könyvtárban használják, illetve hasz- nálták ezeket is. Nem magyar nyelvű telepítésük ezeknek a rendszereknek nem volt külföldön. Mind- három termék még akkor lett elterjesztve a hatá- ron túli magyar könyvtárakban, amikor még nem a Monguz Kft. termékei voltak.
A Magyarországon elterjedt Szikla és Szirén is rendelkezett, illetve rendelkezik külföldi felhasz- nálókkal, és ezek is kizárólag határon túli magyar könyvtárak. A jelenség nem csak a magyar nyelvte- rületen ismert. A hajdani Jugoszlávia számára fej- lesztett Cobiss rendszer a történelem viharait túl-
élve jelen van valamennyi délszláv államban (leszá- mítva Horvátországot), beleértve tehát a déli szláv nyelvet beszélő, de Jugoszláviához soha nem tarto- zott Bulgáriát is. A Cosmotron jelentős csehországi könyvtári rendszerfejlesztő cég referenciái Cseh- országon kívül egyedül Szlovákiában találhatók, a romániai szállítók pedig belső piacukként tekinte- nek Moldáviára. Az Ausztriában, Svájc német kan- tonjaiban és Németországban fejlesztett, illetve for- galmazott múzeumi és könyvtári rendszerek is egy- séges piacot alkotnak.
Együtt vagy külön: optimális üzemméret könyvtári vagy múzeumi alkalmazás esetében A közgyűjtemények számos szoftvert használtak és használnak, ezek között megtalálhatók a megszo- kott és a kevésbé ismert irodaautomatizálási ter- mékek, a különféle elektronikus eszközöket például digitális fényképezőgépet, vagy fénymásolót támo- gató meghajtó programok, a különféle tartalomkez- elő megoldások. Az informatikai megoldások közül azonban minden esetben, mind a rá fordított figye- lem, mind a kapcsolatos költségek, mind pedig az intézmény életében betöltött szerepe tekinteté- ben kiemelkednek az integrált rendszerek, melyek a munkafolyamatok hagyományos automatizáltsá- gát biztosítják. Magyarországon a legtöbb korszerű könyvtár és számos múzeum és archívum, illetve a Magyar Nemzeti Levéltár és a Fővárosi Levéltár4 élete is ma már gyakorlatilag megbénul az integrált rendszere nélkül. Az integrált rendszer feladatait bonyolultsága és magas ára miatt minden esetben célszoftverek, tehát kifejezetten erre a célra megírt alkalmazások töltik be, melyek a legtöbb esetben forgalmazójuk üzleti tevékenységének és éves bevételeinek meghatározó részét jelentik.
A jelenlegi gyakorlat szerint az integrált rendszer adattartalma adatbázisban van, mely általában ma SQL-alapú, és relációs adatbázist jelent, és egy rendszer adatbázisa megfeleltethető az intéz- mény katalógusának. Az adatbázist, pontosabban annak egy részét, a tartalmi és formai feltárás során
4 A Magyar Nemzeti Levéltár jelenleg kezeli az Országos Levéltár, illetve a megyeszékhelyek, és Sopron megyei jogú város levéltárait. Integrált rendszerét a Fővárosi Levéltárral közös platformon üzemelteti.
létrejött adatállományokat, mint műszaki enti- tást tehát megfeleltethetjük a számítógépes kata- lógusnak abban a tekintetben, hogy a katalógus- ban tárolt adatok szoros egységet alkotnak, egy- mással számos ponton össze vannak kapcsolva, viszont kívülről, ha át is vesznek információt, azt minden esetben lemásolják és a saját adatbázisban is tárolják. Így hacsak erre nézve külön programok nem lettek elindítva, az importált adatot nem fris- síti abban az esetben, ha az az adat eredeti helyén módosult, és magát az adatot akkor is képes szol- gáltatni, ha az eredeti adatforrás eltűnik. Egy számí- tógépes katalógus a mai rendszerszervezési elvek- nek megfelelően önmagában is működőképes, és a működéshez szükséges minden információval el képes látni felhasználóját, még akkor is, ha a kül- világgal megszűnik a kapcsolata. Ezt nevezem én a számítógépes katalógusok „autarkiájának”.
