TMT 5 0 . é v f . 2 0 0 3 . 1 2 . sz.
Sajó Andrea
H í r k ö z l é s i F e l ü g y e l e t - I n f o r m á c i ó s K ö z p o n t é s K ö n y v t á r
H o g y a n váljunk vállalati könyvtárból információ- és tudásközponttá?
Információ- és tudásmenedzsment e l e m e k integrálása a könyvtári munkába
A vállalati könyvtárak - ha képesek információ- és tudásközponttá alakulva, hagyományos szolgáltatásaikat nagymértékben átalakítva, az intézmény érdekét előtérbe állítva tevé
kenykedni - nélkülözhetetlen kulcsszereplőkké válnak a cég információ- és tudásme
nedzsmentjének működtetésében. A cikk arra keresi a választ, mit kell ennek érdekében tenniük, hogyan kell átalakítani szolgáltatásaikat, milyen ismeretekre van szükségük ah
hoz, hogy ezt az újjáalakítást hatékonyan, lehetőleg minél gyorsabban véghez tudják vinni, s képesek legyenek a munkatársak számára a szellemi tőkét gazdagító szolgáltatásokat nyújtani.
A vállalati könyvtárak múltja, jelene és jövője
H u s z o n ö t - h a r m i n c é v v e l e z e l ő t t e g y vállalati k ö n y v t á r „ á l l a m volt az á l l a m b a n " . T ö b b n y i r e e g y á l t a l á n n e m , v a g y c s a k utólag reagált az a n y a i n t é z m é n y b e n b e k ö v e t k e z e t t v á l t o z á s o k r a , ritkán é r i n tette m e g a z á t a l a k u l á s s z e l e . B á r m i történt, v é g e z t e t o v á b b a d o l g á t , a k á r volt rá igény, a k á r n e m . N a g y r é s z t az o t t d o l g o z ó m u n k a t á r s a k e l h i v a t o t t s á g á n m ú l t a s z o l g á l t a t á s o k s z í n v o n a l a , a z á l l o m á n y m i n ő s é g e , a k ö n y v t á r m e g b e c s ü l t s é g e . A z e l m ú l t é v t i z e d e k alatt a z o n b a n n a g y o t v á l t o z o t t ez a k o r á b b a n „idillinek" tünö állapot. Debreczeni Zsuzsa is m e g j e g y z i , h o g y a k i l e n c v e n e s é v e k r e a vállalati s z a k k ö n y v t á r a k s t a t i k u s , k i h a s z n á l a t l a n i n t é z m é n n y é v á l t a k , s a vállalatok é l e t é b e n c s a k m e l l é k s z e r e p h e z j u t o t t a k [ 1 ] , K ö l t s é g t a k a r é k o s s á g ra h i v a t k o z v a , a v á l l a l a t o k g y a k r a n a k ö n y v t á r m e g s z ü n t e t é s é v e l ó h a j t o t t á k a g a z d a s á g i é s lét
s z á m p r o b l é m á k a t m e g o l d a n i . A z o k b a n a v e z e t ő k b e n , a k i k e z e k e t a h a t á r o z a t o k a t m e g h o z t á k , v a l ó s z í n ű l e g n e m t u d a t o s u l t , hogy a k ö n y v t á r s z e r e p e n e m m e r ü l ki a d o k u m e n t u m o k m e g v á s á r l á s á b a n , s n e m é r e z t é k a v e s z é l y é t a n n a k s e m , h o g y az i n f o r m á c i ó s s z a k e m b e r t á v o z á s á v a l p ó t o l h a t a t l a n t u d á s é r t é k e t is v e s z í t e n e k . Géró Katalin c i k k é b e n ki is m o n d j a , h o g y a k i l e n c v e n e s é v e k e g y i k n a g y p a r a d o x o n a a b b a n nyilvánult m e g , h o g y m í g a nagy t a n á c s a d ó c é g e k úttörő m u n k á j a r é v é n a t u d á s g a z d á l k o d á s e g y r e e l t e r j e d t e b b é é s e l f o g a d o t t a b b á vált, a d d i g a v á l l a l a t o k t ö b b s é g e - költ
s é g m e g t a k a r í t á s c í m é n - i g y e k e z e t t l e é p i t e n i az i n f o r m á c i ó k e z e l é s s e l é s - s z o l g á l t a t á s s a l h a g y o m á n y o s a n f o g l a l k o z ó d o k u m e n t á c i ó s k ö z p o n t o k a t és k ö n y v t á r a k a t [2]. A k ö n y v t á r o s s z a k m a t e h e t e t lenül s z e m l é l t e az e s e t e n k é n t f e l b e c s ü l h e t e t l e n é r t é k ű , r e n d e z e t t s z a k m a i g y ű j t e m é n y e k s z é t s z ó - rását, m e g s e m m i s í t é s é t .
M a g a m is s z e m t a n ú j a v o l t a m a n n a k , h o g y az i n f o r m á c i ó t e c h n o l ó g i a e l ő r e t ö r é s é v e l a k ö n y v t á r - leépítési t e n d e n c i a m é g á l t a l á n o s a b b á vált, h i s z e n a c é g e k t ö b b s é g e ú g y v é l t e , a z a d a t b á z i s o k m i n d e n i n f o r m á c i ó k e z e l é s s e l k a p c s o l a t o s p r o b l é m á r a m e g o l d á s t n y ú j t a n a k , é s a k ö n y v t á r o s o k i s m e r e t e i re a t o v á b b i a k b a n n e m lesz s e m m i s z ü k s é g . H a m a r o s a n j e l e n t k e z t e k a z o n b a n a g o n d o k : túl s o k lett a z a d a t é s a h e l y i a d a t b á z i s , e z e k t ö b b s é g e n e m k a p c s o l ó d o t t e g y m á s h o z , s g y e n g é n r e n d s z e rezett volt. Kiderült, h o g y h i á b a v a n biztosítva s z á m t a l a n a d a t b á z i s h o z a h o z z á f é r é s , a m u n k a t á r s a k t ö b b s é g e n e m é r t a h h o z , h o g y a n is kell e z e k b e n g y o r s é s e r e d m é n y e s k u t a t á s t v é g e z n i , és nincs s e n k i , a k i a z i n f o r m á c i ó p o n t o s s á g á t g a rantálná. A c é g e k t ö b b s é g e é p p e n e z é r t a z infor
m á c i ó k b e s z e r z é s é r e , é r t é k e l é s é r e , t e r j e s z t é s é r e , a d a t o k g y ű j t é s é r e , e l l e n ő r z é s é r e , ö s s z e h a s o n l í t á s á r a é s e l e m z é s é r e , a v á l l a l a t b e l s ő s z e l l e m i t ő k é j é n e k f e l m é r é s é r e , a d a t b á z i s o k é p í t é s é r e , a t a r t a l o m r e n d e z é s é r e h a m a r o s a n o l y a n s z a k e m b e reket a l k a l m a z o t t , a k i k k é p e s e k v o l t a k a l e g k ü l ö n b ö z ő b b k é r d é s e k r e a l e h e t ő l e g s z é l e s e b b kűrü i n f o r m á c i ó f o r r á s o k a l a p j á n , a lehető l e g r ö v i d e b b
úton m e g a d n i a v á l a s z t . E z e k e t a m u n k a t á r s a k a t a z o n b a n m á r n e m k ö n y v t á r o s n a k , h a n e m - s o k k a l h a n g z a t o s a b b a n - i n f o r m á c i ó m e n e d z s e r n e k , infor
m á c i ó k u t a t ó n a k , i n f o r m á c i ó s p e c i a l i s t á k n a k , infor
m á c i ó s t a n á c s a d ó n a k vagy i n f o r m á c i ó b r ó k e r n e k n e v e z i k . *
N a p j a i n k b a n a vállalati i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t o k t ö b b f é l e h o r d o z ó n lévő és különféle f o r m á t u m ú i n f o r m á c i ó t k e z e l n e k , hiszen a könyvtári d o k u m e n t u m o k mellett a f e l d o l g o z a n d ó g y ű j t e m é n y e k b e bele kell t a r t o z n i u k a vállalati d o k u m e n t u m o k n a k is (pi. m u n k a t e r v e k , k u t a t á s i j e l e n t é s e k , útijelentések, j o g s z a b á l y o k , belső s z a b á l y o z ó k , utasítások, h a t á rozatok, p r o j e k t d o k u m e n t á c i ó k , s z a b v á n y o k , s z a b a d a l m a k , vállalati i r o d a l o m , belső m u n k a a n y a g , t a n u l m á n y és m é g s z á m t a l a n helyi specialitás). A vállalati t u d á s a n y a g h o z z á f é r é s é n e k l e g b i z t o s a b b tere az intranet, a m e l y kiváló f o r r á s a lehet m i n d a napi szintű t á j é k o z ó d á s n a k , m i n d a külső és belső s z a k m a i i n f o r m á c i ó k n a k .
