0 2 5 . 2
KÖNYVTÁRI BESZERZÉSEK ENGEDÉLYEZÉSÉNEK MÓDSZERE
V á l l a l a t u n k n á l - és ugy gondolom a többi v á l l a l a t n á l i s - sok i d ő t e l f e c s é r e l ü n k a könyvek, f o r d í t á s o k ás egyéb könyvtári anyag negrendelésének a d m i n i s z t r á c i ó j á v a l . Megbeszélés az i l l e t é k e s o s z t á l l y a l , engedélyeztetés a v e z e t ő s é g g e l , a beérkezett anyag számlá
jának a l á í r a t á s a az e l ő i r t személyekkel. Ugyanakkor a s o k - s o k a l á i - ráBsal e l l á t o t t számla eltűnik a könyvelés l a b i r i n t u s á b a n , mert a z e g y i k számlát i l y e n , a másikat o l y a n k ö l t s é g h e l y r e i r j á k b e . Gondot okoz ez a könyvelőnek, és még több gondot annak a személynek, a k i a könyvtár e l l e n ő r z é s é t , i l l e t v e az időszakos l e l t á r t v é g z i .
Több e s e t b e n az i s f e l m e r ü l t - p e r s z e c s a k u t ó l a g , a beérkezés után néhány hónappal - , hogy k i r e n d e l t e meg a különböző t é t e l e k e t . I l y e n k o r aztán könyvtáros szedd e l ő a z emlékező tehetségedet, éa k e - r i t s d meg a megrendelőt. U g y a n i s nem b i z t o s , hogy éppen a megrendelő v e t t e k i e l ő s z ö r a kérdéses könyvet vagy f o r d í t á s t , a r r ó l nem i s b e s z é l v e , hogy e s e t l e g a magasabb b e s z e r z é s i á r m i a t t megszeppenve "nem i s emlékszik" az i l l e t ő i l y e s m i r e .
A f e n t i problémák kiküszöbölésére a következő megoldást t a l á l t a d . Az a l á b b i ábra s z e r i n t i nyomtatványt csináltattam meg.
Loden Posztógyár - MüBzaki Könyvtár. Sorszám: 12
Könyvtári beszerzések engedélyezése
A r e n d e l t anyag cime á r a j e l l e g e i g é n y l ő megj.
Omacbti Ifi szaki táblásatok 3 8 . - könyv Faragó
Obadovicsi Matematika 4 8 . - könyv Bara
Í&15
Bátort: Cérna, céraázás 2 1 . - könyv Hollóéi
JLtiiÓAkx- vitt, •' 4 6 ! .
ix.
í.Pénzügyi f o r r á s : m-iiozakfejleBztési alap • Engedélyezés időpontjai 1961. augusztus 15.
Engedélyezték:
Szely B.k. Csoaor fl.k. Leonhardt s.k.
főmérnök főkönyvelő i g a z g a t ó
44
I S S A I E . : Beszerzések engedélyezése
/A s o k s z o r o s í t á s s t e n c i l l e l t ö r t é n t , m i v e l ez a megoldás a legolcsóbb,/
E z t a nyomtatványt i n d i g ó v a l két példányban töltöm k i . S z e r e p e l r a j t a a r e n d e l t anyag c i m e , á r a , j e l l e g e / p l . könyv, f o r d i t á s , f o l y ó i r a t s t b . / , az i g é n y l ő n e v e és egy megjegyzés. Ugyanakkor f e l v a n tüntetve a z i s , hogy m i l y e n pénzügyi f o r r á s b ó l fogják f e d e z n i a k ö l t s é g e k e t . E z t a megrendelő l a p o t az i g a z g a t ó , főmérnök és főkönyvelő i r j á k a l á , és e z z e l s z e n t e s i t i k a megrendelést. í g y az minden f e l e l ő s személy kezén átmegy, tehát u t ó l a g nem merülhet f e l semmiféle v i t a .
Az anyag b e é r k e z é s é i g mindkét példány a könyvtárban v e n l e r a k v a . Beérkezés után a megjegyzés r o v a t b a n feltüntetem a l e l t á r i számot, és egyben i g a z o l o m a z anyag b e é r k e z é s é t . G y a k o r l a t b a n h e l y e s , h a e g y - e g y engedély l a p o n egy időben beérkező anyagot Írunk k i , és f e l t é t l e n ü l f o n t o s , hogy a z o k a t egy pénzügyi f o r r á s b ó l f i z e s s é k .
A l e l t á r b a v é t e l után a z e g y i k példányt feladom a könyvelésbe a számlával együtt a további ügyintézés v é g e t t / f i z e t é s , könyvelés/, Hem k e l l t e h á t ú j b ó l v é g i g j á r n i a k á l v á r i á t , hogy a számla k i f i z e t é
s é t engedélyezzék.
Az engedély másodpéldánya a könyvtárban marad, i g y bármikor e l l e n ő r i z h e t ő k a megrendelések, és a z év v é g i l e l t é r k o r i s könnyen meg
t a l á l h a t ó k a különböző h e l y e k r e könyvelt számlák.
Megjegyezni kívánom még, hogy o l y a n e s e t b e n , amikor a z e g y - e g y l a p o n f e l t ü n t e t e t t anyag nem e g y s z e r r e érkezik b e , a k k o r a k ö n y v e l é s be c s a k a z u t o l s ó anyag beérkezése után adom l e a z e n g e d é l y t . Az e l ő ző számlák leadásakor o s a k bemutatom a z engedélyt, amelynek sorszámát a számlán f e l t ü n t e t i k .
J a v a s l o m könyvtáros társaimnak, hogy - e s e t l e g h e l y i v i s z o n y o k nak megfelelően á t a l a k í t v a - p r ó b á l j á k k l e z t a r e n d s z e r t . Véleményem B z e r i n t e z z e l nem növeltem, hanem inkább csökkentettem a b e s z e r z é s e k k ö r ü l i ü g y i n t é z é s t .
I S S A I E r v i n
45