Nem kizárt, hogy egy intézmény több adatbázist is használjon, illetve, hogy több intézmény közös adatbázist építsen. A hazai gyakorlatban is mind- kettőre láthatunk számos jól működő példát. Ettől függetlenül nem kerülhetjük meg a kérdést, milyen esetekben és milyen mértékben lehet, illetve érde- mes túllépni az egy intézmény − egy gépi kataló- gus − egy adatbázis, mint műszaki egység hármas elven. Mi egy számítógépes katalógus építésének
„optimális üzemmérete”? A közgazdasági fogalmat a könyvtárakra alkalmazva fel kell tennünk a kér- dést, hogy milyen méretű intézmények képesek a leghatékonyabban számítógépes katalógust épí- teni, a legtöbb és legjobb minőségű adatot a leg- kevesebb ráfordítással egy rendszerben rögzíteni?
A katalógusépítés során az integráció felé ható erők
A számítógépes rendszerek integrációja felé első- sorban a költségek csökkentése tereli az intézmé- nyeket. A nagy rendszerek, így a nagy adatbázisok fenntartási költségei is viszonylagosan alacsonyak.
A szállítók a nagy összegű megrendeléseknél haj- landóak kedvezmények adására. Részben azért, mert fajlagosan csökkennek az értékesítés admi- nisztrációs költségei, részben pedig azért, mert meg akarják tartani a nagy összegű megrendelése- ket biztosító vásárlóikat.
Nagy méretű adatbázisnál arányosan csökken- nek a működtetési költségek, és az egy rekordra leosztott műszaki erőforrás igénye. A gazdaságos működési méret kiszámítása esetében a növeke- dés, mint hatékonyság növelő tényező annyiban játszik szerepet, amennyiben a fix, tehát a rendszer méretétől független költségek a növekedéssel mind jobban szétoszlanak. A fix költségek közé számít- hatjuk egyebek mellett a szervergép beszerzését, annak áramfogyasztását, szervizelésének költsé- geit, a hálózat kiépítését, a perifériák beszerzé- sét, a rendszergazda alkalmazását. Nem kétséges, hogy egy növekvő adatbázis esetében az egyes rekordokra egy bizonyos határig ebből egyre keve- sebb jut majd.
Fontos emellett kitérni arra is, hogy nagyobb rend- szerben, a megrendelői és szállítói oldalon ilyen- kor rendelkezésre álló nagyobb emberi erőforrás miatt, nagyobb a műszaki innováció bevezetésé- nek a lehetősége is.
Az integráció ellen ható erők
Az integráció előnyei közismertek, annál ritkáb- ban soroljuk fel azonban hátrányait. Egy nagyon sok feladatot kiszolgáló rendszer esetében előáll- hat az a helyzet, hogy már kezelhetetlenül bonyolult a felület, túl sok a funkció, a programkód az alkalmi fejlesztések során széttöredezik. A nagy adatbá- zisokon nehéz változásokat eszközölni, és fennáll a veszély, hogy már nem lehet egyedi igényeket érvényesíteni, illetve egyedi megoldásokat beve- zetni. Bizonyos méret felett az adatbázis már túl sok helyet foglal, gond lehet a mentésfájlok elkészí- tése, mozgatása, bármilyen üzemeltetés, beavat- kozás már túl sokáig tarthat. Mindenképpen jele annak, hogy egy rendszer, vagy adatbázis a kelle- ténél nagyobbra nőtt, ha:
● egy rendszergazda, vagy rendszerkönyvtáros már nem képes áttekinteni az általa felügyelt rendszert,
● egy mentésfájl tárolása vagy mozgatása meg- oldhatatlan nehézségeket kezd okozni,
● ha egy mentés vagy kisebb beavatkozás a ren- delkezésre álló hardver- és szoftvereszközök- kel már nem megy le egy éjszaka, egy nagyobb üzemeltetés pedig egy hétvége alatt,
● már csak nagyon magas áron lehet a rendszer fejlesztőjét rávenni arra, hogy a programban változtatásokat eszközöljön.
