A MISKOLCI EGYETEM

(1)

A MISKOLCI EGYETEM

HIVATALOS KÜLFÖLDI UTAZÁSOK ÉS VENDÉGFOGADÁSOK SZABÁLYZATA

Miskolc, 2020.

(2)

7.9. sz. Egyetemi szabályzat

A MISKOLCI EGYETEM HIVATALOS KÜLFÖLDI UTAZÁSOK ÉS VENDÉGFOGADÁSOK SZABÁLYZATA

AMISKOLCI EGYETEM SZENÁTUSÁNAK

16/2020. SZ. HATÁROZATA

Készült 8 példányban

A1 sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.

(3)

Kiadásért felelős: Rektor Kiadja a Miskolci Egyetem ME Sokszorosító Üzeme

Nyomdaszám: Re-… /2020. ME Miskolc-Egyetemváros, 2020.

A szabályzat gondozásáért felelős: tudományos és nemzetközi rektorhelyettes

(4)

MISKOLCI EGYETEM

A Miskolci Egyetem Hivatalos Külföldi Utazások és Vendégfogadások Szabályzata

Oldalszám: 5

Változat száma: A1

Tartalomjegyzék

Fejezet-

szám F e j e z e t c í m Oldal

szám

Változat szám

Bevezetés dátuma

I.

II.

III.

IV.

V.

VI.

VII.

VIII.

IX.

Általános rendelkezések Napidíj

Szállásdíj Útiköltség Részvételi díj

Egyéb rendelkezések

Külföldi ösztöndíjas tanulmányútra történő utazás Külföldi vendégek fogadása

Záró rendelkezések Vonatkozó jogszabályok Mellékletek

1 2 3 3 4 4 5 5 6 7 8

(5)

Oldalszám: 1

I. fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.§

(1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed:

a) az Egyetem közalkalmazottaira, az egyetemmel egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyekre,

b) az Egyetem azon hallgatóira, akik az Egyetemmel megbízási vagy hallgatói munkaszerződést, doktorandusz szerződést kötnek, továbbá akik pályázati forrás terhére az Egyetem szervezésében utaznak külföldre.

(2) A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed:

a) külföldi kiküldetésekre,

b) az alapító okiratban meghatározott tevékenységekkel kapcsolatos hivatalos külföldi utazásokra,

c) alkalmazotti, hallgatói érdekképviseleti tevékenység ellátásával kapcsolatos hivatalos külföldi utazásokra,

d) együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolatra, külföldi szakmai konferencián és kiállításon való részvételre,

e) külföldi tanulmányútra,

f) pályázat útján elnyert szakmai célú külföldi utazásokra.

(3) Külföldi kiküldetés: magánszemélyeknek a jövedelme megszerzése érdekében, ill. a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás

(4) A nemzetközi utazásszervezés a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó kiemelt terméknek minősül. A nemzetközi utazásokkal és külföldi vendégek fogadásával kapcsolatos alábbi tételek beszerzése a központosított közbeszerzési portálon keresztül történik, amelynek használatára a Tudományos és Nemzetközi Rektorhelyettesi Titkárság (továbbiakban: TNRT) munkatársa, az intézményi nemzetközi utazásszervező (továbbiakban: NUSZ) jogosult. Ide sorolandó:

 Hagyományos és diszkont repülőjegy és kapcsolódó szolgáltatások.

 Nemzetközi utazáshoz kapcsolódó termékek és szolgáltatások (így különösen:

szállás, nemzetközi busz- és vasúti jegy, hajó- és kompjegy, utazáshoz kapcsolódó biztosítások, repülőtéri transzfer-szolgáltatások, vízumügyintézés, autóbérlés, konferencia regisztrációval kapcsolatos szolgáltatás).

Egyénileg ezeket a szolgáltatásokat beszerezni, ezekre a szolgáltatásokra utólag elszámolást benyújtani nem lehet.

(5) A hivatalos külföldi utazás engedélyeztetésének, valamint a nemzetközi utazáshoz kapcsolódó termékek és szolgáltatások beszerzésnek a folyamatát a 8. mellékletben szereplő ábra szemlélteti.

(6) A hivatalos külföldi utazást és vendégfogadást az Egyetem magasabb vezető beosztású alkalmazottai és a rektori irányítás alá tartozó gazdálkodási egységek vezetői esetén a rektor, a kancellár irányítása alá tartozó gazdálkodási egységek vezetői esetében a kancellár engedélyezi. A szabályzat hatálya alá tartozó más személyek esetén a rektor, illetve a kancellár – mint a munkáltatói jogkör gyakorlói – az engedélyezési jogot a gazdálkodási egységek vezetőire átruházzák.