M e g g y ő z ő d é s e m , h o g y n a p j a i n k b a n - és a j ö v ő ben m é g i n k á b b - a vállalati k ö n y v t á r a k s z á m á r a l é t f o n t o s s á g ú , h o g y aktív, deklarált feladattal r e n d e l k e z ő , n é l k ü l ö z h e t e t l e n s z e r e p l ő i l e g y e n e k a c é g i n f o r m á c i ó - és t u d á s m e n e d z s m e n t r e irányuló t e v é k e n y s é g é n e k . S z e m előtt kell t a r t a n i u k a k ö r n y e z e t ü k r e v o n a t k o z ó m i n d e n olyan információt, a m e l y b e f o l y á s o l ó h a t á s s a l lehet az i n t é z m é n y r e , a v e z e tői d ö n t é s e k r e v a g y a m u n k a v é g z é s r e . E l s ő d l e g e s f e l a d a t u k , h o g y m e g f e l e l ő i d ő b e n a m e g f e l e l ő fel
h a s z n á l ó h o z j u t t a s s á k el a m e g f e l e l ő információt, f ü g g e t l e n ü l a n n a k f o r m á t u m á t ó l és forrásától. Pro
f i z m u s u k r é v é n f o n t o s s z e r e p e t t ö l t h e t n e k be a d ö n t é s - e l ő k é s z í t é s e k területén, hiszen t e v é k e n y s é g ü k két l e g f o n t o s a b b j e l l e m z ő j e az érték és a minőség, a m e l y e k é r t e l m e z é s i t a r t o m á n y a i t Bobokné Belányi Beáta a k ö v e t k e z ő k é p p e n defi
niálja [3]: „Értéknek tekintjük a t u d á s s á s z e r v e z e t t információt. A t u d á s a l a p ú t á r s a d a l o m é p í t é s é b e n m e g h a t á r o z ó f o n t o s s á g ú az i n f o r m á c i ó k e z e l é s é nek, é r t é k e l é s é n e k és k ö z v e t í t é s é n e k h a t é k o n y biztosítása. Ez a k ö n y v t á r é v e z r e d e s f e l a d a t a , a m i a m e g v á l t o z o t t feltételek között új d i m e n z i ó k a t kapott. Minőséget k é p v i s e l az i n f o r m á c i ó k e z e l é s ben az a s z a k t u d á s , » h o z z á a d o t t é r t é k « , a m i v e l a h i v a t á s o s i n f o r m á c i ó s s z a k e m b e r e k , k ö n y v t á r o s o k az i n f o r m á c i ó b ó l t u d á s t k é p e z n e k . C s a k a s z e r v e z e t t t u d á s j e l e n t h a s z n o t , képvisel igazi é r t é k e t és szolgál e r ő f o r r á s k é n t az i n f o r m á c i ó s t á r s a d a l o m ban és g a z d a s á g b a n . M i n ő s é g az e m b e r i s z a k é r telemtől és intellektustól v á r h a t ó . " A z információs k ö z p o n t j ö v ő j e t e h á t n a g y m é r t é k b e n függ attól, hogy az i n t é z m é n y s z á m á r a milyen h a s z n o s s z o l
g á l t a t á s o k a t tud nyújtani, s m i b e n tudja t á m o g a t n i a m u n k a t á r s a k t e v é k e n y s é g é t .
Elvárások a vállalat információs központjával szemben
A vállalati k ö n y v t á r a k k a l s z e m b e n a v e z e t ő k t ö b b s é g e a m b i v a l e n s é r z é s e k e t táplál. V a n , a h o l ha
g y o m á n y t i s z t e l e t b ő l tartják m e g , v a n , a h o l úgy vélik, s e m m i s z ü k s é g rá, e z é r t m e g s z ü n t e t i k , v a n , a h o l s z e r e p é t a m i n i m á l i s s z o l g á l t a t á s o k r a ( d o k u m e n t u m b e s z e r z é s r e és k ö l c s ö n z é s r e ) k o r l á t o z z á k , s v a n , a h o l igen nagy - stratégiai j e l e n t ő s é g ű - s z e r e p e t kap, elvárják tőle, hogy r é s z e s e legyen a vállalati i n f o r m á c i ó - és t u d á s m e n e d z s m e n t kialakí
t á s á n a k , és v a l ó d i t u d á s k ö z p o n t f u n k c i ó t töltsön b e . Sándori Zsuzsanna, a R i c h t e r G e d e o n Rt.
k ö n y v t á r á n a k v e z e t ő j e m a g a is úgy véli, hogy „a
» n i n c s s z ü k s é g a k ö n y v t á r r a « á l l a p o t b ó l eljutni a n é l k ü l ö z h e t e t l e n s é g i g : n e m c s a k r ö g ö s út, h a n e m v a l ó d i v e r s e n y f u t á s " [4], Sylvia P. Webb ís r á m u t a t arra a két s z é l s ő s é g e s á l l a p o t r a , a m e l y b e n e g y részt o l y a n ügyfeleket is m e g kell s z e r e z n ü n k , a k i k j e l e n l e g m é g n e m ismerik, n e m h a s z n á l j á k , é p p e n e z é r t n e m is t á m o g a t j á k a belső i n f o r m á c i ó s z o l g á l tatást, a n n a k ellenére, hogy h a s z n u k l e h e t n e b e l ő le, s o l y a n f e l h a s z n á l ó k is l e s z n e k , a k i k úgy vélik, m i n d e n i n f o r m á c i ó i g é n y ü k e t ki kell e l é g í t e n i , f ü g g e t l e n ü l attól, h o g y k ö z v e t l e n ü l k a p c s o l ó d i k - e a m u n k á j u k h o z v a g y n e m [5],
A vállalati k ö n y v t á r a k - s a j n á l a t o s m ó d o n m é g m i n d i g - a c é g e k n e k a z o n t e r ü l e t e i , a m e l y e k e t szinte m i n d e n e s e t b e n s z á m í t á s b a v e s z n e k e g y e s e t l e g e s k ö l t s é g - é s l é t s z á m c s ö k k e n t é s v a g y f o r r á s k i h e l y e z é s i ( o u t s o u r c i n g ) t e r v e s e t é n . Ilyen
kor igazi m e g m é r e t t e t é s b e n lesz r é s z ü n k , h i s z e n h a m a r kiderül, a d - e v a l a m i l y e n t ö b b l e t é r t é k e t a k ö n y v t á r az i n t é z m é n y s z á m á r a , h a s z n o s - e a v á l lalat m u n k a t á r s a i n a k , v a n n a k - e rejtett, á m d e ki n e m használt értékei, v a g y s e n k i n e k s e m fáj, ha
* Az igazsághoz hozzátartozik, hogy az információbróker kifejezés, és a hozzá definiált tevékenység - amely az információ áruként való kezelését, vagyis eladását he
lyezi előtérbe - a könyvtáros szakma körében igen ellen
tétes érzelmeket vált ki. A szakma véleményét jól tükrözi Mikulás Gábor összefoglaló cikke: Pióca, dögkeselyű vagy csak egyszerűen infobróker? = Könyv, Könyvtár, Könyvtáros, 10. köt. 9. sz. 2001. p. 19-27. A problémát az okozza, hogy a könyvtárosok többsége úgy véli, az információbróker a könyvtárakból és a referensz szak
emberektől ingyenesen megszerzett információkat drága pénzért adja tovább - saját neve alatt - a profitorientált cégeknek.
TMT 50. évf. 2003. 12. sz.
h o l n a p t ó l m e g s z ű n i k . A t t ó l tartok, ha c s a k a v i z s g á l a t p i l l a n a t á b a n k e z d j ü k el b i z o n y g a t n i ö n m a g u n k f o n t o s s á g á t , m á r e l k é s t ü n k . F o k o z a t o s a n kell a k o r á b b i e l s z i g e t e l t s é g b ő l a c é g m i n d e n n a p j a i n a k r é s z é v é v á l n u n k , o l y a n s z e r v e z e t t é , a m e l y o r g a n i k u s e g y s é g e a vállalat e g é s z é n e k .
A vállalati i n f o r m á c i ó s z o l g á l t a t ó terület e s e t é b e n a belső f e l h a s z n á l ó k , k ü l ö n ö s e n a v e z e t ő k részéről á l t a l á n o s e l v á r á s a n n a k b i z o n y í t á s a , h o g y az i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t r a fordított e r ő f o r r á s o k n e m m e n n e k v e s z e n d ő b e , h i s z e n e z e k o l y a n h a s z n o s , r e l e v á n s é s s z í n v o n a l a s s z e r e p e t t ö l t e n e k be a z i n f o r m á c i ó - és t u d á s m e n e d z s m e n t f o l y a m a t á b a n , a m e l y n é l k ü l a z i n t é z m é n y s z e g é n y e b b l e n n e . L e g n e h e z e b b d o l g u n k a k k o r v a n - írja S á n d o r i Z s u z s a n n a - , h a m a g a a z első s z á m ú v e z e t ő és a felső v e z e t é s t ö b b i tagja v a l a m i o k n á l f o g v a m e l l ő zi a k ö n y v t á r a t , s n e m ismeri el (és fel) e g y haté
k o n y a n m ű k ö d ő i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t előnyeit. H a s z ű k l á t ó k ö r ű , ha ú g y véli, ö m a g a is k é p e s m i n d e n s z ü k s é g e s i n f o r m á c i ó m e g t a l á l á s á r a , h a s o s e m tartotta a k ö n y v t á r a k a t t u d á s k ö z v e t í t ő h e l y e k n e k , a k k o r h i á b a b i z o n y g a t j u k n e k i n é l k ü l ö z h e t e t l e n s é g ü n k e t . M e g kell t u d n u n k , mi a m e l l ő z ö t t s é g v a l ó d i o k a , s h a m e g t u d t u k , m e g kell p r ó b á l n u n k ezt m e g s z ü n t e t n i . H a s i k e r ü l e g y - e g y „ p r ó b a f e l a d a t o t "
l á t v á n y o s a n m e g o l d a n u n k , h a k ö z v e t e t t v a g y k ö z v e t l e n m ó d o n t u d o m á s t s z e r e z arról, h o g y a m u n k a t á r s a k felettébb h a s z n o s n a k tartják, és f o l y a m a t o s a n h a s z n á l j á k s z o l g á l t a t á s a i n k a t , ha hall o l y a n p é l d á k a t , a m e l y e k b e n az i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t h a t é k o n y é s g y o r s s e g í t s é g e t nyújtott, a k k o r v a n e s é l y ü n k a r r a , h o g y h o z z á á l l á s a m e g v á l t o z z o n . C é l r a v e z e t ő l e h e t az a stratégia is - véli S á n d o r i Z s u z s a n n a - , ha n e m a v e z e t ő t m a g á t , h a n e m a z o k a t a k ö z v e t l e n , t a n á c s a d ó i m u n k a k ö r b e n d o l g o z ó m u n k a t á r s a i t nyerjük m e g , a k i k b e f o l y á s o l n i t u d j á k v é l e m é n y é t , a z i n t é z m é n n y e l k a p c s o l a t o s j ö v ő b e n i e l k é p z e l é s e i t .