Az integrációs hajlandóságot csökkentheti, vagy inkább csökkenthette, hogy az emlékezetintézmény munkatárai szakmai konszenzusra kényszerültek a besorolási állományok építése, az elfogadott adat- modellek és a feldolgozási módszertan tekinteté- ben. Ezt a konszenzust azonban a korszerű hazai és nemzetközi információszolgáltatást biztosító aggregált adatbázisok ma már szervezeti össze- vonás nélkül is kikényszerítik. Abban az esetben, ha egy közös adatbázisban a feldolgozás nagyon kényelmetlen, ezt az ellentétet technikai megoldá- sokkal át lehet hidalni. Jó példa erre a múzeumi rendszerekben általánosan elterjedt értéklista-szű- rési lehetőség. Ugyanabban az adatbázisban dol- gozva az „anyag” értéklista más elemeit láthatja például a régészeti, az iparművészeti és a néprajzi gyűjtemény kezelője.
Mindamellett hazánkban a legtöbb könyvtár és múzeum számára, mérete miatt, a gépi katalógus más intézményekkel való közös építése több pénz- ügyi és műszaki előnnyel kecsegtet, mint hátránnyal.
Az együttműködés főbb kihívásai
A közgyűjtemények előtt az együttműködés kiépí- tése során felmerülő feladatokról sem feledkezhe- tünk meg.
Ez a szektor annyi más hagyományos szervezet- hez hasonlóan a vertikális függésre, felsőbb helyről érkező irányítás és ellenőrzés elvére épül. Így min- denfajta strukturális változás vertikális tekintetben, tehát egy alá–fölérendeltségi hierarchiát követve van hagyományosan elképzelve, a horizontális kap- csolatok építése, az egyenrangú felek között történő mátrixszerkezetű együttműködés terén pedig ezek a szervezetek kevesebb tapasztalattal rendelkez- nek. Az intézmények állományai egymástól elszi- getelten fejlődtek. Különösen igaz ez az egymástól az elmúlt évszázadokban eltávolodott társintézmé- nyek, a könyvtárak, múzeumok és levéltárak egy- máshoz való viszonyára. Az egyébként állandóan növekvő méretű, és egyre költségesebben tárol- ható fizikai állomány őrzése és kezelése elsőrendű
feladat és kötelezettség, ezért a fizikai helyhez való kötöttségnek az emlékezetintézmények köré- ben nagy hagyományai vannak. Az együttműködés kiépítése során a szolgáltatási struktúra átalakítását általában kockázatosnak tekintik, ennek anyagi és társadalmi költségeit nehéz utólag igazolni, ha vala- miért nem váltak be. A hatósági bürokrácia ezért ebben a szektorban hagyományosan kudarckerülő.
A folyamatos átalakításnak általában nagyobbak az esélyei, ez azonban inkább a lassabban lezajló, és kevesebb innovációt lehetővé tévő változtatások- nak nyit csak teret.23
Az együttműködés fő motiváló erői az eddigi tapasztalatok szerint:
● segíti az élethosszig való tanulást és a közös- ség fejlődését,
● optimalizálja a szolgáltatásokat.
● a közösség információs forrásaihoz egységes hozzáférést nyújt
● új olvasók, látogatók vonzhatók be az intézmé- nyekbe,
● választ adhat a kulturális örökség körébe tar- tozó anyagok megőrzésének problémájára.24 Az együttműködésre újabb ösztönzést kaptak az intézmények az internet kínálta lehetőségek kap- csán. Egy közös keresőfelületre több emberi és pénzügyi erőforrás fordítható, ezért több lehetőség van azt a felhasználók számára vonzóvá, a tartal- mak tartós őrzését pedig biztonságosabbá tenni.
A helytörténeti anyagok webes közzététele az eddigi tapasztalatok szerint hatalmas, a közgyűj- teményi szakmában eddig nem tapasztalt érdeklő- dést képes kiváltani. Számomra nagy élmény volt egy pest megyei település helytörténeti rendszeré- nek átadása, ahol a városháza zsúfolásig telt nagy- termében a kisváros lakosságának több mint az egytizede jelen volt.
A gyűjteménykezelő rendszerek fenntartási költségeinek változásai a tartalomkezelési feladatok megjelenése miatt.
