Noha a pápai udvar jelentős antik örökséggel rendelkezett az írásbeliség területén, a kancelláriája mégis csak a 9. századtól kezd kialakulni. Először a kancellária vezetőjét is
merjük csak. A 9. században a kancellária vezetője a könyvtáros (bibliothecarius). Munká
já t a pápai udvar írásbeli m unkáinak irányításában ham arosan átveszi a k an cellár (cancellarius), sőt 1037-ben a két tisztség egyesül. A cím viselője bíboros, és jelentős szere
pet tölt be a pápai udvarban. Ezt a tisztséget azonban 1187-1205 között nem töltötték be, s 1216-ban III. Honorius pápa (1216-1227) meg is szüntette. Helyette új tisztséget vezetett be. Az új tisztviselő az alkancellár lett (vicecancellarius). Az alkancellár is tagja volt a bíbo- rosi testületnek (collegium cardinalium) és 1325-től csakis bíboros lehetett alkancellár. Et
től kezdve helyettest állítottak mellé (vicecancellarii locum tenens). Az alkancellár megjele
nése mutatta, hogy a pápai udvar irodája kancelláriává fejlődött. Ekkor a pápai udvarban szabályos ügyviteli rend honosodott meg. Egy-egy ügy a kancelláriába benyújtott írásbeli kérvénnyel (petitio, supplicatio) kezdődött. III. Ince pápa (1198-1216) idején már a Laterán mellett magánímokokat lehet találni, akik a felek kérését pénzért írásba foglalták (petitionarii).
Ekkortól kezdve ugyanis kötelezővé vált az, hogy a pápai udvarban csakis írásban lehetett kérvényt beadni. A kérvényt harmadik személyben fogalmazták, s így kezdődött: Supplicat Sanctitati Vestrae... Innen kapta a kérvény a supplicatio nevet. A kérvényt a jegyzők (notarii) vették át. A jegyzők az alkancellárral közösen éltek; ők voltak az írásbeli ügyek tényleges intézői. A 13. században megjelennek az ügyek előadói (referendarii). Az átvett kérvényt eleinte az alkancellár aláírta és keltezéssel látta el, utóbb XXII. János pápa (1316-1334) idején a keltező (datarius) végzi ezt a munkát, önálló hivatalnokká csak V. Márton pápa (1417-1431) idején válik. A keltezés hallatlanul fontos dolog volt, ugyanis a kérvényre vezetett keltezéstől lehetett élni az oklevélben engedélyezett joggal.
A jegyzők, utóbb az előadók a pápa (és a bíborosok) elé terjesztették a kérvényt. Véle
ményük alapján azután a fogalmazók (abbreviatores) elkészítették a fogalmazványt. XXII.
János pápa (1316-1334) óta a fogalmazókat három csoportba sorolták. A legképzettebb fogalmazók (abbreviatores de parco maiori) közvetlenül az alkancellár munkáját segítették, s részt vettek a tényleges ügyintézésben. A kevesebb gyakorlattal rendelkező fogalmazók (abbreviatores de parco minori) készítették a fogalmazványokat. A ranglétra legalsó fokán álló fogalmazók (abbreviatores de príma visione) kapták meg az írnokok (scriptores) által letisztázott szövegeket és ők vetették egybe a fogalmazvánnyal. Az elintézéstervezetet - az ügy súlyától függően - bemutatták a pápának vagy az alkancellárnak. Az ő jóváhagyásuk 5 0
után került az írnokokhoz (scriptores). Hogy melyik írnok mit másol, azt az írnokok vezető
je, a rescribendarius vagy a distributor litterarum grossandarum jelölte ki. A letisztázás (ingrossatio) után a tisztázatra ráírták, hogy mennyit kell fizetnie (taxa) a félnek az oklevél kiállításáért. Innen a kamarába (camera apostolica), vagy az alkancellárhoz vezetett az útja, ahol ellenőrizték az oklevél hibátlanságát. A kész oklevelet jóváhagyásra bemutatták a pá
pának, vagy felolvasták a bíborosi testület előtt. Jóváhagyásuk után a pecsételőkhöz (bullatores) került, akik — minthogy írástudatlanok voltak — az oklevél formája alapján meg
felelő pecséttel látták el az oklevelet. Ezt követően bevezették a regisztrumba, majd kézhez kapta a kérelmező (destinatarius).
Az első pápai iratok levél formájában (epistulae) készültek. Ezt követően alakult ki az egyházi kiváltságokat engedélyező ünnepélyes kiváltságlevelek (privilegia) formája. A pá
pai kiváltságleveleket a 11—12. században arról lehet felismerni, hogy az első soruk hosszab
bított írással (scriptura longior) van írva. A salutatio pedig in perpetuum formulából áll. A contextust három ámen zárja le. Ezt követi a rota. A rota két koncentrikus körből áll. A két kör közötti részen olvasható az illető pápa jelmondata: pl. + Verbo Domini caeli firmati sunt. A belső kört kereszt osztja négyfelé. A bal felső negyedében Szent Péter, a jobb felső negyedében Szent Pál neve olvasható, míg az alsó felében a pápa neve szerepel: a rota mellett található a pápa aláírása: Ego Paschalis catholicae ecclesiae episcopus subscripsi.
