Projektmunkák az E L T E B T K
könyvtártudományi-informatikai tanszékén
E g y k í s é r l e t s i k e r e s e n f e j e z ő d ö t t b e
Az ELTE BTK könyvtártudományi-informatikai tanszékén az 1998-99. évi tanévtől kezdve a másoddiplomás képzés keretében kapott helyet a könyvtári és információs menedzserkép
zés. E négyszemeszteres keretet töltötte ki a vállalkozás itt közölt dokumentációja, tartalmi és módszertani anyaga. A szerző, aki a képzés létrehozásában és vitelében az „ügy lelkét"
jelentette, a következőkkel zárja mondanivalóját: „A témába és realizálásába befektetett három esztendő jó munka volt és sikeres, sokat dolgoztunk. Köszönöm, hogy részt vehet
tem benne, sajnálom, hogy befejeződött. Az a cél, hogy emeljük a menedzselési intelligen
cia színvonalát, ilyetén módon teljesült. Didaktikai célkitűzésünket illetően bebizonyoso
dott: működik a »csoportos alkotás«, ha igényes az előkészítés, jó a légkör és a szakmai irányítás."
A tudás és társadalmi szerepének változása
A g a z d á l k o d á s i f o r m a v á l t á s l e g j e l e n t ő s e b b t e n d e n c i á j a , h o g y a „ t u d á s " válik „ a " m e g h a t á r o z ó e r ő f o r r á s s á . Ezért a l a k u l át g a z d a s á g u n k , és válik p o s z t i n d u s z t r i á l i s s á . Új t á r s a d a l m i s t r u k t ú r á k é s új s z o c i a l i z á c i ó s h e l y z e t e k k e l e t k e z n e k , r e n d e z i k át é l e t ü n k s z í n p a d á t . A v á l t o z á s p á r a d i g m a s z e r ü , új t a n u l á s i / t a n í t á s i m ó d o k a t alakít ki, s ezáltal k l a s z - s z i k u s o k t a t á s i f o l y a m a t o k is k é r d é s e s s é v á l n a k . A t a n u l á s , e z az á l l a n d ó és intenzív i s m e r e t s z e r z é s
„ é l e t f o g y t i g l a n n á " válik. A z e g é s z é l e t e n át t a r t ó t a n u l á s i k ö t e l e z e t t s é g a z o n b a n k o r á n t s e m c s a k a s z e l l e m f e g y e l m é t és az á l l a n d ó m e g f e l e l n i a k a r á s t k é n y s z e r í t i ránk, h a n e m r u g a l m a s s á g o t is k ö l c s ö nöz az e m b e r i i n t e l l e k t u s n a k .
T á r s a d a l m u n k a t e g y e l ő r e i n k á b b a „ t a n u l á s " , m i n t a „ t u d á s " t á r s a d a l m á n a k kellene n e v e z n ü n k . A t u d á s t ö k e h a s z n o s í t á s á r a , m e n e d z s e l é s é r e új m e g k ö z e l í t é s i f o r m á k f o g a l m a z ó d t a k m e g a k ö z e l m ú l t b a n [1]. Polányi Mihály, aki a k é r d é s első felvetői k ö z é tartozik, a t u d á s t á r s a d a l m i h a s z n o s u l á s á b a n k ü l ö n b s é g e t tesz az explicit ( m e g f o g a l m a z o t t ) és a tacit ( t a p a s z t a l a t o k szintjén m e g l é v ő , m é g n e m t u d a t o s u l t ) i s m e r e t között [2],
Machlup ú g y f o g a l m a z , hogy „az i n f o r m á c i ó t v a l a k i átadja n e k ü n k , a t u d á s t viszont g o n d o l k o d á s s a l lehet c s a k m e g s z e r e z n i " [3], a m i s z ü k s é g e s s é teszt, h o g y kissé e l i d ő z z ü n k a g o n d o l k o d á s t s e g í t ő t a n u l á s i - t a n í t á s i f o l y a m a t n á l . H e l y s z í n e és f o r m á j a
is v á l t o z ó b a n v a n V e g y ü k s o r r a , m i az új e l e m , új m e g k ö z e l í t é s i s z e m p o n t b e n n e :
• a z o k t a t á s i f o l y a m a t b a n n e m c s a k egzakt ismere
t e k e t adunk át, h a n e m e g y r e n a g y o b b a j e l e n t ő s é g e és a r á n y a az a l k a l m a z á s t s e g í t ő tapaszta
lati t u d á s n a k ;
• m á s k é p p e n s t r u k t u r á l ó d i k a z á t a d a n d ó k köre, átrendeződőben van az egyes tudományterüle
tek határmezsgyéje,
• a f o l y a m a t o s a n a k t u a l i z á l á s r a s z o r u l ó ismeretek mellett i n f o r m á c i ó k e z e l é s i , - f e l d o l g o z á s i sfraíé- giá/cat és t a k t i k á k a t is t a n í t u n k ;
• v i s e l k e d é s i m i n t á k a t k ö z v e t í t ü n k , s z a k m a i ta
pasztalatokat és modelleket saját élethelyzeteink hitelesítésével;
• az oktató és a t a n í t v á n y e g y m á s s a l és egymástól tanul, a m i m e r ő b e n új h o z z á á l l á s i forma;
• a k é p z é s n e m z á r u l le az ( a l a p ) d i p l o m a m e g s z e r z é s é v e l , á l l a n d ó és f o l y a m a t o s továbbkép
zésre van szükség,
• be kell r e n d e z k e d n ü n k az e g é s z életen át tartó t a n u l á s r a („life long leaming").
A t u d á s f o r r a d a l m a t e r m é s z e t e s e n torkollott a „ve
z e t é s , m e n e d z s e l é s f o r r a d a l m á b a " , a m e l y n e k célja a m e g s z e r z e t t t u d á s t u d a t o s í t á s a , aktív h a s z n á l a ta. Ez pedig é l e t v e z e t é s i , m e n e d z s e l é s i feladat.
S z a k m a i j ö v ő n k a l a k u l á s a s z e m p o n t j á b ó l é p p e n e z é r t e l s ő d l e g e s f o n t o s s á g ú a m e n e d z s e l é s i s z e m l é l e t kialakítása a z o k t a t á s b a n . A k ö n y v t á r v e z e t é s i i s m e r e t e k o k t a t á s a m é r t ö b b mint tíz é v e folyik a t a n s z é k e n [4], T a r t a l m a i d ő k ö z b e n jelentős á t a l a k u l á s o k o n m e n t át: k ö v e t t e a m e n e d z s e l é s i
TMT 50. évf. 2003. 6 - 7 . sz.
s z e m l é l e t t á r s a d a l m i s ú l y á n a k n ö v e k e d é s é t . A g y a k o r l a t ( g y a k o r l á s ) a r á n y a j e l e n t ő s e n m e g n ö v e kedett: b e l e k e r ü l t e k o l y a n m e n e d z s e l é s i t e c h n i k á k , a m e l y e k k e l s z á m o t t e v ő e n e m e l h e t ő a k ö n y v t á r i v e z e t é s s z í n v o n a l a .
A m e n e d z s e l é s a t e r v e k m e g v a l ó s í t á s á n a k „ t u d o m á n y a " , i g y é s e n n y i b e n m á r a s z a k s z e m i n á r i u m i r e n d s z e r b e n is j e l e n v a n , pl. a m i k o r a g y ű j t e m é n y m e n e d z s e l é s i k é r d é s e i k e r ü l n e k n a p i r e n d r e , s az a feladat, h o g y m i k é n t v á l t h a t ó v a l ó r a az elvek szint
j é n m e g a l k o t o t t s z a k m a i stratégia.
A speciális k é p z é s i f o r m á b a n - a m á s o d d i p l o m á s k é p z é s b e n - a p r o j e k t m e n e d z s e l é s i t e c h n i k á k is helyet k a p t a k . A „ t u d á s m e n e d z s e l é s é h e z " s o k h a s z n o s „ i m p o r t " t e c h n i k a h a s z n á l h a t ó ( S W O T - , P E S T - a n a l i z i s , m á t r i x o k , hálótervek, I s h i k a w a - d i a g r a m o k stb.) a „ h á z i l a g o s a n " k i m u n k á l t , illetve a d a p t á l t t e c h n i k á k mellett.