Ma még új jelenségnek tekinthető a tartalomkezelő könyvtári rendszer. Korunkban a könyvtári állomány- építésben a digitális dokumentumok mind nagyobb
arányban képviseltetik magukat. A növekvő meny- nyiségű digitális anyag gyűjtése, rendezése és szolgáltatása újszerű feladatot jelent. Korábban még sohasem volt mód ennyire különböző eredetű, és különféle fizikai helyeken összegyűlt dokumen- tumállomány együttes szolgáltatására. Ez különö- sen speciális állományoknál, például a látáskorláto- zottak számára készülő dokumentumok csoportjá- ban különös jelentőséggel bírhat.25
A szakirodalomban megjelenő új fogalom, az integ- rált digitális könyvtári rendszer (Integrated Digital Library System − IDLS) még nem terjedt el annyira, hogy egyetértés alakult volna ki abban, hogy, mit is kell értenünk alatta. A hivatkozott IFLA-iránymu- tatást alapul véve az ilyen típusú alkalmazásnak a dokumentumok teljes tartalmát kezelő vonatkozá- saival foglalkozom. A teljes tartalmat kezelő integ- rált digitális könyvtári rendszer összetevői részben (gyarapítás, katalogizálás, keresőfelületek működ- tetése) megegyeznek a hagyományos integrált könyvtári rendszerrel. A metaadatrekordok létreho- zása továbbra is az érvényes szabványok szerint (MARC, Dublin Core) kell, hogy történjék. A doku- mentumok rendelkezésre bocsátása tulajdonkép- pen megfeleltethető a jól ismert kölcsönzési modul- nak. A hagyományos visszavételhez hasonló tevé- kenység: a meghatározott „kölcsönzési” idő eltelte után lezárja az anyag használatát, eleget téve a szerzői jogi védelmi kötelezettségeknek.
A digitális tartalmak kezelése (magának a digita- lizálás folyamatának informatikai támogatása), illetve a már digitalizált, vagy éppenséggel eleve digitálisan keletkezett állományok nyilvántartása (a metaadat-rekordokkal való hibamentes össze- kapcsolása), rövid és hosszú távú őrzése, szolgál- tatása viszont új feladatot jelent. Az olvasói adatok kezelése, tárolása, a felhasználók nyilvántartása, használatkori azonosítása, jogosultságaik ellenőr- zése, előjegyzési, félretételi kéréseik nyomon köve- tése, kezelése, referenszkérdéseik megválaszo- lása is az eredeti módszereket követve végezhető tovább. A digitális anyagok verziókövetése (tartalmi és műszaki szempontból), a rendelkezésre bocsá- tás és az abból való visszavonás viszont a legkü- lönfélébb megoldások kipróbálását, esetleg egyi- dejű használatát vonja maga után.26
A hivatkozott IFLA-iránymutatás a könyvtári rend- szereket mutatja be, de megállapításait vonatkoz- tathatjuk a múzeumok és archívumok gyűjtemény- kezelő rendszereire is.
Nem kétséges, hogy egy tartalomszolgáltató rendszer esetében az optimális üzemméret már a korábbinál nagyobb lesz. A digitális tartalmak óriási tárhelyet igényelnek, viszont a teljes tartal- makat ellentétben a katalógussal nem szükséges napról napra elmenteni. A felhasznált lemezterület ugyan növekszik, a tartalmaknak helyet adó tár- helyről viszont már elég csak inkrementális men- tést készíteni, tehát az utolsó mentés óta történt változásokat kimenteni egy a biztonsági menté- seknek otthont adó területre. Maga a rendszer és a felület kevésbé bonyolult a teljes tartalmak köz- vetlenül az integrált rendszerből való szolgáltatása esetében. Elkülönítetten működő, hasonló állomá- nyokat tartalmazó katalógusok esetében a rekor- dok egyik katalógusból a másikba történő mozga- tása csak kevéssé erőforrás-igényes, amennyiben csak metaadatokat másolunk át egyik katalógus- ból a másikba. Ugyanakkor a teljes tartalmak egyik katalógusból a másikba történő másolása és újabb példányban való tárolása már roppant költ- séges lehet. Ezért a teljes tartalmak szolgáltatása előnyösebbé teszi az integrációt.