(6)

Oldalszám: 2

(7) Hivatalos külföldi utazások és vendégfogadások esetén a kancellár – amennyiben nem engedélyező – a kiküldött, illetve a vendégfogadó beosztására tekintet nélkül, egyetértési jogot gyakorol.

(8) Az egyetértési jog gyakorlása előtt a kancellár az engedélykérelmet átadhatja szakmai véleményezésre a rektorhoz.

(9) A 1. sz. mellékleten szerepelnie kell a közvetlen munkahelyi vezető aláírásának is. A költségek fedezetének forrását és a kifizetés jogcímét meg kell jelölni és az SAP- rendszerben előírt dokumentumokat (kötelezettségvállalási dokumentumok) csatolni kell.

Mellékelni kell továbbá a rendezvény, program, illetve a meghívás dokumentációját, valamint az utazás – 3. sz. mellékletben foglalt kritériumoknak megfelelően elkészített – szöveges indoklást is. Az aláírt engedélykérelmet az utazó a TNRT-re küldi el. Az ügymenetből fakadóan sürgőssé váló esetben a NUSZ elektronikusan is megkérheti az eszközfoglalási dokumentumo(ka)t a Pénzügyi és Számviteli Osztálytól (továbbiakban PÜSZ), valamint a Humángazdálkodási Osztálytól (továbbiakban HGO).

(10) Minden esetben az utazó felelőssége az utazáshoz felhasználni kívánt úti okmány érvényessége, az adatlapon szereplő adatok úti okmánnyal történő egyezősége, valamint a célországgal kapcsolatos beutazási feltételek ismerete és azoknak való megfelelés.

(11) A 1. sz. melléklet nem időben – ajánlottan az utazást megelőző 15 munkanappal – való beérkezése, valamint hiányos, pontatlan vagy nem egyértelmű kitöltéséből adódó nehézségekért a TNRT-t felelősség nem terheli. Ez utóbbi esetben az 1. sz. kérelem hiánypótlásra visszaküldésre kerül a kérelmezőhöz.

(12) A központosított közbeszerzés hatálya alá nem tartozó tételek (így például: napidíj, saját gépjármű használata) elszámolásánál kancellári egyetértés esetén a Humángazdálkodási Osztály számfejtése és a Pénzügyi és Számviteli Osztály érvényesítése után az utazó, illetve a vendégfogadó forintban kapja meg az általa megelőlegezett összeget. Az utazás, illetve vendégfogadás utólagos engedélyezésére nincs mód, az engedély nélkül felmerült költségek az utazót, illetve a vendégfogadót terhelik.

(13) Projektek esetében a projektszerződés határozza meg az utazásra fordítható keretet.

Projektből történő utazásnál a pénzügyi adatok és a felhasználási jogcím helyességéért a projektvezető felelős.

II. fejezet NAPIDÍJ

2. §

(1) A napidíjra jogosultak körét, kifizetésének feltételeit, továbbá a napidíj mértékét rektori- kancellári utasítás szabályozza. A kiküldött részére a napidíj mint bér szerinti juttatás utólagos elszámolása a külföldi kiküldetés záró napját megelőző hónap 15. napján (amennyiben az nem munkanapra esik, úgy az azt megelőző utolsó munkanap) érvényes hivatalos MNB-árfolyamon történik.

(7)

Oldalszám: 3

III. fejezet SZÁLLÁSDÍJ

3.§

(1) A külföldi szállás nemzetközi utazásszervezési, központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó kiemelt terméknek minősül. A központi közbeszerzésen keresztül az előírt fizikai feltételeknek megfelelő ajánlat beérkezésének hiányában a saját kereséssel talált javaslatot a központi közbeszerzési partnerek számára passzív foglalásnak minősülő ajánlatkérési felhívással továbbítja a NUSZ.

(2) A központosított közbeszerzésben megrendelt külföldi szállás igénybevétele esetén az esetlegesen a helyszínen, az utazó által fizetett idegenforgalmi adó utólag, a Miskolci Egyetem nevére és címére kiállított számla ellenében elszámolható. Projektek esetében az elszámolás mindig a projektek előírásaihoz igazodik.