A v e z e t ő i t e v é k e n y s é g n a g y h á n y a d á t a p é n z , az e m b e r e k é s a t á r g y i feltételek m e n e d z s e l é s e tölti ki, az i n f o r m á c i ó m e n e d z s e l é s e c s a k a lista v é g é n s z e r e p e l , h a e g y á l t a l á n ott v a n . N o h a az i n f o r m á ció és t u d á s é r t é k é t , s z e r e p é t e l v b e n m i n d e n k i e l i s m e r i - a h o g y m á r e m l í t e t t e m - , a k ö l t s é g t a k a r é k o s s á g i i n t é z k e d é s e k s o r á n a z i n f o r m á c i ó s k i a d á s o k c s ö k k e n t é s e s o k s z o r e l s ő k é n t m e r ü l fel. A t u d á s k e z e l é s n e k , a t u d á s m e n e d z s e l é s n e k f o n t o s , n é l k ü l ö z h e t e t l e n ö s s z e t e v ő j e az i n f o r m á c i ó s f o r r á s . Ha s i k e r ü l beláttatni e n n e k f o n t o s s á g á t , h a s z n á t , f e l h a s z n á l h a t ó s á g á t é s ú j r a f e l h a s z n á l h a t ó s á g á t , a k k o r m i n d e n e s é l y m e g v a n a r r a , hogy a j ö v ő b e n ez m á r n e m lesz a k ö l t s é g m e g v o n á s o k t á r g y a . „ A z
i n f o r m á c i ó n a k v a n é r t é k e - írja Sylvia P. W e b b - , d e c s a k a k k o r , h a t u d n a k róla, s a z o n n a l m e g k a p ható. E n n e k a k u l c s a az i n f o r m á c i ó s s z a k e m b e r e k k e z é b e n v a n , e z é r t ő k e t is é r t é k e l n i kell. (...) Ez a z e l i s m e r é s n e m j ö n m a g á t ó l , l é n y e g e s , h o g y e g y s z o l g á l t a t á s t é n y l e g e s é s r e m é n y b e l i i g é n y b e v e v ő inek t u d o m á s á r a h o z z u k m e n n y i t u d á s h o z és k é p e s s é g h e z f é r h e t n e k h o z z á a z i n f o r m á c i ó k m e l lett, így a z é r t é k n ö v e l t s z o l g á l t a t á s o k k i f e j e z é s ö s s z e k a p c s o l j a a s z e m é l y e s k é s z s é g e k e t a s z o l gáltatott i n f o r m á c i ó é r t é k é v e l , e z z e l e g y j a v í t o t t i n f o r m á c i ó s v é g t e r m é k j ö n létre, s n e m c s u p á n a h h o z a f o r r á s h o z k ü l d j ü k a k é r d e z ő t , a m e l y b e n a v á l a s z v a l ó s z í n ű l e g m e g t a l á l h a t ó " [5].
A vállalati i n f o r m á c i ó g a z d á l k o d á s k i a l a k í t á s a az i n f o r m á c i ó s s z a k e m b e r e k e t t ö b b s z ö r ö s e n é r i n t i . A v á l t o z á s o k n a k n e m c s a k e l s z e n v e d ő i , h a n e m k ö z v e t l e n érintettjei v a g y u n k . A z á t a l a k u l á s t a k t í v a n s e g í t e n i t u d ó i n t é z m é n y i r e n d s z e r t a g j a k é n t a t ű z v o n a l b a n a h e l y ü n k , f o n t o s s z e r e p ü n k v a n / l e h e t a z i n f o r m á c i ó - é s t u d á s g a z d á l k o d á s f o l y a m a t á b a n , h i s z e n k é p e s e k v a g y u n k a vállalat s z á m á r a r e l e v á n s é s é r t é k n ö v e l t t a r t a l m a t s z o l g á l t a t n i . N e n y u g o d j u n k bele a z o k b a a d ö n t é s e k b e , a m e l y e k e b ben a k u l c s f o n t o s s á g ú t é m á b a n az i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t m u n k a t á r s a i n a k m e g k é r d e z é s e n é l k ü l s z ü l e t n e k m e g .
Mit t e g y ü n k t e h á t ? M i b e n rejlik s i k e r ü n k , e l f o g a d o t t s á g u n k k u l c s a ? Úgy v é l e m , e l s ő és l e g f o n t o s a b b t e e n d ő n k , h o g y t u d a t o s í t s u k a m u n k a t á r s a k b a n : é r t ü k v a g y u n k , k u l c s s z a v u n k a „ s z o l g á l t a t á s " , c é l u n k m u n k á j u k m e g k ö n n y í t é s e . S á n d o r i Z s u z s a n n a és Vajda Katalin c i k k ü k b e n g y a k o r l a t i p é l d á k o n k e r e s z t ü l m u t a t j á k be, h o g y a n kell/lehet h a t é k o n y a n t á m o g a t n i az a n y a i n t é z m é n y b e t a r t o z ó k o l l é g á k i n f o r m á c i ó s i g é n y e i n e k k i e l é g í t é s é t , és m e g a d n i a f e l s ő v e z e t ő k d ö n t é s - e l ő k é s z í t é s é h e z s z ü k s é g e s t á m o g a t á s t [6]. F o g a d j u k m e g a z o n b a n Irene Wormell t a n á c s á t , aki azt m o n d j a : „saját korlátaink b e i s m e r é s é r e legyen b á t o r s á g u n k n e m e t m o n d a n i , h a m e g h a l a d j a a f e l a d a t a k é p e s s é g e i n k e t " [7], S o h a ne ígérjünk olyat, a m i t n e m t u d u n k teljesíteni, és s o h a ne próbáljuk elhitetni m a g u n k r ó l , h o g y m i n d e n s z a k t e r ü l e t e n profik v a g y u n k . N e a k a r j u k m a g u n k r a vállalni a s p e c i á l i s s z a k m a i t u d á s t i g é n y l ő t e e n d ő k e t (pl. p i a c e l e m z é s , határozati j a v a s l a t ) , h i s z e n n e m ez a f e l a d a t u n k . Hívjuk fel a f i g y e l m e t a r r a , hogy a m i t m i v á l l a l u n k , az a k ö v e t k e z ő :
• a z i n f o r m á c i ó s igény a z o n o s í t á s a ,
• proaktív i n f o r m á c i ó g y ű j t é s ,
• i n f o r m á c i ó s z e l e k t á l á s ,
• i n f o r m á c i ó r e n d e z é s ,
• t e s t r e s z a b o t t i n f o r m á c i ó s c s o m a g ö s z e á l l í t á s a ( i g é n y s z e r i n t ) ,
• e l s ő d l e g e s s z ű r é s .
N e m t u d o m e l é g g é h a n g s ú l y o z n i , h o g y az ö s s z e gyűjtött i n f o r m á c i ó m e n n y i s é g g a z d a s á g i , j o g i , t u d o m á n y o s - m ű s z a k i , statisztikai é s piaci j e l l e g ű i s m e r e t e k e t k ö v e t e l ő e l e m z é s e m á r a s z a k e m b e r f e l a d a t a , a k i n e k nagy s e g í t s é g e t jelent, h a e z e k e t az e l ő z e t e s k u t a t á s o k a t n e m neki kell e l v é g e z n i e , s c s a k a s z a k é r t ő i m u n k á r a k o n c e n t r á l h a t .
Ez a t á m o g a t ó t e v é k e n y s é g f o l y a m a t o s m i n ő s é g i m u n k á t j e l e n t , s z á m o s i n f o r m á c i ó e l e m ö s s z e g y ű j tését, s z ű r é s é t , m a j d e l s ő d l e g e s e l e m z é s é t k ö v e teli m e g , s k i e m e l k e d ő s z e r e p e v a n a kritikus i n f o r m á c i ó a z o n o s í t á s á b a n . Fontos, h o g y az infor
m á c i ó s s z a k e m b e r g y o r s a n fel tudja m é r n i e g y hír é r t é k é t , és s z ü k s é g esetén az ú j d o n s á g o t a z o n n a l j u t t a s s a e l az i n t é z m é n y i n f o r m á c i ó s v é r á r a m á b a . I l l e s z k e d j e n bele hivatali k ö r n y e z e t é b e , l e g y e n j á r t a s a m u n k á j a s o r á n f e l m e r ü l ő m á s s z a k t e r ü l e t e k b e v á g ó p r o b l é m á k m e g o l d á s á b a n . M i v e l a z o n b a n s e n k i s e m lehet „ m i n d e n titkok tudója", a k o r r e k t v á l a s z o k h o z m a x i m á l i s a n e g y ü t t kell m ű k ö d nie f e l h a s z n á l ó i v a l , k ö z ö s e n kell m e g f o g a l m a z n i u k a k é r d é s e k e t , a l e g i n k á b b r e l e v á n s k u l c s s z a v a k a t és a m e g v á l a s z o l á s h o z s z ü k s é g e s k a p a s z k o d ó k a t . F o n t o s , h o g y m i n é l r é s z l e t e s e b b e n ismerjük a n y a i n t é z m é n y ü n k s z e r v e z e t i felépítését, a l a p v e t ő fel
a d a t a i t , h i s z e n c s a k így l e h e t ü n k t i s z t á b a n a z e g y e s s z a k t e r ü l e t e k i n f o r m á c i ó s i g é n y e i v e l , c s a k így v a g y u n k k é p e s e k a proaktív i n f o r m á c i ó g y ű j t é s re, a vállalat m u n k á j á t t á m o g a t ó k e z d e m é n y e z é s e k r e . H a t é k o n y s z o l g á l t a t á s u n k k i a l a k í t á s á h o z i s m e r n ü n k kell a c é g m u n k a t á r s a i n a k i n f o r m á l ó d á si s z o k á s a i t ( e l s ő d l e g e s források, e l v á r á s o k , i g é nyelt o u t p u t o k stb.), i n f o r m á c i ó h a s z n á l a t á t , v a l a m i n t a p r e f e r á l t i n f o r m á c i ó f o r r á s o k a t . T u d n u n k kell, h o g y m i k o r m i l y e n m é l y s é g ű k u t a t á s r a v a n s z ü k s é g , s fel kell t u d n u n k becsülni az e h h e z s z ü k s é g e s időt é s m u n k a e r ő t . A z esetek t ö b b s é g é b e n a h a t á r i d ő k i g e n rövidek, s ezt - h i t e l e s s é g ü n k é s n é l k ü l ö z h e t e t l e n s é g ü n k é r d e k é b e n - m i n d i g be kell t a r t a n u n k . L é n y e g e s , h o g y az i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t m u n k a t á r s a i nagy t u d á s ú , a l a p o s a n f e l k é szült, n y e l v e k e t beszélő, kvalifikált s z a k e m b e r e k l e g y e n e k .
