A beszerzési politika jelentősége a vállalkozásokban

ÖTVÖS Károly

/ // /

A BESZERZÉSI POLITIKA JELENTŐSEGE A VÁLLALKOZÁSOKBAN

A hazai vállalatoknál a beszerzés csak a már működő vegyesvállalatoknál, illetve külföldi tulajdonú cégeknél játszik jelentős szerepet, a vállalkozások nagy része még nem ismerte fel a beszerzés nyújtotta versenyelőnyt.

A«on vállalatok, melyek kísérletet tettek a vállalat átalakítására és a piackonform módszerek használatára, jellegzetes problémákkal kerültek szembe. Ezek kiküszöbölését szolgálja a beszerzési politika kialakítására vonatkozó elméleti áttekintés, különös tekintettel az új beszerzési stratégiákra.

A hazai gazdasági életben az utóbbi évek - melyet az át­

menet időszakának tekintünk - jelentős változásokat hoztak a vállalatok számára. A tapasztalt kedvezőtlen jelenségek elsősorban a „szervezeti piacokon” működő vállalatoknál jelentkeztek. Általános jellemző volt az iparágakra - az energiaszolgáltató szektor kivételével hogy a vezető állami nagyvállalatok megszűntek, és nagyszámú közép, illetve kisvállalat jelent meg a pia­

con. Ezen új vállalatok egy része a sikeres privatizáció érdekében - a vállalkozás értékének növelésére - másik része a piaci v álto záso k h atására igyekezett piackonform eszközökkel átalakítani működését. Az ilyen jellegű átalakítások elsősorban az értékesítési szervezetre irányultak és a különböző marketingeszkö­

zök felhasználását tűzték ki célul. Az értékesítési köz­

pont kialakítását azonban nem követte az úgynevezett beszerzési központok szervezése, mely a piacgazdaság­

ban működő vállalatok számára alapvető követelmény.

A beszerzési központok kialakítása elősorban az 1989 után megalakuló vegyes vállalatokra volt jellemző a külföldi partner támogatásával. A hazai vállalatok nem ismerték fel a beszerzés jelentőségét, melynek se­

gítségével növelhetik versenyképességüket, tehát az ér­

tékesítés mellett a beszerzési tevékenységüket is hason­

ló súllyal szükséges szervezni. Ezt támasztja alá az a tény, hogy a termelővállalatoknál a beszerzés értéke el­

éri az árbevétel 50-60%-át, ezért érdemes nagyobb fi­

gyelmet fordítani a beszerzési politika kialakítására.

1993-ban az energiaszolgáltató vállalatok körében vég­

zett vizsgálat tapasztalatai azt jelezték, hogy az állami tulajdonban működő cégek nagy része nem készült fel időben a várható privatizációra, amelyre a hiányzó tör­

vényi szabályozás miatt nem kerülhetett sor 1994-ben.

Anyaggá /

á

kodás

- anyaggazdálkodási

Az átalakult és az új vállalatok a sikeres működés érde­

kében a 7. ábra szerinti lépésekben kell, hogy - a válla­

lati politika alapján - meghatározzák az anyaggazdálko­

dási politikát mint vállalati részpolitikát.

A vállalatvezetés számára fontos tehát a vállalati cé­

lok, stratégia és az ezt megvalósító szervezet megfelelő kialakítása, mert ez képezi alapját az úgynevezett részpolitikáknak. Az anyaggazdálkodási politika elké­

szítése folyamatos integrálást jelent a többi részpolitiká­

val - marketing, termelés, fejlesztés, pénzügy stb. -, és a vállalatpolitikával, tehát ezek összhangja feltétele a megfelelő vállalati működésnek.

A vállalatoknál az anyaggazdálkodási politika kidol­

gozásánál probléma merülhet fel a célokat tekintve. A helyes célmeghatározást segíti a vállalati célok ismere­

te, mert ebből kiindulva határozhatók meg az anyaggaz­

dálkodási célok, melyek tehát így vállalatspecifikusnak is tekinthetők.

A 2. ábra a vállalati célok és az anyaggazdálkodási célok hierarch ik u s k a p cso latát sz e m lé lte ti. Az anyaggazdálkodási célokat tehát nem lehet a vállalati céloktól függetlenül meghatározni. Szükség van ezek egyeztetésére.