IV. fejezet ÚTIKÖLTSÉG

4.§

(1) A hivatalos külföldi utazáshoz – a 4. számú melléklet alapján – nem egyetemi tulajdonú gépjármű is igénybe vehető, melynek hivatalos célú használatát a hivatalos külföldi utazás engedélyezésével egyidejűleg kell kérni. A kérelemhez csatolni kell a külföldre is érvényes felelősségbiztosítási fedezet fennállását igazoló dokumentumot (biztosítási kötvény, zöldkártya), illetve a forgalmi engedély és a törzskönyv másolatát.

(2) Abban az esetben, ha a gépjármű az utazó, vagy Ptk. által meghatározott közeli hozzátartozójának tulajdonában, illetve használatában van – ekkor az utazó az üzembentartó – az üzemanyagköltség mellett az üzemeltetési költség (kopásköltség) is elszámolható. Ha az utazó nem a saját, vagy közeli hozzátartozójának tulajdonában lévő gépjárművet használja, úgy csatolni kell a gépjármű használatát engedélyező nyilatkozatot, s ebben az esetben csak az üzemanyagköltség számolható el. Mindkét esetben kötelező csatolni egy legalább teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazást a kérelemhez.

(3) Az üzemanyagköltség és az üzemeltetési költségtérítés kiszámításánál a vonatkozó hatályos jogszabályban foglaltak az irányadók (a Szabályzat kibocsátásakor aktualizált 60/1992. (IV.

1.) Korm. rend szerinti normák).

(4) A gépjárműhasználaton és az egyéb központosított közbeszerzésen kívüli – esetlegesen felmerülő – külföldi útiköltség (érkezéskor és elutazáskor a pályaudvar/repülőtér és a szálláshely közötti egyéni megoldású utazás költsége) – a fedezeti forrástól függetlenül – kizárólag az Egyetem nevére és címére kiállított számla/bizonylat alapján számolható el a (6) bekezdés rendelkezéseire tekintettel.

(5) Az útiköltség forintban számolható el. Az esetleges átváltási árfolyam az elszámolás utazó általi lezárásának napja. Amennyiben egyes projektekben a vendégfogadásnál személygépkocsival történik az utazás, úgy a forintos bankszámlával nem rendelkező vendég részére más devizában is kifizethető a költség a hatályos dokumentumok megléte esetén.

(8)

Oldalszám: 4

(6) Külföldön a célállomás helyszínére történő utazás történhet tömegközlekedési eszközzel, vagy taxival is. Tömegközlekedés esetén az elszámolás alapja a jegy, taxi esetében pedig az Egyetem nevére és címére kiállított számla, vagy az adott ország gyakorlata szerinti bizonylat.

(7) A külföldi kiküldetés során külföldön felmerülő autópályadíj és a parkolási díj számla vagy a befizetést igazoló szelvény birtokában elszámolható, amennyiben a pénzügyi fedezet azt lehetővé teszi.

V. fejezet RÉSZVÉTELI DÍJ

5.§

(1) A részvételi díj a központosított közbeszerzésben megjelölt nemzetközi utazáshoz kapcsolódó szolgáltatásnak minősül. Ennek értelmében a hivatalos külföldi utazás egyéb vonatkozó tételeinek megfelelően történik a kezelése.

VI. fejezet

EGYÉB RENDELKEZÉSEK 6.§

(1) Az utazás/vendégfogadás elmaradásának tényét az utazó/fogadó írásban köteles haladéktalanul bejelenteni a munkahelyi és az engedélyező vezetőnek, továbbá a TNRT-nek.

Ennek másolatát a TNRT megküldi a Kancellária Hivatalnak és a PÜSZ-nek tájékoztatás és a szükséges intézkedések céljából.

(2) Az utazónak a hivatalos külföldi utazásból történő hazatérést követően mielőbb, de legkésőbb 30 munkanapon belül el kell számolnia. Az elszámoláshoz a 6. sz. mellékletet kell kitölteni, és az esetleges eredeti bizonylatokkal – fordítással ellátva –, valamint a 3. sz.

melléklet alapján elkészített beszámolóval együtt a TNRT-re kell leadni.

(3) A költségelszámolást a NUSZ, a szakmai beszámolót az engedélyező ellenőrzi.

(4) A kancellári egyetértéssel lezárt és a TNRT-re visszaküldött dokumentumokat a NUSZ megküldi a HGO és/vagy a PÜSZ részére. A pénzügyi elszámolás során esetlegesen keletkező különbözet pénzügyi rendezése a PÜSZ feladata.