Összegezve megállapíthatjuk, hogy egy digitális tartalom és gyűjteménykezelő rendszer fenntar- tásának költségeit, elsősorban a teljes tartalmak szolgáltatása miatt már más módszerek szerint kell kiszámítani.
Ennek okai:
● a csatolt teljes tartalmak mérete sokkal nagyobb, mint a számítógépes katalógusok mérete,
● tartós megőrzésük és a digitális tartalom jog- szabályoknak megfelelő szolgáltatása különle- ges feladatot ró az intézményekre,
● a felhasználói igények kiszolgálásának egyre kézenfekvőbb megoldása lesz, más intézmé- nyek dokumentumállományának közvetítése, szolgáltatása.
Szemünk fénye az adat
Az integrált gyűjteménykezelő rendszer legfőbb értéke az adat. A különféle alkalmazások elavul- nak, időről időre cserére kerülnek. A fejlesztő, illetve a forgalmazó a programkódokat egymás után írja át, és ha egy programrészlet bármi okból megsérül, hamar kicserélik. Az adatbázisok létre- hozásának, őrzésének és karbantartásának azon- ban hatalmas költségei vannak. Ha egy adatelem műszaki hiba vagy emberi tévedés miatt megsé- rül, és nem áll rendelkezésre mentés vagy a hibát nem veszik észre időben, pótolhatatlanul elvész.
Az alkalmazás frissítése, cseréje esetén kellő elővi- gyázatosság hiányában az adatbázis megsérülhet.
Egy alkalmazás másikkal való felcserélése esetén pedig bizonyos adatok rendszerint elvesznek, leg- inkább azért, mert nem tartják azokat fontosnak ahhoz, hogy az új rendszer másik adatbázisába átmentsék őket.
Ma már a könyvtár látogatottsága, az állomány kihasználtsága szempontjából az online katalógus fontosságát senki sem kérdőjelezi meg. A vissza- menőleges (retrospektív) konverzió során kataló- gusrekordok tömegei kerültek be a számítógépes katalógusokba. A könyvtári beszerzések és a napi feltáró munka eredményeképpen, pedig a már digitálisan keletkezett metaadatok száma is állan- dóan növekszik. A számítógépes adatbázisok épí- tésének legköltségesebb eleme az emberi mun- kaerőt igénylő formai és tartalmi feltárási munka.
Az emberi munka, az emberi ellenőrzés, még a tömeges betöltéseknél és az egyre tökéletesebb informatikai eszközök, például az egyre megbízha- tóbb OCR-programok (optikai karakter felismerő) alkalmazása esetében sem hagyható ki teljesen.
A rekordok más adatbázisokból való lekeresése, letöltése, a saját adatbázis különféle feldolgozási hagyományaihoz (pl. egy- vagy többlépcsős feltá- rás alkalmazása, értéklisták megléte) való igazí- tása, és a honosítás is időigényes, és ugyancsak nem nélkülözi a könyvtáros szakmai tudását, sze- mélyes döntéseit. A visszamenőleges konverzió különféle eljárásairól, azok költségéről, e folyóirat- ban Lengyel Monika, Andaházy Szeghy Viktor és Magyar Gábor két projektet ismertetve egy 2012-es
cikkben részletesen beszámolt. Egy katalóguscé- dula visszamenőleges számítógépre vitelének költ- sége akkori árakon az akkori bérviszonyok és Euró – Forint átváltási árfolyamon 160 és 270 Ft között lett megállapítva.27
Ma, amikor egy 20 000 rekordból álló gépi katalógus kicsinek számít, könnyen belátható, milyen értékes adatvagyon felett őrködnek a könyvtárak. A sikeres osztott katalogizálási projekteknek köszönhetően ma már természetesen a könyvtárak digitálisan született rekordjaik számottevő részét más adat- bázisokból töltik le, ekkor a keresés és honosítás gyorsabban elvégezhető munkája miatt már kisebb becsült értéket kell rendelnünk egy-egy rekordhoz.
