5. Brainstorming, Fókuszcsoport
5.2. Területfejlesztési elemzések módszerei
5.2.1. Brainstorming módszer
Az elnevezés magyar szakfordításban ötletrohamot jelent, de eredeti angol nevén terjedt el, mind a szakirodalomban, mind pedig a gyakorlatban. A módszer megalkotója Osborne volt, aki hagyományos úgynevezett értekezlet típusú tanácskozásokat figyelt meg, amelyek fő problémái az alábbiak voltak:
hosszú előkészület az alapprobléma meghatározásához,
időt rabló viták a különböző álláspontok képviselői között,
gyakori kitérők a fő témától,
személyi érdekellentétek torzító hatásai.
A brainstorming csoport munkája mindezektől mentes. A brainstorming módszert alkalmazó teamet egy úgynevezett moderátor vezeti, aki metodikai támogatást nyújt, gerjeszti, ugyanakkor mederben tartja az ötletek termelését.
A brainstorming csoportmunkát az alábbiak jellemzik:
a megoldandó probléma világos, egyértelmű definiálása,
ötletek vizuális rögzítése,
egyszerre csak egy ötlet fogalmazható meg rövid, közérthető formában,
az ötletek mennyisége fontosabb, mint azok minősége,
idegen ötletek is közölhetőek,
az ötletgyűjtés fázisában tilos a vita, a bírálat és a mérlegelés.
Mint minden csoportmódszernek, ennek a módszernek is megvannak az előnyei és hátrányai egyaránt. A módszer előnyei közé soroljuk, hogy a sok résztvevő miatt szélesebb a látókör, több ötlet vetődhet fel, melyek azonnal továbbfejleszthetők. Hátránya, hogy több résztvevő egyidejű jelenléte szükséges.
A brainstorming módszer szakaszai és menete:
1. Előkészítés:
A moderátor feladatai: 15-20 fős heterogén összetételű csoport meghívása, a csoporttagok tájékoztatása a témáról, az ötletek regisztrálásához és vizuális áttekintéséhez szükséges segédeszközök előkészítése.
2. Brainstorming:
A moderátor feladatai: a szabályok ismertetése, az egyértelmű probléma szóbeli közlése és vizuális bemutatása, ha a probléma nem egyértelmű, keresni kell olyan definíciót, amit minden résztvevő elfogad, az ötletek vizuális nyilvántartása, ha a feszültség lanyhul, a szükséghez képest aktivizálja a csoportot kérdésekkel, saját ötletekkel, új megközelítési módok felvetésével, stb.
50 3. Kombinációkra törés:
A moderátor feladatai: példák megmutatása, kombináció keresése, ösztönzés az ötletek kombinálására kérdésekkel, a szabad ötletelés fázisában született ötletek teljes listájának bemutatása.a részvételi szabályok: megegyezik a brainstorming szakaszéval.
4. Értékelés:
A moderátor feladatai: a listába pótlólag felveszi a csoportmunka befejezése után érkezett ötleteket, osztályozza az ötleteket, minden egyes ötlet vitatásáról, bírálatáról és minősítésétől gondoskodik, megvédi az ötleteket a szokásos frázisokkal szemben, összefoglalja az eredményeket, definiálja a nyitva maradt problémákat.
A résztvevők feladatai: minden egyes ötletet vitatnak, bírálnak és minősítenek az alábbi szempontok szerint:
Megfelel-e az adottságoknak és kielégíti-e a szükségleteket?
Realizálható-e vagy sem?
Azonnal, rövid- vagy hosszútávon realizálható?
Minden további vizsgálat nélkül megvalósítható?
Ha a kitűzött célnak nem felel meg, akkor milyen egyéb célra hasznosítható?
A bírálatok tömören, vezérszavakban közlendők, a hosszabb vitát kiváltó ötleteket később újra kell tárgyalni.
5. Megoldás:
A moderátor és résztvevők feladatai: a megoldásban való részvétel közös meghatározása, eredmények láthatóvá tétele és továbbítása.
A vezetőség feladatai: döntés az eredmények felhasználásáról és a továbblépésről, eredmények jutalmazása.
A módszer véleményem szerint jól alkalmazható kiegészítő és ún. katalizáló eljárás a különböző feladatok megoldásakor használt csoportmódszereknél, a használata pontosabb és kiforrottabb helyzetfeltárást eredményez, és a stratégiaalkotásnál is szélesíti a megvizsgálandó lehetőségek tárházát. Az ötletek ütköztetése is jótékonyan hat a fejlesztési lehetőségek generálására, mely a lehetőségektől függően még tovább csiszolható, erre térünk rá a következő eljárásnál.
5.2.1.1. A brainstorming módszer bemutatása egy szemléletes példán keresztül A brainstorming kérdés megfogalmazása
A kérdést egyértelműen, sugalmazástól mentesen kell megfogalmazni, úgy, hogy a feldolgozandó probléma nyitottsága érződjön belőle. Legyen meghökkentő, hagyományostól eltérő, ami kizökkenti a résztvevőket a megszokott értekezési stílustól.