(9)

Oldalszám: 5

VII. fejezet

KÜLFÖLDI ÖSZTÖNDÍJAS TANULMÁNYÚTRA TÖRTÉNŐ UTAZÁS 7.§

(1) Külföldi ösztöndíjas tanulmányúton résztvevőnek minősül az a magánszemély, aki állam- és kormányközi egyezmény, magyar állami ösztöndíj, külföldön működő magyar intézményben rendelkezésre álló tanulmányi lehetőség, magyar intézmény külföldi féllel kötött külön megállapodása alapján, illetve nemzetközi szervezet vagy más hazai illetve külföldi szerv által biztosított keretből, nemzetközi szervezetnél vagy külföldi szervnél, pályázat elnyerésével vagy megbízás alapján – magánkezdeményezésre – részesül ösztöndíjban.

(2) Az engedélyezett tanulmányút időtartamára az Mt 55. § (1) bek. j) pontja alapján mentesül az ösztöndíjas a munkavégzési kötelezettség alól. Az ösztöndíjas tanulmányútra egyebek mellett a Kollektív Szerződés rendelkezései az irányadóak.

(3) Ösztöndíjas tanulmányút esetén napidíj nem igényelhető.

(4) Az ösztöndíjas tanulmányút 90 napot meg nem haladó időtartamára az ösztöndíjast távolléti díj illetheti meg. A ösztöndíjas tanulmányút esetén a 7. sz. melléklet szerinti Távolléti kérelem elkészítése is szükséges. A 7. sz. mellékletet az 1. sz. melléklethez csatolva kell leadni. A távolléti díjat a munkáltatói jogkör gyakorlója engedélyezi, a kancellár egyetértési jogot gyakorol, amennyiben nem ő a munkáltatói jogkör gyakorlója. Távolléti díj fizetése esetén a külföldi ösztöndíjas tanulmányúton résztvevőnek és a munkáltatónak külön megállapodást kell kötniük.

(5) A 90 napon túli ösztöndíjas tanulmányút esetén fizetés nélküli szabadság engedélyezését kell igényelni a munkáltatói jogkör gyakorlójától.

VIII. fejezet

KÜLFÖLDI VENDÉGEK FOGADÁSA 8.§

(1) Külföldi vendégek meghívására, fogadására vonatkozó engedélyt a szolgálati út betartásával, a 2. sz. melléklet szerint kell kérelmezni. Ebben az eljárásban is a központosított közbeszerzés a kötelező.

(2) A külföldi egyetemekkel kötött szerződések esetében mindig az ott rögzített megállapodások szerint történik a költségek megosztása.

(3)^, Meghívás esetén a vendégeket a kísérői költség keretén belül – számla alapján – étkezési költségtérítés illetheti meg. A 2. sz. melléklet kitöltése és 30 nappal a beutazó érkezése előtt a TNRT-re való eljuttatása minden beutazó esetében kötelező.

(4) Külföldi vendég fogadása esetén a gépjármű üzemanyagköltségének az elszámolása 4. §-ban leírt előírások és az 4. sz. melléklet adatai alapján történhet.

(10)

(11)

Oldalszám: 7

Vonatkozó jogszabályok

2012. évi I. törvény A Munka Törvénykönyvéről 1992. évi XXXIII. törvény A közalkalmazottak jogállásáról 1995. évi CXVII. törvény A személyi jövedelemadóról 2000. évi C. törvény A számvitelről

2007. évi CXXVII. törvény Az általános forgalmi adóról 2015. évi CXLIII. törvény A közbeszerzésről

60/1992. (IV. 1.) Korm. r. A közúti járművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag és kenőanyag- fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről 168/2004. ( 25.) Korm. rendelet A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a

központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről 285/2011. (XII. 22.) Korm. r. A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert

költségekről

445/2013. (XI.28.) Korm. r. A harmadik országbeli állampolgárok magyarországi foglalkoztatásának nem összevont kérelmezési eljárás alapján történő engedélyezéséről, az engedélyezési kötelezettség alóli mentességről, a fővárosi és megyei kormányhivatal munkaügyi központjának az összevont kérelmezési eljárásban való szakhatósági közreműködéséről, valamint a Magyarországon engedélymentesen foglalkoztatható harmadik országbeli állampolgárok magyarországi foglalkoztatásának bejelentéséről, és a munkabér megtérítéséről

14/2012. (VI. 8.) NFM utasítása Az országosan kiemelt termékekre vonatkozó állami normatívákról

2013. évi V. törvény A Polgári Törvénykönyvről

(12)

Oldalszám: 8

Mellékletek, nyomtatványok

1. sz. Adatlap és engedélykérelem hivatalos külföldi utazáshoz 1/a. sz. Kiegészítő adatlap, Igazolás