Az oklevél jobb oldalán találjuk a bene valete szavakból képzett monogramot. Ezt követte az ünnepélyesebb okleveleken a bíborosok aláírása, majd az oklevelet a keltezés zárta. A kiváltságlevelek mellett kialakult a 11-12. században az egyszerűbb fajtája az oklevelek
nek (litterae). Az ilyen egyszerűbb oklevelek kiállításukat illetően kétfélék lehettek. Az ün
nepélyesebb okleveleken az ólompecsét (bulla) selyemfonálon függött (litterae cum filo sericeo), a kevésbé ünnepélyes okleveleken pedig kenderzsinegre függesztették fel az ólom
pecsétet (litterae cum filo canapis). A selyemfonalas oklevélben a pápa neve hosszabbított írással szerepelt, s a formulakezdő szavak első betűi is díszesek). A 13. század derekán azonban az ünnepélyes és egyszerű oklevelek formailag egybemosódnak, s kialakult az új oklevélforma, a bulla. Ebben a pápa neve hosszabbított írással íródott. A rota és az aláírások eltűntek. Pecsétje ólompecsét (bulla). A bullákat a contextusuk első kifejezésével szokták idézni (príma dictio, quae sequitur ad benedictionem). Az ünnepélyes formában kiállított oklevelek már csak ritkán jelentkeznek. Formuláik az ún. litterae consistoriales nevű okle
vélben élnek tovább. Az egyszerű oklevelekből alakult ki az igazi pápai levél, a bréve. V.
Márton pápa (1417-1431) idején jelennek meg az első brévék. Fő ismertetőjük, hogy mind
két oldalán egyformán finoman kidolgozott (északi) hártyára készültek, s vörös viaszba nyo
mott gyűrűspecséttel (anulus piscatoris) pecsételték meg. A pápa neve sorszámával együtt az oklevél közepén csupa maiuscula betűvel íródott. Formulái rendkívül lerövidültek, innen a nevük (breve). Harmadik iratfajta is megjelenik VIII. Ince pápa (1484-1492) idején: a motu proprio. A nevét onnan kapta, hogy a contextusa mindig e szavakkal kezdődik. Pecsét
je nincs, a pápa aláírása hitelesíti. Intitulatioja olyan mint a brévéknek, amihez az ad fúturam rei memóriám formula járul. Tartalmilag a pápai udvart és az egyházi államot érintő ügyek
ben keletkeztek.
XXII. János pápa (1316-1334) idején jött szokásba, hogy a politikai ügyeket érintő levelek megfogalmazását a kancellária erre kijelölt alkalmazottjára bízták. XII. Benedek pápa (1334-1342) korában ezt a személyt titkárnak (secretarius) nevezték. A 14. század végétől a titkárok közvetlenül a pápa alá és a kamarás-bíboroshoz (cardinalis camerarius) tartoztak. Az általuk fogalmazott leveleket a kancelláriában tisztázták le. Számuk ( 1357-ben három) a század végére megkétszereződött, majd számuk gyors növekedését III. Kalliksztusz pápa (1455-1458) rendelete megakasztotta: ismét hatra csökkentette a titkárok számát. 1487.
december 3 1-én a Non debet reprehensibile bullájával VIII. Ince pápa (1484-1492) létre
hozta belőlük a pápai titkárságot (secretaria apostolica), amely 24 tagból állt. A testület egyik tagja a secretarius domesticus; nyomába X. Leó pápa (1513-1521) idején a secretarius intimus lép, aki a pápai állam ügyeit intézte. Ebből a testületből jö tt létre a Segreteria di Stato.
A CSÁSZÁRI OKLEVÉLADÁS
A német-római császári kancellária kialakulására is jellemző, hogy először a kancellá
ria vezetőjével ismerkedhetünk meg. A Frank Birodalom írásbeli ügyeit az udvari kápolna intézte. A kápolna (capella) Szent Márton köpenyéről (cappa) vette a nevét. Ezt az ereklyét azért tisztelték, mert - úgy hitték - a győzelmet szavatolja a csatákban. Tisztelete a 7. szá
zadban alakult ki. A csatákba rendszeresen magukkal vitték. A király megbízásából papok őrizték, akiknek a neve káplán (cappellani) volt. Az első okleveles említésük 741-ből való.
Az elöljárójuk 825-től a főkáplán (archicappellanus, summus cappellanus) volt. A 9. század második felében a főkáplán és a kancellár egy személy volt, majd a mindenkori mainzi érsek kapta m eg a császári k an cellária v ezető jén ek a tisztét. E ttől kezd v e fő k an cellár (archicancellarius) a neve. A 10-11. században a császári kancellária mellett külön itáliai (962) és külön burgundi (1041) kancellária alakult. Az itáliai kancellária vezetője a minden
kori kölni érsek volt, a burgundit a mindenkori trieri érsek vezette. A magasrangú főkancel
lár helyett az írásbeli teendők tényleges végzése és irányítása a kancellár (cancellarius) ke
zébe került a 9-10. században. A kancellári tisztségben a helyettesi rang lassan fejlődött ki.