A vállalati célok d o m inanciájától függően az anyaggazdálkodási célok fontossági sorrendje is jelentő­

sen megváltozhat. Az ebben a témában M. Meier által végzett kutatások eredményét az 7. táblázatban tekint­

hetjük át.

A vizsgálat, amely a vállalati és anyaggazdálkodási célok kapcsolatára vonatkozott és a lehetséges vállalati célként

VEZETÉSTUDOMÁNY

'1995. 6. szám

61

A stratégia kialakításának lépései

1. ábra

r

C Vállalatelemzés ^ , , f K örn yezetelem zését “

erósségek-gyengeségek J r e e c emzese j lehetőség-veszély

- K

) -

VÁLLALATI POLITIKA

^ VáUalatí Cél° k~ y --- (^V állalati stratégia^)--- ^ ^ . ^ k o l v p d ö^ ) ^ ^

f R É S Z IT ) LITIKÁ K ~ ^ \

Marketing Termelés ^dálkodás — ^ Adminisztráció^

Célok Stratégia

^ _________________________________________Szervezeti és vezetési koncepciók

— Intézkedési terv és stratégia végrehajtása ^ ^

F o rrá s: E. Zehnder, 1993

2. ábra

Az anyaggazdálkodási célok hierarchikus kapcsolatai rozni a célok között.

- a nyereség növelését, - a biztonságos műkö­

dést,

- a term ékek k ö rn y e­

zetkímélő tulajdonságá­

nak növelését,

illetve öt anyaggazdál­

kodási c élt határozott meg, a vállalati cél do­

minanciája szerint vilá­

gosan mutatja az anyag­

gazdálkodási célok elté­

rő sorrendjét.

A vállalatok számá­

ra a vázolt célok minde­

gyike nem valósítható meg azonos mértékben.

Az anyaggazdálkodás­

ban is találk o zu n k a célkonfliktusok problé­

májával (3. ábra), ami azt je le n ti, hogy az anyaggazdálkodás egyes céljai és a többi funkcio­

nális egységtől származó követelm ények ütköz­

nek egymással.

Ennek megfelelően a vállalkozásnak kompro­

misszumot kell kötni és prioritást kell meghatá-

Vállalati célok

[ Szociális l célok

Anyaggazdálkodási célok

Költség célok

Kocká­

zati célok

Rugal­

massági célok

Minőségi célok

Szociá­

lis, ökoló­

giai célok

Anyaggazdálkodási stratégia

F o rrá s: M. Meier, 1986

Célkonfliktusok az anyaggazdálkodásban

Az anyaggazdálkodásban felmerülő célkon­

fliktusok az alábbiak lehetnek:

- magas szállítókészség biztosítása alacsony tőkelekötéssel és raktározási költséggel - magas anyagminőség biztosítása alacsony beszerzési költséggel

- alacsony tőkelekötés és raktározási költség biztosítása nagymennyiségű termék előnyös áron történő beszerzésével.

A célkonfliktusok feloldása - amely min­

den funkcionális területen problémát jelent - a vállalatvezetés egyik legfontosabb feladata, amely ily módon jelentősen befolyásolja a stratégia meghatározását.

Új stratégiák a beszerzésben

A hazai vállalatok számára elsősorban a stra­

tégia kialakítása jelent nehézséget. Amennyi-

62

1995. 6. s zám

Az anyaggazdálkodási célok rangsora a vállalati célok Vállalati célok

5. cél

1. cél Környezi tvédelmi

2. cél

3. cél 4. cél

Nyereség növelése

csökkentés A minőség növelése A rugalmasság növelése A kockázat csökkentése Környezet-

Biztonságos működés növelése

Költésg- növelése Költség- csökkentés A kockázat c sökkentése A minőség növelése Környezetvédelmi

A termékek környezetvédelmi tulajdonságának növelése

A rugalmasság célok teljesítése A minőség növelése A kockázat csökkentése A rugalmasság növelése Költség Forrás: M. Meier, 1988

A hazai vállalatok számára elsősorban a stratégia kiala­

kítása jelent nehézséget. Amennyiben sikerült a helyes stratégiai döntéseket meghozni bizonyos esetekben ez nem volt hatékony, mert a végrehajtáshoz szükséges szervezeti átalakítások nem történtek meg, így nemcsak az anyaggazdálkodási stratégia, de a többi funkcionális területre meghatározott stratégiák sem realizálhatók

Célkonfíktusok az anyaggazdálkodásban

előn yös beszerzési ár,

csekély anyaggazdál­

kodási összköltség

f CÉL- \

KONFLIKTUSOK J ^

/ csek ély \

^ J tőkelekötés a \

^ --- raktárkészlet­

e i --- ► ben, csekély

\ raktározási /

V költség /

Forrás: R. Fieten, 1984

1. táblázat megfelelően.