Mindamellett a digitálisan keletkezett rekordokra fordított munkaidő, és a saját katalogizálás, vagy import útján létrehozott metaadatrekordok egy-egy adatbázisban levő arányának pontos megállapítása további alapos vizsgálatot igényel.
A változások mozgatóerői
A változásokat mozgató tényezők között a legfonto- sabb az emberi tényező, a felhasználók a rendsze- rekhez való hozzáállása. Elsőként tehát a felhasz- nálók (feldolgozó könyvtári, múzeumi stb. szakem- berek) és a szervezeten kívüli érdeklődők (olvasók, látogatók) hozzáállásával érdemes foglalkozni.
Felhasználói szokások és igények változásai A számítógépesítés új korszaka természetesen új igények megjelenését hozta el. A felhasználói igé- nyek esetében azonban egyértelműen különbséget tehetünk az olvasók és a könyvtárosok hozzáállása között. Az olvasók, különösen a könyvtári olvasók soraiba lépő, új megoldásokhoz szokott fiatalabb generációk szemében a régebbi felületek minden- képpen elavultnak tűnnek. E cikk terjedelmén túl- mutat a keresőfelületekkel szembeni olvasói pre- ferenciák vizsgálata, de az integrált gyűjtemény- kezelő rendszerek tervezőit, fejlesztőit alapvetően a világhálón elterjedt népszerű keresőrendszerek megjelenése, működési logikája vezérli, és ezért az egyre modernebb webes keresőfelületek mind jobban ezekhez hasonlítanak.
Webes keresőfelület
Egy korszerű webes keresőnek az alábbi feltételek- nek kell megfelelnie:
1. Legyen használható mobileszközökön, tehát legyen képes alkalmazkodni a felhasználó által használt kijelző méretéhez. Nem egyszerűen azáltal, hogy a gombok és feliratok méretét leki- csinyíti, hanem a kis méretű képernyőhöz alkal- mazkodva, módosított tartalmú és elhelyezke- désű menüt kell megjelenítenie. A keresőfelü- let e képességét nevezzük „reszponzivitásnak”.
Ettől függetlenül a webes katalógusok a sok megjeleníteni kívánt információ miatt kényel- mesen továbbra is valószínűleg desktopalkal- mazásként, vagy laptopon fognak a jövőben is alapvetően működni.
2. Legyen lehetőség egyszerű kereséssel, az adat- bázis minden mezőjében egyszerre keresni, ezzel biztosítva az olvasóknak az internetes keresőkön megszokott lehetőséget.
3. Legyen képes a teljes tartalmakat is saját felüle- tén azonnal szolgáltatni, vagy ha a szerzői jogi szabályozások ezt nem teszik lehetővé, kínálja fel a lehetőséget a tartalmakhoz való eljutásra.
Egy új terület, a tartalomkezelés a teljes tartal- mak szolgáltatása a gépi katalógusokban egyre általánosabb lesz. A szolgáltatás elterjedésé- nek és uralkodóvá válásának útjában már nem az egyes alkalmazások műszaki korlátai, vagy a digitalizált tartalmak hiánya áll, hanem a tartal- mak esetleges szerzői jogi védelme. Ez utóbbi a tartalomszolgáltatás tekintetében meghatározó jelentőségű, hiszen a műszaki és szakmai-mód- szertani fejlődés messze meghaladta már azokat a kereteket, melyek amúgy a szerzői jogi véde- lem miatt a könyvtárak számára adottak.
4. Legyen képes keresést biztosítani egyszerre több adatbázisban. Ennek a lehetőségnek a tovább- fejlesztett változata, amikor az intézmény saját többféle katalógusának integrált lekérdezése mellett a külső adatbázisokban való keresést is lehetővé teszi a keresőfelület. Ezt nevezzük divatos kifejezéssel „discovery” szolgáltatás- nak. Amennyiben a külső adatbázisokban való keresést a közös keresőfelületen böngészéssel,
facetták használatával, közös szótárak haszná- latával kell kiegészíteni, ez szükségessé teszi a külső adatbázisok metaadatainak valamilyen módon (legkézenfekvőbben OAI-protokoll sze- rinti „aratással”, „harvesztálással”) való begyűj- tését. Ez adott esetben hatalmas indexállo- mányokkal terhelheti meg a webes katalógust kiszolgáló adatbázist. Mivel mind az aratás, mind az indexállományok készítése költséges műve- let, ezért ezek mentése, őrzése is szükségszerű, de mivel idegen adatbázisból legyűjtött, szár- maztatott adatokról van szó, ezek hosszú távú megőrzésére, ellentétben a katalógus pótolha- tatlan információt tartalmazó állományaival, nem kell figyelmet fordítani.