A h h o z , h o g y k é p e s e k legyünk s z o l g á l t a t á s a i n k a t f o l y a m a t o s a n b ő v í t e n i , s minél j o b b a n a f e l h a s z n á lói i g é n y e k h e z igazítani, e l e n g e d h e t e t l e n a r e n d s z e r e s e l l e n ő r z é s , a látogatókkal való á l l a n d ó i n t e r a k t í v k a p c s o l a t , m e l y n e k s o r á n f o l y a m a t o s v i s s z a
j e l z é s e k e t k a p u n k s z o l g á l t a t á s a i n k , t e v é k e n y s é g ü n k s z í n v o n a l á r ó l , s az e s e t l e g e s h i á n y o s s á g o k ról, i g é n y e k r ő l .
A z i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t o k c s a k úgy v á l h a t n a k g l o bális és helyi s z i n t e n az információátvitel c e n t r u maivá, ha k e z d e m é n y e z ő és m e g h a t á r o z ó s z e r e pet töltenek be a h a s z n á l ó i i g é n y e k f e l m é r é s é b e n , az i n t é z m é n y s i k e r e s s é g é h e z s z ü k s é g e s i n f o r m á ciók k ö r é n e k m e g h a t á r o z á s á b a n . L é n y e g e s , hogy az i n f o r m á c i ó s s z a k e m b e r e k a s o k a t ígérő h e l y z e t e k feltárására ö s s z p o n t o s í t s a n a k saját k ö z e g ü k stratégiájának é s t a k t i k á j á n a k f o r m á l á s a k o r . A z i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t o k n a k n ö v e l n i ü k kell az a n y a i n t é z m é n y presztízsét, profitorientált cég e s e t é n pedig v e r s e n y e l ő n y ö k h ö z kell j u t t a t n i u k azt. O l y a n j ó m i n ő s é g ű t e r m é k e k e t é s s z o l g á l t a t á s o k a t kell
kifejleszteniük, a m e l y e k m a g u k r a v o n j á k a f e l h a s z n á l ó k figyelmét. E l k é p z e l h e t ő , hogy a h a t é k o n y s á g n ö v e l é s e é r d e k é b e n radikális v á l t o z t a t á s o k r a lesz s z ü k s é g . E z e k n e k a s z ü k s é g e s változ
t a t á s o k n a k a f e l t é r k é p e z é s é t n a g y m é r t é k b e n s e gítheti e g y i n f o r m á c i ó s audit, a m e l y b e n m a g á t az i n f o r m á c i ó s f o l y a m a t o t világítjuk át.
Az információs audit
Az auditálás a vállalat ü g y k e z e l é s é n e k , g a z d á l k o d á s á n a k é s s z e r ű s í t é s i c é l z a t t a l t ö r t é n ő v i z s g á l a t a , átvilágítása. Ez a z a l a p v e t ő e n k ö z g a z d a s á g i f o g a l o m r e m e k ü l a d a p t á l h a t ó a z i n f o r m á c i ó t u d o m á n y területére, a s z a k i r o d a l o m b a n i n f o r m á c i ó s audit
k é n t / i n f o r m á c i ó s á t v i l á g í t á s k é n t lett ismert. A f o g a l m a t Paul Gibson és Graham Roberison így definiálta: „Az i n f o r m á c i ó h a s z n á l a t á n a k , f o r r á s a i nak és á r a m l á s á n a k s z i s z t e m a t i k u s vizsgálata, amit k o n k r é t s z e m é l y e k h e z és k o n k r é t d o k u m e n t u m o k h o z k a p c s o l ó d v a h a j t u n k v é g r e a n n a k é r d e k é b e n , hogy m e g á l l a p í t s u k , milyen m é r t é k b e n j á r u l n a k h o z z á a v i z s g á l t t é n y e z ő k a s z e r v e z e t céljainak m e g v a l ó s u l á s á h o z " [8, 9 ] .
A z i n f o r m á c i ó s a u d i t s e g í t s é g é v e l teljes k é p e t k a p h a t u n k arról, hogy m i l y e n i n f o r m á c i ó s erőfor
rások állnak r e n d e l k e z é s r e e g y s z e r v e z e t e n b e l ü l - irja F e o n a Hamilton [10], Úgy véli, az i n f o r m á c i ó s átvilágításról a g y a k o r l a t s o r á n derül ki, hogy r e n d kívül bonyolult és ö s s z e t e t t d o l o g , a n n á l is i n k á b b , mivel az i n f o r m á c i ó k k a l k a p c s o l a t o s f u n k c i ó k e s e t é b e n igen nagy a t á j é k o z a t l a n s á g , a m e g k é r d e zettek t ö b b s é g e s o k e s e t b e n m é g arra az a l a p v e t ő k é r d é s r e s e m t u d v á l a s z t a d n i , hogy p o n t o s a n milyen i n f o r m á c i ó f o r r á s o k a t v e s z n e k i g é n y b e ; h o g y a n és milyen e r e d m é n n y e l használják őket; m i -
TMT 50. évf. 2 0 0 3 . 1 2 . sz.
lyen b e r e n d e z é s s z ü k s é g e s e h h e z ; kinél v a n ilyen b e r e n d e z é s ; m e n n y i b e k e r ü l m i n d e z v a l ó j á b a n ; é s hogy a k a p o t t i n f o r m á c i ó m e k k o r a é r t é k e t j e l e n t [4].
Az i n f o r m á c i ó s a u d i t a k k o r lehet a l e g h a s z n o s a b b , a m i k o r e g y i n t é z m é n y á t a l a k u l á s , m e g ú j u l á s előtt áll. K ü l ö n ö s e n k i v á l ó e s z k ö z lehet p é l d á u l e g y i n f o r m á c i ó - é s t u d á s m e n e d z s m e n t b e v e z e t é s é r e k é s z ü l ő v á l l a l a t s z á m á r a , hiszen ilyenkor a s z e r v e zet e g é s z e g ó r c s ő alá kerül. Eddigi t a p a s z t a l a t a i m azt m u t a t j á k , h o g y a vállalati k ö n y v t á r a k az infor
m á c i ó s a u d i t h a l l a t á n á l t a l á b a n k é t f é l e k é p p e n s z o k t a k r e a g á l n i : v a g y m e g r e t t e n n e k , és attól tar
tanak, h o g y a m e g s z ü n t e t é s ü k a c é l , v a g y v á r a k o z á s s a l n é z n e k e l é b e , s a z t hiszik, ő k a v i z s g á l a t tárgyai. M i n d k é t r e a g á l á s t é v e s : a vállalati k ö n y v t á r c s a k a v i z s g á l a t e g y i k s z e r e p l ő j e , hiszen a k ö n y v tárban m e g t a l á l h a t ó és n y i l v á n o s a n h o z z á f é r h e t ő i n f o r m á c i ó s á l l o m á n y s o k e s e t b e n c s a k t ö r e d é k e a vállalat teljes i n f o r m á c i ó s v a g y o n á n a k . A z a z o n b a n tény, h o g y a z i n f o r m á c i ó g a z d á l k o d á s f o l y a m a t á ban k ü l ö n l e g e s j e l e n t ő s é g e v a n az o l y a n s z e r v e z e teknek, a m e l y e k az i n f o r m á c i ó v a l m i n t n y e r s a n y a g g a l d o l g o z n a k , é s i l y e n t e k i n t e t b e n k i e m e l t e n fontos s z e r e p e t k a p n a k a z i n f o r m á c i ó s z o l g á l t a t á s sal f o g l a l k o z ó e g y s é g e k . A z i n f o r m á c i ó s a u d i t n a k tehát s z á m o s o l y a n k ö v e t k e z m é n y e lehet, a m e l y a vállalati k ö n y v t á r a t é r i n t ( h e t ) i . N é h á n y p é l d a :
• s z e r v e z e t i á t a l a k u l á s o k h o z , b ő v ü l é s e k h e z , ö s z - s z e v o n á s o k h o z , f e l a d a t á t c s o p o r t o s í t á s o k h o z v e z e t h e t ;
• felszínre h o z h a t n a k o l y a n p á r h u z a m o s s á g o k a t , a m e l y e k új f e l a d a t k é n t a z i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t hoz k e r ü l h e t n e k ;
• m e g s z ű n h e t a k ö n y v t á r n é h á n y e d d i g i f e l a d a t a , m e r t kiderül, h o g y n i n c s rá s z ü k s é g ;
• o l y a n rejtett i n f o r m á l ó d á s i s z o k á s o k a t , „ m a g á n - a d a t b á z i s o k a t " , g y ű j t e m é n y e k e t t á r n a k fel, a m e lyek e d d i g n e m v o l t a k p u b l i k u s a k ;
• a m a g a v a l ó s á g á b a n l á t h a t ó v á v á l h a t a k ö n y v t á r t e v é k e n y s é g é n e k h o z a d é k a , az általunk nyújtott i n f o r m á c i ó h a s z n o s u l á s a ;
• kiderülhet, h o g y e d d i g i t e v é k e n y s é g ü n k teljes körű á t a l a k í t á s r a s z o r u l ;
• s n e m u t o l s ó s o r b a n - kissé i r o n i k u s a n - r á d ö b b e n t h e t i k k o l l é g á i n k a t a k ö n y v t á r l é t e z é s é r e , s r á d ö b b e n t h e t m i n k e t is arra, hogy n e m v a g y u n k n é l k ü l ö z h e t e t l e n e k .