A z i n f o r m á c i ó s ( a v a g y a t u d á s a l a p ú ) t á r s a d a l o m j e l l e m z ő j e , hogy a h a t é k o n y s á g e m e l é s é t m e g s z e r z e t t t u d á s u n k „ t u d a t o s í t á s á b a n " látja. T e h á t n e m a k o r á b b i g a z d á l k o d á s i f o r m á k preferálta ( f ö l d t u l a j d o n , töke) e r ő f o r r á s o k r a épít, h a n e m m e g s z e r z e t t t u d á s u n k k a m a t o z t a t á s á t feltételezi. A t u d á s t arra h a s z n á l j u k , hogy a g o n d o l k o d á s r é v é n s e g í t s e n m i n k e t i n f o r m á c i ó g a z d á l k o d á s u n k t u d á s g a z d á l k o d á s s á f e j l e s z t é s é b e n . T u d á s u n k i n t é z m é nyeink belső hatékonyságát és társadalmi (közös
ségi) hatását növelheti, a m i r e n a g y s z ü k s é g v a n . A k ö n y v t á r a k é s i n f o r m á c i ó s i n t é z m é n y e k p r o j e k t s z e r ű m ű k ö d é s e két fontos f e l t é t e l h e z k a p c s o l ó d i k . A „ t u d á s a l a p ú " t á r s a d a l o m m i n t k ö z e g k i a l a k u l á s á h o z , és a m o d e l l f e j l e s z t h e t ő s é g é n e k i g é n y é h e z . A k ö n y v t á r nyitott, a k t í v , d i n a m i k u s r e n d s z e r k é n t a l k a l m a s a k ö r n y e z e t i g é n y e i n e k m e g f e l e l ő rend
szerfejlesztő munkára, belső á t a l a k u l á s r a , m e g ú j u lásra. S t a t i k u s , ü z e m s z e r ű m ű k ö d é s e mellett k é p e s f e j l e s z t é s e k r e a l i z á l á s á r a és - e v o l ú c i ó s r e n d s z e r k é n t - a r e n d s z e r k a p c s o l a t o k f o l y a m a t o s f i n o m í t á s á r a . K ö n y v t á r a k é s i n f o r m á c i ó s i n t é z m é nyek e s e t é b e n a projektmenedzselés eseti feladat.
A p r o j e k t - k ü l ö n k e z e l h e t ő s é g e e l l e n é r e - s z e r v e s e n é p ü l be a s z e r v e z e t e g é s z é n e k c é l - és t e v é k e n y s é g r e n d s z e r é b e , a m i v e l k ü l d e t é s ü n k , s z e r v e zeti c é l j a i n k m e g v a l ó s í t á s á t , a v o n z ó b b j ö v ő k é p kialakítását segíti e l ö . Definiálva helyét a m e n e d z s e l é s i d i m e n z i ó k között, m e g á l l a p í t h a t j u k , h o g y az operatív menedzsment feladata a s z e r v e z e t napi m ű k ö d é s é n e k h a t é k o n y biztosítása, a s z e r v e zet é r d e k e i n e k h o s s z ú t á v ú k é p v i s e l e t e , a v á l t o z ó k ö r ü l m é n y e k h e z v a l ó f o l y a m a t o s a l k a l m a z k o d á s
g a r a n t á l á s a . A stratégiai menedzsment feladata a h a t é k o n y stratégia és az a l k a l m a z h a t ó taktikák m e g v á l a s z t á s a . A h a r m a d i k v e z e t é s i d i m e n z i ó , a projektmenedzsment, stratégiai d ö n t é s e k s z o l g á latában j ö n létre.
A p r o j e k t m e n e d z s m e n t f e l a d a t a , h o g y a v á l t o z á s o kat a l e g n a g y o b b h a t é k o n y s á g g a l , a l e g s i k e r e s e b b m ó d o n s a l e g r ö v i d e b b i d ő n belül hajtsa v é g r e . E z é r t n e v e z h e t i D. I. Cleland a v á l t o z á s o k m e n e d z s e l é s e l e g h a t é k o n y a b b e s z k ö z é n e k , s z e r v e z e t i r u g a l m a s s á g u n k m é r c é j é n e k [5], t e h á t a v á l t o z á s o k h o z való a l k a l m a z k o d á s u n k f ü g g v é n y é n e k .
Projektmenedzselés mint a tudás menedzselése
A z E L T E B T K k ö n y v t á r t u d o m á n y i - i n f o r m a t i k a i t a n s z é k é n folyó i n f o r m á c i ó s s z a k e m b e r k é p z é s k e r e t é b e n a korábbi t a p a s z t a l a t o k a l a p j á n [6], a z 1 9 9 8 - 9 9 - e s t a n é v b e n került sor e l ő s z ö r a projektmene
dzselési ismeretek o k t a t á s á r a , illetve a projekt
munkára. Ez a két f é l é v e s s t ú d i u m p á r h u z a m o s a n t á m o g a t á s t kapott a t a n s z é k e n 1 9 9 8 - b a n és 1 9 9 9 - b e n s z e r v e z e t t Nyitott napok a k k o r i e l ő a d á s a i n a k t e m a t i k á j á t ó l [7] is. Ez u t ó b b i „ P á l y á z a t o k - p á l y á z á s i t e c h n i k á k " c í m m e l v á l o g a t o t t e l ő a d ó k a t s z ó l a l tatott m e g a nagy p á l y á z a t t e v ö k ( P h a r e Iroda, S o ros A l a p í t v á n y , Kulturális M i n i s z t é r i u m , N e m z e t i Kulturális A l a p stb.) és a s i k e r e s p á l y á z ó k k ö z ü l . A p r o j e k t m e n e d z s e l é s t e m a t i k á j á n a k k i a l a k í t á s á hoz n a g y s e g í t s é g e t a d o t t a British C o u n c i l e g y h e t e s m e n e d z s e r k u r z u s a , a m e l y e n 12 t á r s a m m a l e g y ü t t s o k a t t a n u l t u n k Dávid Baker p r o j e k t m e n e d z s e l é s i m ó d s z e r e i b ő l [8]. F o n t o s u g y a n i s k i e m e l n ü n k a c s o p o r t / c s a p a t m u n k a m e g t a n u l á s á n a k f o n t o s s á g á t . A p r o j e k t m e n e d z s m e n t s z a k t á r g y szervezettségében és módszereiben a b b a n tér el j e l e n t ő s e n az á l t a l á n o s o k t a t á s i h e l y z e t e k t ő l , h o g y itt n e m az e g y é n i t e l j e s í t m é n y t bíráljuk e l , h a n e m a r r a t ö r e k s z ü n k , h o g y az e l s ő a l k a l o m t ó l k e z d v e jól kialakított csoportok d o l g o z z a n a k együtt. A s z a k t á r g y i m e t o d i k a egyik k u l c s k é r d é s e é p p e n az, h o g y a n t u d j u k a c s o p o r t m u n k á t i n d u k á l n i , motiválni, m e g s z e r v e z n i , segíteni és é r t é k e l n i . É r d e k e s n y o m o n k ö v e t n i , m i k é n t válik a c s o p o r t c s a p a t t á , e g y ü t t d o l g o z ó k o o p e r a t í v e g y s é g g é , a h o l a c s a p a t t a g o k ö s s z e t a r t o z á s a m i n d e n r é s z t v e v ő b ő l a l e g j o b b a t h o z z a ki [9]. A z e m b e r m e g h a t á r o z ó t u l a j d o n s á g a , hogy „ c s o p o r t l é n y " - f o g a l m a z Csányi Vilmos. A z e v o l ú c i ó s o r á n új biológiai t u l a j d o n s á g o k j e l e n n e k m e g az e g y é n é s a c s o p o r t közötti v i s z o n y b a n , é s e z e k a j e l l e g z e t e s k ü l ö n b -
s é g e k m a g a s a b b s z e r v e z ő d é s i s z i n t e k kialakulását e r e d m é n y e z i k a m a g a t a r t á s i k o m p l e x b e n [10].
O l y a n k ö z ö s é r t é k e k f o g a l m a z ó d n a k m e g , mint:
akció, konstrukció, h ű s é g , t r a n s z f o r m á c i ó . A c s o port ezáltal m a g a s a b b s z e r v e z ő d é s i szintet t u d elérni, mint tagjai k ü l ö n - k ü l ö n . így é s e n n y i b e n a c s o p o r t „ s z u p e r o r g a n i z m u s " .