5. Kínálja fel a Web2 funkciókat, gyűjteménykezelő rendszerek esetében elsősorban a közösségi információmegoldás lehetőségeit.
6. Legyen képes szemantikai hálók kezelésére.
(A szemantikai háló kérdésére egy későbbi fejezetben még részletesen kitérek.)
Ezen áttekintés alapján is megállapíthatjuk, hogy a keresőfelületeken a változás, változtatás, a fejlő- dés kényszere nyilvánvaló.
Ügyviteli funkcionalitás
Az ügyviteli funkcionalitás esetében alapvetően elmondható, hogy a gyorsaság, a pontosság és a kényelem minden mást megelőző szempontok.
A megszokott felületeken és módszerekkel emellett gyorsabban megy a munka, mintha egy új felületet kellene használatba venni.
Az ügyviteli funkcionalitás alapvető elemei egy szá- mítógépes könyvtári rendszerben:
● gyarapítás,
● folyóiratszámok generálása, érkeztetése,
● a könyvtári rendszer működését közvetlenül érintő pénzügyek (pl. késedelmi díjak) kezelése.
Kiegészítő funkciók lehetnek:
● állományellenőrzés,
● önkiszolgáló kölcsönzés,
● raktári kérés kezelése,
● számlázás,
● pénzügyi erőforrások figyelése,
● internetes fizetés lehetőségének biztosítása,
● könyvtárközi kölcsönzés,
● a restaurálás,
● digitális másolatok készítése,
● virtuális és fizikai kiállítás rendezésének támo- gatása.
Múzeumi rendszerek esetében az ügyviteli funkci- onalitás alapvető elemei egy számítógépes rend- szerben:
● gyarapítás.
● tárgymozgatás, -kölcsönzés, Kiegészítő funkciók lehetnek:
● állományellenőrzés,
● számlázás,
● pénzügyi erőforrások figyelése,
● restaurálás,
● műtárgyfotózás, illetve digitális másolatok készí- tése,
● virtuális és fizikai kiállítás rendezésének támo- gatása.
Archívumok esetében az ügyviteli funkciók hason- lóak a múzeumokban megszokottakhoz.
A kiegészítő funkciók automatizálása esetében számos megoldás létezik:
● az integrált rendszer tartalmazza az adott funk- ciót, az intézmény pedig él az integrált rendszer adta lehetőséggel,
● az integrált rendszernek az illető intézmény igé- nyeinek megfelelő, testreszabott módosításával,
● az integrált rendszerhez illesztett külső célszoft- verrel, vagy helyi fejlesztéssel,
● az integrált rendszerhez nem illesztett, hanem egyedi fejlesztéssel, vagy külső célszoftverrel biztosítják az illető tevékenység gépi támoga- tását.
A felsorolt négy megoldás közül a második és har- madik esetben az alkalmanként jelentős pénz- és munkaidő-ráfordítással létrehozott megoldás álta- lában eltántorítja a felhasználó intézményt attól, hogy a meglévő, bevált rendszerét lecserélje.