A z á l t a l á n o s g y a k o r l a t s z e r i n t a z i n f o r m á c i ó s auditot á l t a l á b a n e g y külső t a n á c s a d ó / s z a k é r t ő cég folytatja le, a b e l s ő m u n k a t á r s a k b e v o n á s á v a l . Ez m i n d k é t fél s z á m á r a h a s z n o s , hiszen n e h é z s é
g e k e t o k o z h a t , ha o l y a s v a l a k i v é g z i a z átvilágítást, aki u g y a n a b b ó l a k ö r n y e z e t b ő l { i n t é z m é n y i k u l t ú rából) s z á r m a z i k , a h o n n a n m a g u k a p r o b l é m á k . A k ü l s ő k e t n e m kötik a z e s e t l e g e s h i e r a r c h i k u s s z o r í tások, k e v é s b é b e f o l y á s o l h a t ó k , s n a g y v a l ó s z í n ű s é g g e l objektív k é p e t a d n a k az i n t é z m é n y infor
m á c i ó s v a g y o n á r ó l , v a l a m i n t a z e z z e l k a p c s o l a t o s s z e r v e z e t i kultúráról. S z e m b e á l l í t a n a k a j e l e n v a l ó s á g á v a l , r á m u t a t n a k a h i á n y o s s á g o k r a , ellent
m o n d á s o k r a , p á r h u z a m o s s á g o k r a , s m e g o l d á s i j a v a s l a t o k k a l á l l h a t n a k e l ő . Ú g y v é l e m , a s z a k i r o d a l o m b a n k e v é s h a n g s ú l y t f e k t e t n e k a r r a a s z e r i n t e m f o n t o s feltételre, h o g y az i n f o r m á c i ó s a u d i t b ó l s e m m i k é p p e n n e m m a r a d h a t n a k ki a belső s z a k e m b e r e k , akik e g y r é s z t i n t e r j ú a l a n y k é n t , m á s r é s z t belső t a n á c s a d ó k é n t v e s z n e k r é s z t a m u n k á b a n , s felhívják a f i g y e l m e t a z o k r a az i n t é z m é n y i s a j á t o s s á g o k r a , e s e t l e g e s ö s s z e f ü g g é s e k r e , a m e l y e k e t a külső t a n á c s a d ó c é g e m b e r e h e l y i s m e r e t h i á n y á b a n f i g y e l m e n kívül h a g y n a , k o c k á z t a t v a e z z e l a v i z s g á l a t t e l j e s k ö r ü s é g é t , s a z e l k é s z ü l t a z a n y a g objektivitását.
A z i n f o r m á c i ó s audit f o l y a m a t á t Dávid Haynes a k ö v e t k e z ő l é p é s e k r e bontja [11]:
• A m e g l é v ő é s l e h e t s é g e s i n f o r m á c i ó s i g é n y e k , s z ü k s é g l e t e k f e l d e r í t é s e é s e l e m z é s e , k ü l ö n ö s tekintettel arra, hogy m i l y e n m u n k a k ö r i f e l e l ő s s é g terheli a z i n f o r m á c i ó r a i g é n y t tartó m u n k a t á r s a k a t , m i l y e n k ö v e t e l m é n y e k n e k kell m e g f e lelniük, milyen j e l e n t é s i k ö t e l e z e t t s é g ü k v a n ; m i lyen i n f o r m á c i ó r a v a n s z ü k s é g ü k a h h o z , hogy e l v é g e z z é k m u n k á j u k a t ; m i l y e n f o r m á b a n , m i l y e n átfutási idővel, h o n n a n t á j é k o z ó d n a k j e l e n l e g ; mit h i á n y o l n a k , és mi az, a m i t p á r h u z a m o s a n t ö b b h e l y r ő l is m e g k a p n a k ( r e d u n d á n s e l e m e k k i s z ű rése).
• A z i n f o r m á c i ó s i g é n y é s a s z ü k s é g l e t közötti k ü l ö n b s é g f e l t é r k é p e z é s e .
• A külső és belső, rejtett v a g y b i z a l m a s i n f o r m á c i ó f o r r á s o k f e l m é r é s e , a z i n f o r m á c i ó t szállító inf
rastruktúra f e l ü l v i z s g á l a t a .
• A z i n f o r m á c i ó á r a m l á s f e l t é r k é p e z é s e az aktuális g y a k o r l a t és a m e g l é v ő i g é n y e k f ü g g v é n y é b e n , a k e v é s b é k é z z e l f o g h a t ó i n f o r m á l i s c s a t o r n á k f e l d e r í t é s e .
• A s z ü k s é g l e t e k é s a m e g l é v ő f o r r á s o k ö s s z e v e t é s e , a f e l e s l e g e s p á r h u z a m o s s á g o k é s a p r o b l é m á k a t o k o z ó h i á n y o s s á g o k f e l t á r á s a .
• M e g o l d á s i j a v a s l a t k é s z í t é s e a feltárt p r o b l é m á k k i k ü s z ö b ö l é s é r e .
• A s z ü k s é g e s v á l t o z á s o k m e g t e r v e z é s e , m i n d a n y a g i , mind e m b e r i e r ő f o r r á s o k v o n a t k o z á s á b a n .
A z i n f o r m á c i ó s a u d i t e s z k ö z e i k ö z ö t t s z e r e p e l n e k a k é r d ő í v e k , a s z e m é l y e s interjúk, v a l a m i n t r e m e k e l e m z é s i a l a p o t n y ú j t a n a k a statisztikák, ha m e g f e lelő m u t a t ó s z á m o k a t t u d u n k belőlük k i m u n k á l n i . A m e g k é r d e z e t t e k e t biztosítani kell arról, hogy b i z a l m a s a n kezeljük, a m i t hallottunk. A z i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t t a l k a p c s o l a t b a n feltétlenül p r ó b á l j u n k v á laszt kapni a k ö v e t k e z ő k é r d é s e k r e :
• M e l y l é n y e g e s t r e n d e k v a n n a k h a t á s s a l az i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t m u n k á j á r a , a f e l h a s z n á l ó k j e lenlegi és j ö v ő b e n i i g é n y e i r e ?
• M e l y e k a külső és belső i n f o r m á c i ó s i g é n y e k , t u d j u k - e é s é r d e m e s - e definiálni a c é g e n belüli látens, t u d a t o s é s aktív c é l c s o p o r t o k a t ?
• M e l y e k az e g y e s c é l c s o p o r t o k speciális igényei?
• M e n n y i r e i s m e r i k a c é l c s o p o r t o k az i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t t e v é k e n y s é g é t , miben látják az előnyeit, mit t a r t a n a k n e g a t í v u m n a k , s m e n n y i r e e l é g e d e t t e k v a g y e l é g e d e t l e n e k s z o l g á l t a t á s a i n k k a l ? A z ö s s z e g y ű j t ö t t a d a t o k r ó l m i n d e n k é p p e n é r d e m e s nyilvántartást v e z e t n i , ez m i n d e n érintett s z á m á r a t a n u l s á g o s lehet. L e g y e n k ö n n y e n h o z z á f é r h e t ő , h i s z e n v a l ó s z í n ű l e g e z lesz az első átfogó, a s z e r v e z e t i n f o r m á c i ó f o r r á s a i r ó l k é s z ü l t lista.
A z i n f o r m á c i ó s a u d i t e r e d m é n y e k é p p e n a z intéz
m é n y e k t ö b b s é g e s z ü k s é g é t érzi a n n a k , h o g y m e g t a n u l j o n j o b b a n g a z d á l k o d n i a r e n d e l k e z é s é r e álló i n f o r m á c i ó f o r r á s o k k a l , e z é r t k i d o l g o z z a v a g y megújítja i n f o r m á c i ó g a z d á l k o d á s i ( i n f o r m a t i o n r e s o u r c e m a n a g e m e n t ) s z e m l é l e t é t , m ó d s z e r e i t , s t ö r e k s z i k a s z e r v e z e t i n f o r m á c i ó s s t r a t é g i á j á n a k r a c i o n a l i z á l á s á r a . F. W. Horton s z e r i n t az i n f o r m á c i ó s e r ő f o r r á s o k m e n e d z s m e n t j e „az i n f o r m á c i ó k o r d á b a n tartását, n e m pedig f e l e t t ü n k való e l h a t a l m a s o d á s á t j e l e n t i " \7\. A m u n k a t á r s a k b a n t u d a t o s u l az i n f o r m á c i ó k f o n t o s s á g a , a t u d á s f o r r á s o k f e l t é r k é p e z é s é n e k j e l e n t ő s é g e , s b e b i z o n y o s o d i k , h o g y az adott h e l y e n és időben m e g l é v ő releváns i n f o r m á c i ó sok i d ő p o c s é k o l á s t ó l és p é n z k i d o b á s t ó l kíméli m e g a céget. A s z e r v e z e t b e n rejlő s z a k t u d á s h a t é k o n y s á g á n a k e m e l é s e n a g y m é r t é k b e n a m ó d s z e r e s e n k i d o l g o z o t t i n f o r m á c i ó g a z d á l k o d á s t ó l f ü g g .
T ö b b e s e t b e n is t a p a s z t a l t a m , hogy a z i n f o r m á c i ó s és az informatikai s t r a t é g i a k ö z é s o k v e z e t ő m é g m i n d i g e g y e n l ő s é g j e l e t tesz, úgy véli, h o g y a z i n f o r m á c i ó t e c h n o l ó g i a biztos m e g o l d á s t nyújt az i n f o r m á c i ó k k e z e l é s é v e l , t o v á b b í t á s á v a l , m e g o s z t á s á v a l k a p c s o l a t o s v a l a m e n n y i p r o b l é m á r a . Ez u g y a n o l y a n t é v e s g o n d o l a t , mint a z i n f o r m á c i ó a z o n o s í t á s a a t u d á s s a l . Elizabeth Orna erről az a l á b b i a k a t m o n d j a : „ H a s z e r e t n é n k v e z e t ő i n k e t az
á t g o n d o l t i n f o r m á c i ó g a z d á l k o d á s h í v é v é t e n n i , ne e m l í t s ü k az információt, b e s z é l j ü n k helyette a t u d á s r ó l . E g y r é s z t az e g y é n i t u d á s r ó l , a m i m i n d e n k i nek a l e g s a j á t a b b t u l a j d o n a , m á s r é s z t a s o k f é l e e g y é n i t u d á s b ó l ö s s z e k o v á c s o l ó d ó i n t é z m é n y i t u d á s r ó l , a z a z c é g ü n k s z e l l e m i tőkéjéről. A t u d á s a túlélés z á l o g a , e g y é n és s z e r v e z e t s z á m á r a e g y aránt. A t u d á s t táplálni kell, és e z a t á p l á l é k az i n f o r m á c i ó . A » t á p l á l é k n a k « r e l e v á n s n a k kell len
nie, a » t á p l á l k o z á s n a k « p e d i g r e n d s z e r e s n e k . M i n d e z mit s e m ér, h a rossz a s z e r v e z e t » k e r i n g é - s e « , v a g y i s a k o m m u n i k á c i ó n e m kellő g y o r s a s á g g a l j u t t a t j a c é l b a a » t á p a n y a g o t « " [12].
