• Nem Talált Eredményt

5. Brainstorming, Fókuszcsoport

5.2. Területfejlesztési elemzések módszerei

5.2.1. Brainstorming módszer

Az elnevezés magyar szakfordításban ötletrohamot jelent, de eredeti angol nevén terjedt el, mind a szakirodalomban, mind pedig a gyakorlatban. A módszer megalkotója Osborne volt, aki hagyományos úgynevezett értekezlet típusú tanácskozásokat figyelt meg, amelyek fő problémái az alábbiak voltak:

 hosszú előkészület az alapprobléma meghatározásához,

 időt rabló viták a különböző álláspontok képviselői között,

 gyakori kitérők a fő témától,

 személyi érdekellentétek torzító hatásai.

A brainstorming csoport munkája mindezektől mentes. A brainstorming módszert alkalmazó teamet egy úgynevezett moderátor vezeti, aki metodikai támogatást nyújt, gerjeszti, ugyanakkor mederben tartja az ötletek termelését.

 A brainstorming csoportmunkát az alábbiak jellemzik:

 a megoldandó probléma világos, egyértelmű definiálása,

 ötletek vizuális rögzítése,

 egyszerre csak egy ötlet fogalmazható meg rövid, közérthető formában,

 az ötletek mennyisége fontosabb, mint azok minősége,

 idegen ötletek is közölhetőek,

 az ötletgyűjtés fázisában tilos a vita, a bírálat és a mérlegelés.

Mint minden csoportmódszernek, ennek a módszernek is megvannak az előnyei és hátrányai egyaránt. A módszer előnyei közé soroljuk, hogy a sok résztvevő miatt szélesebb a látókör, több ötlet vetődhet fel, melyek azonnal továbbfejleszthetők. Hátránya, hogy több résztvevő egyidejű jelenléte szükséges.

A brainstorming módszer szakaszai és menete:

1. Előkészítés:

A moderátor feladatai: 15-20 fős heterogén összetételű csoport meghívása, a csoporttagok tájékoztatása a témáról, az ötletek regisztrálásához és vizuális áttekintéséhez szükséges segédeszközök előkészítése.

2. Brainstorming:

A moderátor feladatai: a szabályok ismertetése, az egyértelmű probléma szóbeli közlése és vizuális bemutatása, ha a probléma nem egyértelmű, keresni kell olyan definíciót, amit minden résztvevő elfogad, az ötletek vizuális nyilvántartása, ha a feszültség lanyhul, a szükséghez képest aktivizálja a csoportot kérdésekkel, saját ötletekkel, új megközelítési módok felvetésével, stb.

50 3. Kombinációkra törés:

A moderátor feladatai: példák megmutatása, kombináció keresése, ösztönzés az ötletek kombinálására kérdésekkel, a szabad ötletelés fázisában született ötletek teljes listájának bemutatása.a részvételi szabályok: megegyezik a brainstorming szakaszéval.

4. Értékelés:

A moderátor feladatai: a listába pótlólag felveszi a csoportmunka befejezése után érkezett ötleteket, osztályozza az ötleteket, minden egyes ötlet vitatásáról, bírálatáról és minősítésétől gondoskodik, megvédi az ötleteket a szokásos frázisokkal szemben, összefoglalja az eredményeket, definiálja a nyitva maradt problémákat.

A résztvevők feladatai: minden egyes ötletet vitatnak, bírálnak és minősítenek az alábbi szempontok szerint:

 Megfelel-e az adottságoknak és kielégíti-e a szükségleteket?

 Realizálható-e vagy sem?

 Azonnal, rövid- vagy hosszútávon realizálható?

 Minden további vizsgálat nélkül megvalósítható?

 Ha a kitűzött célnak nem felel meg, akkor milyen egyéb célra hasznosítható?

 A bírálatok tömören, vezérszavakban közlendők, a hosszabb vitát kiváltó ötleteket később újra kell tárgyalni.

5. Megoldás:

A moderátor és résztvevők feladatai: a megoldásban való részvétel közös meghatározása, eredmények láthatóvá tétele és továbbítása.

A vezetőség feladatai: döntés az eredmények felhasználásáról és a továbblépésről, eredmények jutalmazása.

A módszer véleményem szerint jól alkalmazható kiegészítő és ún. katalizáló eljárás a különböző feladatok megoldásakor használt csoportmódszereknél, a használata pontosabb és kiforrottabb helyzetfeltárást eredményez, és a stratégiaalkotásnál is szélesíti a megvizsgálandó lehetőségek tárházát. Az ötletek ütköztetése is jótékonyan hat a fejlesztési lehetőségek generálására, mely a lehetőségektől függően még tovább csiszolható, erre térünk rá a következő eljárásnál.

5.2.1.1. A brainstorming módszer bemutatása egy szemléletes példán keresztül A brainstorming kérdés megfogalmazása

A kérdést egyértelműen, sugalmazástól mentesen kell megfogalmazni, úgy, hogy a feldolgozandó probléma nyitottsága érződjön belőle. Legyen meghökkentő, hagyományostól eltérő, ami kizökkenti a résztvevőket a megszokott értekezési stílustól.