Projektmenedzsment - mint rugalmasságunk bizonyítéka, és a változások menedzselése
A p r o j e k t s z e r ű m ű k ö d é s m e n e d z s e l é s e sajátos t e c h n i k á t és logikát feltételez. A m e g f o g a l m a z ó d o t t s z a k m a i i g é n y e k n e k m e g f e l e l ő e n és a korábbi oktatási t a p a s z t a l a t o k a l a p j á n [6] került sor a t a n s z é k e n b i z o n y o s t a n r e n d i m ó d o s í t á s o k r a , a z 1 9 9 8 - 9 9 - e s t a n é v t ő l k e z d v e a szakosított i n f o r m á ciós m e n e d z s e r k é p z é s b e v e z e t é s é r e . A két fél
é v e s s t ú d i u m az á l t a l á n o s m e n e d z s e l é s i i s m e r e t e ket k ö v e t ő e n a m á s o d i k é v f o l y a m első és m á s o d i k f é l é v é b e n az i n f o r m a t i k u s é s m e n e d z s e r s z a k k é p z é s b e n részt v e v ő k s z á m á r a a z o n o s t e m a t i k á v a l , de k ü l ö n b ö z ő ó r a s z á m b a n lett m e g h i r d e t v e . A s z a k t á r g y tartalmi k é r d é s e i t az akkreditáló k o n z u lens m e g j e g y z é s n é l k ü l f o g a d t a el. Álljon itt m o s t e l s ő k é n t az a k k r e d i t á l t t a n t e r v részét k é p e z ő első t a n u l m á n y i félév, a „Projekt - menedzsment" t e m a tikája. Ez azon kívül, h o g y a M a g y a r T u d o m á n y o s A k a d é m i a T u d o m á n y o s M i n ő s í t ő B i z o t t s á g a ( M T A T M B ) „szentesitette". e g y s z e r s m i n d I F L A - k o m - patibilis is [M. Tees), m i v e l az I F L A - ú t m u t a t ó f e l h a s z n á l á s á v a l készült.
1. A tantárgy általános célja és s p e c i f i k u s célkitűzései
Az információs menedzserek projektkezelési ismeretei
nek megalapozása, technikájának kialakítása és fejlesz
tése, különös tekintettel a „fundraising", vagyis pályázási tevékenységre. Projektek kialakitásának és végigköve
tésének gyakorlati ismereteit és technikáit felhasználva.
2. Feltételezett t u d á s a n y a g , előképzettségi s z i n t Széles körű általános vezetési ismeretek és szervezet- menedzselési technikák ismeretére épit. Önismereti kurzusok, menedzsmenttréningek nagy előnyt jelentenek a másoddiplomás információs szakemberképzésben.
3. A tantárgy tartalma
Szorosan kapcsolódik a szervezetek menedzseléséhez, és bevezető tárgynak számít az önálló projektmunka elkészitéséhez.
Logikai váz:
A .projektmenedzsment" lényegének meghatározása.
Projekt és egyéb tervek viszonya. Általános projekt- (és pályázat-) menedzselési technikák. Hogyan „születik" a projekt? Az ötletbörzétől a tervdokumentum megfogal
mazásáig. Pályázási rendszer, illetve központilag és egyéni módon elnyert projektek támogatása. Szponzo
rok, állami, intézményi feladatok a támogatásban és az ösztönzésben.
Esetileg vagy döntően projektszerűen müködö intézmé
nyek. Az információs intézmények projektmenedzselése eseti, alkalmankénti feladat. Az informatikai rendszer mértékadó tulajdonságaiból következően a könyvtár ún.
dinamikus rendszer, amely képes az üzemszerű műkö
dés mellett projektek (minőségi színvonalat emelő fej
lesztések) kivitelezésére is. A fejleszthetőség kritériumai.
A projektek megválasztása, megtervezése és a tervezés menete. A projekt céljának meghatározása, harmonizá
lása az intézmény missziós céljaival a jövőkép szolgála
tában. A tervezési csoport kialakítása. Tervezési straté
gia megválasztása. Munka- és feladatmegosztás a ter
vezői csoporton belül. A források módszeres számbavé
tele, kiértékelése, forgatókönyv és költségvetés készíté
se. A tervezőcsoport munkájának megszervezése.
Komplex tervezési, értékelő és ellenőrző módszerek a projekt menedzselésére. A tervezési munka eredménye:
a tervdokumentum/pályázat.
Szervező és kivitelező munka. Minden feladathoz a megfelelő szervezeti formát kell megtalálni. A projekthez delegált személyek kapcsolatrendszere. Munkabizottsá
gok, feladatmegoldó csoportok, minőségi körök, problé
mamegoldó teamek. Csoport és csapat. Mátrixos szer
vezeti formák. A projekt szervezeti formája az intézmény alapszervezetére „merőlegesen" épül.
A szervezés kulcskérdései. A projektvezető és projekt
menedzser megválasztása, a projekthez delegált sze
mélyek kiválasztásának szempontjai. A projektszervezet és a fennálló szervezet viszonya, együttműködése, kapcsolódási pontjai. A projektben részt vevők helye, helyzete és kapcsolatai. A kettős lojalitás problémái.
Logisztikai és munkaszervezési kérdések. A forgató
könyv alapján feladat-, munka-, felelősség megosztás és a csoporton belüli kommunikáció. Koordinálás, üteme
zés kérdése, a változások menedzselése.
Multiprojektekkel dolgozó szervezetek jellemzői. Mene
dzselési kérdések és megoldandó feladatok: a munka
erő allokációja, a tevékenységek rangsora, a projektek harmonizálása, az állandó és projekttevékenységek egymáshoz való viszonya.
Értékelő és ellenőrző módszerek. Mikor, ki, hogyan ér
tékel a projekt folyamán. Kinek a feladata teljesítmény
mutatók kidolgozása. Shewhart-ciklus. Mérési, ellenőr
zési módszerek, elszámolási és beszámolási kötelezett
ségek. Teljesitmény- és kontrolldiagramok.
TQM-szinvonal - minőség. Minőséget az ember képes teremteni (humán resource management). A minőség
biztosítás feltételei és rendszere. A projekt „bekapcsolá
sa" az intézmény egész tevékenységrendszerébe.
4. A tantárgy oktatásának időterve Összóraszám: 12 - 12 óra
Félévigénye: egy félév 5. Évközi ellenőrzés módja
Folyamatos, mert csoportos műhelymunka formájában, együtt dolgozunk. Az elemzések, értékelések, forrás- és
TMT 50. évf. 2003. 6 - 7 . sz.
egyéb analízis a gyakorlati órákon történnek. Az egyes projektek kidolgozásához otthon megoldandó, kiegészítő feladatok járulnak.
6. S z á m o n k é r é s módja
A félévben végzett egyéni és csoportmunka eredménye:
egy önálló projekt megvalósíthatósági tervezete. Ez az írásos anyag ad alapot az értékeléshez (gyakorlati jegy formájában).
7. A t á r g y előirt k ü l s ő szakmai g y a k o r l a t a i
Nincs kötelező érvényű szakmai gyakorlat. Követelmény azonban a szakmai konzultációkon, kiértékeléseken való részvétel, szakmai értékeléseken való részvétel, pályá
zatok értékelési és elemzési rendszerének elsajátítása céljából.
S. A t é m á h o z felhasználható i r o d a l o m j e g y z é k [Felsorolva 13 tételnyi cikk, tanulmány és könyvrészlet.]
9. A t a n t á r g y t á r g y i szükségletei és ellátása
Tanterem. Kiscsoportos tréningszerűen kivitelezhető foglalkozásokon szükséges felvevő kamera és video-
készülék használata az esettanulmányok és interjúk kiértékeléséhez. írásvetítő berendezés.
10. T a n t á r g y i v o n a t k o z á s ú t u d o m á n y o s eredmények, k u t a t á s o k követésének m ó d s z e r e
Részint önálló kutatómunka keretében a szakirodalom állandó nyomon követése, önálló kutatómunka bizonyos menedzselési kérdések csoportos „oktathatósága" mód
szertanának kialakítása céljából. Új oktatási segédletek az információs menedzsertechnikák kialakítása és elsa
játítása céljából, készség- és képességfejlesztés trénin
gek útján, oktatóként és oktatottként.
1 1 . A t á r g y m i n ő s é g b i z t o s í t á s i m ó d s z e r e i , fejlesztési politikája
A szakirodalom rendszeres tanulmányozása alapján, és önálló publikációk formájában figyelemmel kísérni a tudományos eredményeket és tapasztalatokat. Rend
szeres részvétel menedzselési tréningeken. Tanulási és beszámolási céllal részvétel hazai és külföldi konferen
ciákon, szakmai rendezvényeken. Állandó szellemi tré
ning, oktatási segédletek és tankönyvek készítése.