A z i n f o r m á c i ó s a u d i t v é g é n , m i n t e g y a n n a k e r e d m é n y e k é n t f e l m e r ü l e g y sor e l d ö n t e n d ő és m e g v á l a s z o l a n d ó k é r d é s :
Mi a z i n f o r m á c i ó és a t u d á s s z e r e p e i n t é z m é n y ü n k b e n ? V a n n a k - e e z z e l k a p c s o l a t b a n t o v á b b i c é l j a i n k ? Mi kell a h h o z , hogy e z e k e t a - c é l o k a t k é p e s e k l e g y ü n k m e g v a l ó s í t a n i ? M i l y e n i n f o r m á c i ó kat kell g y ű j t e n ü n k t u d á s u n k g a z d a g í t á s a é r d e k é b e n ? Ki l e g y e n a felelőse e n n e k a n e h é z f e l a d a t n a k ? M i l y e n t e r ü l e t e k n e k kell a siker é r d e k é b e n e g y ü t t m ű k ö d n i ü k ? S z ü k s é g e s - e új m ó d s z e r e k b e é p í t é s e f o l y a m a t a i n k b a ? H o g y a n t u d j u n k c é l j a ink é r d e k é b e n (át)alakítani a vállalati kultúrát?
Elizabeth O r n a v é l e m é n y e s z e r i n t a v i z s g á l ó d á s n y o m á n kirajzolódik a s z e r v e z e t i kultúra i n f o r m á c i ós v e t ü l e t é n e k ö t típusa:
• T e c h n o k r a t a utópia - m i n d e n p r o b l é m á t t e c h n i kai k é r d é s n e k tartanak.
• A n a r c h i a - s o k a s z á m í t ó g é p , d e r o s s z a z infor
m á c i ó k i h a s z n á l t s á g a .
• F e u d a l i z m u s - m i n d e n t e r ü l e t n e k m e g v a n a m a ga „bárója", a z ö s s z k é p v i s z o n t m e g f o g h a t a t l a n .
• M o n a r c h i a - „valaki ott fent" e g y s z e m é l y b e n eldönti, h o g y m i k é n t b á n j u n k az i n f o r m á c i ó v a l ; lehet, h o g y érti a dolgát, d e mi lesz, ha elcsábítja a k o n k u r e n c i a ?
• F ö d e r a l i z m u s - erős központi v e z e t é s alatt az ( e l l e n ) é r d e k e l t f e l e k m e g e g y e z n e k a k ö z ö s c é l o k b a n é s a k ö v e t e n d ő e l j á r á s o k b a n [12],
A z i n f o r m á c i ó k b a n rejlő potenciális é r t é k e k c s a k a h a s z n á l a t b a n (a t e r m e l é s b e n , p r o b l é m á k m e g o l d á s á b a n , d ö n t é s e k n é l , f e j l e s z t é s e k b e n stb.) j e l e n t k e z n e k . K ö n y v t á r i m a r k e t i n g r ő l s z ó l ó s z a k i r o d a l m i s z e m l é j é b e n Bátonyi Viola is kitér az i n f o r m á c i ó é r t é k é n e k m e g f o g h a t a t l a n s á g á r a . „ A z i n f o r m á c i ó , mint t e r m é k - irja - , n e m mindig h a t á r o z h a t ó m e g v i l á g o s a n , m i v e l n e h é z az értékét m é r n i , g y a k r a n h o m á l y o s , a b s z t r a k t , tiszavirág é l e t ű , i d ö é r z é k e n y , d r á g a v a g y az előbbiek k o m b i n á c i ó j a . N e h é z s é g e t
TMT 50. évf. 2003. 12. sz.
j e l e n t a n n a k m e g h a t á r o z á s a is, hogy kik a h a s z n á lók, m i t a k a r n a k , és h o g y a n akarják, t o v á b b á h o g y mi az i n f o r m á c i ó k v a l ó s á g o s é r t é k e " [13], E n n e k e l l e n é r e a z i n f o r m á c i ó s a u d i t és az i n f o r m á c i ó s s t r a t é g i a k i a l a k í t á s a v a l a m i l y e n f o r m á b a n m i n d e n k é p p e n v á l a s z t a d arra a k é r d é s r e , h o g y s z ü k s é g e v a n - e a v á l l a l a t n a k s a j á t i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t r a , és h a a v á l a s z i g e n , m e n n y i t ér az m e g a z intéz
m é n y n e k . S á n d o r i Z s u z s a n n a s z e r i n t ez az a d a t f e l b e c s ü l h e t ő e g y r é s z t a s z a k é r t ő k m e g t a k a r í t o t t idejével és e n e r g i á j á v a l [4], m á s r é s z t - úgy g o n d o l o m - n a g y j á b ó l m é r h e t ő e g y k ö l t s é g k a l k u l á c i ó a l a p j á n is, a m i b e n arra p r ó b á l u n k v á l a s z t a d n i , h o g y m e n n y i b e k e r ü l n e , h a m i n d e z t e g y k ü l s ő i n f o r m á c i ó s z o l g á l t a t ó c é g t ő l k e l l e n e m e g r e n d e l n ü n k . A m é r é s i e r e d m é n y e k h e z h o z z á kell a d n i a z t az e l ő n y t is, a m i t a belső i n f o r m á c i ó s z o l g á l t a t ó m u n k a t á r s a k c é g i s m e r e t e , e l h i v a t o t t s á g a , a m u n k a t á r s a k k a l v a l ó k ö z v e t l e n k a p c s o l a t a a d t ö b b l e t k é n t a s z o l g á l t a t á s h o z . A f o l y a m a t o s m e g ú j u l á s ban a rögzített, d o k u m e n t á l t i n f o r m á c i ó k m e l l e t t m e g n ő t t a j e l e n t ő s é g e a m é g publikálatlan, ú n . implicit v a g y tacit t u d á s n a k , v a l a m i n t a n e m m i n d e n k i s z á m á r a h o z z á f é r h e t ő „ s z ü r k e i r o d a l o m n a k " .
A vállalati információs központok szolgáltatásai
A z i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t n a k be kell illeszkednie a vállalat f e l a d a t r e n d s z e r é b e , t i s z t á b a n kell lennie az i n t é z m é n y rövid és h o s s z ú t á v ú stratégiai t e r v e i vel, h o g y f e l a d a t á t j ó h a t á s f o k k a l v é g e z h e s s e . N o h a az i n f o r m á c i ó ö n m a g á b a n is j e l e n t h e t é r t é ket, e g y a d o t t vállalat s z e m p o n t j á b ó l c s a k az az i n f o r m á c i ó és t u d á s l e h e t v a l ó b a n h a s z n o s , a m e lyet üzleti h a s z n á n a k v a g y p r e s z t í z s é n e k f o k o z á s a é r d e k é b e n a vállalati t u d á s v a g y o n aktív r é s z é v é t e s z ü n k . A vállalati i n f o r m á c i ó - é s t u d á s v a g y o n k e z e l ő i k é n t teljes j o g ú tagjai lettünk a „ t u d á s m u n k á s o k " ( „ k n o w l e d g e w o r k e r e k " ) c s a p a t á n a k . Fel
a d a t u n k , hogy m e g t a l á l j u k azt a hiátust, a m e l y a r e n d e l k e z é s r e álló és a s z ü k s é g e s i n f o r m á c i ó k ö zött f e n n á l l , é s e n n e k c s ö k k e n t é s é r e a l k a l m a s s z o l g á l t a t á s i portfoliót, IT e s z k ö z ö k e t és m e g o l d á s o k a t k e r e s s ü n k .
Irene W o r m e l l felhívja a f i g y e l m e t : f ü g g e t l e n ü l at
tól, h o g y a s z o l g á l t a t á s m e l y fizikai f o r m á j á t a l k a l m a z z u k - h a g y o m á n y o s t v a g y e l e k t r o n i k u s t - n e m s z a b a d e l f e l e d k e z n ü n k arról, hogy az i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t s z o l g á l t a t á s a i t a h a s z n á l ó i i g é n y e k n e k m e g f e l e l ő e n kell kialakítani. A h a n g s ú l y n e m a m e g ő r z é s e n és t á r o l á s o n v a n - m o n d j a - , h a n e m az i n f o r m á c i ó e l ő á l l í t á s á b a n v a l ó aktív r é s z v é t e l e n ,
v a l a m i n t a z e g y é n i és vállalati t u d á s g y a r a p í t á s á n [14]. M i n d e n t m e g kell t e n n ü n k azért, h o g y e l ő r e l á s s u k a z i n f o r m á c i ó s i g é n y e k e t , s h o g y m i n é l n a g y o b b a r á n y b a n v e g y ü k rá a vállalat m u n k a t á r sait arra, h o g y h a s z n á l j á k , ismerjék és elismerjék, v a l a m i n t é r t é k e l j é k s z o l g á l t a t á s a i n k a t .
A vállalati i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t o k n a k m i n d e n b e n i g a z o d n i u k kell a m é r h e t ő s z e r v e z e t i c é l o k h o z , a m e l y e k n a g y b a n m e g h a t á r o z z á k az i n f o r m á c i ó s s z ü k s é g l e t e k e t . Irene W o r m e l l a l e g f o n t o s a b b f u n k c i ó k n a k az a l á b b i a k a t tartja [14]:
• az i n f o r m á c i ó h a s z n á l a t s e g í t é s e ;
• az i s m e r e t r e n d s z e r e k é s i n f o r m á c i ó f o r r á s o k k ö zötti n a v i g á c i ó ;
• t a n á c s k é r é s és t a n á c s a d á s i n f o r m á c i ó s p r o b l é m á k b a n ;
• a z i n f o r m á c i ó s f o r r á s o k o p t i m á l i s m e n e d z s e l é s é n e k e l l e n ő r z é s e ;
• m ű s z a k i és kulturális r e n d s z e r e k i n t e g r á l á s a , á t ü l t e t é s a n y e l v e k é s m e g f e l e l t e t é s a t e r m i n o l ó g i á k között;
• a d a t á t a l a k í t á s é s i n f o r m á c i ó á t v i t e l r e n d s z e r e k között;
• t á r s a d a l m i és kulturális ö s s z e f ü g g é s e k k ö z ö t t i k a p c s o l a t t e r e m t é s ;
• a f e l h a s z n á l ó k o k t a t á s a ;
• s e g é d e s z k ö z ö k e l ő á l l í t á s a a z i n f o r m á c i ó s m ű v e l t s é g g a z d a g í t á s á h o z ;
• s z e r v e z e t i és t á r s a d a l m i c é l o k i n f o r m á c i ó p o l i t i k a i t á m o g a t á s a .