E lő szö r az egyik főjegyző (p ro to n o ta riu s), m ajd a 13. sz áz ad tó l az a lk a n c e llá r (vicecancellarius) helyettesíti a kancellárt, aki egyre inkább fontos politikai megbízásoknak tesz eleget. A kancellária tényleges ügyintézői a jegyzők (notarii) voltak. Az ő munkájukat az írnokok (scriptores) segítették. A közöttük meglévő munkamegosztást pontosan nem le
het felmérni. Előfordul ugyanis, hogy ugyanaz írta az oklevelet, mint aki fogalmazta. Ráa
dásul az egyes kancelláriai alkalmazottak nevét ebben a korai korszakban csak elvétve is
merjük. Éppen ezért az egyes névtelen kancelláriai tisztviselőket a kancellár nevével és az ABC betűivel szokták jelölni (Heribert A, B, C stb.). IV. Károly császár (1346-1378) ide
jén jelennek meg a javítók (correctores) és az oklevelek regisztrálói (registratores). A 15.
században találkozunk az oklevél díjának megállapítójával (taxator) is. Az 1474-ben ké
szült kancelláriai rendtartás szerint a kancellária titkárokból (secretarii) és írnokokból áll.
Az előbbiek a fogalmazványokat készítették, az utóbbiak pedig a tisztázást végezték. Hoz
zájuk járult a registrator, a taxator és egy irodaszolga, aki fűtött. A 13. századig rendszere
sen, később ritkábban fordul elő a császári oklevelek fő jellemző vonása, hogy tudniillik az oklevél első sora hosszabbított írással készült. Az oklevél kiadójának aláírása monogram formában található, amelybe a császár csak egyetlen vonalat húzott saját kezűleg. A pecsét a hártyába metszett kereszt alakú lyukba volt bepréselve. A 13. századtól jelennek meg a császári fiiggöpecsétes oklevelek. Az oklevél alján a keltezés előtt a kancellár a főkancellár helyett láttamozza (recognitio) az oklevelet: Heribertus cancellarius vice Uilligis archiepiscopi recognovit. A császári kancelláriában készült címereslevelek az oklevél közepén szöveg közben viselik a megfestett címerképet.
MAGANIRASBELISEG
A magánjogi írásbeliség egészen más formát nyert a középkorban. A magánfelek - amennyiben nem az uralkodóhoz, vagy valamelyik hivatalához fordultak szándékuk írásbafoglalása céljából - közjegyzőket (notarii publici) kérhettek fel erre. A közjegyzői intézmény római eredetű; a közjegyzők (tabelliones) nyilvános helyeken (fora) készítették pénzért az ókori Rómában a feleknek a beadványokat (libelli), végrendeleteket (testamenta) stb. A római birodalom egyik örököse, a pápa nevezte ki a közjegyzőket a középkorban (notarii publici apostolica auctoritate), majd a másik örökös, a császár is jogot formált arra, hogy közjegyzőket (notarii publici imperiali auctoritate) nevezzen ki. Sőt utóbb mindketten egy-egy alkalomra továbbadományozták kiváltságképpen a kinevezési jogot. Gyakori, hogy egy közjegyző pápai és császári felhatalmazással (nótárius publicus apostolica et imperiali auctoritate) is rendelkezik. Valószínűleg nem szakadt meg Itáliában az ókori tabellio és a középkori nótárius publicus működése között a folyamatosság, a német-római császárság területén azonban csak a 13. században jelennek meg. Működésük elé pl. Magyarországon és Angliában akadályokat gördítettek, mivel ezekben az országokban már kialakult az egyes hiteles pecséttel rendelkező egyházi testületeknek a bevonása a magánjogi írásbeliségbe. Az egyházi hatóságok azonban nem fogadták el hiteleseknek ezeket az egyházi testületek által kiállított iratokat, csak a közjegyzőkét. Ez érthető, hiszen az egyház a római joggal élt, s a közjegyzőknek volt csak római jogi előzménye. A közjegyzők felavatásán a felavatandó, miután megesküdött az evangéliumra, hogy hűen jár el a ráruházott hivatallal, gyűrűvel, tollal, tintatartóval és hártyalappal lett beiktatva hivatalába. A közjegyzői oklevél (instru
mentum publicum) felépítésében némileg különbözik a hatósági oklevelektől. Legalapve
tőbb eltérés a keltezésben és a hitelesítésben van. A keltezés ugyanis mindig az oklevél elején található. A közjegyzői hitelesítés pedig nem pecséttel, hanem közjegyzői jeggyell (signum notarile) és közjegyzői záradékkal (subscriptio) történt. Amennyiben más, pecsét
tel rendelkező személy által készített írást hitelesített a közjegyző, akkor az illető személy
nek vagy hatóságnak pecsétje is rákerült az oklevélre.