12. Személyi feltételek
A tárgy oktatásához fontos, hogy az oktató szakember rendelkezzék a megfelelő elméleti áttekintéssel és meg
alapozottsággal, de elengedhetetlen a gyakorlatban való jártasság, és tapasztalatok, valamint kommunikációs
készségek megléte is.
A fenti tematika alapján két évfolyamon nyílt lehe
tőség a projektmenedzsment oktatására. A f é l é v f o l y a m á n hat a l k a l o m m a l v á l t o z ó ó r a s z á m b a n
k e r ü l t sor k ö z ö s m u n k á r a az a l á b b i ó r a t e r v e k és v á z l a t o k a l a p j á n az i n f o r m a t i k u s és a m e n e d z s e r s z a k o s h a l l g a t ó k k a l .
Az 1-2. f o g l a l k o z á s logikai vázlata és t e v é k e n y s é g i terve
1. A projekt meghatározása
Olyan egyszeri komplex tevékenység, amelynek ered
ménye jól definiálható, meghatározott céllal, meghatáro
zott idö alatt és költséghatárok között végzendő el.
A projektmenedzsment: a megvalósítási folyamat terve
zése, szervezése, irányítása, értékelése
• erőforrások,
• információk,
• módszertani/technikai eszköztár hatékony használatá
val.
A projektciklus általános modellje.
A tevékenységek fázisai: projektkialakitás, odaítélés, teljesítés, értékelés.
2. Együttesen megoldandó feladat
A projektmenedzselés első állomása az anyaintézmény stratégiájának meghatározása:
• az intézmény küldetési nyilatkozata és jövőképe (kül
detése tükrében),
• stratégiai céljai (célrendszere!) és a választott projekt célkitűzései,
• a projekt típusainak megállapítása,
• a projekt „származása", a pályázási helyek, pályázat
tevők felsorolása.
Az informatikusok további hozzájárulása: a „pályázási helyek" és dokumentumok felderítése az interneten, illetve nyomtatott forrásokban. Mire lehet építeni egy
„pályázati figyelő rendszert"? Milyen megoldásokkal dolgoznak intézményileg, illetve magánéletükben?
A menedzserek a következő tanórán ismertetik a „közö
sen" kidolgozott válaszokat, illetve elemzik a mene
dzselhetőség további szempontjait.
A 3. f o g l a l k o z á s vázlata és cselekvési terve
A projektciklus egészének legfontosabb dokumentuma a projektterv (megvalósíthatósági tanulmány). A projekt megvalósításának/megvalósíthatóságának teljes feltétel
rendszerét tartalmazza.
A projektterv kialakításához meg kell határozni:
• a projekt lehetséges témáját:
• azt, hogy a projekt miként járul hozzá a választott intézmény jövőképének kedvezőbbé válásához:
• milyen célok megvalósítása segíthet ebben.
A projektterv elkészitésének fontos feltétele: helyzetünk ismerete. Minden tervezési munka kiindulópontja a hely
zetfelismerés, annak tisztázása, hol is tartunk, hogy is állunk. A helyzetelemzés és értékelés többnyire két dimenzióban készül, a külső és a belső adottságok számbavételével. A választott téma szemszögéből, nézőpontjából elvégzendő:
• a PEST - (politikai, gazdasági, társadalmi és technikai feltételek) vizsgálata,
• a SWOT - (erősségek, gyenge pontok, lehetőségek és veszélyek) elemzése.
Az elemzést a hallgatók jelenítsék meg grafikus formá
ban, és értékeljék is! Az elkészített dokumentációt a menedzserek tovább elemzik és értékelik.
A 4. f o g l a l k o z á s vázlata és f o r g a t ó k ö n y v e
1. A tervezési munka eredménye: a tervdokumentum.
A projektterv fontosabb részei:
• az intézmény jövőképe és céljai,
• a projekt célkitűzései,
• a terv megvalósíthatóságának „bizonyítása",
• a megvalósítás módja és ütemezése,
• értékelés és ellenőrzés a projekt kivitelezésekor.
2. A megvalósítás fontos feltétele: a források reális számbavétele. A mai közös munka: a költségvetés elké
szítése. Az erőforrás-gazdálkodás és költségvetési munka a projektciklus előkészítési szakaszában is jelen
tős és fontos tényező az odaítélés fázisának ajánlati szakaszában. Végig kell gondolni, és meg kell vitatni a választott feladat lehetséges költségvonzatait, arányitani a költségeket egymás között is. Figyelem! A legfonto
sabb tételeket, költségfajtákat és szempontokat kell tekintetbe venni. Fel kell készülni mindenkinek álláspont
ja megvédésére.
Az 5. f o g l a l k o z á s vázlata, és a m e g o l d a n d ó feladat kiírása
4 tervezés folyamata - időtervezési megoldások A projekt megvalósításának tervezésekor két dimenzió
ban gondolkodhatunk, úm. az idő, illetve a rendelkezé
sünkre álló erőforrások rendszerében.
Az időigény megállapításának tekintetében több terve
zési módszer is használható:
• ha a lebonyolitandó tevékenységek belső összefüggé
seit és logikáját grafikusan is előnyös megjeleníte
nünk, akkor használjunk pl. Gantt-diagramot és háló
tervezési módszereket:
• a hálós tervezés elvi alapja az irányított gráfok hasz
nálata:
• a tevékenységek irányát nyíllal jelölve, az egymás után következő, illetve a párhuzamosan végezhető te
vékenységeket ábrázoljuk segítségükkel (a PERT és a CPM különbsége).
Feladat:
• a választott projekt típusának meghatározása és el
lenőrzése:
• hálóterv készítése a projekt kivitelezési időszükségle
tének becsléséhez és ábrázolásához.
A 6. f o g l a l k o z á s vázlata és tevékenységi listája 1. A szervezés kulcskérdései
• a projektmenedzser megválasztása,
• a projektvezető megválasztása:
• a projekthez delegált személyek kiválasztása:
• a projekt és az anyaintézmény kapcsolódási pontjai:
• a projektben részt vevők helye, helyzete és kapcsola
tai:
• a kettős lojalitás problémái,
• feladat-, munka- és felelősségmegosztás;
• a csoporton belüli kommunikáció kialakítása, a kap
csolattartás módjai:
• koordinálás, ütemezés, alternatívák kezelése.
A projektmenedzsment eredménye és természetes közege a változás, ami kihat a szervezet egészére. A változások menedzselése ilyen dimenzióban is nagyon tanulságos.
2. A szervezet kialakítása
• meg kell határozni, hogy milyen és mennyi képzett munkaerő szükséges a feladat végrehajtásához;
• a meglévő lehetőségek számbavételével el kell készí
teni az emberi erőforrások szakmai leltárának mátrixa
it: 1. személyek-teendők, 2. munka-feladat megosztás mátrix, 3. feladat-felelősség mátrix.
A projekt kivitelezéséhez e mátrixok elemzésével kell megtalálni a legmegfelelőbb szervezeti megoldást, amely lehet
• lineáris (funkcionális) szervezet,
• projektorientált szervezet,
• mátrixszervezet vagy valamilyen vegyes megoldás.
Projektigazgató, projektmenedzser, projektkoordinátor, belső és külső munkatársak megválasztása, a kapcsola
tok kialakítása. Beszámolás - ellenőrzés (keltös lojalitás problémái).
3. A projekt menedzselése során felvetődött problémák elemzéséhez elkészítendő ok-okozati Ishikawa-diagram, és az okozathoz vezető okokat Pareío-d/agrammal is ábrázolni kell.
A két é v f o l y a m f e l a d a t m e g o l d á s a i b ó l v á l a s z t o t t r é s z l e t e k (1-2. melléklet) jól m u t a t j á k a c s o p o r t o k ö t l e t g a z d a g s á g á t , k e z d e m é n y e z ő k é s z s é g é t , igé
n y e s s é g é t és e g y ü t t m ű k ö d é s i k é s z s é g é t . O l y a n légkört sikerült t e r e m t e n i , a m e l y b e n jól t u d t u n k
„ e g y ü t t d o l g o z n i " . A kiírt f e l a d a t o k a t a c s o p o r t o k részint a h e l y s z í n e n , részint o t t h o n i m u n k á v a l o l d o t t á k m e g . M i n d e n határidőt k o m o l y a n v e t t ü n k , hiszen e z volt a t o v á b b l é p é s feltétele, n e m c s u p á n e g y m á s tisztelete és m e g b e c s ü l é s e . A z ó r a r e n d szerinti f o g l a l k o z á s o k o n a v e z e t ő t a n á r r a l lehetett u g y a n k o n z u l t á l n i a m e g o l d á s o k k e r e s é s e é r d e k é b e n , de m e g h a t á r o z ó a c s o p o r t m u n k a volt.