A résztvevők kiválasztása

6-10 embert kell összehívni, specialistákat, valamint olyan személyeket, akik a vizsgált problémakört korábban már tanulmányozták és jártasak a témában. Célszerű laikusok bevonása is, mivel hihetetlen ötleteik a szakemberek gondolkozását inspirálhatják. Gondolni kell arra is, hogy legyen 2-3 olyan kreatív személy a társaságban, aki serkenti a lanyhuló munkakedvet és szélsőséges hozzászólásaival tágítja a csoport látókörét

A brainstorming helyszíne

A megbeszélést kötetlen környezetben, kellemes, barátságos helyen kell megrendezni, ahol nem a katonás rend az úr, és le lehet vetkezni a „businesslike” stílust. Lényeges, hogy mindenki kényelmesen el tudjon helyezkedni és a flip-chart-ot is lássák, amelyre az ötleteket feljegyzik. A diktafon alkalmazása nem javasolt, mivel gátlásokat ébreszthet az ötletek kimondásában és csökkenti a személyesség érzetét, amit a gondolatok azonnali felírása, rögzítése jelent. A flip-chart

51

mellett szól az is, hogy az egyre szaporodó lista növeli a lelkesedést, a leírt szavak gyorsabb asszociációra késztetnek. Tábla nélkül kevésbé mérhető a teljesítmény.

Az időpont meghatározása

A brainstorming időpontja ne essen egybe a cég vagy tervező szakemberek hagyományosan megszokott összejöveteleinek időpontjával, de munkaidőben, lehetőleg délelőtt kerüljön rá sor.

Tiszteletben kell tartani a résztvevők munkarendjét, valamint arra is tekintettel kell lenni, ha valaki vidékről vagy más telephelyről érkezik.

A résztvevők meghívása

A meghívónak tartalmaznia kell a megbeszélés témáját, időpontját, helyszínét és várható, maximálisan egyórás időtartamát. Kérhető a kérdéskörrel kapcsolatos ötletek átgondolása, de jelezni kell, hogy írásos felkészülésre nem tartunk igényt.

A brainstorming menete

A vezető ne a felsőbb vezetés tagja legyen, inkább egy fiatal munkatársat kell ezzel a feladattal megbízni. Néhány szóban ismertesse, hogy miért, mi célból ültek össze, kiemelve, hogy mindenki részvétele fontos. Hangsúlyozza, hogy mind az egyetértés, mind az ellenvetés, kritika, csúfolódás megfogalmazása a továbbiakban tilos. Szabályellenes a nem verbális úton kifejezett kritika (kézlegyintés, fintor) is. Olyan légkört kell teremteni, ahol a szabad képzettársítás révén létrejött legvadabb ötletek is kimondásra kerülhetnek. A táblára ő, vagy valamely segédje írja fel a kérdést. Felhívja a figyelmet arra, hogy időtakarékosságból senki se engedje túl bő lére a mondanivalóját, a javaslat néhány szóval felírható legyen. A hozzászólási szándékot mindig jelezni kell, elkerülve azt, hogy egyszerre beszéljenek és hangzavar alakuljon ki. A moderátor ad jelzést annak, aki beszélhet. A hozzászólásokat nem személy szerint kell jegyzőkönyveznie, hanem egymás után. Minden hozzászólást fel kell írni a táblára, most nem a javaslatok értékelése, hanem a kérdés minél sokoldalúbb megközelítése, minél több ötlet felszínre hozása a cél. Minél több az ötlet, annál valószínűbb, hogy néhány hasznosítható lesz majd a probléma megoldására. Az ötleteket tökéletesíteni, csiszolni kell, a legtöbb használható ötlet mások ötletei alapján születik meg.

Az ötletek összegyűjtése

A bevezetőt követő néhány perces csöndet kihasználva a beépített segédek vagy a moderátor bemelegítő jellegű hozzászólásával lehet elkezdeni a javaslatok gyűjtését. A kapott minta rendszerint követésre talál és megkezdődik az ötletelés. Nem feltétlenül a moderátornak kell írnia a táblára, valamelyik segédje is vállalhatja a feladatot. Az ötletrohamok között csöndes percek léphetnek fel, itt fontos a moderátor indirekt beavatkozása, akár egy szélsőséges ötlettel, hogy továbblendítse a szekeret. A tetőző szakasz általában nem tart tovább 30-40 percnél, nem is célszerű erőltetni.

Az eredmények hasznosítása

A táblára felírt ötleteket az elkövetkezőkben feldolgozni, értelmezni kell. A javaslatok csoportosíthatók annak a célnak a függvényében, amelynek elérése érdekében a brainstorming mellett döntöttünk. Ez a munka 5-10 órát vesz igénybe, és még további interjúk elkészítése szükséges a lista valamennyi elemének megértéséhez. A listaelemek lehetnek egymás részei, kiegészítői és az is lehetséges, hogy egymással ellentétesek. A logikai kapcsolat függvényében ezek csoportosíthatók, a megoldási javaslatok köre szűkíthető. Ha bizonyos körülmények kizárják valamely ötletek hasznosítását, akkor ezt célszerű közölni a csoporttal a munka eredményes befejezése érdekében. Az eredmény hasznosításáról mindenképpen tájékoztatni kell a résztvevőket, hogy komolyan vegyék a csoportmunkát (Tóth, 2008).