2. sz. Engedélykérelem külföldi vendég fogadására

3. sz. A kiküldetés indokoltságát alátámasztó dokumentum, illetve az úti beszámoló (eredmény adatlap) tartalmi elemei

4. sz. Engedély és elszámolás saját gépjármű hivatalos célú használatához

5. sz. A hivatalos külföldi utazás elszámolásához kapcsolódó kivonatos számla-/

bizonylatfordítás

6. sz. Külföldi kiküldetés költségelszámolása

7. sz. Távolléti kérelem 90 napot meg nem haladó ösztöndíjas tanulmányút esetén 8. sz. A hivatalos külföldi utazás és vendégfogadás engedélyezésének, továbbá a

nemzetközi utazásszervezéshez kapcsolódó szolgáltatások intézményi beszerzésének folyamatábrája

A kiutazáshoz/vendégfogadáshoz szükséges nyomtatványok a http://www.uni-miskolc.hu honlapon a Dokumentumtárból letölthetők.

(13)

MISKOLCI EGYETEM A Miskolci Egyetem Hivatalos Külföldi Utazások és Vendégfogadások Szabályzata

Oldalszám: 9 1. sz. melléklet Változat száma: A1

MISKOLCI EGYETEM ADÓSZÁM: 15308809-4-05; 17782751-5-05

1. SZ. MELLÉKLET

ADATLAP ÉS ENGEDÉLYKÉRELEM HIVATALOS NEMZETKÖZI UTAZÁSHOZ UTAZÓ ADATAI

úti okmány szerinti név születési idő (év, hó, nap)

úti okmány típusa (útlevél/szem.ig.) úti okmány száma

úti okmányt kiállító hatóság

úti okmány lejárati időpontja (é.h.n.) mobiltelefonszám

munkahelyi telefonszám, mellék e-mail cím

státusz

Kar/Intézet/egység

UTAZÁS ADATAI utazás helye (ország, város)

intézmény/rendezvény megnevezése utazás célja

indulás napja (ééé.hh.nn.) visszaérkezés napja (éééé.hh.nn.) napok száma összesen

UTAZÁS KÖLTSÉGEINEK RÉSZLETEI

MEGNEVEZÉS

PÉNZÜGYI

KÖZPONT BECSÜLT ÖSSZEG

TÉNYLEGES ÖSSZEG

NAPIDIJ

ÖSZTÖNDIJ

RÉSZVÉTELI DÍJ (utalandó összeg)

SZÁLLÁS

ÚTIKÖLTSÉG (SZGK.)

REPÜLŐJEGY

BELFÖLDI REPTÉRI TRANSZFER

KÜLFÖLDI REPTÉRI TRANSZFER

N/K VONATJEGY/BUSZJ./HAJÓJ./KOMPJ.

BBP (UTAS, POGGYÁSZ)

VÍZUMÜGYINTÉZÉS

AUTÓPÁLYADÍJ/MATRICÁK

BELFÖLDI SZGK.-KÖLTSÉG

BELFÖLDI PARKOLÁS

EGYÉB DOLOGI (IFA,PARKOLÁS,STB.)

Az utazó aláírásával az alábbiakról nyilatkozik:

- Hozzájárulok és tudomásul veszem, hogy a fenti kiküldetésemmel összefüggésben felmerülő SZJA-előleg és egyéb járulékok, valamint a kiküldetésemmel kapcsolatos esetleges túlfizetés munkabéremből/ösztöndíjamból levonásra kerüljenek.

- A fizetendő részvételi díj teljes ellátást tartalmaz / nem tartalmaz. (aláhúzandó!)

Dátum:……….

Kiutazó aláírása: ……….

(14)

A kiküldetés szükségességét igazolom:

Ellenjegyző neve, aláírása: ...

Kötelezettségvállaló neve, aláírása: ...

Intézetig./tanszékvezető aláírása, dátum: ...

Rektor/Kancellár/gazdálkodási egység vezetőjének véleménye (aláhúzandó)*:

Engedélyezem – Nem engedélyezem

Rektor/Kancellár/gazdálkodási egység vezetőjének aláírása, dátum:

...

Kancellár véleménye (aláhúzandó)**: Egyetértek – Nem értek egyet.

Kancellár aláírása, dátum: ...

* A jelen szabályzat 1. § (6) bekezdésében meghatározott, engedélyezésre jogosult vezető.