M i n d e n f e l a d a t o t rövid elméleti b e v e z e t ő indított el.
A m e g o l d á s o n v á l t o z ó n a g y s á g ú c s o p o r t o k b a n d o l g o z t a k a hallgatók. M i n d i g k ö z ö s e n , t e h á t a m e n e d z s e r s z a k o s o k és az i n f o r m á c i ó s t a g o z a t hallgatói e g y ü t t tettek ki egy csoportot, m e l y n e k tagjai a k e z d e t e k t ő l együtt d o l g o z t a k (és e g y m á sért). A f e l a d a t o t m e g h a t á r o z o t t idő alatt kellett v é g r e h a j t a n i . A f e l a d a t m e g o l d á s o k a t m i n d i g a c s o port m á s - m á s tagja ismertette. B e m u t a t h a t ó , m e g m u t a t h a t ó f o r m á b a n kellett az illusztrációs a n y a g o t p r e z e n t á l n i . E b b e n a m e n e d z s e r s z a k o s o k n a k m á r g y a k o r l a t u k volt, h i s z e n a z ezt m e g előző t a n u l m á n y i f é l é v b e n m á r d o l g o z t a k ilyen m e g o l d á s o k k a l . Ezek a hallgatók k o m o l y s e g í t s é get t u d t a k nyújtani i n f o r m a t i k u s s z a k o s társaiknak.
Így hát jól m ű k ö d ö t t a c s o p o r t d i n a m i k a és az e g y e n l ő t e h e r v i s e l é s , a z a z a f e l a d a t m e g o s z t á s . A c s o p o r t tagjai kialakították a k a p c s o l a t t a r t á s i s k o lán kívüli f o r m á j á t is, tehát - m o n d h a t n i - m ű k ö d ö t t a k ö z ö s s é g , é s é r d e m i t e l j e s í t m é n y t nyújtott.
A s i k e r e s m u n k a feltétele:
• az é r d e m i e l ő k é s z í t é s ,
• a s z a k m a i b i z t o n s á g m e g t e r e m t é s e ,
TMT 50. évf. 2003. 6 - 7 . sz.
• e g y m á s é r t é k e i n e k t i s z t e l e t b e n t a r t á s a ,
• a k ö l c s ö n ö s f i g y e l e m ,
• é r d e m i v i s s z a j e l z é s és o d a f i g y e l é s ,
• az é r v e k és á l l á s p o n t o k m é r l e g e l é s e ,
• a t e l j e s í t m é n y é r d e m i m é l t a t á s a .
A f é l é v e s m u n k a e r e d m é n y e k é p p e n az e g y e s c s o p o r t o k m e g l e h e t ő s e n t e r j e d e l m e s p r o j e k t d o k u m e n t á c i ó t készítettek. Ezt a s z o r g a l m i i d ő s z a k v é g é n , a v i z s g a m e g b e s z é l é s e előtt adta be m i n d e g y i k c s o port. A z é r t é k e l é s alapja az írásos a n y a g , illetve a c s o p o r t o k é v k ö z i t e l j e s í t m é n y e volt. K e r e t ü k b e n j ó m u n k a m o r á l alakult ki. A v i z s g a b e s z é l g e t é s e n arra is f é n y derült, milyen volt a b e l s ő c s o p o r t k o h é z i ó , ki m e n n y i t vállalt, és m i k é n t k a p c s o l ó d o t t be a k ö z ö s m u n k á b a .
Projektmunka mint a menedzselési technikák ismeretének próbája
A z e r e d e t i k o n c e p c i ó s z e r i n t a t a n t e r v b e n a p r o j e k t m e n e d z s e l é s t k ö v e t ő p r o j e k t m u n k á r a a m á s o d i k t a n é v z á r ó (4.) f é l é v é b e n k e r ü l t sor. E n n e k célja a tanult technikák fejlesztése és gyakorlása volt, n e m a s z a k d o l g o z a t k é s z í t é s e . H a a m e n e d z s e l é s a v a l ó r a váltás t u d o m á n y a , a p r o j e k t m e n e d z s e l é s i i s m e r e t e k e l m é l y í t é s é n e k , „ t u d a t o s í t á s á n a k " m e g kell t e r e m t e n i a t a n r e n d i feltételeit.
E z é r t volt s z ü k s é g e s - e l l e n ő r z ö t t f o r m á b a n - e g y g y a k o r l ó félév. A k o r á b b i t a p a s z t a l a t o k e z t i g a z o l t á k é s t á m a s z t o t t á k alá. A „projektmunka" a k k r e d i tált ( M T A T u d o m á n y o s M i n ő s í t ő Bizottság) t a r t a l m i t e m a t i k á j a a k ö v e t k e z ő .
1. A tantárgy általános célja
Az információs menedzserek számára modellálni egy projekt menedzselésének elvi és gyakorlati kérdéseit.
Végigkövetni a projektszerű működés feltételrendszerét egy konkrétan választott projekt esetében. Specifikus célok: felkészíteni a projektszerű működés menedzselé
sére a tervezési, szervezési és működési feltételek be
mutatásával.
2. Feltételezett t u d á s a n y a g , előképzettségi s z í n t Az általános és szervezetmenedzselési ismeretekre, az állandó üzemszerű működést biztosító technikák ismere
tére csakúgy építünk, mint a korábbi félév során kifejtett projektmenedzselési ismeretekre.
3. A tantárgy tartalma
A választott projekttéma menedzselése, kezdve a téma megválasztásának indoklásától, eljutva a kivitelezésig.
Végigkövetjük a fejlesztési szándékú kezdeményezések értékelési stratégiáit (brainstorming módszerek), illetve a pályázási rendszer adta lehetőségeket. A pályázatok ki
írásának figyelése, a dokumentáció kialakítása, értéke
lési politikák összevetése. Mit jelent a tender a könyvtári környezetben? A projekt megvalósításához szükséges
forráselemzés, költségvetés-készítés. Projektmene
dzser, projektvezető és a team megválasztásának érté
kelése. A projekt szervezetének kialakitása, munkamód
szereinek megválasztása. Az értékelés szempontjai.
A teljesítménymutató rendszer kialakítása. Vizsgálatok a projekt „bekapcsolására" a szervezet konkrét tevékeny
ségrendszerébe, az eredeti célok felülvizsgálata a szol
gáltatások minőségbiztosítása és a minőség emelése szempontjából. A félév egésze során hangsúlyosan szerepel a monitorozás, a jelentési kötelezettség rend
szere. Elszámolási kötelezettség a finanszírozó szerv, a fenntartó, illetve a könyvtáros/informátor szakma számá
ra.
Mivel a projektmunka gyakorlati jellegű, alakulása sok
ban függ a választott projekt jellegétől. Más és más technikákat igényel pl. a kölcsönzési nyilvántartás szá
mítógépi moduljának installálása, mást egy új szolgálta
tás projektjének menedzselése, így minden projektmun
ka nagy aktivitást feltételez a hallgatóktól, és állandó informálódást vár az oktatótól. Új és új technikák, mód
szerek kifejlesztését teszi szükségessé. A szóban forgó stúdiumnak nem célja a szakdolgozatok készítése, ha
nem egy projekt megvalósíthatóságának a gyakorlatban való végigkövetése. Konkrét projekt esetében ellenőrzé
si lehetőségként kínálkozik, hogy a projekt értékelésekor a könyvtári rendszer egy választott képviselőjével kon
zultáljunk, aki meghívásra részt vesz az értékelő bizott
ságban.
4. A t a n t á r g y o k t a t á s á n a k időterve A tárgy óraszáma: 48 óra
Félévigénye: 1 félév
5. Az é v k ö z i ellenőrzés m ó d j a
A közös munkában való részvétel alapja a félév végén értékelendő projektmegvalósithatósági tanulmány, amelyhez az ütemezésnek megfelelően feladatokat kell készíteni és beadni.