A helyes célok rögzí­

tése elvben lehetővé teszi a helyes stratégia kidol­

gozását, így az anyaggaz­

dálkodás céljainak isme­

retében meghozhatók az anyag-gazdálkodásra vo­

natkozó stratégiai dönté­

sek. Ez egyben tartalmaz­

za a beszerzési stratégiát is, mivel a 4. ábra szerint a beszerzés az anyaggaz­

dálkodás egyik részfela­

data.

A 4. ábra szerint a be­

szerzési tevékenység so­

rán négy fontos feladatot kell a beszerzési egység­

nek megoldani:

- beszerzési piackutatás, - ár- és értékelemzés, - szükségletek meghatá­

rozása értékesítési tervek alapján,

- vásárlás.

A hazai terminológia szerint a beszerzést a vállalatok­

nál a vásárlás feladatával azonosítják és az elmúlt évek gyakorlata szerint főleg a beszerzési piackutatás, az ár és értékelemzés nem számított a beszerzési tevékenység szerves részének. A fordulatot e téren a megalakuló vegyesvállalatok jelentették, ahol a beszerzés előbb említett négy feladata képezi a sikeres beszerzési tevékenység alapját.

Az ismertetett feladatok közül az ér­

ték és árelemzés, és a beszerzési piackutatás a stratégia kialakításánál is fontos szerepet kap abban az esetben, ha a beszerzési cél a költségcsökkentés, illetve a rugalmasság nö­

velése. Egyes szerzők a beszerzés fenti négy felad atát b ő v ítik az aláb b iak szerin t (Koppelmann, 1993):

- beszerzési piackutatás, - ár és értékelemzés,

- gyártás vagy beszerzés (make or buy), - beszerzési reklám,

- szükségletek meghatározása, - szállító kiválasztása, - szerződéskötés.

Attól függően, hogy a beszerzési célok kö­

zül melyik kap prioritást különböző beszer­

zési stratégiát határozhatunk meg. A straté­

gia kidolgozásához a 2. táblázat szerinti esz- 3. ábra

V E Z F T E S T U D O M A N Y

1995. 6. szám

63

RÉSZFELADATOK BESZERZÉS

'3

■S

+3

%

RAKTÁROZÁS

£

'3

ANYAGGAZDALKODAS

té s h o z ó k in fo rm á c ió h iá n y a a k ü lö n b ö z ő te rü lete k en n ö ­ v e li a d ö n té s i b iz o n y ta la n s á g o t. E z a to v á b b ia k b a n a d ö n té s e k m a g a s k o c k á z a ts z in tjé h e z v ezet. E g y nem k ie ­ lé g ítő in fo rm á c ió a z ó v a to s d ö n té s h o z ó t m ég ó v a to s a b ­ b á , a k o c k á z a tv á lla ló t m ég m e ré sz e b b é teszi. A k o c k á ­ zato k m érsék lésére alkalm as stratég iák a 5. ábra szerint:

- az in fo rm á c ió á llo m á n y ja v ítá s á ra v o n a tk o z ó s tra ­ tég ia ,

- a h ib a o k o k m é rs é k e lé s é re irá n y u ló stra té g ia, - a leh etség es károk csö k k en tésére irányuló stratégia, - a leh e ts é g e s k á ro k e lle n i b izto sítás stratég iája.

N a p ja in k b a n a p ia c g a z d a s á g b a n m ű k ö d ő v á lla la to k e g y ré s z e a 6. á b r a sz e rin t a “ h a g y o m á n y o s ” b e sz erz ési s tra té g iá k h e ly e it az ú g y n e v e z e tt s z á llító k k orai b e k a p ­ c s o lá s á n a k s tra té g iá já v a l p ró b á lja v e rse n y h e ly z e té t ja v í­

tani.