** Amennyiben nem a kancellár az engedélyező.

(15)

Oldalszám: 11 1/a. sz. melléklet Változat száma: A1

1/a. sz. melléklet Kiegészítő adatlap

külső személyek hivatalos külföldi utazásához (akik az egyetemi bértörzsben nem szerepelnek:

hallgatók, doktoranduszok, a ME-mel szerződéses kapcsolatban állók)

Utazó neve: ...

Utazás helye, ideje: ...

1. Születési név: ...

2. Születési hely: ...

3. Anyja neve: ...

4. TAJ-száma: ...

5. Adóazonosítójel: ...

6. Állampolgársága: ...

7. Banki adatok (Bank, bankszámlaszám, IBAN, SWIFT): ...

...

Melléklet: Adónyilatkozat (letölthető a www.nav.hu weboldalról, illetve igény esetén a HGO-ról beszerezhető.)

Miskolc, 20...

...

aláírás IGAZOLÁS

nappali tagozatos doktorandusz hallgatók részére legalább 30 napos hivatalos külföldi utazás esetén

Igazolom, hogy ...……….(név) ... évfolyamos doktorandusz hallgató a fenti időpontban és helyen részképzésen vesz részt.

A részképzés ideje és a külföldi képzés során végzett munka a doktori programba beszámít. A kint tartózkodása idején részére az ösztöndíj folyósítható.

Miskolc, 20…………...

... ...

témavezető a Tudományági Doktori Tanács elnöke

(16)

2. sz. melléklet Engedélykérelem külföldi vendégek fogadására Külföldi vendég

Neve/beosztása: __________________________________________________________________

Munkahelye (ország, intézmény): _____________________________________________________

Itt-tartózkodásának időtartama:_________________-tól _______________________-ig; ______ nap Célja: ___________________________________________________________________________

Meghívó/fogadó Kar/intézet/tanszék:

______________________________________________________________________

Szakmai felelős neve/telefonszáma: ____________________________________________________

Tartózkodási költségek:

1. Szállás: ... napra ...

2. Útiköltség: ...

3. Kísérői költség:...napra...

4. Egyéb költség: ...

Dátum:

...

tanszékvezető/intézetigazgató aláírása, dátum

Rektor/Kancellár/Gazdálkodási egység vezetőjének véleménye: Engedélyezem - Nem engedélyezem*

...

aláírás, dátum

Kancellár véleménye: Egyetértek - Nem értek egyet**

...

aláírás, dátum

A fogadás zavarmentes adminisztratív előkészítése csak abban az esetben biztosított, ha a pontosan kitöltött adatlap a megfelelő mellékletekkel együtt az utazás előtt 15 munkanappal a Tudományszervezési-és Nemzetközi Rektorhelyettesi Titkárságra beérkezik. A bekeretezett részbe csak akkor lehet írni, ha a költségfedezet biztosított.

Az adatlap a http://www.uni-miskolc.hu honlapon a Dokumentumtárból letölthető.

A költségek fedezeti forrása:

1. Keret, pénzügyi központ:

………..

(17)

3. sz. melléklet

A hivatalos külföldi utazás indokoltságát alátámasztó dokumentum, illetve az úti beszámoló (eredmény adatlap) tartalmi elemei

A célhatározást tartalmazó indokolás tartalmi elemei:

1. A rendezvény megnevezése, annak szervezője 2. A rendezvényen résztvevők köre

3. Az utazó szerepe a rendezvényen 4. A részvétel szakmai előzménye

5. Az utazó személy tematikus felkészültsége 6. Az utazó személy nyelvismerete

7. A részvétel szakmai célja

8. A részvétel kapcsolatépítési célja 9. A részvétel intézményi jelentősége

10. Az itthoni rendszeres feladatok átszervezése Az eredményességi úti beszámoló tartalmi elemei:

1. A teljesített feladat dokumentációja (projektből történő utazásnál a projektelőírás szerint!) 2. A teljesített feladat eredménye

3. A feladatba bekapcsolódott partnerek 4. A szakmai konzultációk résztvevői 5. A szakmai konzultációk témái 6. Az új kapcsolatok adatai

7. Az eredményesség intézményi jelentősége 8. Költségfedezeti megfelelőség

(18)

4.SZ. MELLÉKLET

ENGEDÉLY ÉS ELSZÁMOLÁS SZEMÉLYGÉPJÁRMŰ HIVATALOS CÉLÚ HASZNÁLATÁHOZ

OKMÁNY SZERINTI NÉV:

G./SZ.EGYSÉG (INTÉZET, IGAZGATÓSÁG, STB.) BANKSZÁMLASZÁM:

VEZETŐI ENGEDÉLY SZÁMA:

VEZETŐI ENGEDÉLY LEJÁRATI DÁTUMA:

SZGK.TÖRZSKÖNYVSZÁMA:

SZGK.TULAJDONOSÁNAK NEVE A TÖRZSKÖNYV SZERINT:

SZGK.TÍPUSA:

SZGK. ÜZEMANYAGFAJTÁJA, NAV SZERINTI ÁRA AZ UTAZÁS IDEJÉN:

SZGK. FOGYASZTÁSI NORMAÁTALÁNYA (NAV):

KIKÜLDETÉS HELYE (ORSZÁG, VÁROS):

KIKÜLDETÉSI ÚTVONAL:

KIKÜLDETÉSI IDŐTARTAM:

TÁVOLSÁG:

ÜZEMANYAGKÖLTSÉG:

ÜZEMELTETÉSI KÖLTSÉG (15 HUF/KM)

ÖSSZESEN (HUF):

TOVÁBBI SZÁLLÍTOTT SZEMÉLYEK:

1.

2.

3.

4.

Az utazó nyilatkozata: Kijelentem, hogy saját kérésemre veszem igénybe a személygépkocsit külföldi utazásomhoz és a célországra érvényes kötelező gépjármű felelősségbiztostással rendelkezem, melyet csatolok. Tudomásul veszem, hogy a személygépkocsi igénybevételével összefüggő, a személygépkocsiban keletkező bármilyen károsodás bekövetkezte esetén a Miskolci Egyetemet, mint kiküldő/ a hivatalos külföldi utazást engedélyező szervezetet semmilyen kártérítési vagy kártalanítási felelősség nem terheli. Továbbá kijelentem, hogy a fenti adatok a valóságnak megfelelnek.

Dátum: ……….. utazó aláírása: ………

Ellenjegyző neve, aláírása: ...

Köt.vállaló neve,aláírása: ...

rektor/kancellár/gazd.egységvezető aláírása: ...

kancellár aláírása: ...

számfejtő aláírása: ...

(19)

A hivatalos külföldi utazás elszámolásához kapcsolódó kivonatos számla- / bizonylatfordítás**

Számla / bizonylat (sor)száma: ...

Számla / bizonylat kiállító (cég) neve, címe:

...

Igénybevevő(k) neve: ...

Igénybevétel időpontja, időtartama: ... -tól -ig, ……….. nap Igénybevevő személyek száma: ...

A számla tartalma: ...

...

A számla végösszege: ...

Fizetés módja: készpénz / bankkártya *

Az elszámolandó összeg a ………... pénzügyi központot terheli.*

……….

Kiküldött aláírása Dátum: ……….

* megfelelő aláhúzandó / kitöltendő

** a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény értelmében

(20)

6. sz. melléklet MISKOLCI EGYETEM 15308809-4-05; 17782751-5-05

Külföldi kiküldetés költségelszámolása

A kiküldő szervezet: Ikt.sz:

I. KIKÜLDETÉSI ADATOK A kiküldetésre vonatkozó rendelkezések

Kiküldött

neve: Az utazás

módja

oda

szül. helye, ideje: vissza

beosztása: A kiküldetés

helye és időtartama

ország

adóazonosító jele: nap

bankszámlaszáma:

A kiküldetés célja:

II. NAPIDIJELSZÁMOLÁS Indulási, érkezési, határátlépési adatok

Indulás Érkezés

A határátlépés

időpontja

honnan

utazás módja mikor

hova

mikor

hó, nap óra, perc hó, nap óra, perc nap óra,

perc

Napidíj elszámolása

Ország napok száma Felszámítható napidíj (forint) Elszámolható összeg (forint)

egy napra összesen

III. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS (KIZÁRÓLAG ENGEDÉLLYEL!!!!) Szállásköltség utólagos elszámolása

A bizonylat sorszáma Ország szállás pénzügyi adatai Elszámolható

napok száma valuta neme egy napra összesen

összesen:

(21)

Valutában felmerült dologi kiadások utólagos elszámolása A bizonylat

sorszáma

A felmerülés A valuta

helye ideje jogcíme neme összege

összesen:

Dátum:

………..

A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét és a feladat elvégzését igazolom.

kiküldött aláírása

Dátum:

………

ellenjegyzői aláírás, dátum

rektor/kancellár/gazdálkodási egység vezetőjének aláírása*

………...

kötelezettségvállalói aláírás, dátum ……….

kancellár aláírása**

ÉRVÉNYESITÉS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS

A VALUTA elszámolható

összege neme árfolyama HUF Kifizetendő:

Dátum: ………

Pénzügyi előadó: ……….