6. A s z á m o n k é r é s m ó d j a
A projekttanulmány elkészítésében való részvétel aktivi
tásra épül, munkájukért gyakorlati jegyet kapnak a hall
gatók.
7. A t á r g y e l ő i r t k ü l s ő szakmai gyakorlatai
Szakirodalom alapján tájékozódni kell tényleges projek
tek menedzseléséről, miközben feltétel különféle pro
jektmunkákban való konzultációs részvétel.
8. Használható s z a k i r o d a l o m jegyzéke
[Öttételnyi könyv és tanulmány, valamint az éppen kivite
lezendő projekt publikus dokumentumai, kutatási jelen
tései, munkaközi anyagai, amelyeket a hallgatók külön megkapnak.]
9. A t a n t á r g y t á r g y i szükségletei és ellátása
Tanterem, illetve számítógéphez jutás lehetősége. Gépi háttérre a projektmunka tartalmától függően az óraszám 30-35%-ában van szükség.
10. Tantárgyi v o n a t k o z á s ú t u d o m á n y o s e r e d m é n y e k , k u t a t á s o k követésének m ó d s z e r e
Elsősorban a szakirodalom megismerésével történik az újabb kutatások eredményeinek nyomon követése, külö
nös tekintettel az ún. szürke irodalomra.
Projektmunka akkor végezhető sikeresen, ha alkalman
ként az oktató személyzet is részt vesz (szakágazati
vagy országos méretű) kutatómunkában, ahogy ez a Tempus és a Phare projektekben megtörtént.
1 1 . A tárgy m i n ő s é g b i z t o s í t á s i módszerei, fejlesztési politikája
Hosszabb távon a szakirodalom rendszeres figyelésével, a tematika ellenőrzésével és átdolgozásával biztositható a minőség. Belföldi és külföldi tapasztalatcsere és mun
kakapcsolatok révén mód nyilik eredményeink összeve
tésére. A kollégákkal való konzultációnak sok módja lehet: vendégoktatók meghívása, tanulmányutak és tapasztalatcserék, távkonferenciák, kongresszusokon és konferenciákon való részvétel, aktív bekapcsolódás a szakma pályázati rendszerébe, segítségnyújtás a pályá
zatok megfogalmazásától az elbírálás kritériumainak megfogalmazásáig, szakmai folyóiratok szerkesztőbi
zottságaiban való részvétel.
12. Személyi feltételek
Egy főállású oktató, akinek projektmenedzselési gyakor
lata van, önálló kutatásokat folytat, hazai és nemzetközi teamek munkatársa.
A p r o j e k t m u n k a t e h á t ö n á l l ó c s o p o r t m u n k á t tételez fel. A c s o p o r t t a g o k ( e b b e n az e s e t b e n a m e n e d z s e r s z a k o s hallgatók) az első f o g l a l k o z á s a l k a l m á v a l írásban k a p t á k m e g a f e l a d a t o t (3. mellék
let) M i n d e n a l k a l o m m a l k o n z u l t á l h a t t a k a v e z e t ő tanárral, illetve k é r h e t t e k k o n z u l e n s t , ha úgy t a l á l ták, hogy s z ü k s é g van rá. A f e l a d a t o t a t a n u l m á n y i félév v é g é i g kellett m e g o l d a n i , és írásban (vagy g é p i f o r m á b a n ) b e n y ú j t a n i . A n n a k é r d e k é b e n , h o g y a t. O l v a s ó k k é p e t k a p j a n a k a f e l a d a t m e g o l d á s o k i g é n y e s s é g é r ő l , a 4. mellékletben b e m u t a t j u k az e g y i k p r o j e k t m u n k a részletét. (A k i é r t é k e l é s e n m i n d e n c s o p o r t t a g r é s z t vett, é s é r d e m i vita f o r m á j á b a n fejtette ki v é l e m é n y é t . )
A könyvtári és információs menedzserképzés tanulságai
A r e f o r m t a n t e r v b e n m e g h i r d e t e t t h á r m a s s z a k i r á n y l e h e t ő s é g e t nyújtott a r r a , hogy a m á s o d d i p l o m á s k é p z é s s z a k o s í t o t t á váljék. A m e n e d z s e r k é p z é s g o n d o s a n k i m u n k á l t k o n c e p c i ó a l a p j á n k é s z ü l t [11], a b e v e z e t ő f é l é v u t á n i h á r o m félévre o s z t v a s z é t a k í n á l h a t ó i s m e r e t e k körét. E b b e b e l e t a r t o zott a z á l t a l á n o s m e n e d z s e l é s i i s m e r e t e k mellett a f o r r á s g a z d á l k o d á s , a k a p c s o l a t - és p i a c é p í t é s m a r k e t i n g s z e m l é l e t e c s a k ú g y , mint a m i n ő s é g m e n e d z s m e n t és a p r o j e k t e k m e n e d z s e l é s e .
Két é v f o l y a m k a p o t t a „ m e n e d z s m e n t e s " k é p z é s n y o m á n d i p l o m á t , és e m e l l e t t n a g y s z e r ű m u n k a c s o p o r t o k is létrejöttek. így s o k k a l többet lehetett
„bejárni" az „előkészített" g o n d o l a t o k b ó l , m i n t azt r e m é l n i lehetett. A h a l l g a t ó s á g nagy é r d e k l ő d é s s e l
és ö n t e v é k e n y m u n k á v a l segítette az e g y ü t t l é t e ket.
A k ö z g a z d a s á g b a J. A. Schumpeter ( 1 9 3 9 ) v e z e t t e be az innováció f o g a l m á t , p o n t o s a n definiálva k ü l ö n b s é g e t a s z e r v e z e t (vagy i n t é z m é n y ) a d t a fizikai feltételek és a kreativitás, belső s z e m é l y i s é g j e g y e inkből a d ó d ó k é s z t e t é s között. A hallgatóság t ö b b s é g e j ó l é r z e t t rá arra a k ü l ö n b s é g r e , a m i t a p r o j e k t m e n e d z s e l é s logikája á l l a n d ó a n kínál, hogy ti.
m i m ú l i k rajtunk, a m i k e z d e m é n y e z ő k é s z s é g ü n k ö n , illetve h o g y a n kell a feltételeket m e g t e r e m t e n ü n k a s z ü k s é g e s v á l t o z á s o k h o z . A v á l t o z á s igé
n y e u g y a n i s b e n n ü n k v a n , a külső f e l t é t e l r e n d s z e r p e d i g b i z o n y o s m é r t é k i g alakítható.
A s z e r z ő „ m a g á n v a l l o m á s a " : a t é m á b a és realizá
l á s á b a b e f e k t e t e t t h á r o m e s z t e n d ő jó m u n k a volt é s s i k e r e s , s o k a t d o l g o z t u n k . K ö s z ö n ö m , hogy részt v e h e t t e m b e n n e , és s a j n á l o m , hogy b e f e j e ződött. A z a c é l , h o g y e m e l j ü k a m e n e d z s e l é s i intelligencia s z í n v o n a l á t , ilyetén m ó d o n teljesült.
Didaktikai c é l k i t ű z é s e i n k e t illetően b e b i z o n y o s o dott: m ű k ö d i k a „ c s o p o r t o s alkotás", ha i g é n y e s a z e l ő k é s z í t é s , j ó a i é g k ö r é s a s z a k m a i irányítás.
I r o d a l o m
[1] SÁNDORI Zsuzsanna: Mi a tudásmenedzsment?
1-2. r. = Könyv, Könyvtár, Könyvtáros, 1 1 . köt. 2.
SZ. 2002. p. 13-29., 3. sz. p. 38-47.
[2] POLANYI Mihály: Személyes tudás. Úton egy posztkritikai filozófiához. Bp , Atlantisz K., 1994.
I3] MACHLUP, Fritz: Semantic quirks in studies of information. New York, Wiley, 1983. 644 p.
[4] BOBOKNÉ BELÁNYI Beáta: Könyvtárvezetési és menedzselési ismeretek az ELTE BTK Könyvtár
tudományi-Informatikai Tanszékén. = TMT, 44. köt.
12. SZ, 1997. p. 4 5 5 - 4 6 3 .
[5] CLELAND, D I.: Project management. Strategic design and implementation. 2. ed. New York, McGraw-Hill, 1994. p. 18.
[6] BOBOKNÉ BELÁNYI Beáta: A projektmenedzs
ment és oktatása. = TMT, 47. köt. 6 - 7 . sz. 2000. p.