4. á b ra A s t r a t é g i a l é n y e g e , h o g y a z in n o v a tív c é g e k m á r a K + F te v é k e n y s é g ­ b e n is sz o ro s a n e g y ü ttm ű k ö d n e k a s z á llí­

tó k k al. E n n e k e re d m é n y e k é n t a b e s z e rz é s teszi le h e tő v é a fe jle s z té s , te rv e z é s fo ly a ­ m án a s z á llító k fe lk é s z ü lé s é t a k é s ő b b i s o ­ r o z a tg y á r tá s r a , ille tv e a s z á llító k is r é s z t v e sz n ek a z é rté k e le m z é s i m u n k á b a n . K e llő idő á ll re n d e lk e z é s re a p a rtn e rk a p c s o la t k i­

a la k ítá s á ra , a b e s z e rz é s i le h e tő s é g e k b iz to ­ s ítá s á r a , a b e s z e r e z é s p i a c i f e lté te le in e k t is z tá z á s á r a a p ia c r e n d s z e r e s f ig y e lé s e , e le m z é s e á lta l. A z íg y k ia la k u lt s z á llító i k a p c s o la to k r é v é n a t e r m e l é s f o ly a m á n m e g v a ló s íth a tó a re n d e lé s i id ő , v a la m in t a tő k e le k ö té s i k ö lts é g e k c s ö k k e n té s e és e z ­ z el a te lje s k ö lts é g o p tim a liz á lá s a . E z a s tra té g ia le h e tő s é g e t ad a m in ő s é g i b iz to n ­ ság ja v ítá s á r a és m e g te re m ti a fe lh a sz n á ló i ig é n y e k , ille tv e a sa já t te rm e lé s ru g a lm a s ö s s ze h an g o lá sá t. A b e sz e rz é s á lta l ily m ó d o n a la k íth a tó ki az ú g y n e v ez ett in te g rá lt a n y a g g a z d á lk o d á s , m e ly n e k elv ét a 7. á b ra m u ta tja . A z in te g rá lt a n y a g g a z d á lk o d á s fő b b je lle m z ő it a k ö v e tk e z ő k b e n fo g la lh a tju k ö ssze:

- c é l a s a já t te lje s ítm é n y p o te n c iá l s tr u k tu r á lis és h o sszú táv ú ja v ítá s a , v a g y is a s a já t in n o v á c ió k é s z s é g , te rm e lé k e n y s é g , ru g a lm a s s á g n ö v e lé se ,

- a v á lla la tv e z e té s k é s z s é g e a n a g y o b b a rá n y ú v á ­ sá rlás ra saját g y á rtá s h e ly e tt é s tö b b h o ss z ú táv ú e g y ü tt­

m ű k ö d és a s z á llító k k a l,

- a b e s z e rz é s és a b e s z á llító k k o ra i b e k a p c s o lá s a a K + F fo ly a m a tb a , h isz en m á r e k k o r rö g z íth e tő k a k é s ő b ­ bi k ö lts ég - és te lje s ítm é n y k ö v e te lm é n y e k .

A fe n tie k b e n m e g is m e rt, a b e s z e rz é s b e n a lk a lm a z ­ h ató új s tra té g iá k v é le m é n y e m sz e rin t le h e tő v é te s z ik a v á lla la to k s z á m á ra a m e g fe le lő m ű k ö d é s t a sik e re s be-

2. tá b lá z a t A beszerzési stratégia eszközei

BESZERZÉSI CÉLOK

K ö lts é g c s ö k k e n t é s M in ő s é g n ö v e lé s R u g a lm a s s á g n ö v e lé s e

K o c k á z a t c s ö k k e n té s e

K ö r n y e z e t v é d e lm i c é lo k

S tr a té g ia i e s z k ö z ö k

É rték - é s á r e le m z é s a z

„ A “ te r m é k e k n é l A te r m e lé s é s a b e s z e r z é s s z in k r o n iz á lá s a

S z á M ó = P a r t n e r S z á llító k é r té k e lé s e S z á llító k k iv á la s z tá s a m in ő s é g i stan d ard szerin t