(22)

7. sz. melléklet Távolléti kérelem

90 napot meg nem haladó ösztöndíjas tanulmányút esetén

(Szabályzat VII. pontja!) I. A kiutazó adatai:

Név, beosztás: _______________________________________________________________________

Szervezeti egység: _______________________________________________________________________

A kiküldetés helye: __________________________ /ország/ ______________________________intézmény A tanulmányút idejére az ösztöndíjat

 államközi egyezmény*

 kormányközi egyezmény *

 magyar állami ösztöndíj *

 külföldön működő magyar intézményben rendelkezésre álló tanulmányi lehetőség *

 nemzetközi szervezet *

 más külföldi szerv *

 más hazai szerv * biztosítja.

A kint tartózkodás időpontja: ___________________ - tól _________________ - ig időtartama: ________________nap/hónap

Külföldi illetmény: ____________________

Itthon érvényes fizetési osztály és fizetési fokozat alapján járó besorolási havi illetménye: ____________________ Ft /Az összeget a Bér- és Munkaügyi Osztálynak le kell igazolnia/

Családját magával viszi-e:_______________________________________________________________________

Indoklás, megjegyzés: __________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

A kint tartózkodás időtartamára távolléti díj kifizetését kérem.

Miskolc, 20 _______________________

______________________________________

kiutazó aláírása II. Önálló tanszék vezetője/szervezeti egységvezető javaslata:

Javaslom/Nem javaslom

____________________________________________________________________________________________

Miskolc, 20 _______________________

P.H. _________________________________________

tanszékvezető/szervezeti egységvezető aláírása III. Munkáltatói jogkör gyakorlójának engedélye:*

Engedélyezem/Nem engedélyezem a távolléti díj biztosításával.

____________________________________________________________________________________________

Miskolc, 20 _______________________

P.H.

_________________________________________

munkáltatói jogkör gyakorlójának az aláírása

(23)

IV. Kancellár egyetértése:*

Egyetértek/Nem értek egyet a távolléti díj biztosításával.

Indoklás, megjegyzés: _______________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Miskolc, 20 _______________________

P.H.

_________________________________________

kancellár aláírása

Tájékoztató: Amennyiben illetmény folyósítására nem kerül sor, szolgálati időt csak a TB-vel kötött megállapodás alapján szerezhet.

Kapják: kiutazó

tanszékvezető/intézetigazgató dékán

személyi nyilvántartás (Rektori Hivatal) HGO

Kancellária Hivatal TNRT

* Amennyiben nem a kancellár az engedélyező.

(24)

A hivatalos külföldi utazás engedélyeztetésének, a nemzetközi utazáshoz kapcsolódó termékek és szolgáltatások beszerzésének folyamata

Ezzel párhuzamosan a beérkező utazási számlákat a TNRT-munkatárs leigazolás céljából eljuttatja az illetékesekhez, s miután azokat visszakapja, a teljesitésigazolással együtt továbbítja kiegyenlítésre a PÜSZ

részére.

A TNRT-munkatárs ellenőrzi a dokumentumokat, majd továbbítja azokat az illetékes egységekhez, illetve az utazást a nemzetközi programban lezárja és irattározza.

Az utazást követően az utazó elkészíti az Úti beszámolót, szükség esetén kitölti a hivatalos külföldi utazás költségelszámolását, s azt leadja tartalmi ellenőrzés céljából a TNRT-re.

A TNRT-munkatárs a nem központosított közbeszerzés alá eső (például személygépkocsi használata) utazási termékek esetén elkészíti a kifizetési dokumentumokat, az utazást rögzíti a nemzetközi programban, majd a szükséges dokumentumokat eljuttatja azok felhasználási helyére (PÜSZ, HGO, Poszeidon-on keresztül pedig

az utazónak és az illetékes egységeknek).

A TNRT-munkatárs az utazó együttműködésével beszerzi a termékeket/szolgáltatásokat a KEF-portálon, majd az Engedélykérelmen feltünteti a tényleges költségek et.

Az utazó az engedélyező által aláirt Engedélykérelemmel, a kitöltött Utazást alátámasztó dokumentumokkal és a hozzávetőleges költségekre HGO/PÜSZ által kiállított köt.váll. lappal elindítja az utazási termékek

beszerzését a TNRT-munkatársnál.