2 6 0 - 2 7 1 .
[7] BOBOKNÉ BELÁNYI Beáta: Nyitott napok az ELTE-n. = Könyvtári Levelezö/lap, 11. köt. 1. sz.
1999. p. 13-15.
PÁLVÖLGYI Mihály: Információmenedzsment Phare projekt (1996-98) és tanulságai. = Könyv, Könyvtár, Könyvtáros, 8. köt. 6. sz. 1999. p. 10¬
27.
[8] GÁNCSNÉ NAGY Erzsébet: Projektmenedzsment, pályázatkészítés angol mintára, angol nyelven. = TMT, 44. köt. 4. sz. 1997. p. 474-476.
[9] HITT, W. D.: Mestervezetö. Bp., OM1KK, 1990 p.
208.
TMT 50. évf. 2003. 6 - 7 . sz.
[10] CSÁNYI Vilmos: Az emberi természet. Humáneto
lógia. A csoport mint .szuperorganizmus". Bp..
Vince K.. 1999. p. 1 3 3 - 1 4 1 .
[11] JOHNSON, lan M.: Challenges in developing professionals for the „information society" and somé responses by the British schools of librarianship and information studies. = Library Review, 47. köt. 3. sz. 1998. p. 152-159.
BROWEN, Jones et a L Staff in the New Library, skill needs and learning choices. 1999. British Library Board. London, 238 p. /British Library Research and Innovation Report 152./
[12] ABBOT, Christine: Könyvtári és információs szol
gáltatások teljesitménymérése. 8p., OSZK, 1998.
64 p. /Aslib Menedzsment-füzetek/
[13] BOBOKNÉ BELÁNYI Beáta: Kultúrmenedzsment könyvtári és információs szervezetek vezetőinek.
8. fejezet. Projektmunka - a projektszerű működés jellemzői. Bp., Typotex K , 2001. p. 103-114.
[14] COHRAN, J . Wesley: Time management hand- book for libraries. New York etc. 1992. 139 p. /The Greenwood Library Management Collection/
[15] CSATH Magdolna: Stratégiai változásmenedzs
ment. Bp., Aula, 2001. 225 p.
[16] GÖRÖG Mihály. Bevezetés a projektmenedzs
mentbe. 3. átdolg. kiad. Bp., Aula, 1999. 326 p.
[17] GÖRÖG Mihály: Általános projektmenedzsment. 2.
jav. kiad. Bp., Auia, 1999.193 p.
[18] HAYES, Róbert M.: Strategic management for academic libraries. a handbook. Westport, Conn.
1993. 240 p. /The Greenwood Library Manage
ment Collection/
[19[ PÁLVÖLGYI Mihály - BOBOK Beáta: Information management programme via the Distance Learn
ing Scheme. = FID News Bulletin, 47. köt. 1. sz.
1997. p. 32-37. Magyar megjelenés: Könyv, Könyvtár, Könyvtáros, 8. köt. 6. sz. 1999. p. 10¬
17.
[20] SKALICZKI Judit - ZALAINÉ KOVÁCS Éva: Minő
ségmenedzsment a könyvtárban. Veszprém - Bp., 2 0 0 1 . 1 9 3 p.
[21] STUEART. Robed D.: Preparing information professionals for the next century. = Education for Information, 16. köt. 3. sz. 1998. p. 2 4 3 - 2 5 1 . 1. melléklet
Az e g y i k é v f o l y a m által felvett p r o j e k t m u n k a t é m á k listája
Brainstotming, vagyis az Ötletroham eredményeképpen megfogalmazódott lehetőségek:
1. DVD technológia mint szolgáltatásfejlesztési lehető
ség bevezetése
2. Könyvtári honlap készítése
3. Közhasznú adatbázis kiépítése, különös tekintettel az EU-s tájékoztató iroda működésére
4. Könyvtár (vagy könyvtári részleg) költöztetése
5. „Az olvasás éve" rendezvénysorozathoz kapcsolódó irodalmi estek szervezése a városi könyvtárban
6. Könyvtári bútorzat felújitása kistelepülésen.
2. melléklet
J ö v ő k é p és a c é l r e n d s z e r meghatározása
Az egyik évfolyam hat munkacsoportot alakított az alábbi témakörökben kidolgozandó projektekhez:
1. csoport: Térítéses internetes szolgáltatás bevezetése városi könyvtárban.
Jövőkép: a tudás társadalmának szolgálatával egy 50-60 ezer lakosú város közkönyvtárának tekintélyét növelni.
Célrendszer: a szolgáltatás helyének kialakítása: a hu
mán erőforrások hatékony használata: műszaki, techni
kai feltételek biztosítása (pályázás).
2. csoport: Közhasznú információs szolgáltatás beveze
tése. Ki kicsoda Matyóföldön.
Jövőkép: a szolgáltatásíadattár} segítségével növelni a könyvtári munka fontosságának tudatát a város tanulóif
júságában.
Célrendszer: számítógépi feltételek megteremtése, hon
ismereti adatbázis kialakítása, a feladatköri ellátó mun
katárs kiképzése, meglévő dokumentumok digitalizálása, akció helytörténeti gyűjtemény bővítésére, források feltárása.
3. c s o p o r t témája vitatott:
1. variáció: Két katonai főiskola állományának egyesíté
se.
Jövőkép: korszerű NATO-kompatíbilis információs rend
szer és könyvtár kialakítása.
Célrendszer: a fizikai szállíthatóság megtervezése, az épület alkalmassá tétele könyvtári célokra.
2. variáció: EU-s szolgáltatópont kialakítása.
4. c s o p o r t : Multimédiás használói munkaállomások ki
alakítása.
Jövőkép: korszerű feltételek között hatékony információ
szolgáltató könyvtár működtetése.
Célrendszer: technikai feltételek biztosítása, úm. a mun
kaállomások helyének kijelölése, a szolgáltatást biztosító személyzet képzése, a lehetséges felhasználók körének feltérképezése és képzése, megfelelő CD-ROM állo
mány beszerzése.
5. c s o p o r t : Integrált könyvtári rendszer bevezetése a .Légvári könyvtárban".
Jövőkép: a közösséget jól kiszolgáló rendszer működte
tése az Országos telematikai rendszerhez kapcsolódva.
Célrendszer: számítógépes katalógus elkészítése, gépi kölcsönzéshez nyilvántartási modul kialakítása, a web OPAC ínternetelérhe tőség ének biztosítása, retrospektív konverzió megszervezése,
6. c s o p o r t : Az olvasás éve egy városi könyvtárban.
Jövőkép: a könyvtár közösségi szerepének gazdagítá
sával szolgálni az olvasás mint információszerzési forma népszerüsitését.
Célrendszer: irodalmi kávéház szervezése, művészeti kiállítások, rejtvényfüzet gyerekeknek, író-olvasó találko
zók, nyári olvasótábor, ajánló bibliográfia, hangverse
nyek, rádió- és tv-műsorok segítése stb.
3. melléklet
Feladatkiírás a p r o j e k t m u n k á h o z
Az elözö félév közös munkájának eredményeképpen elkészüllek a projekttervek és a dokumentáció egy ré
sze.
Adatelemei: az intézmény jövőképe, a projekttéma meg
határozása és az intézmény célrendszerébe illesztése, az intézmény helyzetelemzése a projekt céljai tekinteté
ben,
PEST-, SWOT-elemzés és értékelése,
erőforrás-elemzés (a költségvetés és egyéb ráfordítási igények megtervezése),
munkaerő-szükséglet becslése, projektteam alakítása (feladat- és munkamegosztás a csoporton belül),
szervezési és szervezeti kérdések - az érdemi együtt
működés kialakítása.
a projekt értékelésének szempontjai és mutatói: a siker
tényezők és teljesítménymutatók meghatározása, a félévben elvárás az öntevékeny és önálló munka az egyes csapatoktól.
Félévi feladat: egy választott szolgáltatás (vagy egyéb könyvtári tevékenység) minőségbiztosítási rendszerének kialakítása.
A minőségbiztosítás alapja a „szolgáltatási minőség hurok" (tervezés, szolgáltatástervezés, marketing), amely a használó igényeinek kielégítését szolgálja. Te
rületeit az ISO 9000-es családra épitö MSZ szabvány
együttes tartalmazza. Mennyiségi és minőségi mutatók együttes használatával kell kielemezni, melyek azok a lényeges pontok, termékek vagy tevékenységek, ame
lyeknek minősége meghatározó módon befolyásolja az egész projektet. Létre kell hozni a minőségügyi szerve
zeti egységet, illetve végiggondolni, hogyan határozha
tók meg az egyes mutatók a minőség biztosítása szem
pontjából.