A f e l h a s z n á l ó k s z á m á r a c s a k e g y e t l e n f o n t o s d o log létezik: m e g t u d j u k - e a d n i a s z á m u k r a f o n t o s i n f o r m á c i ó t v a g y n e m . A z e l e k t r o n i k u s világ k i s z é lesíti u g y a n az i n f o r m á c i ó f o r r á s o k m e g t a l á l á s á n a k helyét, de k o r á n t s e m t e s z i s z í n v o n a l a s a b b á a f e l lelt tartalmat. Jó m e g o l d á s t e h á t c s a k az lehet, h a n e m t á m a s z k o d u n k k i z á r ó l a g o s a n c s a k a z e g y i k f o r m á r a , h a n e m l e h e t ő s é g e i n k teljes s k á l á j á t k i h a s z n á l v a , ö t v ö z z ü k e z e k e t a v e g y e s s z o l g á l t a t á s i f o r m á k a t , t ö r e k e d v e a r r a , h o g y m i n d i g a l e g j o b b a t v á l a s s z u k ki.
M i r e v a n s z ü k s é g t e h á t a n n a k é r d e k é b e n , h o g y az i n f o r m á c i ó s s z a k e m b e r a vállalat v e z e t é s e előtt é s a stratégiai c é l k i t ű z é s e k k e r e t é b e n e l f o g l a l h a s s a a z t a s z e r e p e t , a m e l y s z ü k s é g e s a t u d á s m e n e d z s e l é s f u n k c i ó i b a n való r é s z v é t e l h e z , s a s i k e r e s s é g b i z t o s í t á s á h o z :
• a z o n o s í t a n u n k kell a vállalati t e v é k e n y s é g e k e t , k u l c s f e l a d a t o k a t ;
• f o l y a m a t o s k a p c s o l a t t a r t á s r a kell t ö r e k e d n ü n k a k u l c s e m b e r e k k e l ;
• m e g kell n y e r n ü n k a belső d ö n t é s h o z ó k a t , m e n e d z s e r e k e t ;
• e g y ü t t kell m ű k ö d n ü n k az e g y e s c s o p o r t o k k a l , t á m o g a t á s t kell n y ú j t a n u n k a p r o j e k t m u n k á k s o r á n ;
• fel kell i s m e r n ü n k és o r v o s o l n u n k az i n f o r m á c i ó - é s t u d á s h i á n y t ;
• a z a r á n y o s feladatkijelölés é r d e k é b e n m e g kell t u d n u n k h a t á r o z n i a z i n f o r m á c i ó értékét;
• o l y a n m e g b í z h a t ó é s r e l e v á n s i n f o r m á c i ó s s z o l g á l t a t á s o k a t kell n y ú j t a n u n k , a m e l y e k n é l k ü l ö z h e t e t l e n e k az i n t é z m é n y s z á m á r a ;
• t e v é k e n y s é g ü n k b e és s z o l g á l t a t á s a i n k b a a k t í v a n be kell é p í t e n ü n k a szelekció, a z analízis é s a s z i n t é z i s f o l y a m a t á t ;
• a l e g p r o f i b b , l e g j o b b a n k é p z e t t m u n k a t á r s a k k a l kell r e n d e l k e z n ü n k ;
• kiváló m i n ő s é g ű m u n k á t kell v é g e z n ü n k ;
• e r ő s s é g e i n k e t és a vállalati i g é n y e k e t ö s s z e kell h a n g o l n u n k , és a z o k r a kell építeni, a s z ü k s é g t e len t e v é k e n y s é g e k e t m e g kell s z ü n t e t n i ;
• t ö r e k e d n ü n k kell m u n k á n k o p t i m a l i z á l á s á r a ;
• t ö r e k e d n ü n k kell a f o l y a m a t o s m e g ú j u l á s r a ;
• időt és e n e r g i á t kell s z á n n u n k s a j á t P R - u n k r a , a f e l h a s z n á l ó k t á j é k o z t a t á s á r a , k é p z é s é r e ;
• p r o f e s s z i o n á l i s m ó d o n kell ö t v ö z n ü n k a h a g y o m á n y o s és az e l e k t r o n i k u s s z o l g á l t a t á s o k a t . M e l y a l a p v e t ő f e l a d a t o k r a kell t e h á t a vállalat in
f o r m á c i ó s k ö z p o n t j á n a k h a g y o m á n y o s és speciális s z o l g á l t a t á s a i t é p í t e n i e ? A z i n f o r m á c i ó k f e l t é r k é p e z é s e , ö s s z e g y ű j t é s e , r ö g z í t é s e , g o n d o z á s a , t o v á b b a d á s a , integrálása, h a s z n o s í t á s a . Az i n f o r m á c i ó k m e g f e l e l ő m e n e d z s m e n t j e alapja lehet a t u d á s m e n e d z s m e n t t á m o g a t á s á n a k is. Balázs Sán
dor f e l s o r o l á s a [ 1 5 ] p o n t o s a n e z e k r e az a l a p o k r a m u t a t rá:
• elö kell s e g í t e n i a z állandó t u d o m á s s z e r z é s t arról, h o g y az általunk v i z s g á l t s z a k t e r ü l e t e n és a c s a t l a k o z ó t u d o m á n y á g a k b a n m i l y e n új e r e d m é n y e k születtek;
• ö s z t ö n ö z n i kell a g o n d o l a t o k a t és t e v é k e n y s é g e ket m á s o k i s m e r e t é n e k , t u d á s á n a k , g y a k o r l a t á n a k és e r e d m é n y e i n e k m e g i s m e r é s e útján;
• c s ö k k e n t e n i kell a m u n k á k m e g k e t t ő z ő d é s é n e k v a l ó s z í n ű s é g é t , t ö r e k e d n i kell a z idő, a pénz és a z e r ő f e s z í t é s e k m e g t a k a r í t á s á r a ;
• a l a p v e t ő és h á t t é r - i n f o r m á c i ó k a t kell nyújtani i s m e r e t l e n t e r ü l e t e k e n ;
• g o n d o s k o d n i kell a k é s z ü l ő m u n k á k h o z s z ü k s é g e s s z a k m a i i n f o r m á c i ó k r ó l és a d a t o k r ó l ;
• m e g kell felelni e g y é b specifikus k ö v e t e l m é n y e k n e k .
Mit t e h e t e n n e k é r d e k é b e n az i n f o r m a t i k u s k ö n y v tárosok, i n f o r m á c i ó s s z a k e m b e r e k c s a p a t a ? H o g y a n kell k i a l a k í t a n i a kulcsszolgáltatásait, s ho
g y a n kell e d d i g i t e v é k e n y s é g é t új d i m e n z i ó k b a h e l y e z n i e ?
Hagyományos szolgáltatások
A z e l e k t r o n i k u s világ l á z á b a n é g v e s e m f e l e d k e z hetünk m e g arról, h o g y a vállalati i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t o k n a k t o v á b b r a is el kell látniuk s z á m o s h a g y o m á n y o s k ö n y v t á r i feladatot. Úgy tűnik, hogy a n y o m t a t o t t és digitális d o k u m e n t u m o k tartós e g y ü t t é l é s é n e k k o r a k ö v e t k e z i k , a m i i s m é t azt a nézetet t á m a s z t j a alá, hogy a k ö n y v t á r a k h a g y o m á n y o s s z o l g á l t a t á s a i - igaz, s o k e s e t b e n g é p e sítve - t o v á b b r a is s z ü k s é g e s e k lesznek.
Kezdjük rögtön a z e l e j é n . B á r m i l y e n k o r s z e r ű i n f o r m á c i ó s k ö z p o n t n a k tartjuk is m a g u n k a t , t o v á b b ra is f e l a d a t u n k m a r a d a d o k u m e n t u m o k beszer
z é s e , f e l d o l g o z á s a é s s z o l g á l t a t á s a . K ö n y v e k e t , folyóiratokat, s z a b v á n y o k a t , k o n f e r e n c i a a n y a g o k a t stb. r e n d e l ü n k m e g ( n é m e l y i k e t e l e k t r o n i k u s for
m á b a n ) , a m e l y e k e t a z t á n k ü l ö n b ö z ő m é l y s é g b e n f e l d o l g o z u n k és s z o l g á l t a t u n k . M u n k á n k csak a m ó d s z e r e k t e k i n t e t é b e n változott, h i s z e n e z e k n e k a m u n k a f o l y a m a t o k n a k a nagy r é s z e a z integrált r e n d s z e r e n k e r e s z t ü l , a u t o m a t i z á l v a történik, s a d o k u m e n t u m o k k a l k a p c s o l a t o s i n f o r m á c i ó k a t is r e n d s z e r ü n k o n l i n e k a t a l ó g u s á b ó l nyújtjuk.
K ö l c s ö n z é s ü n k - a v o n a l k ó d o k a l k a l m a z á s á v a l - n é h á n y pillanatra c s ö k k e n , s m á r a k ö n y v t á r k ö z i k ö l c s ö n z é s is h á l ó z a t o n keresztül b o n y o l ó d i k . A k ö n y v t á r o s s z e m é l y e s j e l e n l é t e n é h á n y f o l y a m a t ban (pl. k e r e s é s , e l ő j e g y z é s , h o s s z a b b í t á s ) m á r n e m s z ü k s é g s z e r ű , hiszen a f e l h a s z n á l ó „ ö n k i szolgáló" m ó d o n is m e g t e h e t i m i n d e z t a világhálón keresztül.