B e s z á llító k sz á m á n a k c s ö k k e n té s e

R e n d s z e r e s p ia c m e g fig y e lé s és p ia c e le m z é s , n e m z e tk ö z i b e s z e r z é s

L e g a lá b b a te r ­ m e lé s 1 / 3 -á h o z e g y s z á llító t ó l b iz to s íta n i a s z ü k s é g le te t A z „ A “ te r m é k e k ­ n é l m á s o d la g o s b e s z á llít ó

K ö r n y e z e t v é d ő b e s z e r z é s

F o rrá s: E. Zehnder, 1993

64

1995. 6. szám

5. ábra Beszerzéspolitikai stratégiák a beszerzési kockázat csökkentésére

F o r r á s : W . L o h r b e r g , 1 9 8 7

6. ábra Bővített értékalkotású beszerzés a hagyományos „csak rendelés“ helyett

Az in n o v a tív gyártók m ár k ialakítják sz o ro s eg y ü ttm ű k ö d ésü k et a kutatás és

fe jle s z té s , a term elés, az e lo s z tá s fo ly a m a tá b a n a b eszá llító k k a l A b e sz e r z é s „ h a g y o m á n y o s“ b ek a p c so lá sa

A b e sz e r z é s é s a b eszá llító k k orai b ek ap csolása

Forrás: H. Stark 1993

VEZETÉSTUDOMÁNY

1995. 6. szám

65

7^. ábra A beszerzés mint az integrált anyaggazdálkodás eszköze

A beszerzési költségek csökkentése

S z á llító k k o ra i b e k a p c so lá s a a fe jles zté si, te rv e z é si e ljá rá sb a T ö re k v é s a típ u s o k

és a lk a tré s z e k s z a b v á n y o s ítá s á ra

B esz erz ési le h e tő sé g e k

b iz to sítá s a

B e sz e rz é s i, p ia c i fe lté te le k

tis z tá z á s a

A b e s z e rz é s i p ia c re n d s z e re s m e g fig y e lé s e ,

e le m z é s e

Szállítói kapcsolatok kialakítása

A re n d e lé s i id ő rö v id íté s e

A tő k e le k ö té si k ö lts é g e k c sö k k e n té se Teljesköltség-optim alizálás

M in ő sé g i, le b o n y o lítá si b iz to n sá g ja v ítá s a

S a ját te rm e lé s és a p iac i ig é n y e k ru g a lm a s

ö s s z e h a n g o lá s a

Integrált anyaggazdálkodás

Forrás: H. Stark, 1993

s z e rz é s i te v é k e n y s é g á lta l, a m it b iz o n y íta n a k is a m ár m e g a la k u lt h a za i v e g y e s -, ille tv e k ü lfö ld i tu la jd o n ú v á l­

la la to k e d d ig i e re d m é n y e i. A b e sz e rz é s teh át az an y ag - g a z d á lk o d á s ré s z fe la d a ta k é n t o ly an fo n to s fu n k c io n á lis te rü le t, a m e ly n a g y m é rté k b e n m e g h a tá ro z z a a v á lla la ­ to k jö v ő b e n i sik erét.

Felhasznált és hivatkozott irodalom

P. Baily-D .Farm er: Beszerzés. Műszaki Könyvkiadó, 1994

R. Fielen: Integrierte M aterialwirtschaft BM E - Schriftenreihe

„W issen und Beraten“. Frankfurt, 1984 M. K licke: Industrielles Innovationsmarketing.

G abler Verlag, W iesbaden, 1991

V. K oppelm ann: B eschaffungsm arketing. S pringer V erlag, Berlin, 1993

W. L o h r b e r g : G ru n d p ro b le m e d e r B e s c h a f f u n g s m a r k t­

forschung. 1978

H. Meffert: M arketing. 7. Auf. W iesbaden, 1986 M.C.M eier: K auf oder Eigenfertigung. Zürich, 1986

M .C M eier: Strategisches M aterial Ressourcen M anagement.

1988

K.H. Seggewiß: Die Organisation der M aterialbeschaffung in Großunternehmungen. Frankfurt, 1985

H. Stark: Beschaffungsm arktforschung. SVM E, 1993

E . Z e h n d e r : S tr a te g ie u n d O r g a n is a tio n d e r M aterialwirtschaft. SVME, 1993

66

1995. 6. szám