4. melléklet
Részletek az Információs Menedzserek c s o p o r t j á n a k f e l a d a t m e g o l d á s á b ó l
Készítették: Bujdosóné Dani Erzsébet, Kuslits László, Lörincz Henrietta, Mándl Gyula, Mecsehné Doktor Rozá
lia, Nagy Andrea, Nagy Zsuzsanna, Szabó Erika, Szenttamásinó Klupács Eszter
A közhasznú információszolgáltatás minőségének mérése
Intézményünk a projekttervben megfogalmazott célok mentén elvégezte a „közhasznú adatbázis" kiépítését.
Az adatbázisra építve megkezdte a közhasznú informá
ciószolgáltatást. Az elkészült rendszert folyamatosan bóvitjük és frissítjük, hogy naprakész információt tudjunk szolgáltatni a felhasználóknak. Hat hónap telt el a szol
gáltatás elindítása óta, és megállapíthattuk, hogy a könyvtárhasználók többsége élénk érdeklődést mutat az új szolgáltatás igénybevétele iránt.
Az űj szolgáltatás bevezetésének és folyamatos műkö
désének vizsgálatára munkacsoportot hoztunk létre.
Célkitűzései a következők:
• a felhasználók igényeinek megismerése (igényvizsgá
lat, kérdőív);
• a szolgáltatás minőségének, mértékének meghatáro
zása (szempontrendszer, teljesitménymutató):
• a kapott eredmény felhasználása a szolgáltatás bőví
tése és biztosítása érdekében.
A kérdöives módszerrel célunk egy adott szolgáltatás, jelen esetben a közhasznú információszolgáltatással kapcsolatos elégedettség/elégedetlenség meghatározá
sa. Mivel a használók véleménye szubjektív, ezért ezt a mutatót a közeljövőben másokkal kell kiegészíteni. Ilyen eszköz a könyvtárosok által vezetett adatgyűjtő lap.
amelynek eredményeit összevetjük a kérdöiv eredmé
nyeivel.
A kérdések típusai Összes
Törvény, jogszabály önkormányzati információ Adózás
Egészségügy Helytörténet Szociális ügyek Oktatás, továbbképzés Munkaügy
Kultúra
Vállalkozási ismeret Sajtófigyelés Egyéb
A szolgáltatás minőségének meghatározásában figye
lembe vesszük a megbízhatóságot, fogékonyságot, hozzáértést, hozzáférést, előzékenységet, kommuniká
ciót, bizalomgerjesztést, biztonságot, az ügyfél ismeretét és a kézzelfog hatóságot a SERVQUAL módszer alap
ján.
KÉRDŐÍV
Könyvtárunk közhasznú infomiációszolgáltatásának minőségét mérjük ezzel a kérdőívvel. Kérjük, hogy a kérdöiv kitöltésével segítse munkánkat. A kérdésre adott választ aláhúzással jelölje, hacsak azt másképp nem kérjük.
1. Honnan szerzett t u d o m á s t szolgáltatásunkról?
Barátja, Könyvtári marketing- Könyvtári tag ismerőse anyagokból (tv. helyi
ajánlotta sajtó, szórólap)
2. A m i k o r a k ö n y v t á r u n k b a beiratkozott, a könyvtár
ról szóló tájékoztatóban szolgáltatásaink között a közhasznú információszolgáltatás is szerepelt.
Igénybe vette-e már ezt a szolgáltatást?
Igen Nem
TMT 50. évf. 2003. 6 - 7 . sz.
3. Kérdéséve! e l ő s z ö r hozzánk f o r d u l t , vagy már p r ó b á l k o z o t t m á s h o l megszerezni a szükséges i n f o r m á c i ó t ?
Igen Nem
4. M u n k a t á r s a i n k a t „ m e g s z ó l i t h a t ó n a k " érzi? Szíve
sen válaszolnak, ha kérdésével hozzájuk f o r d u l ? Igen Nem
5. Munkatársaink i s m e r i k az Ön által alkalmazott s z a k m a i t e r m i n o l ó g i á t ? Ha n e m , a k k o r elegendő idő alatt utánanéztek-e?
Igen Nem
6. E l ő f o r d u l , hogy m u n k a t á r s u n k segítségével f o g a l mazzák meg kérdéseiket, és e g y ü t t keresik a megfe
lelő i n f o r m á c i ó t ?
Igen Előfordul Nem 7. Elégedett a kérdés átfutási idejével?
Igen Nem 8. Kielégítő volt a válasz?
Igen Részben Nem 9. Milyen c é l b ó l vette i g é n y b e a k ö z h a s z n ú informá
c i ó s z o l g á l t a t á s t ?
• Egyéni érdeklődés
• Munkahelyi, szakmai kötelezettség
• Továbbképzés, tanulás
• Szabadidő
• Egyéb (kérjük, határozza meg):
10. Milyen t é m á k b a n keresett m á r i n f o r m á c i ó t ?
• Törvények és általános jogszabályok
• Helyi Önkormányzati információ
• Adózás
• Vállalkozási ismeret
• Egészségügy
• Helytörténet
• Szociális ügyek
• Oktatás, továbbképzés
• Munkaügy
• Kultúra
• Sajtófigyelés
• Egyéb (kérjük, határozza meg):
1 1 . Milyen t í p u s ú i n f o r m á c i ó r a vagy szolgáltatásra v o l t s z ü k s é g e ?
• Adat, konkrét kérdés
• Mit hol talál meg
• Felviiágositás
• Csak tájékozódott
• Fénymásolást vagy másolatot kért
• Egyéb (kérjük, határozza meg):
Kérjük, írja ide, mire keresett ma választ:
12. A k k o r is igénybe v e n n é a szolgáltatást, ha téríté
s e s lenne?
Igen Lehet Nem 13. Tapasztalatai alapján visszatér-e a könyvtárba, illetve szolgáltatásunkat ajánlja-e m á s o k n a k ?
Igen Nem Köszönjük a segítségét!
A kérdőívben beérkezett válaszok feldolgozásának mód
j a :
S z e m p o n t
A használók véleménye a szolgáltatásról Tájékoztatási szolgáltatás
Hatékonyság T e l j e s í t m é n y m u t a t ó
• A használói elégedettség mértéke
• A célközönségből a könyvtárat használók százalékos aránya
• Az egy főre jutó információszolgáltatások száma
• Az egy használóra jutó költség összege
• Az olvasói rétegek aránya (foglalkozás szerinti csopor
tosítás)
• A pontos válaszadás aránya
• Látogatás/használó/év
• A válaszadás átfutási ideje Beérkezett: 2003. II. 21-én.
18. századi nagy könyvtári állomány digitalizálása
A T h o m s o n L e a r n i n g c é g b u s i n e s s r é s z l e g e , a G a l e A 18- század, a világ l e g n a g y o b b régi k ö n y v g y ű j t e m é n y e digitális k i a d á s á r a k é s z ü l . E p r o j e k t k e r e t é b e n a z 1 7 0 1 és 1 8 0 0 k ö z ö t t n y o m t a t o t t c s a k n e m 1 5 0 0 0 0 a n g o l n y e l v ű k ö t e t e t t e s z i h o z z á f é r h e t ő v é a w e b e n 2 0 0 3 - b a n . A British Library- vel é s m á s nagy k u t a t ó k ö n y v t á r a k k a l e g y ü t t m ű k ö d é s b e n a G a l e t ö b b mint 12 0 0 0 t e k e r c s mikrofil
m e t s z k e n n e l , a m e l y e k 2 0 millió, s z ö v e g k e r e s é s re is a l k a l m a s oldalt e r e d m é n y e z n e k az i n t e r n e t e n . A
18. s z á z a d i digitális k i a d v á n y s o r o z a t t á r g y k ö r ö k szerinti k a t e g ó r i á k b a n lesz e l é r h e t ő h á r o m év alatt.
A z első k i a d v á n y o k a t ö r t é n e l e m és a földrajz k a t e g ó r i á b a n j e l e n n e k m e g .
T o v á b b i i n f o r m á c i ó : w w w . g a l e . c o m
/ I n f o r m a t i o n W o r l d Review, 187. sz. 2003. január, p. 4./
(R. P.)