„Virtuális" l á t o g a t ó i n k o n kívül a z o n b a n m a r a d m é g j ó n é h á n y „ v a l ó d i " is, akik igénylik m a j d a h e l y b e n olvasást, a m á s o l a t k é s z í t é s t és a könyvtárközi k ö l c s ö n z é s t A f e l h a s z n á l ó k t ö b b s é g e e l ő n y b e n részesíti az i n f o r m á c i ó s s z a k e m b e r r e l való s z e m é lyes k a p c s o l a t o t , igényt tart a s z ó b e l i t á j é k o z t a t á s ra, az ú j d o n s á g o k b e m u t a t á s á r a , és s z e r e t i a f o lyóiratokat k é n y e l m e s s z é k e n ülve olvasni. Egy
„integrált k ö n y v t á r b a n " , a m e l y m e g f e l e l ő m ó d o n ötvözi a h a g y o m á n y o s és a digitális s z o l g á l t a t á s o kat, e n n e k n e m lehet a k a d á l y a .
TMT 50. évf. 2003.12. s z . Online katalógus (OPAC)
A z integrált k ö n y v t á r i r e n d s z e r e k b e n a f e l d o l g o z o t t d o k u m e n t u m o k v i s s z a k e r e s é s é t az e g é s z r e n d s z e r a l a p j á t k é p e z ő relációs v a g y o b j e k t u m r e l á c i ó s a d a t b á z i s - k e z e l ő f e l h a s z n á l ó i (olvasói) interfésze biztosítja. Ez az ú n . O P A C ( O n l i n e Public A c c e s s C a t a l o g ) a r e n d s z e r e g y i k m o d u l j a k é n t m ű k ö d i k , s n y i l v á n o s s z á m i t ó g é p e s könyvtári k a t a l ó g u s f u n k c i ó k a t lát el. Ez a m o d u l biztosítja a f e l h a s z n á l ó k s z á m á r a a z t a z ú n . v i s s z a k e r e s ő felületet, a m e l y n e k s e g í t s é g é v e l l e k é r d e z h e t i k é s m e g j e l e n í t h e t i k az a d a t b á z i s b a n tárolt bibliográfiai és p é l d á n y a d a tokat. A b e g y ű j t ö t t i n f o r m á c i ó k v i s s z a c s a t o l á s á n a k ideális m e g j e l e n í t é s i f e l ü l e t e a w e b , e z é r t a z i n t e g rált r e n d s z e r k i v á l a s z t á s á n a k egyik s a r k a l a t o s pontja, h o g y r e n d e l k e z i k - e W E B O P A C - k a l , e g y m i n d e n k i által e l é r h e t ő , k o r s z e r ű , k ö n n y e n k e z e l hető v i s s z a k e r e s ő felülettel. A z O P A C f o n t o s t u l a j d o n s á g a , h o g y o n l i n e , s z á m i t ó g é p e s h á l ó z a t o n k e r e s z t ü l e l é r h e t ő - a l a p v e t ő e n i n g y e n e s - s z o l g á l t a t á s .
A 2 1 . s z á z a d O P A C - j á v a i s z e m b e n l é n y e g e s e l v á rás, h o g y a bibliográfiai a d a t o k mellett k é p e s le
g y e n a r e k o r d h o z c s a t o l t o b j e k t u m o k m e g j e l e n í t é sére, f ü g g e t l e n ü l a z o k f á j l f o r m á t u m á t ó l ( k é p , h a n g , v i d e ó , s z ö v e g stb.). E l v á r h a t ó t o v á b b á , h o g y a h a r d v e r l e h e t ö s é g e k h a t á r a i n belül a r e n d s z e r ne k o r l á t o z z a a találatok s z á m á t (de n a g y találati h a l m a z e s e t é b e n a j á n l j a fel a m e g s z a k í t á s , p o n t o sítás v a g y s z ű k í t é s l e h e t ő s é g é t ) , s a d j o n m ó d o t a találatok k i n y o m t a t á s á r a is (a m e g f e l e l ő j o g o s u l t s á g o k és k o r l á t o k f i g y e l e m b e v é t e l é v e l ) .
A z O P A C - a z á l l o m á n y s o k s z e m p o n t ú v i s s z a k e r e s h e t ő s é g é n túl - e g y é b f o n t o s f u n k c i ó k a t is tar
t a l m a z (pl. találati h a l m a z o k e l m e n t é s e , r e n d e z é se, e - m a i l b e n v a l ó e l k ü l d é s e , az előző k e r e s é s e k r e való h i v a t k o z á s o k l e h e t ő s é g e , saját k ö l c s ö n z é s e k m e g t e k i n t é s e , e l ő j e g y z é s , h o s s z a b b itás).
O P A C - u n k m e g j e l e n é s e , h a s z n á l h a t ó s á g a , f e l h a s z n á l ó b a r á t m ű k ö d é s e n a g y b a n b e f o l y á s o l j a a z ü g y f e l e k k ö n y v t á r u n k r ó l alkotott v é l e m é n y é t N a p j a i n k b a n m á r n e m c s a k a n y o m t a t o t t , h a n e m a z
I n t e r n e t e n v a g y v a l a m e l y h o r d o z ó n fellelhető e l e k t r o n i k u s d o k u m e n t u m o k a t is f e l d o l g o z u n k . Mivel a d o k u m e n t u m o k e g y r e n a g y o b b h á n y a d a m á r c s a k e l e k t r o n i k u s f o r m á b a n , Interneten k e r e s z t ü l é r h e t ő el, e z é r t f o l y a m a t o s a n k ö v e t n i és publikálni kell az ú j a b b és ú j a b b f o n t o s w e b o l d a l a k a t , illetve a rajtuk m e g j e l e n ő d o k u m e n t u m o k a t ( U R L - e k m e g a d á s á val).
A z e l e k t r o n i k u s i n f o r m á c i ó k f e l d o l g o z á s a k o r a z o n ban n é h á n y s a r k a l a t o s p o n t r a m i n d e n k é p p e n o d a kell figyelni. N e m h a g y h a t j u k f i g y e l m e n kívül azt a s a j n á l a t o s tényt, h o g y a w e b l a p o k d i n a m i k á j á n a k k ö v e t k e z t é b e n a k o r á b b a n ott talált d o k u m e n t u m o k a k é s ő b b i e k b e n e g y á l t a l á n n e m , v a g y c s a k e s e t l e g e s e n é r h e t ő k e l , a s z o l g á l t a t ó k l e v e s z i k , á t h e l y e z i k az a n y a g o k a t , illetve e l é r é s i ú t v o n a l u k m e g v á l tozik, m e g s z ű n i k . Ezért g o n d o s k o d n i kell a l é n y e g e s és p ó t o l h a t a t l a n d o k u m e n t u m o k m e n t é s é r ő l . E z a v e s z é l y az a r c h í v u m o k e s e t é b e n is fennáll, n é m i b i z t o n s á g o t c s a k az e l ő f i z e t é s t é n y e n y ú j t h i s z e n e z e s e t b e n a s z o l g á l t a t ó k ö t e l e s biztosítani a f o l y a m a t o s h o z z á f é r é s t a z a r c h í v u m b a n található d o k u m e n t u m o k h o z , g o n d o s k o d v a a z á l l a n d ó frissí
t é s r ő l is.
S z á m o l n u n k kell a z z a l is, h o g y a z a d a t b á z i s b a b e t ö l t e n i kívánt, t ö b b f é l e f o r r á s b ó l s z á r m a z ó d o k u m e n t u m o k e r e d e t i f o r m á j a s o k f é l e lehet. M á r a f e l a d a t g y a k o r l a t i m e g v a l ó s í t á s a előtt ki kell a l a k í t a n u n k egy k ö z ö s á l l á s p o n t o t a t á r o l a n d ó d o k u m e n t u m o k e g y s é g e s f o r m á j á t i l l e t ő e n . A d ö n t é s t a z o n b a n t ö b b d o l o g is b e f o l y á s o l j a . E g y r é s z t a z a r c h i v á l á s n a k kialakult g y a k o r l a t a és s z a b v á n y a i v a n n a k , m á s r é s z t a w e b e s k e r e s ő f e l ü l e t e g y é r t e l m ű k ö v e t e l m é n y k é n t állítja e l é n k a z t a z igényt, h o g y a csatolt d o k u m e n t u m o k is m e g j e l e n í t h e t ő k l e g y e n e k e z e n a f e l ü l e t e n . V é l e m é n y e m s z e r i n t e b b e n az e s e t b e n az X M L - t e c h n o l ó g i a * h a s z n á l a t a l e n n e indokolt. A z X M L - t e c h n o l ó g i a l e h e t ő s é g e t nyújt h i p e r t e x t h a s z n á l a t á r a is, így u g r ó p o n t o k (linkek) b e é p í t é s é v e l t o v á b b i k a p c s o l a t o k h o z h a t ó k létre a z e g y e s d o k u m e n t u m o k között.
A z O P A C f o n t o s r é s z e a vállalat i n t r a n e t j é n e k v a g y t u d á s p o r t á l j á n a k , f e j l e s z t é s e , t e s t r e s z a b o t t kialakí
tása m i n d e n k é p p e n k ö t e l e z ő f e l a d a t Irodalomkutatás, szelektív témafigyelés (SDI = Selective Dissemination of Information) A z i n f o r m á c i ó s igények k i e l é g í t é s é n e k f o n t o s e s z k ö z e a z i r o d a l o m k u t a t á s é s a t é m a f i g y e l é s . A z iro
d a l o m k u t a t á s a l e g n a g y o b b f e l k é s z ü l t s é g e t igénylő k ö n y v t á r i m u n k á k e g y i k e , a m i az i n f o r m á c i ó f o r r á s o k teljes k ö r ű , részletes i s m e r e t é t k ö v e t e l i m e g . A z i n f o r m á c i ó s m u n k a t á r s a f e l h a s z n á l ó k é r é s é r e és a z általa m e g a d o t t s z e m p o n t o k a l a p j á n á t n é z i a v o n a t k o z ó s z a k i r o d a l m i f o r r á s o k a t , e z e k e t értékeli,
"XML = eXtensible Markup Language (kiterjesztett jelö- lönyelv), a W3C által szabványosított, továbbfejleszthető jelölönyelv a HTML korlátainak megszüntetésére.