A résztvevők kiválasztása
6-10 embert kell összehívni, specialistákat, valamint olyan személyeket, akik a vizsgált problémakört korábban már tanulmányozták és jártasak a témában. Célszerű laikusok bevonása is, mivel hihetetlen ötleteik a szakemberek gondolkozását inspirálhatják. Gondolni kell arra is, hogy legyen 2-3 olyan kreatív személy a társaságban, aki serkenti a lanyhuló munkakedvet és szélsőséges hozzászólásaival tágítja a csoport látókörét
A brainstorming helyszíne
A megbeszélést kötetlen környezetben, kellemes, barátságos helyen kell megrendezni, ahol nem a katonás rend az úr, és le lehet vetkezni a „businesslike” stílust. Lényeges, hogy mindenki kényelmesen el tudjon helyezkedni és a flip-chart-ot is lássák, amelyre az ötleteket feljegyzik. A diktafon alkalmazása nem javasolt, mivel gátlásokat ébreszthet az ötletek kimondásában és csökkenti a személyesség érzetét, amit a gondolatok azonnali felírása, rögzítése jelent. A flip-chart
51
mellett szól az is, hogy az egyre szaporodó lista növeli a lelkesedést, a leírt szavak gyorsabb asszociációra késztetnek. Tábla nélkül kevésbé mérhető a teljesítmény.
Az időpont meghatározása
A brainstorming időpontja ne essen egybe a cég vagy tervező szakemberek hagyományosan megszokott összejöveteleinek időpontjával, de munkaidőben, lehetőleg délelőtt kerüljön rá sor.
Tiszteletben kell tartani a résztvevők munkarendjét, valamint arra is tekintettel kell lenni, ha valaki vidékről vagy más telephelyről érkezik.
A résztvevők meghívása
A meghívónak tartalmaznia kell a megbeszélés témáját, időpontját, helyszínét és várható, maximálisan egyórás időtartamát. Kérhető a kérdéskörrel kapcsolatos ötletek átgondolása, de jelezni kell, hogy írásos felkészülésre nem tartunk igényt.
A brainstorming menete
A vezető ne a felsőbb vezetés tagja legyen, inkább egy fiatal munkatársat kell ezzel a feladattal megbízni. Néhány szóban ismertesse, hogy miért, mi célból ültek össze, kiemelve, hogy mindenki részvétele fontos. Hangsúlyozza, hogy mind az egyetértés, mind az ellenvetés, kritika, csúfolódás megfogalmazása a továbbiakban tilos. Szabályellenes a nem verbális úton kifejezett kritika (kézlegyintés, fintor) is. Olyan légkört kell teremteni, ahol a szabad képzettársítás révén létrejött legvadabb ötletek is kimondásra kerülhetnek. A táblára ő, vagy valamely segédje írja fel a kérdést. Felhívja a figyelmet arra, hogy időtakarékosságból senki se engedje túl bő lére a mondanivalóját, a javaslat néhány szóval felírható legyen. A hozzászólási szándékot mindig jelezni kell, elkerülve azt, hogy egyszerre beszéljenek és hangzavar alakuljon ki. A moderátor ad jelzést annak, aki beszélhet. A hozzászólásokat nem személy szerint kell jegyzőkönyveznie, hanem egymás után. Minden hozzászólást fel kell írni a táblára, most nem a javaslatok értékelése, hanem a kérdés minél sokoldalúbb megközelítése, minél több ötlet felszínre hozása a cél. Minél több az ötlet, annál valószínűbb, hogy néhány hasznosítható lesz majd a probléma megoldására. Az ötleteket tökéletesíteni, csiszolni kell, a legtöbb használható ötlet mások ötletei alapján születik meg.
Az ötletek összegyűjtése
A bevezetőt követő néhány perces csöndet kihasználva a beépített segédek vagy a moderátor bemelegítő jellegű hozzászólásával lehet elkezdeni a javaslatok gyűjtését. A kapott minta rendszerint követésre talál és megkezdődik az ötletelés. Nem feltétlenül a moderátornak kell írnia a táblára, valamelyik segédje is vállalhatja a feladatot. Az ötletrohamok között csöndes percek léphetnek fel, itt fontos a moderátor indirekt beavatkozása, akár egy szélsőséges ötlettel, hogy továbblendítse a szekeret. A tetőző szakasz általában nem tart tovább 30-40 percnél, nem is célszerű erőltetni.
Az eredmények hasznosítása
A táblára felírt ötleteket az elkövetkezőkben feldolgozni, értelmezni kell. A javaslatok csoportosíthatók annak a célnak a függvényében, amelynek elérése érdekében a brainstorming mellett döntöttünk. Ez a munka 5-10 órát vesz igénybe, és még további interjúk elkészítése szükséges a lista valamennyi elemének megértéséhez. A listaelemek lehetnek egymás részei, kiegészítői és az is lehetséges, hogy egymással ellentétesek. A logikai kapcsolat függvényében ezek csoportosíthatók, a megoldási javaslatok köre szűkíthető. Ha bizonyos körülmények kizárják valamely ötletek hasznosítását, akkor ezt célszerű közölni a csoporttal a munka eredményes befejezése érdekében. Az eredmény hasznosításáról mindenképpen tájékoztatni kell a résztvevőket, hogy komolyan vegyék a csoportmunkát (Tóth, 2008).