Az ügyviteli funkciók közül kiemelkedik a kölcsön- zés, ahol a gyorsaság, a hibalehetőség kizárása és a megbízhatóság elsődleges szempont. Itt a jól bevált megoldásokat a napi munkában senki sem szívesen változtatja meg. Mivel a kölcsönzési modult hasz- nálják napi szinten a legtöbbet, és ezt a rendszert használják munkaidőn kívül (pl. egy szombatonként, vagy este nyitva tartó könyvtárban), ezért itt a leg- kevésbé megengedhető, hogy a rendszer hibásan működjék. Mivel pedig itt takarítja meg az élőmun- kát legjobban a számítógépes rendszer gyorsasá- gával, pontosságával és megbízhatóságával, ezért kivétel nélkül az összes integrált könyvtári rendszer- nek a kölcsönzési modul a legnagyobb odafigye- léssel megírt, legpontosabb része. A kölcsönzési modult egészíti ki az egyre elterjedtebb RFID-tech- nikáját (rádiófrekvenciás azonosítás) alkalmazó önkiszolgáló kölcsönzési technika. Itt a megbízha- tóságnak még nagyobb szerepe van. A bevált meg- oldásokat egyetlen intézmény sem szívesen változ- tatja meg, tekintettel arra, hogy az RFID-technikát alkalmazó kölcsönzést igen drága hardvereszközök is támogatják, és a kölcsönzési modulnak azokkal is komaptibiliseknek kell lenniük. Az RFID-technikát alkalmazó kölcsönzés ráadásul több eszköz (asz- tali olvasó, kézi olvasó, ellenőrző kapu, ellenőrző tag-ek a könyvekben, azok kódolásának eszközei) együttes használatára épül. Ezek az eszközök rend- szert alkotnak egymással, vezérlő szoftvereikkel, és az integrált rendszerrel, így maga a rendszer egé- szében sokáig működőképes kell, hogy maradjon.
Az RFID-technika alkalmazása tehát különösen a változás, a változtatás szándéka ellen hat.
A változások iránti igény a gyűjteménykezelő rend- szerekben, leszámítva a nyilvános olvasói felüle- teket, tehát egyáltalán nem egyértelmű és feltét- len, mindamellett az integrált rendszer valamennyi eleme közül a nyilvántartó rendszer, a számítógé- pes katalógus tűnik a legállandóbbnak.
„Ércnél maradandóbb” – a katalógus
A könyvtárosi és muzeológusi munka legmaradan- dóbb, a távoli jövő számára is megőrzésre érdemes terméke a fizikai és digitális állomány nyilvántartá- sára szolgáló katalógus, illetve leltárkönyv.
A MARC, a könyvtári adattárolás alapvető formátuma
A könyvtáraknál az ISBD-szabvány (International Standard Bibliographic Description), a múzeumok- nál pedig a leltárkönyvek vezetésére vonatkozó különféle szakmai és hatósági előírások és szabá- lyozások lényegüket tekintve hosszú idő óta válto- zatlanok.
Az ISBD nem veszített érvényességéből. A koráb- ban elkészített ajánlások keretbe foglalásaként, 2011-ben jelent meg a hét speciális ISBD (könyvek, térképek, sorozatok, hangfelvételek, számítógépes fájlok és egyéb elektronikus források stb.) egy egy- séges szövegbe foglalt változata.28
A korábbi papíralapú és gépi katalógusokat és lel- tárkönyveket az intézmények, az intézmények mun- katársai, mint örökséget kapták és kapják. Ezekhez igazodni kell, ezekkel az új nyilvántartásnak harmo- nikusnak kell lennie, visszamenőleges megváltoz- tatásuk, átalakításuk óriási munka lenne.
A könyvtáraknál a MARC, a múzeumoknál a LIDO adatszerkezet változatlanul fennáll, az elmúlt évti- zedekben végrehajtott módosítások nem lényegiek.
A MARC-formátum (Machine Readable Catalogu- ing) időtállóságát bizonyítja ma már tekintélyesnek mondható kora. A Library of Congress a 60-as évek elején dolgozta ki az LCMARC-ot, ezt hama- rosan követték sorban a nemzeti MARC-formá- tumok, és ennek a fejlődésnek köszönhetően korunkra a nemzeti MARC-formátumoknak több mint 50 fajtája ismert.29
Az egységesítés érdekében már 1972-ben kezde- ményezte az IFLA egy „SUPERMARC” létrehozá- sát. E kezdeményezésből született meg a későbbi UNIMARC. Az egyes MARC-formátumok egy- másba való konvertálhatóságának érdekében dol- gozták ki az Európai Unió könyvtári programján belül a „User Controlled Generic MARC Converter (Use MARC-ON)” programrendszert is.30
